Port Portable Document Format (PDF) är standardformatet för ”elektronisk” publicering av dokument online. PDF gör det möjligt för utgivaren att se till att ett dokument ser likadant ut online som i tryckt form. PDF-filer är unika genom sin ”plattformsoberoende” användbarhet, och om de är konstruerade och taggade på rätt sätt kommer de att se likadana ut på olika system utan att behöva installera specialiserade typsnitt eller förlita sig på underliggande operativsystemspaket. Korrekt taggning av dokumentets visuella och strukturella komponenter säkerställer också att dokumentet blir tillgängligt, vilket innebär att hjälpmedel (dvs. skärmläsare som JAWS etc.) ger samma information till synskadade läsare som till seende läsare.

Det primära kravet för ett tillgängligt, och därmed kompatibelt PDF-dokument, är att taggstrukturen helt och hållet representerar den visuella information som dokumentet i sig tillhandahåller. Processen för att fastställa detta kräver att rättaren granskar varje sida i dokumentet för att säkerställa att den överensstämmer med alla tillgänglighetskrav och ändrar taggstrukturen för sidan när så krävs för att säkerställa överensstämmelse.

Rättelsen utförs på global nivå (dokumentnivå) och genom granskning av varje sida i dokumentet. Arbetsflödet är okomplicerat, och efter avslutad åtgärd testar åtgärdaren dokumentets överensstämmelse med hjälp av automatiska kontroller, t.ex. Adobe Acrobat ”Full 508” check, PAC, Common Look etc., samt en manuell granskningsprocess, både visuellt och med hjälp av en skärmläsare. Det åtgärdade dokumentet och åtgärdsrapporterna levereras till kunden tillsammans med anteckningar om det utförda arbetet.

Accessibility/compliance requirements of specific clients are different, as there is no legally binding set of PDF accessibility requirements currently defined by the U.S. Access Board. Kunderna har ett visst handlingsutrymme när det gäller hur de väljer att utveckla PDF-dokument för att uppfylla kraven i avsnitt 508. HHS har till exempel en omfattande checklista för sina kontrakterade dokument, men om en punkt på HHS:s checklista inte uppfylls betyder det inte att dokumentet inte uppfyller kraven (dvs. förordningen är bred och går inte in på detaljer som URL-format). Å andra sidan är ett dokument som klarar alla HHS:s checklistor säkert förenligt.

PDF/UA utvecklades för att skapa mer specifika standarder för tillgänglighet. ”UA” står för Universal Accessibility (universell tillgänglighet). PDF/UA-beteckningen intygar att dokumenten uppfyller ISO-standard 14289, den nya internationella standarden för tillgängliga PDF-filer. Den 18 februari 2015 tillkännagav US Access Board sitt förslag till regel för USA:s federala policy för avsnitt 508, och identifierar PDF/UA som likvärdigt med WCAG 2.0 för ”lämpligt innehåll”.

Målet är tillgänglighet för alla. 30 miljoner amerikaner har någon form av funktionsnedsättning, så dokument som är tillgängliga är inte bara ”lagliga”, utan har ett större värde eftersom de ger universell tillgång. Korrekta åtgärder är nyckeln till tillgänglighet.