Det är den tiden på året igen – skattetiden. Om du är en småföretagare har du inte tid att strunta i det. Du måste få dina skatter gjorda och det snabbt. Lyckligtvis är du inte ensam i kapplöpningen för att klara årets deklarationsfrist. Med den här guiden (och ditt bokföringsprogram) visar vi dig hur du kan vara helt förberedd för den här skattesäsongen.

I det här inlägget tar vi upp allt du behöver för att förbereda dig för dina skattedeklarationer. Vi diskuterar hur du får ditt bokföringsprogram uppdaterat innan du lämnar in deklarationen, vilka bokföringsrapporter du behöver för att fylla i dina skattedeklarationer, viktig information om deklarationen och mycket mer. Vi har också en nedladdningsbar checklista för skatteförberedelser för att se till att du inte glömmer ett enda steg. Ladda ner den här checklistan för att ligga steget före i skattearbetet och läs vidare för att lära dig några av våra tips och tricks för skatteupplägg.

Merchant Maverick’s Tax Prep Checklist (PDF)

Vad du behöver göra för att förbereda dina småföretagsskatter

Skattesäsongen behöver inte vara svår eller stressig. Vi delar upp hela processen i sex enkla steg så att du framgångsrikt kan förbereda dina skatter för småföretag. Följ dessa steg och vår kostnadsfria checklista för skatteförberedelser för att hjälpa dig att hålla koll på hur du förbereder och deklarerar dina skatter för småföretag:

Steg 1: Ha allmän personlig & företagsinformation till hands

För att deklarera dina skatter krävs grundläggande personlig information. Du vill ha dessa uppgifter till hands för att kunna använda dem på dina skatteblanketter eller skriva ner dem för din revisor eller skatteexpert om du har anlitat någon för att lämna in din skattedeklaration. Den information som behövs är ganska enkel, men du vill se till att du (eller din skatteproffs) matar in rätt information för att undvika förseningar med skattemyndigheten. Informationen omfattar:

• Grundläggande personuppgifter: Detta inkluderar ditt juridiska namn och din adress. Om ditt juridiska namn nyligen har ändrats (t.ex. efter ett giftermål) ska du se till att ditt namn har ändrats via Social Security Administration. För att undvika att din deklaration försenas eller avvisas måste ditt namn stämma överens med det som finns i registret hos SSA.
• Grundläggande företagsinformation: Om ditt företag drivs under ett annat namn än ditt eget måste du ange företagets fullständiga juridiska namn på din skattedeklaration. Du måste också ange din företagsadress.
• Socialförsäkringsnummer: Ditt socialförsäkringsnummer krävs för att du ska kunna deklarera dina skatter. Liksom all annan information ska du se till att det inte finns några skrivfel som kan försena din deklaration.
• Employer Identification Number (arbetsgivaridentifikationsnummer): Beroende på ditt företags juridiska struktur kan du ha ett federalt arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN) som utfärdats av IRS. Om ditt företag har ett EIN ska det läggas till i din skattedeklaration.

Steg 2: Vet vilka skatteformulär som ska fyllas i

Ett av de mest kritiska stegen i skattedeklarationen är att se till att du fyller i och skickar in rätt formulär till skattemyndigheten. Vilka blanketter du behöver lämna in beror helt på vilken typ av småföretag du har: Du måste fylla i de olika formulär som du behöver fylla i för varje typ av småföretag: enskild firma, partnerskap, företag, S-företag eller LLC. På IRS Business Structure-webbplatsen får du information om alla skatteformulär som du behöver lämna in, beroende på ditt företag. Några av de vanligaste är inkomstskatt, Schedule Cs, 1099-MISCs, W-2s och W-4s.

Om du anlitar en revisor för att sköta skatten åt dig kommer han eller hon att kunna tala om för dig vilka blanketter du ska lämna in. Revisorer tar ofta betalt per timme, så om de har den nödvändiga informationen på plats från början sparar de tid och du sparar pengar. Att vara förberedd är den bästa gåva du kan ge dem (och dig själv).

