Hur man skriver det perfekta brevet och e-postmeddelandet i slutet av året (med exempel)
Vad: Billy Sharma, konsult inom direktmarknadsföring utan vinstsyfte och författare.
Varför skicka ett brev med en vädjan i slutet av året
Du bör skicka en vädjan i slutet av året eftersom dina givare är mest generösa i slutet av året. Faktum är att nästan en tredjedel av de årliga donationerna sker i december.
Och 50 % av de ideella organisationerna får majoriteten av sina årliga donationer under årets sista tre månader – från oktober till december
Statistik över donationer
I USA: 2018 DMA Response Rate Report visar att den genomsnittliga svarsfrekvensen för direktreklam var 9 % under 2018, vilket är en avsevärd ökning jämfört med 2017, då den var 5,1 %. Svarsfrekvensen för prospektlistor var 4,9 %, vilket också visar en stor ökning jämfört med de 2,9 % som uppnåddes året innan.
I Kanada: Enligt Good Works: Canadian Direct Mail Benchmark Study 2020 och Stats Canada ökade intäkterna från direktreklam under 2019 med mer än 5 % jämfört med föregående år. Och de genomsnittliga gåvobeloppen ökade med nästan 7 %.
Detta tyder på att även om organisationernas givarlistor inte upplever en enorm tillväxt (uppgifterna visade en ökning på endast 0,30 %), så ger de givare som ger via post mer pengar, oftare.
Hur man skriver ett perfekt brev med en vädjan i slutet av året
Här är ett bra exempel på en vädjan i slutet av året från Women’s College Hospital. Deras överklagandepaket gör allting rätt!
Gör ditt brev givarcentrerat
Säkerställ att din vädjan i slutet av året inte handlar om din välgörenhetsorganisation, utan om hur dina givare kan hjälpa de människor eller den sak som du vänder dig till.
Gör brevet känslomässigt
Budskapet i ditt brev med en vädjan om årsbesked ska väcka genklang hos dina givare genom att se till att:
- Det är ett samtal och inte en monolog.
- Det är en känslomässig del som knyter an till dina givare. Det finns en stor visdom i det som Maya Angelou sa: ”Jag har lärt mig att folk kommer att glömma vad du sa, folk kommer att glömma vad du gjorde, men folk kommer aldrig att glömma hur du fick dem att känna”.
- Det är en inspirerande berättelse om en person som givare kan relatera till eftersom berättelser uppmuntrar människor att ge genom att låta dem visualisera vem de eventuellt kommer att hjälpa.
Höj fram vad du har uppnått
Se till att uppmärksamma vad du har uppnått under året i ditt brev med vädjan i slutet av året. Detta kommer att visa dina givare effekten av deras tidigare donationer.
Förstärk exklusiviteten med ett medlemskort
Människor gillar att tillhöra. Om du strukturerar ditt erbjudande i samband med årets vädjan som ett erbjudande om att gå med i en klubb eller välgörenhetsorganisation kan du skicka ett medlemskort som är tryckt på plast eller tjockt papper. Du kan till och med göra det personligt, ge kontaktuppgifter och räkna upp förmåner.
Detta förvandlar en ren transaktion till något mer fördelaktigt.
Använd ett större donationskuvert
Som vi har sagt tidigare är det en bra idé att använda ett större kuvert. Det kommer att hjälpa din insamlingsuppmaning i slutet av året att sticka ut från mängden.
Inkludera ett donationsformulär
Gör det riktigt enkelt för dina givare att ge genom att inkludera ett donationsformulär och ett kuvert för att returnera det i ditt paket för årets upprop.
Överväg att erbjuda ett större incitament att ge genom att matcha donationer.
Du bör också alltid erbjuda en möjlighet att ge varje månad.
Om du vill ha hjälp kan du kolla in dessa mallar för insamlingsbrev med donationsformulär.
Gör det engagerande
Om du nu lägger till en engagemangsfunktion kommer det att ytterligare fördjupa dina givares relation till din ideella organisation och generera ännu mer pengar.
Det beror på att nästan 90 % av marknadsförarna anser att interaktivt innehåll som gör det möjligt för dina givare att interagera med direktreklamen gör den mer minnesvärd.
Interaktivt innehåll gör det möjligt för dig att ge dina givare en mer engagerande upplevelse och kan bidra till att de känner sig involverade och fördjupade i din organisation.
Säg tack
När du skickar ditt brev om årets insamling, se till att ta tillfället i akt att tacka givarna för deras tidigare stöd. Det är viktigt att säga tack vid varje tillfälle, även vid årets slut, för att behålla dina nuvarande givare och se till att de stannar kvar och donerar år efter år.
