2020 har lett till att företag har lovat att bli goda samhällsmedborgare som aldrig förr, men denna förändring har varit under lång tid på väg att ske. Enligt Deloitte Global Millennial Survey 2020 har de anställda omprövat de företag de arbetar för med tanke på syfte och påverkan på samhället. Anställda, potentiella anställda och särskilt yngre arbetstagare vill i allt högre grad arbeta på företag som strävar efter jämlikhet, mångfald och gemenskap.

Med betydelsefulla möjligheter till volontärarbete för anställda är en ofta förbisedd del av den ekvationen. Fler och fler företag upptäcker att när de integrerar volontärprogrammen med sin plan för företagsdonationer är det bra för deras affärsverksamhet. Forskning har visat att dessa program förbättrar medarbetarnas tillfredsställelse, främjar medarbetarnas engagemang och ökar deras förmåga att stanna kvar i företaget. Macquarie Graduate School of Management (MGSM) fann till exempel att 93 % av de anställda som arbetar frivilligt genom sitt företag rapporterar att de är nöjda med sin arbetsgivare, och 54 % av dem som är stolta över sitt företags bidrag till samhället är engagerade på jobbet.

I min tidigare erfarenhet som vice vd för företagens sociala ansvar på ett marknadsföringsföretag och i min nuvarande roll där jag pratar med företag om deras volontärinsatser på Working for Women har jag sett hur många företag försöker inrätta program för frivilligt arbete för sina anställda som en slags tilläggsaktivitet på fritiden för att tillgodose anställdas intresse. Utmaningen är att detta inte ger den tid som krävs för att undersöka och förstå behoven hos den valda ideella organisationen. Detta resulterar ofta i insatser som fokuserar på insamling av medel eller engångsevenemang, eller som ger de anställda timmar som de kan använda till ideella organisationer som de själva väljer. Detta kan ge kortsiktiga fördelar som alla kan se och känna sig nöjda med. Men dessa ”engångsupplevelser” är inte alltid i linje med företagets syfte och mål, och ger inte någon varaktig effekt för företagen, deras anställda eller de ideella organisationerna.

Det finns dock ett annat sätt att tänka på volontärarbete som något mer långsiktigt, vilket ger fler fördelar för alla inblandade. När allt kommer omkring utökar företagen aktivt och offentligt hur de definierar sin roll i samhället, så tiden har aldrig varit bättre för att ompröva denna del av företagslivet. Tänk på att Business Roundtable i augusti 2019 uppdaterade sitt uttalande om företagets syfte som en övergång från ett perspektiv som enbart är inriktat på aktieägare till ett bredare intressenttänkande. Dessa intressenter är kunder, anställda, leverantörer, samhällen och aktieägare.

Skapa ändamålsenliga partnerskap

Detta nya tillvägagångssätt kräver att ditt team hjälper en ideell organisation att lösa organisatoriska eller operativa utmaningar och/eller levererar specialiserade resurser till den befolkning som den ideella organisationen betjänar. Detta innebär att identifiera en ideell organisation där dina anställda kan bidra med sina färdigheter och sin expertis under en bestämd tidsperiod eller vid en rad sammanhängande evenemang. Oavsett bransch är dina anställdas färdigheter värdefulla och behövs av ideella organisationer. För vissa ideella organisationer kan tillgången till din talang och deras kompetens vara lika viktig som pengar, om inte till och med viktigare.

I denna strategiska modell skapas en påtaglig och varaktig relation mellan företaget och de ideella partnerna. Den bygger också upp och stärker förbindelserna mellan de deltagande medarbetarna – ofta över avdelningar och hierarkier. Företaget gör också en gedigen investering i personalens yrkesmässiga utveckling. Och resultatet genererar effekter som lätt kan observeras och mätas.

Resultatet i den här modellen är att ömsesidigt fördelaktigt kompetensbaserat volontärarbete ger en fyrdubbel vinst när det görs på rätt sätt. Målinriktade partnerskap gör det möjligt att mäta effekten för alla inblandade parter: företaget och dess personal, liksom de ideella partnerna och de som de tjänar.

På Working for Women har vi utvecklat följande riktlinjer för att säkerställa ett volontärprogram som är ömsesidigt fördelaktigt för företaget och den ideella organisationen.

Identifiera och matcha behoven och kompetensen på båda sidor. Bestäm först vem som ska leda de anställdas volontärinsatser i din organisation (HR, affinitetsgrupper, avdelningar, enskilda anställda etc.). Vilka är era mål för företagens sociala ansvar (CSR)? Vilka är dina anställdas starkaste färdigheter? Hur kan ni översätta allt detta till ett väldefinierat projekt som kan genomföras av en enskild person eller ett team av volontärer? Kan man bygga vidare på detta för framtida projekt? Det här steget skapar ett förtroendefullt och öppet förhållande mellan de två parterna redan från början.

