Många företag har åtminstone några kunder eller klienter som av olika skäl inte betalar sina räkningar. Det finns dock åtgärder som du kan vidta för att förbättra dina chanser att samla in de pengar du är skyldig.

Ange din faktureringspolicy på förhand

Och även om det kommer att finnas en viss variation beroende på vilken typ av företag du har (professionellt kontor, tjänstebaserat företag, webbaserat företag, grossistföretag) finns det i allmänhet ett lämpligt och effektivt sätt att presentera kunderna eller klienterna för din faktureringspolicy.

Om du har ett professionellt kontor eller en konsultbyrå är det vanligt att du använder dig av ett brev om att behålla pengarna. Brevet bör ange hur många dagar en kund har på sig att betala en räkning och om det finns några ränte- eller finansieringsavgifter för sena betalningar. Kunden bör underteckna en kopia av brevet för att bekräfta att han eller hon förstår och accepterar villkoren. Om du har en annan typ av verksamhet, t.ex. grossist- eller tillverkningsverksamhet, kan och bör du fortfarande utarbeta ett dokument för dina kunder som innehåller samma grundläggande information om när räkningar ska betalas och vilka avgifter som kommer att tillkomma om de inte betalas.

Om du har ett webbaserat företag, eller på annat sätt använder en webbplats för att tillhandahålla viktiga detaljer om ditt företag, är det mycket lämpligt att ägna en sida på webbplatsen åt dina faktureringsprinciper.

Billing Smart

Det blir lättare för dig att förvänta dig ett ansvarsfullt betalningsbeteende från dina kunder om du ägnar dig åt ansvarsfullt faktureringsbeteende. Smarta, ansvarsfulla faktureringsmetoder inkluderar:

• Fakturering i tid. Om du inte har ett särskilt arrangemang där du till exempel fakturerar varje kalendermånad, ska du skicka ut dina fakturor så snart som möjligt efter det att arbetet har slutförts eller varorna har levererats.
• Fakturera tydligt. Se till att kunden vet exakt vad fakturan gäller och vem han eller hon ska kontakta om det finns frågor.
• Fakturering ”proaktivt”. Ange på fakturan (eller i ett följebrev) att kunden ska kontakta dig om det finns några problem.
• Fakturering med betalningsincitament. Att ta ut ränta på förfallna räkningar, och kanske ge rabatter för tidig betalning, uppmuntrar ofta kunder eller klienter att betala dina räkningar först.
• Var snabb och tydlig med meddelanden om förfallna räkningar.

Ovanpå de sistnämnda punkterna är det en smart faktureringspolicy att spara kopior av kundernas tidigare betalningscheckar och kopior av all korrespondens med kunderna. Kontrollerna visar var kunderna kan ha bankkonton, vilket kan bli viktigt om du behöver gå igenom en formell inkassoprocess. På samma sätt kan kundkorrespondensen ge information, eller åtminstone antydningar, om en icke betalande kunds vistelseort eller till och med arbetssituation, vilket också kan vara avgörande information i ett inkassoärende.

Initial Collections Activities

Om en kund inte svarar på dina fakturor måste du troligen se över om du kan vidta andra åtgärder för att driva in det du är skyldig. Förstå att detta kan vara en frustrerande process, där du vid varje nytt steg kan behöva se över omständigheterna och bestämma dig för hur mycket längre du vill driva kunden.

Den federala Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) reglerar inkassobolagens beteende, men gäller inte för företag som försöker driva in sina egna skulder. Delstaterna har dock ofta egna lagar som sätter vissa begränsningar för vad ditt företag kan göra för att driva in en skuld. Till exempel är lögner, hot, missbruk och trakasserier i allmänhet förbjudna. Om du bedriver eget inkassoarbete bör du ta del av de relevanta lagarna i din delstat.

Insamlingsprocessen börjar vanligtvis med att ringa telefonsamtal och skicka inkassobrev. När det gäller telefonsamtal är det viktigt att undvika trakasserier. Du bör undvika att ringa många telefonsamtal eller ringa på udda tider (t.ex. mitt i natten), bara för att irritera eller irritera. Du vill inte att dina ansträngningar ska slå tillbaka på grund av att du var överdrivet – eller till och med olagligt – aggressiv. När det gäller inkassobrev bör du utveckla och spara grundläggande mallar som du snabbt kan anpassa till varje enskild kund.