Du kan också överväga att skicka dem en handskriven lapp tillsammans med deras donationskvitto. Skicka ett vykort, eftersom inget säger ”du är viktig” bättre än en handskriven lapp.
Exempel på brev med vädjanden i slutet av året
Här är några exempel på framgångsrika brev med vädjanden i slutet av året:
Exempel på brev om vädjan i slutet av året:
Detta exempel på en vädjan i slutet av året från Heart House Hospice genererade 2,5 gånger mer pengar än vad de vanligtvis får från sina vanliga vädjanden vid andra tidpunkter på året.
Sampel på en vädjan i slutet av året: Exempel på en vädjan i slutet av året: Massey Center
Ett annat bra exempel på ett lyckat brev om överklagande i slutet av året är detta från Massey Center. De skickade ett nyårskort till givarna, men berättade att det inte var till dem.
De bad givarna att skriva under kortet och skicka tillbaka det, så att de kunde ge det till sina invånare, unga mammor som inte längre har någon man eller familj, efter att ha blivit övergivna av de män som gjorde dem gravida och efter att ha blivit ombedda att lämna huset av sina föräldrar.
Inuti kortet var det undertecknat av hela personalen med ett utrymme för givaren att skriva under och skicka tillbaka.
Brevet fortsatte med att förklara varför kortet för årsskiftet bifogades och hur interaktionen från givarna skulle hjälpa de boende på välgörenhetsorganisationen. Nämligen ensamstående mödrar utan familj, eftersom de övergivits av de män som gjort dem gravida och familjemedlemmar som kastat ut dem från hemmet för att de blivit gravida.
Resultatet: De totala intäkterna från DM för året uppgår nu till 13 931 dollar. Dubbelt så mycket som våra vanliga utskick.
Använd dessa nedladdningsbara mallar för insamlingsbrev som en vägledning för att skriva ditt brev med en vädjan i slutet av året.
När du ska skicka brev med vädjan om årets slut
- Det rekommenderas att du startar insamlingskampanjen för årets slut under den andra veckan i november; (senast den 9 november 2020)
- Särskilt nu när det är en avmattning i postutdelningen i USA.
Här kommer en varning från insamlingsexperten Pamala Grow om berättelser om en avmattning av postutdelningen i USA:
”I min region, i Philadelphias förorter, rapporterar vissa städer att posten inte har levererats på upp till fem dagar. Och när jag frågade vänner på Facebook om de såg tecken på en avmattning i postutdelningen rapporterade de flesta att de hade gjort det. Endast två hade inte sett någon förändring.
En vän till mig, som är verkställande direktör för en liten ideell förening i Kalifornien, rapporterade: ”Posten är definitivt långsam. Två givare har kontaktat mig och meddelat att checkarna har returnerats – adressen kan inte levereras. Vi har funnits där i 14 år!”
Vad kan du göra för att se till att du får din mest framgångsrika kampanj i slutet av året någonsin? Läs mer.
Exempel på e-postmeddelanden för årets sista kampanj
En lektion: Direktreklam bör alltid följas upp med e-post.
- Givande på nätet ökar. En titt på förändringarna från år till år visar en övergripande ökning med 1,2 % under de senaste 12 månaderna. Eftersom olika faktorer fortsätter att påverka olika undersektorer på unika sätt bör organisationerna också övervaka trenderna inom sin undersektor. (Källa: Blackbaud Index of 2020 Quarterly Charitable Giving.)
- E-postmeddelanden visar på brådska. Också för att e-postmeddelanden i slutet av året får en särskild brådska.
Så nu blir frågan: Hur många e-postmeddelanden för insamling bör en välgörenhetsorganisation skicka i slutet av året?
Svar: Hur många e-postmeddelanden för insamling bör en välgörenhetsorganisation skicka i slutet av året? Svar: Fyra (minst). Japp, det slog mig också som en stor siffra. Men forskningen visar att det fungerar.
Sänd det första e-postmeddelandet i slutet av året en vecka före datumet för insamling av direktreklam under veckan den 2 november. Detta kallas att förbereda dina givare så att de är mer öppna för dina meddelanden.
Sänd sedan det andra e-postmeddelandet under veckan den 26 november.
Från: International Fund for Animal Welfare (IFAW)
Exempel på e-postmeddelande nr 2 för årets vädjan
Från: Paws + Claws
E-postprov för årets överklagande #3
Från: Heart House Hospice
Nästa steg
- Sänd ett e-postmeddelande till dina givare som även kan användas på andra plattformar i sociala medier.