Förutom att veta vilka blanketter du ska lämna in är det också viktigt att känna till dina tidsfrister. Medan en Schedule C till exempel kan lämnas in tillsammans med din individuella inkomstskattedeklaration som ska lämnas in den 15 april, har andra blanketter (till exempel 1120-S för S-företag) andra förfallodatum som fastställts av IRS.

Steg 3: Registrera inkomster & Utgifter

Precision är avgörande när du rapporterar dina inkomster och utgifter. Undvik revisioner, straff och avgifter genom att noggrant registrera dina inkomster och utgifter. Det enklaste sättet att göra detta? Ditt bokföringsprogram.

Ditt bokföringsprogram gör det enkelt att spåra dina inkomster och utgifter under hela året. Du kan använda funktioner som kvittoscanning och automatiskt lägga till transaktioner från ditt bankkonto för att enkelt och noggrant registrera inkomster och utgifter. Dessa poster kan sedan användas när du fyller i din skattedeklaration. Har du inget bokföringsprogram? Ta en titt på våra recensioner av redovisnings- och bokföringsprogram så att du kan vara förberedd inför nästa skattesäsong.

När du registrerar och rapporterar dina inkomster och utgifter finns det några saker att tänka på. För det första ska du se till att dina affärs- och personliga utgifter hålls åtskilda. Det enklaste sättet att göra detta är att ha separata bankkonton, men du kan också använda ditt bokföringsprogram för att separera transaktioner. Du bör också kategorisera dina utgifter – en uppgift som är lätt att hantera med hjälp av de flesta bokföringsprogram.

När du använder ditt bokföringsprogram är det också viktigt att bestämma vilken typ av redovisning du kommer att använda för ditt företag: kassabaserad eller periodiserad redovisning. Detta påverkar hur du kommer att redovisa din inkomst från år till år. Med periodiserad redovisning kommer en transaktion att bokföras så snart den inträffar, även om inga pengar har bytt ägare. En transaktion bokförs till exempel när en faktura skickas eller en räkning tas emot. Å andra sidan bokför du transaktioner med kassabaserad redovisning när en faktura har betalats eller en betalning från en kund har mottagits.

Den redovisningsmetod som du använder gör skillnad när du ska deklarera dina skatter. Är du osäker på vilken som är bäst för ditt företag? Kolla in vår artikel, Cash VS Accrual Accounting:

Finally, make sure that you keep important documents, such as receivers, canceled checks, and bills, so you can be prepared if your return gets audited by the IRS.

Step 4: Run Financial Reports

Haring your financial reports ready when it’s time to file your taxes will make the entire process faster and easier for both you and your accountant. Lyckligtvis är det enkelt att köra finansiella rapporter om du har använt bokföringsprogram under hela året.

Vilka rapporter ska du förbereda inför skatten? Börja med dessa:

• Balansräkning
• Vinst &Förlusträkning
• Inkomstrapport
• Kostnadsrapport
• Värdering av lager
• Totala kostnader för varor (COGS)

.

• Sales Tax Summary
• Payroll Summary
• Mileage Log
• Asset Depreciation Log

Det är också viktigt att notera att även när du har lämnat in din skatt, måste du behålla de register som du har förberett ovan; De kommer att vara otroligt viktiga om skattemyndigheten bestämmer sig för att granska dig någon gång.

Hur länge ska jag behålla mina affärshandlingar, frågar du? Många kommer att säga tre år, men i vissa fall kan IRS göra en revision upp till sex år efter en inlämning (eller till och med en obestämd period, beroende på orsaken till revisionen). Skattebokföring är absolut ett exempel där det är mycket bättre att vara säker än att vara ledsen. Läs vår artikel om 12 tips för att undvika en skatterevision för att få veta mer.

Steg 5: Bestäm dina avdrag

Vilken företagare gillar inte att spara pengar? Behåll mer av dina inkomster i fickan genom att utnyttja de avdrag som kan minska din beskattningsbara inkomst – och därmed sänka din skattebörda. En viktig sak att notera här är att om du håller reda på dina avdrag under hela året kan det förenkla skatteansökan.

Och om du misslyckades med att hålla reda på dina avdrag i år kan du ta tillfället i akt att bekanta dig med de vanliga avdragen för företag, använda de avdrag som gäller för ditt företag och planera för att hålla reda på dina avdrag framöver.

