Internrevisioner är en viktig del av varje organisations strategi för kvalitetsledning. Dessutom måste kraven för internrevision enligt ISO 9001 uppfyllas av organisationer som hoppas kunna uppfylla standarden.

Värdet av internrevisioner

Att genomföra revisioner gör det möjligt för organisationer att bedöma om deras system, processer och produkter överensstämmer med deras självdeklarerade organisatoriska mål. Resultaten av internrevisioner ger en opartisk utvärdering av en organisations effektivitet.

ISO 9001 är kravstandarden i ISO 9000-familjen av standarder. Den beskriver de riktlinjer som en organisation måste följa när den inför och upprätthåller ett kvalitetsledningssystem. Detta inkluderar att genomföra interna revisioner med jämna mellanrum.

I klausul 9.2 i ISO 9001:2015 står det att ”organisationen bör genomföra interna revisioner med planerade intervaller för att ge information om huruvida kvalitetsledningssystemet överensstämmer med organisationens egna krav, kravet i ISO 9001:2015-standarderna och om det implementeras och underhålls på ett effektivt sätt.”

Resultaten av interna revisioner klargör organisationens efterlevnad av kraven och ger vägledning för korrigerande åtgärder vid behov.

En systematisk, oberoende och dokumenterad process

ISO 9001 definierar internrevision som ”en systematisk, oberoende och dokumenterad process för att erhålla revisionsbevis och utvärdera dem objektivt för att fastställa i vilken utsträckning revisionskriterierna är uppfyllda”.”

Företagen måste genomföra internrevisioner med planerade intervaller för att verifiera att deras ledningssystem följs och att kraven i ISO 9001:2015 uppfylls.

Systematiskt

Organisationer måste planera för internrevisioner genom att schemalägga dem med jämna mellanrum och tilldela de resurser som krävs för att genomföra dem. Ledningens stöd är avgörande i denna process.

Oberoende

Revisionen måste utföras på ett opartiskt sätt av revisorer som själva inte är ansvariga för de system, processer eller produkter som revideras. De måste vara fria från fördomar och intressekonflikter.

Dokumenterad

Revisionen måste dokumentera bevis för att kraven uppfylls genom observationer, mätningar, provningar eller på annat sätt. Resultaten av revisionen måste sedan meddelas ledningen med rekommendationer om korrigerande åtgärder, vid behov, som måste genomföras utan onödigt dröjsmål.

Grundläggande revisionskrav

De grundläggande kraven för en internrevision fastställs normalt av organisationens kvalitetschef och består av sex viktiga steg:

1. Planera, upprätta, genomföra och underhålla organisationens revisionsprogram
   Programmet bör omfatta hur ofta revisionerna kommer att äga rum, vilka metoder som kommer att användas och vilken eller vilka personer som ansvarar för att genomföra revisionen. Kvalitetschefen ska också fastställa krav och rapporteringsmekanismer och se till att resultat och rekommendationer från tidigare revisioner implementeras.
2. Definiera kriterierna och omfattningen av revisionen
   Ett viktigt övervägande är att se till att kriterierna från en revision är enhetliga, eftersom detta underlättar möjligheten att bedöma framstegen med att implementera rekommendationerna över tid. Kriterierna bör dock också vara tillräckligt flexibla för att kunna ändras vid behov, så att de förblir relevanta för organisationens mål.
3. Välj opartiska revisorer
   Interna revisorer bör representera företaget, men måste vara opartiska och inte involverade i någon av de verksamheter som granskas, så att det inte finns någon intressekonflikt.
4. Rapportera resultaten till ledningen
   Resultaten av en revision är meningslösa om de bara förblir på papper. Interna revisioner utgör värdefulla data som bedömer organisationens övergripande efterlevnad av ISO 9001 samt områden som behöver åtgärdas. Dessa måste meddelas till organisationens relevanta ledningsstrukturer så att nödvändiga åtgärder kan vidtas. Resultaten av internrevisionen kan också användas som en del av organisationens kommunikationshantering.
5. Genomför rekommendationer och korrigerande åtgärder så snart som möjligt
   Den effektiva effekten av dessa åtgärder bör sedan bedömas i efterföljande internrevisioner.
6. Behåll dokumentationen som bevis för genomförandet
   Detta kräver system för dokumentationshantering som säkerställer att dokumentationen är lättillgänglig på rätt åtkomstnivå när det krävs för korrigerande åtgärder, intern rapportering och externa revisioner.

Fördelar med en checklista för revision

ISO 9001 tillhandahåller en checklista för revision som organisationer är skyldiga att använda när de genomför internrevisioner.

Checklistan innehåller frågor för att bedöma organisationens kontext, ledarskap, planerings- och kvalitetsledningssystem, stödstrukturer, verksamhet, resultatutvärdering och områden för förbättring.

Fördelar med att använda en checklista för krav på internrevision:

• Checklistor ger en referens vid planeringen av framtida revisioner.
• Revisioner går smidigare när revisorerna känner till de specifika kraven på revisionen och inför ytterligare konsekvens och objektivitet i processen.
• Resultaten som dokumenteras i checklistan kan användas som en intern kommunikationsplattform för att motivera till korrigerande åtgärder och förbättringar.
• Checklistan blir ett förvaringsutrymme för resultaten av internrevisionen och utgör en del av organisationens dokumentation om kravhantering.
• En ifylld checklista fungerar som bevis för att en internrevision har genomförts och kan granskas av externa revisorer.

En gratis version av checklistan för internrevision enligt ISO 9001:2015 finns här.

isoTracker och ISO 9001

isoTracker erbjuder en modulär, prenumerationsbaserad programvara för kvalitetshantering som är säker, molnbaserad och prisvärd.

Detta inkluderar programvara för revisionshantering, som är idealisk för att hantera krav på internrevision enligt ISO 9001, samt efterlevnad av andra ISO- och FDA-standarder.

Revisionsmodulen kan stå för sig själv eller integreras med en eller flera av våra andra moduler, inklusive moduler för dokumentkontroll, klagomålshantering och utbildningshantering.

Skriv upp dig för en gratis 60-dagars provversion av isoTrackers programvara för kvalitetshantering eller kontakta oss för att diskutera dina behov.

Få en gratis provversion nu

.