Användningen av bakgrundskontroller vid anställning har blivit allt vanligare under det senaste decenniet. Enligt en undersökning från CareerBuilder från 2016 genomför 72 % av arbetsgivarna någon typ av bakgrundskontroll på varje nyanställd. Av de arbetsgivare som använder bakgrundskontroller kontrollerar 82 % nyanställda på grund av brottslig bakgrund.
Arbetsgivare förväntar sig ofta att sökningar efter brottslig bakgrund ska omfatta alla sammanstötningar som en person någonsin har haft med lagen, inklusive domar för förseelser, domar för grova brott och arresteringar. Många bakgrundsundersökningsföretag inkluderar inte information om arresteringar i sina bakgrundskontrollrapporter.
Varför är arresteringsuppgifter uteslutna från dessa kontroller och hur kan arbetsgivare granska information om arresteringar om de vill göra det? Denna vitbok besvarar dessa frågor och ger information om hur arresteringsregister får användas på rätt sätt vid anställningsbeslut.

Kontroversen om arresteringsregister i samband med anställning

Arresteringsregister, liksom andra typer av kriminalregisterinformation, är i allmänhet en del av det offentliga registret. Det vanligaste undantaget gäller arresteringsregister som hänför sig till en pågående brottsbekämpande utredning. Vissa stater kräver att arresteringsregister förstörs eller raderas från det offentliga registret om personen inte åtalas eller befinns skyldig eller om anklagelserna mot personen läggs ned.

Detaljer om arresteringsregister dyker vanligtvis upp under en detaljerad utredning av en persons bakgrund. Därför hittar bakgrundskontrollföretag vanligtvis denna information under sina undersökningar. De flesta bakgrundskontrollföretag tar dock inte med detaljer om arresteringshistorik i sina bakgrundskontrollrapporter.
Det finns en viss kontrovers om användningen av information om arresteringshistorik vid anställningsbeslut. En anledning till denna kontrovers är att arresteringsregister inte är betydelsefulla i sig själva. Utan en fällande dom är ett arresteringsregister inte ett bevis på att någon är skyldig till ett brott. Om arresteringsregister ingår i en bakgrundskontrollrapport kan de leda till att kandidater diskvalificeras för anställning för brott som de aldrig åtalats för, eller för brott som de inte befunnits skyldiga till.
The Equal Employment Opportunity Commission har utfärdat flera punkter av vägledning för att hjälpa arbetsgivare att navigera i denna komplexa situation.
Den första punkten i vägledningen är att arbetsgivare som använder arresteringsregister som en direkt diskvalificering för anställning sannolikt diskriminerar minoriteter eller skyddade grupper.
Den andra punkten i vägledningen är att arbetsgivare har rätt att vara misstänksamma mot en kandidat om han eller hon har en historia av arresteringar. Men om dessa arresteringar inte är kopplade till fällande domar måste arbetsgivaren utreda fallet ytterligare för att avgöra om kandidaten eller den anställde har begått brotten i fråga. Eftersom de flesta arbetsgivare inte har resurser eller kunskap för att genomföra en sådan utredning, skyddar bakgrundskontrollföretagen dem från eventuella diskrimineringsanspråk eller stämningar genom att inte lämna ut uppgifter om gripanden.

Gripanden och delstatliga lagar: What Employers Can and Cannot Do by Location

Den vägledning som ges av EEOC om arresteringsregister och deras användning i anställningssituationer är just det: vägledning. Även om arbetsgivare gör klokt i att följa denna vägledning för att undvika diskriminerande anställningspolitik, är det inte EEOC som stiftar lagarna. Det finns ingen federal lag som förbjuder företag att beakta arresteringsregister i anställningssyfte. Det finns många delar av landet där arbetsgivare kan använda arresteringsregister om 1) de vill göra det och 2) de är villiga att göra efterforskningar för att hitta dem.
Bara för att det inte finns någon federal lag om användning av arresteringsregister i anställningssituationer betyder inte att det inte finns några lagar, punkt slut. Många delstater har antagit lagstiftning som begränsar, reglerar eller helt och hållet förbjuder användningen av arresteringshistorik vid anställningsbeslut. Därav beror ditt företags rätt att ta hänsyn till arresteringsregister när du anställer en nyanställd på var du befinner dig.
För att hjälpa arbetsgivare att ta reda på var de står erbjuder vi en omfattande översikt över de 50 delstaterna och Washington, D.C. och delar in dem i fyra kategorier. Dessa kategorier är:
– Stater som helt och hållet förbjuder användningen av arresteringsregister
– Stater med regler som rör utplånade, förseglade eller avfärdade register
– Stater som tillåter eller förbjuder förfrågningar om arresteringar i vissa situationer, men inte generellt
– Stater som inte har några lagar som begränsar användningen av information om fällande domar eller arresteringar
Bemärk att dessa kategorier är avsiktligt breda. Varje delstats lagar skiljer sig något åt, vilket innebär att även två delstater som tillhör samma kategori kan ha olika bestämmelser om hur arresteringsregister kan användas vid anställningsbeslut.

