Det är ofta riskfyllt att starta ett företag. Som ordspråket säger: ”Du måste spendera pengar för att tjäna pengar.” Även om det inte alltid är sant finns det ett mycket effektivt sätt att minska risken: Gör en break-even-analys. En break-even-analys berättar exakt vad du behöver göra för att nå break-even och få tillbaka din ursprungliga investering.

Om du driver ett företag – eller om du funderar på att starta ett – bör du veta hur man gör en break-even-analys. Det är en viktig aktivitet för att fatta viktiga affärsbeslut.

Vad är break-even-analys?

En break-even-analys är ett användbart verktyg för att avgöra vid vilken tidpunkt ditt företag, eller en ny produkt eller tjänst, kommer att vara lönsam. Med andra ord är det en finansiell beräkning som används för att fastställa hur många produkter eller tjänster du behöver sälja för att åtminstone täcka dina kostnader. När du har nått en jämn vinstnivå förlorar du varken pengar eller tjänar pengar, men alla dina kostnader har täckts.

Lär dig mer: En break-even-analys kan till exempel hjälpa dig att avgöra hur många mobiltelefonfodral du behöver sälja för att täcka dina lagerkostnader. Eller hur många servicetimmar du behöver sälja för att betala för din kontorslokal. Allt du säljer utöver din break-even-punkt kommer att lägga till vinst.

Det finns några definitioner som du behöver känna till för att förstå break-even-analysen.

• Fasta kostnader: Kostnader som förblir desamma oavsett hur mycket du säljer.
• Variabla kostnader: Kostnader som fluktuerar upp och ner med försäljningen.

Varför du måste göra en break-even-analys

Det finns många fördelar med att göra en break-even-analys.

Pricera smartare

Finnandet av din break-even-punkt hjälper dig att prissätta dina produkter bättre. Mycket psykologi ligger bakom en effektiv prissättning, men att veta hur den kommer att påverka din lönsamhet är lika viktigt. Du måste se till att du kan betala alla dina räkningar.

Täck fasta kostnader

När de flesta tänker på prissättning tänker de på hur mycket deras produkt kostar att skapa. Dessa anses vara rörliga kostnader. Du måste ändå täcka dina fasta kostnader som försäkringar eller avgifter för webbutveckling. Att göra en break-even-analys hjälper dig att göra det.

Fånga upp uteblivna utgifter

Det är lätt att glömma bort utgifter när du funderar över en liten affärsidé. När du gör en break-even-analys måste du lägga ut alla dina ekonomiska åtaganden för att räkna ut din break-even-punkt. Detta begränsar antalet överraskningar längre fram.

Sätt upp intäktsmål

När du har genomfört en break-even-analys vet du exakt hur mycket du behöver sälja för att vara lönsam. Detta hjälper dig att sätta upp mer konkreta försäljningsmål för dig och ditt team. När du har en tydlig siffra i åtanke blir det mycket lättare att följa upp den.

Ta smartare beslut

Entreprenörer fattar ofta affärsbeslut utifrån känslor. Om de känner sig nöjda med ett nytt företag satsar de på det. Hur du känner dig är viktigt, men det räcker inte. Framgångsrika entreprenörer fattar sina beslut utifrån fakta. Det blir mycket lättare att fatta beslut när du har lagt ner arbete och har användbara data framför dig.

Begränsad ekonomisk belastning

Att göra en break-even-analys hjälper till att minska risken genom att visa dig när du ska undvika en affärsidé. Det hjälper dig att undvika misslyckanden och begränsa den ekonomiska belastning som dåliga beslut kan ha på ditt företag. Istället kan du vara realistisk när det gäller de potentiella resultaten.

För att finansiera ditt företag

En break-even-analys är en viktig del av varje affärsplan . Den är vanligtvis ett krav om du vill ta emot investerare eller andra skulder för att finansiera ditt företag. Du måste bevisa att din plan är genomförbar. Mer än så, om analysen ser bra ut kommer du att vara mer bekväm med att ta på dig finansieringsbördan.