- Sänd det tredje e-postmeddelandet nära eller på Giving Tuesday: 1 december,
- Bevilja givarna att ge på Giving Tuesday.
- Sänd det sista e-postmeddelandet nära den 27 december. 12 % om allt givande sker under årets sista tre dagar.
- En sista påminnelse om att donera.
Vad måste hända mellan nu och avlämningsdatumet
Andra om ett postnummer från USPS eller Canada Post (kontakta din USPS- eller Canada Post-säljare för hjälp). Detta kommer att halvera din portokostnad.
Den minsta mängden som du behöver posta är 100 stycken för att kvalificera dig för en poststämpel. Detta gör det möjligt för dig att skicka till det största segmentet av givare på din huslista.
Varför använda flera kanaler för en kampanj i slutet av året
Att skicka ett brev med en vädjan i slutet av året tillsammans med en serie e-postmeddelanden med en vädjan i slutet av året kommer att ge de bästa resultaten. Som framgår nedan är det äldre givare som ger mest genom flerkanalsupprop.
Donor Retention Rates
ÅLD
ONLINE ONLY
OFFLINE ONLY
MULTICHANNEL
18 – 24
19%
24%
50%
25 – 34
22%
25%
55%
35 – 44
21%
24%
54%
45 – 54
21%
24%
52%
55 – 64
22%
26%
58%
65 – 74
24%
29%
62%
75+
26%
26%
26%
59%
Andra kanaler för en årlig insamlingskampanj
Om dina resurser tillåter kan du också överväga att lägga till dessa kanaler i din årliga kampanj:
- Webbplats – Skapa en särskild sida
- Sociala medier – Använd din Facebook-sida för att locka fler givare till din ideella organisation
- Onlineannonsering – Google gör det möjligt för dig att skapa gratis annonser
Låt oss gå in på var och en av dessa lite mer ingående.
Webbplats
Din webbplats är redan den effektivaste medlemmen av din utvecklingspersonal. Den sover aldrig, tar aldrig betalt, men i slutet av året behöver din webbplats särskild uppmärksamhet i samband med lanseringen av årets överklagande, så du behöver antingen:
- Skapa en ny dedikerad webbsida med innehåll som förstärker och utökar kampanjkonceptet, eller
- Skapa en unik landningssida på din webbplats.
- Skapa ett unikt donationsformulär. Se till att det integreras med CRM för ideella organisationer, som Sumacs inbäddade donationsformulär.
Sociala medier
Sociala medier gör det möjligt för dig att nå de supportrar som visar sig vara mest delningsvärda, så att de kan sprida ditt budskap om en vädjan i slutet av året. Föreslå att skapa en video som du kan lägga till på Facebook och andra sociala medier.
Onlineannonsering
Behövs det hjälp med att finansiera en digital annonskampanj för att stödja din insamlingskampanj i slutet av året? Kolla in: Google Ad Grants for Nonprofits: Allt du behöver veta.
Föreslagna tidtabellen för årets insamlingskampanj
Direktreklam: Börja med att skaffa postnummer och med kreativa koncept under första veckan i oktober så att godkännande och slutliga filer kan genomföras i början av november.
E-postmeddelanden: Planera samtidigt för de fyra e-postmeddelandena så att de är klara att skickas vid de föreslagna datumen.
Webbplats: Överväga att skapa en särskild sida när det kreativa arbetet har slutförts i oktober
Sociala medier: Överväga att skapa en särskild sida när det kreativa arbetet har slutförts i oktober
: Överväga att lägga till en video när det kreativa konceptet har slutförts i oktober. Här nedan finns två exempel.
Sista råd: Få givandet att kännas bra
Karitativ kan förstärka den känslomässiga belöningen för impulsivt givande genom att minska fördröjningen mellan donationen och de positiva känslor som den ger upphov till. Välgörenhetsorganisationer bör omedelbart och på ett levande sätt visa givarna effekten av deras gåva.
LiveOnNY gav tre före detta officerare för anmälan av militära dödsfall möjlighet att leverera en annan typ av nyheter. Se videon.
En organdonatororganisation samarbetade med den lokala polisen som gav de bilister som åkte fast för någon mindre förseelse ingen biljett om de var organdonatorer eftersom de som organdonatorer hade lovat att ge andra en andra chans i livet. Titta här.
Ladda ner din kostnadsfria guide för att välja CRM-programvara för din ideella organisation!