Stater som helt förbjuder användningen av arresteringsregister

Flera delstater förbjuder användningen av arresteringsregister vid anställning. Lagarna i dessa stater förbjuder inte arbetsgivare att titta på arresteringsregister. I stället beordrar de antingen arbetsgivare att inte alls fråga efter arresteringsregister eller förbjuder företag att beakta arresteringar ”som inte resulterade i en fällande dom”.”
Stater som faller inom denna kategori inkluderar:
– Arizona
– Kalifornien
– Hawaii
– Maine
– Massachusetts
– Michigan
– Montana
– New York
– Pennsylvania
– Wisconsin
Det finns undantag i några av dessa stater. Kalifornien, New York och Wisconsin tillåter alla att arbetsgivare tar hänsyn till arresteringsregister om det fortfarande pågår åtal mot personen i fråga. I Wisconsin kan arbetsgivaren endast diskvalificera kandidaten på denna grund om anklagelserna är relevanta för det aktuella jobbet. För det mesta bör arbetsgivare i dessa stater undvika att använda arresteringsregister i alla anställnings- eller anställningsrelaterade situationer.

Stater med regler som rör borttagna, förseglade eller avskrivna register

Många stater har lagar som förbjuder arbetsgivare att fråga om eller fatta beslut baserade på register som har blivit borttagna, förseglade eller avskrivna. Dessa lagar omfattar inte specifikt arresteringsregister. De gäller snarare alla typer av brottshistoria – inklusive arresteringar, anklagelser eller fällande domar – som har blivit upphävda eller förseglade sedan de kom in i det offentliga registret.
Tekniskt sett bör dessa register inte längre vara tillgängliga för allmänheten, vilket innebär att de inte bör dyka upp vid bakgrundskontroller. Databaser uppdateras dock inte alltid så snabbt eller tillförlitligt som de borde. Det händer ibland att borttagna eller förseglade register dyker upp vid bakgrundskontroller eller till och med vid vanliga sökningar på webben. Arbetsgivare i följande stater kan inte använda dessa uppgifter (inklusive uppgifter om arresteringar i samband med upphävda brott) för att fatta ett anställningsrelaterat beslut:
– Colorado
– Connecticut
– Delaware
– Illinois
– Indiana
– Kansas
– Mississippi
– Nebraska*
– New Hampshire**
– Ohio
– Oklahoma
– Utah
– Virginia
I dessa stater, måste arbetsgivarna se till att de inte frågar, begär eller kräver att sökande eller anställda ska lämna ut uppgifter som har blivit borttagna, förseglade eller avskrivna. Dessutom bör arbetsgivare vara försiktiga med att följa Fair Credit Reporting Act (FCRA) till punkt och pricka.
Arbetsgivare som vill diskvalificera kandidater av skäl som har att göra med brotts- eller arresteringsregister måste meddela kandidaterna skriftligen och ge dem en möjlighet att svara. På så sätt kan en kandidat informera arbetsgivaren om den diskvalificerande anklagelsen, arresteringen eller domen är något som har raderats från hans eller hennes register.

Stater som tillåter eller förbjuder förfrågningar om arresteringar i vissa situationer, men inte generellt

En del stater har lagar som tillåter arbetsgivare att förhöra sig om arresteringsregister eller att ta hänsyn till dem som en faktor vid anställningsbeslut, men bara i vissa situationer. Denna kategori är den minsta av de fyra som diskuteras i det här vitboken.
Nedan förklarar vi den politik som dessa fem stater tillämpar när det gäller arbetsgivare och arresteringsregister.
Georgien: I Georgia har arbetsgivare begränsade möjligheter att fråga om arresteringsregister som tillhör förstagångsförbrytare. Arbetsgivare får inte ta hänsyn till arresteringsregister som inte lett till en fällande dom eller en fällande dom om personen i fråga är en förstagångsförbrytare. Arresteringar av en person som tidigare har arresterats eller dömts för ett brott är rättvist för arbetsgivare att ta hänsyn till. Invånare i Georgia har rätt att få sina första arresteringar borttagna enligt delstatens ”First Offender’s Law”.
Maryland: Arbetsgivare i Maryland får endast fråga kandidater om arresteringar eller fällande domar som ”har ett direkt samband med jobbet”. Med andra ord kan arbetsgivare inte ställa allmänna frågor till sina sökande som ”Har du någonsin blivit arresterad?” eller ”Har du någonsin dömts för ett brott?”. De måste specificera vilka brott de vill veta om. Om det finns ett gripande eller en fällande dom som är relevant för det aktuella jobbet kan arbetsgivarna fråga om det och ta hänsyn till det i sina beslutsprocesser. Undantaget är om dessa relevanta arresteringar eller fällande domar har blivit borttagna eller förseglade.
New Jersey: Arbetsgivare i New Jersey kan begära, hämta och beakta information om arresteringar med pågående åtal. De har dock inte rätt att fråga om uppgifter som har blivit upphävda eller om gripanden som inte lett till en brottsdom. Arbetsgivare kan inte anta att en kandidat med en pågående arrestering är skyldig.
Washington: I Washington får arbetsgivare ställa frågor om arresteringar, men de måste ställa frågor om anklagelsens status. Arbetsgivaren måste fråga om anklagelserna i samband med gripandet 1) fortfarande är pågående, 2) har avskrivits och 3) har lett till en fällande dom för ett brott som är relevant för det aktuella jobbet. Arbetsgivarna är skyldiga att fråga om gripandet skedde inom de senaste 10 åren; äldre gripanden kan inte beaktas.
Texas: I Texas har begränsningarna för arbetsgivare och arresteringsregister att göra med lönen för det jobb som ska tillsättas. Om jobbet ger 75 000 dollar eller mindre i årslön får arbetsgivaren endast beakta arresteringar eller fällande domar från de senaste sju åren. Om jobbet betalar mer än 75 000 dollar per år får arbetsgivaren beakta arresteringar eller fällande domar som är äldre än sju år.
Stater med en politik som förbjuder boxen kan också ha begränsningar för användningen av arresteringsregister. Vi har inte inkluderat förbudet mot boxning i det här dokumentet, eftersom de inte uttryckligen förbjuder användningen av information om fällande domar eller arresteringar. Dessa riktlinjer förbjuder snarare arbetsgivare att ställa frågor om brottshistoria (inklusive arresteringar) i jobbansökningar. De kan också kräva att arbetsgivare skjuter upp bakgrundskontroller till senare i anställningsprocessen. I sig förbjuder inte förbudspolicyer arbetsgivare att ta reda på eller beakta arresteringshistorik vid anställning.