Ett annat möjligt steg är att erbjuda att göra upp med en kund som inte betalar för ett rabatterat belopp. Du kan till exempel erbjuda att acceptera 75 % av det belopp som ska betalas om kunden betalar fullt ut, med garanterade medel, inom fem dagar (eller någon annan tydlig tidsfrist). Om det fungerar kan detta vara ett billigare sätt att lösa ett inkassoärende än att vidta ytterligare åtgärder. Om du prövar detta tillvägagångssätt bör du starkt överväga att klargöra för kunden att detta är ett engångserbjudande. Du vill inte ha någon förvirring och inte heller ytterligare huvudvärk i samband med oändliga nya ”förhandlingar” om erbjudandet inte leder till den förväntade betalningen. Att göra erbjudandet bör inte påverka din rätt till full betalning via en inkassokrav i domstol.

Small Claims Court and Other Final Options

I slutändan har du några få grundläggande alternativ kvar. Två av dessa alternativ, att arbeta med ett inkassobolag eller att arbeta med en advokat, kommer att kosta dig pengar och kommer därför att minska det belopp som du i slutändan skulle kunna driva in från gäldenären. Dessutom kommer ett inkassobolag helt klart att begränsas av FDCPA. Dessa alternativ kan dock vara värdefulla om du helt enkelt inte har tid att hantera ärendet själv och om du är beredd att acceptera betydligt mindre än det ursprungliga fakturabeloppet för att lösa tvisten.

Vid jämförelse med andra alternativ har det flera fördelar att företräda sig själv i en domstol för småmål. För det första behöver du inte betala någon annan. Inkassobolag behåller ofta så mycket som hälften av vad de lyckas driva in åt dig. För det andra dyker svaranden (den person som är skyldig dig pengar) i många fall inte upp till förhöret. Ofta beror detta på att personen vet att han eller hon är skyldig pengar och inte vill behöva försöka presentera något slags försvar. Detta faktum innebär att du har en viss chans att helt enkelt få en tredskodom till din fördel. För det tredje, eftersom en dom mot en gäldenär kan ha en negativ inverkan på hans eller hennes kreditvärdighet, kan det faktum att bara lämna in en stämningsansökan vara ett incitament för vissa gäldenärer att göra upp med dig.

Vis dock att du måste ha solida bevis för att den person som du stämmer är skyldig dig pengarna. Medan vissa gäldenärer anser att de inte har några giltiga försvar och inte kommer att kämpa mot en liten stämning, är andra starkt övertygade om att de har rätt att inte betala. Om du inte tror att du har ett starkt fall, eller om du tror att gäldenären sannolikt kommer att kämpa, bör du dämpa din optimism om dina chanser i en småmålsprocess – resultatet kan bli en dom på mycket mindre än det ursprungliga fakturabeloppet, eller, i ett mycket svagt fall, möjligen till och med en renodlad dom till förmån för svaranden.

Du bör också komma ihåg att en vunnen dom i domstol inte avslutar saken. Du måste fortfarande gå igenom processen för kvarstad – lokalisera och ta tillgångar från gäldenären för att betala din räkning. Att ta reda på om och var en gäldenär arbetar och om och var han eller hon har bankkonton, samt att lämna in de nödvändiga papperen för att beslagta dessa löner och bankkontomedel, kan vara tidskrävande.

Mer information

Nolo har en mängd andra artiklar om krediter och indrivning, bland annat om sådana frågor som stämningar mot fordringsägare och inkassobolag samt inkassobolag och indrivningsföretag. Det finns också olika federala och delstatliga statliga webbplatser som är värda att granska; ett exempel är FTC:s sida med vanliga frågor och svar om inkasso för konsumenter. Om du vill ha en bredare täckning i en enda bok, kan du läsa Legal Guide for Starting & Running a Small Business, av Fred Steingold (Nolo), som innehåller ett omfattande avsnitt om kredit- och inkassofrågor.