I en idealisk värld kommer alla patienter i tid och schemat hålls på minuten, men vi lever inte i en idealisk värld. Vissa patienter ligger några minuter efter, andra ringer frenetiskt med en medicinsk nödsituation som kräver omedelbar uppmärksamhet. Och naturligtvis finns det patienter som helt enkelt glömmer sina möten.

Alla dessa scenarier är verkliga och kostsamma. Att inte dyka upp kostar enskilda läkare i genomsnitt 200 dollar per oanvänt tidsutrymme, och 30 procent av patienterna dyker inte upp.

Användning av teknik, och kanske bara lite psykologi, för att schemalägga patienter och snabbt boka om andra patienter till tidsutrymmen som blir lediga på grund av avbokningar kan hjälpa dig att hålla väntetiderna nere på ett minimum, samtidigt som du förbättrar den vård du ger och patienternas tillfredsställelse. Allt detta förbättrar både din praktiks resultat och dina anställdas arbetstillfredsställelse.

Här är fem tips för att schemalägga patienter på ett effektivt sätt

Erbjuda patienternas egen schemaläggning

Det tar ungefär åtta minuter att schemalägga en tid per telefon. Din personal bokar troligen många möten på detta sätt varje dag, och det är tid som de skulle kunna ägna åt att hjälpa patienterna i väntrummet, behandla försäkringsanspråk eller utföra andra mervärdeskapande uppgifter. Lyckligtvis finns det ett enklare sätt som fler patienter föredrar – onlinebokning.

En studie visade att 42 procent av patienterna föredrar att boka en tid online i stället för att ringa till mottagningen. Samma studie visade att 26 procent av de patienter som bokar sina möten online väljer möten samma dag eller nästa dag, vilket ofta fyller platser som blivit lediga på grund av avbokningar i sista minuten.

Investering i programvara för onlineplanering förbättrar den administrativa effektiviteten och patienttillfredsställelsen.

Implementera patientprioritering

Det enklaste sättet att schemalägga patienter är att först till kvarn är först till kvarn, men det är långt ifrån det bästa tillvägagångssättet. En brådskande situation kan kräva en omedelbar tid, medan många andra patientfrågor kan tas om hand med ett e-postmeddelande eller en kort telefon- eller videokonferens för att avgöra om de ens behöver komma till kontoret.

Låta en kvalificerad medlem av personalen granska patientsamtalen för att bedöma om patienten behöver en personlig tid, eller om frågan kan hanteras på telefon eller genom en videokonferens.

Prioritering säkerställer att patienter i behov av akut vård kan få de kritiska mötena samma dag, medan patienter som inte behöver ses får sina problem behandlade på distans.

Använd sms och e-post för att bekräfta möten och skicka påminnelser

Mjukvara för påminnelser om möten som skickar sms, e-post och samtal till dina patienter strategiskt före deras möten kan drastiskt minska uteblivna möten och sena avbokningar. Patienterna kan avboka eller bekräfta sin tid utan att ta personalens tid i anspråk.

Det är en bra idé att inkludera din avbokningspolicy i påminnelser till patienterna.

Använd en digital väntelista

En del plattformar för patientplanering tillhandahåller digitala väntelistor, vilket kan eliminera de frustrationer som kommer av avbokningar i sista minuten.

När du får en avbokning, kan du gå in på den digitala väntelistan till patienten för att skicka ett meddelande till nästa patient eller patienter som står i kö till en tid. På så sätt fylls de öppna platserna, vilket sparar tid och resurser i receptionen samtidigt som tiden med patienterna maximeras.

Automatisera patientåterkallelser

En patientåterkallelse är en uppföljningstid, kanske för en rutinmässig läkarundersökning eller behandling av ett kroniskt tillstånd. Dessa besök schemaläggs vanligtvis i slutet av ett möte. Ett automatiserat system för patientåterkallelse kan schemalägga patienterna för nästa besök och regelbundet påminna dem om besöket, vilket gör att schemat är fullt och att patienterna behandlas på rätt sätt.

Ett system för patientåterkallelse skickar sms, samtal eller e-postmeddelanden enligt ett lämpligt schema (veckovis, månadsvis, årligen osv.), vilket effektiviserar patientplaneringen genom förbättrad patientkommunikation. Även om dessa system är bra för att arbeta med patienter som du behöver träffa ofta, är de oumbärliga för att hålla koll på motsträviga patienter som inte har varit här på månader eller år och som behöver frekventa påminnelser om att träffa läkaren.

Övervinna schemaläggningsutmaningar

Skemaläggning kommer alltid att vara en utmaning, även om du använder alla dessa tekniker. Patienter kommer att bli försenade i trafiken, brådskande fall kommer att prioriteras och vissa patienter kommer inte att dyka upp för att de har glömt. Det amerikanska sjukvårdssystemet förlorar omkring 150 miljarder dollar varje år på grund av uteblivna möten, men det är fullt möjligt att undvika att bidra till den siffran med hjälp av smart schemaläggning.

Den effektiva schemaläggningen av patienter är viktig för att kunna ge vård. De åtgärder du vidtar nu kommer att ha en dramatisk effekt på hur effektivt du driver din praktik och på hur nöjda patienterna är med den vård de får.