När du ska använda en break-even-analys

Det finns fyra vanliga scenarier när det hjälper att göra en break-even-analys.

Starta ett nytt företag

Om du funderar på att starta ett nytt företag är en break-even-analys ett måste. Den hjälper dig inte bara att avgöra om din affärsidé är livskraftig, utan tvingar dig också att göra efterforskningar och vara realistisk när det gäller kostnader samt att tänka igenom din prisstrategi.

Skapa en ny produkt

Om du redan har ett företag bör du ändå göra en break-even-analys innan du satsar på en ny produkt – särskilt om produkten kommer att medföra betydande kostnader. Även om dina fasta kostnader, t.ex. kontorshyra, förblir oförändrade måste du räkna ut de rörliga kostnaderna för din nya produkt och fastställa priser innan du börjar sälja.

Lägga till en ny försäljningskanal

Varje gång du lägger till en ny försäljningskanal kommer dina kostnader att förändras – även om dina priser inte gör det. Om du till exempel har sålt online och funderar på att starta en popup-butik vill du se till att du åtminstone går i vinst. Annars kan den ekonomiska påfrestningen äventyra resten av din verksamhet.

Detta gäller även när du lägger till nya försäljningskanaler online, t.ex. köpbara inlägg på Instagram. Kommer du att planera några extra kostnader för att marknadsföra kanalen, som Instagramannonser? Dessa kostnader måste ingå i din break-even-analys.

Ändring av affärsmodellen

Om du funderar på att ändra din affärsmodell, t.ex. att byta från dropshippingprodukter till att bära lager, bör du göra en break-even-analys. Dina kostnader kan förändras avsevärt och detta hjälper dig att räkna ut om dina priser också måste ändras.

Formel för break-even-analys

Innan vi börjar beräkna break-even-punkterna ska vi dela upp hur formeln fungerar.

Din break-even point är lika med dina fasta kostnader, dividerat med ditt genomsnittspris, minus rörliga kostnader.

Break-Even Point = Fixed Costs/(Average Price – Variable Costs)

I grund och botten måste du räkna ut vad din nettovinst per såld enhet är och dividera dina fasta kostnader med det antalet. På så sätt får du reda på hur många enheter du måste sälja innan du börjar göra vinst.

Som du nu vet måste försäljningen av dina produkter betala mer än bara kostnaderna för att producera dem. Den återstående vinsten kallas bidragsmarginal eftersom den bidrar med pengar till de fasta kostnaderna.

Nu när du vet vad det är, hur det fungerar och varför det är viktigt, ska vi gå igenom hur du beräknar din break-even-punkt.

Innan vi börjar, skaffar du dig en gratis kopia av mallen för break-even-analys här . När du har gjort en kopia kan du redigera mallen och göra dina egna beräkningar.

Steg 1 – Samla in data

Det första steget är att lista alla kostnader för att bedriva verksamheten. Allt från kostnaden för din produkt till hyra och bankavgifter. Tänk igenom allt du måste betala för och skriv ner det.

Nästa steg är att dela upp dem i fasta kostnader och rörliga kostnader.

1. Fasta kostnader

Fasta kostnader är alla kostnader som förblir desamma, oavsett hur mycket produkt du säljer. Det kan handla om saker som hyra, programvaruabonnemang, försäkringar och arbetskraft.

Gör en lista över allt du måste betala för oavsett vad. I de flesta fall kan du lista utgifterna som månadsbelopp om du inte tänker på ett evenemang med en kortare tidsram, till exempel en tredagarsfestival. Lägg ihop allting. Om du använder kalkylbladet för break-even-analys kommer det att göra beräkningen åt dig automatiskt.

2. Variabla kostnader

Variabla kostnader är kostnader som fluktuerar beroende på hur mycket av produkten du säljer. Detta kan inkludera saker som material, provisioner, betalningshantering och även arbetskraft.