Stater utan lagar som begränsar användningen av information om fällande domar eller arresteringar

Många delstater i landet har inga lagar som förbjuder eller begränsar arbetsgivares användning av information om arresteringar. Dessa stater är bland annat följande:
– Alabama
– Alaska
– Arkansas
– Idaho
– Iowa
– Kentucky
– Louisiana
– Missouri
– New Mexico
– North Carolina
– North Dakota
– Rhode Island
– South Carolina
– South Dakota
– Tennessee
– Vermont
– West Virginia
– Wyoming
– Washington, D.C.
I skrivande stund har dessa delstater inte några lagar utöver förbudslagstiftning som begränsar arbetsgivare från att ställa frågor om arresteringar eller ta hänsyn till information om arresteringar när de fattar anställningsbeslut.

Disclaimers

Vi står fast vid den information som ges ovan, men det finns ett fåtal viktiga upplysningar som vi måste ge. Du bör beakta dessa upplysningar innan du fattar några beslut eller planerar någon anställningspolicy baserad på de uppgifter som diskuteras i detta dokument.
Bara för att en stat för närvarande inte har en lag som förbjuder användningen av arresteringsregister vid anställningsbeslut betyder det inte att det kommer att förbli så. Lagstiftningen om bakgrundskontroller förändras ständigt, vilket bevisas av den snabba spridningen av lagstiftningen om förbud mot att använda boxen. Innan du fattar några beslut om ditt företags anställningsprocess bör du dubbelkolla lagarna i din delstat för att försäkra dig om att det inte finns några nya lagar som gäller.

Som tidigare nämnts har grupper för lika möjligheter till anställning som EEOC och människorättsorganisationer utfärdat vägledning om hur man använder (eller inte använder) arresteringsregister. Till exempel har Kansas Human Rights Commission utfärdat en vägledning som instruerar arbetsgivare om att det är ”olämpligt” att fråga om arresteringar som inte är ”väsentligt relaterade” till det aktuella jobbet. Kansas är en av de delstater som förbjuder förfrågningar om arresteringar som har blivit borttagna. Om man inte följer en sådan vägledning kan det leda till potentiella svårigheter med grupperna i fråga, inklusive rättsliga åtgärder som påstår att det finns en diskriminerande anställningspolicy.

Även om en delstat inte har någon lag om arresteringsregister och anställningsprövning kan en lokal jurisdiktion kanske göra det. Ett exempel är Hartford, Connecticut, där entreprenörer som arbetar för staden inte får diskvalificera kandidater på grund av arresteringar eller anklagelser om brott. Ett annat är Portland, Oregon, där arbetsgivare inte får ta hänsyn till arresteringar som inte lett till fällande domar om inte arresteringarna har pågående åtal. Referera alltid till lagar och förordningar i ditt område innan du fattar beslut om arresteringsregister och anställning.

Domen

I slutändan är det viktigt att komma ihåg att arresteringsregister inte betyder något utan motsvarande fällande domar. Oavsett lagarna i din stat eller jurisdiktion är det alltid säkrare att inte ta hänsyn till arresteringsregister vid anställningsrelaterade beslut.
På backgroundchecks.com inkluderar vi inte arresteringsregister i våra bakgrundskontrollrapporter. Istället erbjuder vi en rad mycket tillförlitliga tjänster som är utformade för att hjälpa dig att granska dina kandidater och anställda på ett ansvarsfullt
och effektivt sätt. Våra tjänster US OneSEARCH och US OneVERIFY använder mer än 670 miljoner uppgifter från alla 50 stater (plus Washington, D.C., Guam och Puerto Rico). Vi erbjuder också lokala, delstatliga och federala brottssökningar och en rad andra omfattande bakgrundskontrolltjänster.