Förhandlingarna har kört fast, men båda parter är överens om en sak: ni behöver hjälp med att lösa tvisten. Ni anlitar en neutral medlare för att göra just det. I stället för att agera som en domare som bestämmer vem som ”vinner” eller ”förlorar” hjälper en tredjepartsmedlare i denna medling parterna att nå en överenskommelse.

Förhandlare känner sig ofta oförberedda för medling. Bara det faktum att er ”förhandling” nu officiellt är en ”tvist” är tillräckligt för att få er att närma er nästa steg med bävan. Här är hur medlaren sannolikt kommer att gå tillväga och hur du kan dra nytta av hans närvaro för att säkra bästa möjliga avtal för ditt företag.

Medlingsprocessens stadier

Stadie 1: Den gemensamma sessionen. Även om din medlare kan kontakta dig och den andra sidan i förväg angående logistiska frågor, börjar medlingsförhandlingar vanligtvis med en gemensam session som tjänar till att utbilda medlaren, avslöja eventuella olika uppfattningar om fakta och klargöra vad varje sida anser vara en tillfredsställande lösning. Antalet närvarande personer varierar, men varje sida har i allmänhet en talesman (vanligtvis en advokat), en eller flera personer som är direkt involverade i tvisten och någon som har befogenhet att gå in och rekommendera en bindande uppgörelse.

Under den gemensamma sessionen kommer medlaren troligen att uppmuntra alla deltagare att presentera sig själva och redogöra för vad de anser vara fakta och den önskade utgången av tvisten. Medlaren kommer också att ställa frågor som gör det möjligt för honom att bättre förstå tvisten och dess underliggande dynamik.

En del medlare kommer att fortsätta diskussionerna under den gemensamma sessionen i hopp om att det öppna utbytet av åsikter snabbt kommer att lösa tvisten. Många medlare kommer dock vid någon tidpunkt att gå över till ett andra skede med separata möten med varje part, så kallade caucuses. En medlare säger att hon övergår till caucus-stadiet när diskussionerna under det gemensamma mötet börjar ”generera mer värme än ljus”. Om känslorna är särskilt höga kan medlaren undvika den gemensamma sessionen helt och hållet och gå direkt till caucuses av rädsla för att undergräva förlikningsförsöken.

Steg 2: Caucuses. Din medlare kommer vanligtvis att inleda separata sessioner med varje part med ett uttalande som detta: ”Som ni vet är allt ni säger till mig under en gruppmöte konfidentiellt. Jag kommer inte att upprepa något för den andra sidan som du inte vill att jag ska upprepa”. Efter att ha gett denna försäkran börjar medlaren samla in information om varje sidas intressen. Han vill veta vilka underliggande behov eller bekymmer som är inblandade i tvisten, samt vilken betydelse ni fäster vid var och en av dem.

Med sådan information börjar medlaren röra sig fram och tillbaka mellan grupperna för en rad samtal, förslag, förslag och motförslag som syftar till att bygga upp en lösning som tillfredsställer vardera partens kärnintressen, en process som ibland kallas för skytteldiplomati. Medlaren kommer att vilja veta vilka förlikningsvillkor du skulle tycka är acceptabla – och som du tror att den andra parten skulle kunna acceptera. Han kan också försöka identifiera dina alternativ till en annan lösning.

Beroende på hur komplexa och viktiga de tvistiga frågorna är kan det ta flera timmar, dagar, månader eller till och med längre tid att nå en överenskommelse. I slutändan leder medling till en lösning i ungefär 80 % av alla tvister som medlas. Ibland är lösningen verkligen ”win-win”. Andra gånger är den ena sidan glad över överenskommelsen och den andra anser att den knappt är acceptabel – men bättre än en lång, osäker och dyr resa genom domstolarna.

Förbättra dina medlingsresultat

När du nu vet hur medling fungerar, kommer här några tips som syftar till att se till att du kommer ut ur processen med en bra överenskommelse.

Medlingstips nr 1. Be om medlarens åsikt.

Mediatorns privata samtal med varje part kommer sannolikt att leda honom mot en förlikningsram som kommer att glädja alla inblandade. Vissa medlare lämnar frivilligt förslag till förlikning, andra, som är mindre aktivistiska, kommer inte att göra det. Överväg att be medlaren om förslag till ditt eget förlikningsförslag.

Denna taktik hjälper dig inte bara att identifiera ett förslag som skulle passa dig utan drar också nytta av medlarens kunskap om den andra sidans intressen – och hjälper dig att undvika att lägga fram ett förslag som den andra sidan kommer att finna stötande. Anta att du planerar att till en början kräva 9,5 miljoner dollar av datortillverkaren och gradvis minska ditt krav till så lite som 2 miljoner dollar. I stället för att bara be medlaren att förmedla detta erbjudande till motparten frågar du vad han tycker om det.

”Motparten tycker att ditt nuvarande krav på 10 miljoner dollar är skandalöst”, säger han till dig. ”Ett öppningsförslag på 9,5 miljoner dollar skulle kunna göra seriösa förhandlingar omöjliga. Här är ett förslag. Om du öppnar på 7,5 miljoner dollar kan jag påpeka det betydande belopp som du har modererat ditt krav med. Jag kan föreslå att om den andra sidans nästa bud är lika måttligt, kommer båda sidor att ha visat att de i god tro vill nå en uppgörelse och vi bör kunna göra det.”

