Vad ska du göra när dina bröllopsgäster inte svarar

Oavsett om du använder dig av digitala svarsbekräftelser eller det traditionella pappersalternativet, så är det ett genomgående tema i evenemangsplaneringen att påminna bröllopsgästerna om att svara när du väntar (i plågor!) på de sista få saknade svaren. Även om ingen vill bli trakasserad om ett evenemang som troligen ligger långt bort i framtiden i någons arbets- och sociala kalender, vet vi också att inget är mer irriterande än att bli tjatad av cateringfirman, bankettsalen, DJ:n etc. om hur många gäster man kan förvänta sig – särskilt när man hellre bara skulle vilja vara glad för tillfället. Det är alltid bra om du har en uppfattning om vad du kan förvänta dig när det gäller den genomsnittliga tidslinjen för svarsbekräftelse vid bröllop, så att du vet hur mycket tid du ska ge dina gäster för att svara.

Så vad är rätt och fel sätt att påminna dina frånvarande bröllopsgäster om att svara (oavsett om de är gamla släktingar som inte är vana vid den nymodiga trenden med svarsbekräftelse på nätet, din farbror Vern som fortfarande sitter fast i 60-talet eller din frilansande collegekompis som alltid har haft problem med att hålla sig till tid och rum)? Även om vi uppmanar dig att hålla dig tillbaka när du först påminner gästerna om att du gärna vill veta om du planerar att träffa dem, finns det några artiga och beprövade metoder som du kan använda dig av när du försöker få in dessa utestående svarsbekräftelser. Här är några enkla steg för att påminna bröllopsgäster om att RSVP som kommer att ge dig de saknade svaren du behöver samtidigt som du fortfarande kan njuta av sällskapet av nämnda frånvarande vänner och familj på din bröllopsdag:

Steg 1: Gå på offensiven

För att dina inbjudningar ens går ut, se till att använda din inbjudan och RSVP-formulering till din fördel. Återhållsamhet är dagens operativa ord när du försöker få den information du behöver samtidigt som du undviker att såra någons känslor. En artig men tydlig påminnelse på själva RSVP-formuläret är alltid ett bra sätt att hjälpa dina gäster att komma igång förr än senare – ”Vänligen svara senast XX datum så att Hubby och jag kan glädja oss åt att se dig på vårt bröllop!”. Du säger egentligen ”Du har ingen aning om hur mycket saker vi måste organisera fram till dess – och det är vårt bröllop!”, men istället är du snäll. Ser du? Alla blir lyckligare på det här sättet. Om du har valt att använda en onlineplattform för evenemangshantering (som RSVPify) för att hantera ditt evenemang har du kanske möjlighet att enkelt skicka påminnelser via e-post till gäster som inte har svarat.

Steg 2: Den ”mjuka uppmaningen”

Närmar det sig den sista tiden för att svara? Har du passerat tidsfristen något? Alla är mänskliga, och det är troligt att dina framstående gäster bara behöver en liten knuff för att påminna dem om att skicka in sitt RSVP. Beroende på vem gästen är kan du börja med en snabb påminnelse via sms, e-post eller sociala medier. Många verktyg för hantering av gästlistor på nätet har faktiskt möjlighet att skicka automatiska e-postmeddelanden för att påminna gästerna om att tacka ja, även om du ursprungligen skickade traditionella pappersinbjudningar. Om det är en vän eller släkting till brudens eller brudgummens föräldrar kan du låta dina föräldraenheter göra det ”smutsiga arbetet” med ett snabbt meddelande eller telefonsamtal. Vän till bruden eller brudgummen? Du behöver inte verka påträngande. Ett enkelt ”Hej Veronica, jag ville bara försäkra mig om att du har fått vår inbjudan (vi har lärt oss att ett par av dem inte kom med den…) och ville se om du har möjlighet att komma till vår speciella dag!?”. Visst, alla era inbjudningar kanske kom fram. Men en liten vit lögn kan hjälpa till att ta och ta udden av.

Steg 3: Den sista utskicket

Den stora dagen är ett par veckor bort. Det är dags att slutföra dina siffror, se till att alla dina ankor är i en rad och ge cateringfirman den viktiga huvudräkningen. Vid det här laget måste du öka din insats lite. Lita inte bara på sociala medier eller e-post – ge dina saknade gäster en omgång uppföljningssamtal om det har gått ett tag – Visst, du har bestämt dig för att använda online-ansvarsbekräftelser eftersom du inte vill förlita dig på de gamla metoderna för att organisera ett bröllop. Men mellan allmän glömska och den möjliga inlärningskurvan för nya digitala RSVP-tjänster och andra bröllopsappar på nätet är det förmodligen en bra idé att höra av sig via telefon till de gäster som du fortfarande väntar på ett svar från. Gör det som ett enkelt hej-samtal med en artig påminnelse: ”Förresten, Hubby och jag skulle bli så glada att se dig på bröllopet – tror du att du kan komma?”. Visst, vad du egentligen säger är ”Är det ett %*&#% ja eller nej?!”, men du kan fortfarande vara artig.

Du kanske aldrig hör av dig; håll dig lugn, fortsätt

När det kommer till kritan finns det ingen anledning att göra dig själv mer stressad innan den speciella dagen – trots dina ansträngningar att påminna bröllopsgästerna om att svara på återbudet kanske du aldrig hör av dig från vissa gäster. Ofta får du senare reda på att de gick igenom en tuff tid eller bara hade plockat upp och flyttat till Bali på grund av ett infall. Hur som helst är det inte värt att oroa sig en sekund till för.

Även om du aldrig hör av dig finns det fortfarande en chans att en gäst eller part bestämmer sig för att komma förbi oannonserat. Planera för ett par oväntade gäster som av någon anledning inte kom med på din RSVP-lista. Du har säkert rätt att vilja låta någon veta att det är en hänsynslös gest att bara ”dyka upp” – men varför inte spara det till en middagsbjudning och ett skratt senare, i stället för under mottagningen?

Håll dig till att njuta av din stora dag

Du ska gifta dig! Om du inte gör något annat, kom ihåg att njuta av din stora dag. De små sakerna som kanske en gång i tiden kändes som en stor sak kommer snabbt att glömmas bort. Du kanske märker att något är fel, men dina gäster kommer aldrig att märka någon skillnad och kommer att njuta av att fira med dig på samma sätt.