Några avdrag som kan gälla för ditt företag är bland annat:

• Avdrag för genomströmning av inkomster: Detta är ett av de nyaste avdragen som beskrivs i Tax Cuts and Jobs Act. Kvalificerade småföretag kan få en inkomstminskning på 20 %. Prata med din revisor eller en skatteexpert för att ta reda på om du är berättigad till detta avdrag.
• Hemkontor: Om du har ett särskilt utrymme i ditt hem som uteslutande används för affärsverksamhet kan du vara berättigad till avdraget för hemkontor. Du kan dra av en del av dina utgifter, t.ex. för allmännyttiga tjänster, försäkringar och reparationer. Eller så kan du välja att använda det förenklade avdraget på 5 dollar per kvadratfot upp till 300 kvadratfot.
• Hyra: Hyresbetalningar för ditt kommersiella utrymme kan dras av på din skattedeklaration.
• Reklam & Marknadsföring: Reklam och marknadsföring ger inte bara nya kunder (och mer intäkter), utan dessa utgifter är fullt avdragsgilla vid beskattningen.
• Fordonskostnader: Om du använder en bil eller lastbil i ditt företag kan du dra av denna kostnad på din skattedeklaration. Du kan välja att särredovisa dina utgifter (t.ex. bensin, underhåll och försäkring), eller så kan du göra ett standardavdrag enligt den taxa som fastställts av skattemyndigheten.
• Förnödenheter: Kontorsmaterial och andra förnödenheter som används för att driva ditt företag är avdragsgilla utgifter.
• Programvara: Affärsrelaterad programvara, inklusive ditt bokföringsprogram, kan skrivas av på din skattedeklaration.
• Kostnader för anställda: Löner, bonusar, förmåner och utbildningskostnader är avdragsgilla.
• Försäkringar: Du kan skriva av både företagsförsäkringspremier och sjukförsäkringspremier om du är egenföretagare.
• Resekostnader: Om du reser i tjänsten kan kostnader för transport och logi dras av på din företagsskattedeklaration.

Detta är bara en handfull av de avdrag som kan bidra till att minska din skattebörda. Kolla in vår fullständiga lista över skatteavdrag för småföretag för att lära dig mer om hur du kan spara pengar den här skattesäsongen. Du kan också maximera dina avdrag genom att prata med en revisor eller skatteproffs.

En sista sak att notera är att se till att du behåller alla dina kvitton och register för att kunna backa upp dessa avdrag i händelse av en revision.

Steg 6: Få ut mesta möjliga av din bokföringsprogramvara

Om du deklarerar dina skatter själv är det otroligt viktigt att du gör din forskning och drar nytta av alla resurser som finns – inklusive din bokföringsprogramvara. De flesta företag som tillverkar redovisningsprogram erbjuder i någon mån skattestöd. Läs vår guide Hemligheten bakom en enkel och stressfri skattesäsong för ditt företag för att ta reda på vilka skatteformulär din programvara stöder. Det finns också många skatteresurser för småföretag för dem som behöver en hjälpande hand, bland annat:

• IRS Virtual Workshops: När du är osäker, fråga IRS. IRS har nio videor för småföretagare samt all information som behövs för skattedeklaration.
• First-Time Business Owners: En kortfattad guide till skattedeklarationer: Entrepreneur har sammanställt en hjälpsam guide för de som är nybörjare när det gäller företagsskatter.
• Careful Cents: Careful Cents är en blogg som drivs av skatteexperten Carrie Smith, som erbjuder två gratis böcker – ”Tax Toolkit: A Checklist for Self-Employed Biz Owners” och ”The Ultimate Guide to Self-Employed Tax Deductions”.

Geting Started Started With Our Business Tax Prep Checklist

Försökte du vänta till sista minuten med att lämna in din skatt? Vänta inte – var förberedd, lämna in din skatt och gå in i det nya året med fokus på andra aspekter av ditt företag. När du har läst igenom informationen i den här artikeln kan du ladda ner vår checklista för skatteförberedelser för företag. Denna checklista kan hjälpa dig att se till att du har allt du (eller din revisor) behöver för en smidig och enkel skattesäsong. Lycka till!

Merchant Maverick’s Tax Prep Checklist (PDF)