Företagen bör formulera sina fakturor på ett professionellt sätt och använda ett klart och tydligt språk. Det är viktigt att alltid vara artig när man skickar en faktura till en kund och i all annan affärskommunikation som rör betalningar.

Formuleringen av en faktura bör vara så tydlig som möjligt. Ange tydligt fakturans förfallodag, det belopp som ska betalas och de tjänster som tillhandahållits. Om en faktura eller det medföljande e-postmeddelandet innehåller vaga formuleringar kan kunden bli förvirrad, misstolka informationen och kan därför bli sen med att skicka betalningen.

Här finns ämnen som hjälper dig att lära dig att formulera en faktura på ett professionellt sätt:

Tips for Sending Invoice That Get Paid

Sample Invoice Email Template

How to Follow up on Unpaid Invoices

Tips for Sending Invoice That Get Paid

Fakturor är dokument som gör det möjligt för småföretag att ta emot betalning från sina kunder, men det finns strategier för att skicka fakturor som gör det mer sannolikt att du får betalt snabbt. Rätt budskap både i själva fakturan och i det medföljande e-postmeddelandet kan motivera kunderna att betala fakturan direkt. Här är några tips för att kommunicera med kunder om fakturor:

Sänd fakturor snabbt

Det är viktigt att skapa dina fakturor och skicka dem till kunderna så snart du har slutfört det arbete du fakturerar för. Det betyder inte bara att du får betalt tidigare för dina tjänster, utan också att du skriver fakturorna medan arbetet är färskt i ditt huvud. När du skriver fakturor så snart arbetet är utfört kommer du ihåg alla detaljer och är mindre benägen att göra misstag i din faktura, vilket kan förvirra eller reta upp kunderna, vilket försenar betalningen.

Var alltid artig

Var alltid artig när du formulerar fakturor och all åtföljande kommunikation, till exempel e-post. En artig kommunikation hjälper dig att upprätthålla starka professionella relationer med dina kunder, vilket ökar dina chanser att få återkommande affärer. Att vara artig i dina fakturor bidrar också till att du får betalt snabbare, enligt en undersökning från FreshBooks. Studien visade att om du använder ord som ”snälla” och ”tack” när du skriver fakturor kan du öka andelen fakturor som betalas med mer än fem procent.

Var alltid kortfattad

När du formulerar dina fakturor ska du alltid vara kortfattad och gå rakt på sak. Ange tydligt den information som kunderna behöver för att kunna betala dig enligt dina villkor: ange det förfallna beloppet och förfallodagen. Ibland försöker företag att använda fantasifulla termer när de skriver fakturor, men det kan förvirra kunderna. I stället för att använda formuleringar på fakturor som ”betalning förfaller till betalning vid mottagandet”, vilket är vagt, kan du till exempel bara ange förfallodagen, dvs. ”betalning förfaller till betalning den 31 december 2018.”

Gör betalningen enkel

Gör det enkelt för dina kunder att betala dina fakturor, så att de får en bättre kundupplevelse och så att du får betalt snabbare. Inkludera en tydlig formulering i din faktura som talar om för dina kunder vilka olika betalningsmetoder de kan använda. Om du accepterar checkar, inkludera en formulering som täcker alla nödvändiga detaljer, till exempel ”Ställ checkarna till My Small Business och skicka checken till This Business Address”. Om du accepterar onlinebetalningar, inkludera en ”Betala nu”-knapp längst ner på fakturan eller i texten i det medföljande e-postmeddelandet som länkar direkt till sidan för onlinebetalning, för att göra det så enkelt som möjligt för dina kunder att hitta den.

Exempel på en mall för fakturamail

Det är viktigt att formulera fakturamail på ett artigt och kortfattat sätt, så att din ton är professionell och att den information som förmedlas är tydlig för kunderna. Den här mallen kan hjälpa dig att skriva professionella e-postmeddelanden som följer med dina fakturor:

Subject Line: Namn på ditt företag: Faktura #001

Kära kundnamn,

Jag hoppas att du mår bra.

Jag ville meddela att en ny faktura #001 har skapats på ditt konto. Fakturan finns bifogad i det här e-postmeddelandet. Vänligen betala saldot på 500 dollar senast den 31 december 2018.

Du kan betala genom att skicka en check till:

Ditt företagsnamn
Din fullständiga företagsadress
Din postnummer

Tack för dina affärer; jag ser fram emot att arbeta med dig igen snart.

Vänliga hälsningar,

Ditt namn
Dina kontaktuppgifter

Hur man följer upp obetalda fakturor

Det är viktigt att följa upp obetalda fakturor så snart de är förfallna. Den formulering du använder för att följa upp obetalda fakturor bör vara artig men direkt. Ge din klient rätt: det finns en god chans att den sena betalningen beror på ett skrivfel och att de inte undanhåller betalningen i onödan.

Här är en e-postmall som hjälper småföretag att följa upp obetalda fakturor:

Subject Line: Företagets namn: Faktura #001

Kära kundnamn,

Jag hoppas att du mår bra. Jag kontaktar dig angående faktura nr 001. Detta är en vänlig påminnelse om att betalningen var förfallen den 31 december 2018. Vänligen skicka betalningen så snart som möjligt.

Du kan betala genom att skicka en check till:

Ditt företagsnamn
Din fullständiga företagsadress
Din postnummer

Jag ser fram emot att höra från dig. Vänligen kontakta mig om du har några frågor.

Vänliga hälsningar,
Ditt namn
Dina kontaktuppgifter