Och även om du inte har någon skyldighet att acceptera medlarens råd, inse att hans privata samtal med den andra sidan har gett honom stor kunskap om den andra sidans intressen. Om du drar nytta av den kunskapen kan det leda till en förlikning som är tillräckligt hög för att du ska kunna fullfölja din investeringsmöjlighet.

Mediationstips nr 2. Ge medlaren dina bra idéer.

När samtalen eskalerar till en tvist utvecklar förhandlarna ofta negativa åsikter om varandra. Om bara den andra sidan förhandlade i god tro, tänker man kanske, skulle vi ha löst den här frågan för länge sedan. Sådana åsikter kan leda till att vardera sidan reagerar på den andra sidans förslag till uppgörelse med skepsis – en tendens som psykologer har kallat reaktiv devalvering.

Skepsis bådar uppenbarligen inte gott för en överenskommelse.

Din medlare kan hjälpa dig att övervinna detta hinder. Föreställ er att era samtal med medlaren har lett er till en ny uppgörelseplan: ni föreslår en gemensam donation av de ömtåliga bärbara datorerna till offentliga skolor (som kan skruva fast dem så att deras ömtålighet blir mindre problematisk) i de länder där ni gör affärer.

Denna åtgärd skulle kunna generera gynnsam publicitet för tillverkaren och för er, samtidigt som skolbarn (framtida datorköpare) introduceras för båda företagen. I stället för att ta risken att tillverkaren reaktivt kommer att nedvärdera din idé, föreslår du medlaren att han föreslår den som sin egen idé. Om medlaren anser att din plan är rättvis och har fördelar kan han hjälpa dig att förfina den – och presentera den på ett sätt som minimerar den andra sidans skepsis.

Mediationstips nr 3. Gör ett verklighetstest.

Ibland kommer dina egna gruppmedlemmars orealistiska åsikter att visa sig vara det största hindret för en uppgörelse. Om de inte förstår den andra sidans intressen eller prioriteringar kan de förespråka att stå fast och vänta på eftergifter. Eller kanske har vissa medlemmar av ditt team en överdriven syn på sannolikheten för att en domstol kommer att döma till din fördel om en lösning uteblir.

Din förmåga att övertyga dina kollegor om att deras åsikter är orealistiska är begränsad; om du trots allt motsäger dem för starkt kan de tvivla på din lojalitet. När du förhandlar i ditt team kan du därför använda medlaren för att stärka din position genom att be om hans åsikter om den interna debatten: ”Hur troligt är det att den andra sidan kommer att ge efter? Hur sannolikt är det att vi kommer att vinna i domstol?” Dina lagmedlemmar är benägna att ge särskild status åt medlarens neutralitet och erfarenhet.

Vissa när du ska säga nej

När du drar nytta av dessa tekniker ska du komma ihåg att dina och medlarens intressen kanske inte är identiska. Medlarens enda intresse är att hjälpa parterna att nå en uppgörelse. Detta är naturligtvis också ditt intresse – men bara om uppgörelsen är att föredra framför dina alternativ utan uppgörelse, t.ex. en rättegång eller ett avslutande av din relation med den andra parten.

Du måste alltså fråga dig själv om det är bättre för din sida att följa medlarens råd om det kommer att leda till ett avtal som är bättre för din sida än att inte ha någon uppgörelse alls. Föreställ dig att du och datortillverkaren efter två intensiva dagar av förslag och motförslag har kommit överens om en gemensam donation av de alltför bräckliga bärbara datorerna till offentliga skolor, men inte om hur mycket tillverkaren ska betala dig för förlorad vinst. Ni krävde senast 1,75 miljoner dollar.

Medlaren föreslår att ni accepterar 1,5 miljoner dollar tillsammans med olika andra åtaganden från tillverkaren. Även om dessa intressen kan vara värda mer än 0,25 miljoner dollar är det omöjligt att tilldela dem ett tydligt ekonomiskt värde. Medlaren säger till dig att han är rimligt säker på att den andra sidan kommer att acceptera detta förslag och att om du accepterar det kommer tvisten att lösas på ett tillfredsställande sätt.

Vad ska du göra? Det mest kritiska är att du inte accepterar medlarens förslag bara för att han har arbetat hårt för att hjälpa er att nå en överenskommelse. Fråga dig i stället om du skulle kunna göra det ännu bättre. Varför inte säga till medlaren att du vill ha både 1,75 miljoner dollar och de föreslagna åtagandena?

Den andra sidan kanske går med på den här överenskommelsen. Om inte kan du gradvis minska dina ekonomiska krav tills antingen den andra sidan går med på det eller tills du bestämmer dig för att söka ett alternativ till en förlikning. Kom ihåg att syftet med medlingen inte är att göra medlaren nöjd utan att säkra den bästa möjliga uppgörelsen för er.

Är det några viktiga tips om medling som vi kanske har missat? Låt oss veta det i kommentarerna.

Relaterad artikel om medling: Exempel på alternativ tvistlösning (ADR): Hur medling fungerar

Adpterat från ”Get the Best Deal Possible in Mediation” av Stephen B. Goldberg (professor, Northwestern Law School), först publicerat i Negotiation newsletter, november 2006.

Originellt publicerat 2012.