Vissa kostnader kan hamna i båda kategorierna, beroende på ditt företag. Om du har avlönad personal kommer de att ingå i de fasta kostnaderna. Men om du betalar timanställda deltidsanställda som bara arbetar när det är mycket folk kommer de att räknas som rörliga kostnader.

Gör en lista över alla dina kostnader som varierar beroende på hur mycket du säljer. Lista priset per såld enhet och addera alla kostnader, eller använd kalkylbladet som adderar dem automatiskt.

3. Genomsnittligt pris

Slutligt bestämmer du dig för ett pris. Oroa dig inte om du inte är redo att binda dig till ett slutgiltigt pris än, du kan ändra detta senare. Tänk på att detta är det genomsnittliga priset. Om du erbjuder vissa kunder mängdrabatter kommer det att sänka genomsnittspriset.

Steg 2 – Koppla in dina data

Nu är det dags att koppla in dina data. Kalkylbladet kommer att dra upp din totala fasta kostnad och din totala rörliga kostnad i break-even-beräkningen. Allt du behöver göra är att fylla i ditt genomsnittspris i rätt cell. Därefter sker beräkningen automatiskt. Det antal som beräknas i den övre högra cellen under break-even-enheter är det antal enheter som du måste sälja för att nå break-even.

I exemplet med break-even-analysen ovan är break-even-punkten 92,5 enheter.

Steg 3 – Gör justeringar

Försök gärna med olika siffror. Se vad som händer om du sänker dina fasta eller rörliga kostnader eller försöker ändra priset. Du kanske inte får det rätt första gången, så gör justeringar under tiden.

Varning: Glöm inga kostnader

Den vanligaste fallgropen vid break-even-analys är att glömma saker – särskilt rörliga kostnader. Break-even-analyser är ett viktigt steg mot att fatta viktiga affärsbeslut. Därför måste du se till att dina data är så korrekta som möjligt.

För att se till att du inte missar några kostnader ska du tänka igenom hela din verksamhet från början till slut. Om du tänker igenom din erfarenhet av e-handelsförpackningar kanske du kommer ihåg att du måste beställa silkespapper av märke och att en beställning räcker till 200 försändelser. Om du tänker igenom ditt festivalupplägg kanske du kommer ihåg att du måste tillhandahålla servetter tillsammans med den mat du säljer. Detta är rörliga kostnader som måste inkluderas.

Begränsningar av break-even-analys

Break-even-analysen spelar en viktig roll när det gäller att fatta affärsbeslut, men den är begränsad när det gäller den typ av information som den kan ge.

Inte en förutsägelse av efterfrågan

Det är viktigt att notera att en break-even-analys inte är en förutsägelse av efterfrågan. Den talar inte om för dig hur din försäljning kommer att bli, eller hur många människor som kommer att vilja ha det du säljer. Den talar bara om för dig hur många enheter du måste sälja för att nå break-even. Det är också viktigt att notera att efterfrågan inte är stabil. När du ändrar ditt pris kommer antalet människor som är villiga att köpa din produkt också att förändras.

Avhängigt av tillförlitliga uppgifter

Ibland faller kostnaderna in i både fasta och rörliga kategorier. Detta kan göra beräkningarna komplicerade och du kommer troligen att behöva kila in dem i den ena eller andra kategorin. Till exempel kan du ha en baslinjearbetskostnad oavsett vad, samt en extra arbetskostnadstopp som kan fluktuera beroende på hur mycket produkt du säljer.

När du får en exakt brytpunkt beror det på korrekta data. Om du inte matar in bra data i formeln kommer du inte att få ett tillförlitligt resultat.

Simplistisk

Formeln för break-even point är förenklad. Många företag har flera produkter med flera priser. Den kommer inte att kunna fånga upp den nyansen. Du kommer troligen att behöva arbeta med en produkt i taget eller uppskatta ett genomsnittligt pris baserat på alla produkter som du kan sälja. Om så är fallet är det bäst att köra några olika scenarier för att vara bättre förberedd.