Att bygga upp ändamålsenliga partnerskap kräver ett längre och djupare engagemang än vad dina anställda vanligtvis har att tillgå, och det är inte alltid lätt att göra rätt matchning. För att göra det måste du identifiera den eller de organisationer som överensstämmer med ditt företags värderingar och som kanske mest behöver din hjälp. Om till exempel jämlikhet och mångfald är viktigt för ditt företag kan en inriktning vara att leta efter ideella organisationer som hjälper till att lyfta in fler kvinnor i arbetslivet.

När det finns ett väldefinierat projekt och två villiga partner, ska du ta fram en detaljerad briefing för varje engagemang. Beskriv mål, förväntade resultat – på kort och lång sikt – tidsplan, roller och ansvarsområden samt indikatorer. Ansvariga från den ideella organisationen och de berörda företagen bör diskutera, ge synpunkter och komma överens om en slutlig plan.

Gör arbetet för att förstå vad din ideella partner gör och vilka de betjänar. Anställda kanske bara har en ytlig förståelse för det sociala sammanhang som en ideell partner arbetar med. Därför är det viktigt att ditt team gör ett förarbete för att kontextualisera sina kunskaper och färdigheter för projektet, och att du bjuder in din ideella organisation för att antingen hjälpa till med detta arbete eller hänvisa dig till de bästa resurserna. Att ta sig tid att bygga upp en relation med den ideella föreningen och förstå deras utmaningar är en nyckelfaktor för ett lyckat resultat för alla.

Måla effekten efter varje engagemang och innan nästa steg planeras. Uppfylldes programmets kortsiktiga resultat och hur kommer detta att informera nästa steg? Vilka effekter på längre sikt behöver följas upp och när? Använd en kombination av viktiga bedömningsverktyg, bland annat: undersökningar av alla deltagare – din personal och den ideella organisationens ledning och deltagare; jämförelser av din personals svar med andra volontärinsatser; djupgående uppföljningsdiskussioner mellan företagets och den ideella organisationens ledare. Oavsett om alla anser att projektet lyckades eller inte lyckades, är återkopplingen viktig och bör ligga till grund för framtida engagemang.

Om det är nödvändigt att upprepa och utöka projektet vid behov. Skalning, som maximerar resurserna, är kärnan i den här modellen – varje engagemang bör byggas upp med detta i åtanke. Det kan göras både på företags- och ideell nivå. Ett företag med flera platser kan till exempel replikera och skräddarsy ett framgångsrikt projekt för olika lokalsamhällen och på så sätt multiplicera dess inverkan.

Här är ett exempel på hur vi har använt den här modellen på mitt eget företag. För det globala professionella tjänsteföretaget ZS skräddarsydde och underlättade vi ett kompetensbaserat volontärprogram som började med anställda på deras kontor i New York och vår ideella partner New Women New Yorkers (NWNY) – en organisation som hjälper kvinnliga invandrare att få arbete. Med utgångspunkt i de bedömningssteg som beskrivs ovan skapade och genomförde vi en workshop om förhandlingsfärdigheter för kvinnliga klienter på NWNY.

De viktigaste målen med engagemanget var att exponera NWNY-klienterna för en amerikansk företagsmiljö, ge dem en möjlighet att öva på att nätverka och skaffa sig viktiga förhandlingsfärdigheter på arbetsplatsen. Under planeringen och genomförandet av denna servicedag utnyttjade ZS-anställda sina konsult- och presentationsfärdigheter, arbetade med och lärde sig av äldre kollegor och förbättrade till och med sina egna förhandlingsfärdigheter.

När effekten mättes visade undersökningsresultaten från både NWNY:s och ZS deltagares sida att detta initiativ överträffade deras andra tidigare volontärinsatser på företagsnivå. Denna framgång har lett till att det nu är en halvårsaktivitet i New York City och har fått ZS att utöka sin räckvidd med ideella organisationer i närheten av deras kontor i Princeton och Philadelphia. Denna första satsning når nu fler kvinnor och engagerar fler anställda samtidigt som ZS:s investering av resurser utnyttjas.

Detta representerar hur en fyrdubbel vinst kan se ut: alla parter fick något som de inte kunde ha fått utan den andra.

Ett företags plan för samhällsengagemang är som en enda droppe vatten. Om planen är väl genomförd kan denna enda droppe skapa en krusningseffekt som leder till varaktig social förändring för alla inblandade. För affärsfolk som längtar efter en koppling till något som är större än de själva eller deras arbetsgivare kan man inte få mycket bättre än så.