När priserna fluktuerar gör också kostnaderna det. Den här modellen utgår från att endast en sak förändras åt gången. Om du istället sänker ditt pris och säljer mer kan dina rörliga kostnader minska eftersom du har mer köpkraft eller kan arbeta mer effektivt. I slutändan är det bara en uppskattning.

Ingnorerar tid

Den break-even-analysen ignorerar fluktuationer över tid. Tidsramen beror på den period du använder för att beräkna de fasta kostnaderna (månadsvis är vanligast). Även om du ser hur många enheter du behöver sälja under loppet av en månad, kommer du inte att se hur saker och ting förändras om försäljningen fluktuerar från vecka till vecka, eller säsongsmässigt under loppet av ett år. För detta måste du förlita dig på god kassaflödeshantering och eventuellt en solid försäljningsprognos .

Den tar inte heller hänsyn till framtiden. Break-even-analysen tittar bara på här och nu. Om din råvarukostnad fördubblas nästa år kommer din break-even-punkt att vara mycket högre om du inte höjer dina priser. Om du höjer priserna kan du förlora kunder. Denna känsliga balans är alltid i förändring.

Ignorerar konkurrenter

Som ny aktör på marknaden kommer du att påverka konkurrenterna och vice versa. De kan ändra sina priser, vilket kan påverka efterfrågan på din produkt, vilket gör att du också måste ändra dina priser. Om de växer snabbt och en råvara som ni båda använder blir mer sällsynt kan kostnaden stiga.

I slutändan kommer break-even-analysen att ge dig en mycket solid förståelse för grundvillkoren för att vara framgångsrik. Den är ett måste. Men det är inte den enda forskning du behöver göra innan du startar eller gör förändringar i ett företag.

Strategier för att sänka din brytpunkt

Vad händer om du slutför din brytpunktsanalys och upptäcker att antalet enheter du behöver sälja är för högt? Om antalet verkar orealistiskt eller ouppnåeligt ska du inte drabbas av panik. Du kanske kan göra några justeringar för att sänka din break-even-poäng.

Sänk de fasta kostnaderna

Se om det finns en möjlighet att sänka dina fasta kostnader. Ju lägre du kan få ner dem, desto färre enheter behöver du sälja för att nå break-even. Om du till exempel funderar på att öppna en butik och siffrorna inte fungerar, kan du överväga att sälja online i stället. Hur påverkar det dina fasta kostnader?

Höj dina priser

Om du höjer dina priser behöver du inte sälja lika många enheter för att nå lönsamhet. Marginalbidraget per såld enhet blir högre. När du funderar på att höja dina priser bör du tänka på vad marknaden är villig att betala och vilka förväntningar som följer med ett pris. Du behöver inte sälja lika många enheter, men du måste ändå sälja tillräckligt – och om du tar mer betalt kan köparna förvänta sig en bättre produkt eller bättre kundservice.

Sänkta rörliga kostnader

Sänka dina rörliga kostnader är ofta det svåraste alternativet, särskilt om du precis har startat ditt företag. Men ju mer du skalar, desto lättare blir det att minska de rörliga kostnaderna. Det är värt att försöka sänka dina kostnader genom att förhandla med dina leverantörer, byta leverantör eller ändra din process. Till exempel kanske du kommer fram till att förpackningsjordnötter är billigare än bubbelplast för att skicka ömtåliga produkter.

Gratis mall för break-even-analys

Glöm inte att hämta din kostnadsfria mall för break-even-analys. Klicka här för att få tillgång till mallen i Google Drive. Om du vill spara din egen redigerbara version av kalkylbladet klickar du på ”Fil” → ”Gör en kopia…”. Du måste vara inloggad på ditt Google-konto för att kunna göra detta.

Att göra en break-even-analys är viktigt för att fatta smarta affärsbeslut. Nästa gång du funderar på att starta ett nytt företag eller göra ändringar i ditt befintliga företag, gör en break-even-analys så att du är bättre förberedd.