Det är ingen hemlighet hur produktiv du kan bli när du väl behärskar konsten att organisera din planering. Ärligt talat är en planerare det ultimata verktyget för tidsplanering, motivation och för att organisera din kalender. Det finns otaliga fördelar med att använda en planerare och när du skapar ditt eget personliga planeringssystem kommer du att börja se resultat direkt.

En personlig planerare är ett sätt att samla allt i ditt liv på en given plats. Den är hem för dina många kalendrar, uppgiftslistor, projektidéer, budget, träningsplaner, mål, presentidéer, inköpslistor och så mycket mer. Idag ska jag ge dig mina bästa tips för organisering av planerare. Jag använder kontinuerligt dessa tips i hela mitt planeringssystem och ser några stora förbättringar i min tidshantering och arbetstakt varje månad. Men nyckeln till min framgång är att byta ut hur jag använder mitt system då och då. Så jag utmanar dig att välja dina favorittips och sedan återvända till det här inlägget senare för att hitta nya när din planering blir tråkig eller överflödig.

Det här inlägget kan innehålla affiliatelänkar. Läs min policy för offentliggörande för mer information.

Fördelar med att använda en planerare

Det finns otaliga fördelar med att använda en planerare. Alla är viktiga för att lyckas i livet!

1. Ökad organisation: Självklart kommer användningen av en planerare att öka din livsorganisation. Du har möjlighet att hålla allt (inklusive dina möten, deadlines, uppgifter med mera) på en central plats som är lättillgänglig.
2. Ökad produktivitet: Planera dina uppgiftslistor och upptagna dagar enkelt med hjälp av en planerare.
3. Minskad stress: Planering är ett utmärkt sätt att minska stress och ångest. När du skriver ner allt börjar ditt sinne oroa sig mindre och fokusera på de saker som är viktigast i livet.
4. Få perspektiv: Att ha en planerare gör det lätt att förstå vad allt du har på ditt bord, och om eller när det är dags att minska dina ansvarsområden och säga nej.
5. Ökad motivation: Det är lätt att skapa och planera dina nuvarande och framtida mål i din planerare. Kombinera dessa med några fantastiska belöningar, följ dina framsteg och få ökad motivation!
6. Mindre skärmtid: Om du har en pappersplanerare kommer du att minska tiden framför en skärm, vilket hjälper dig att hålla dig fokuserad på din uppgiftslista och minskar distraktioner som ständigt dyker upp på din telefon.
7. Lägg till lite skoj i ditt liv: Du kan använda en pappersplanerare för att hålla dig fokuserad på din uppgiftslista och minska de distraktioner som ständigt dyker upp på din telefon: Att ha en planerare kan få de svåra, stressiga eller vardagliga uppgifterna att verka lite roligare.
8. Få mer arbete gjort på kortare tid: Om du använder en planerare för att prioritera dina listor blir det lätt att identifiera vad som är viktigare och när du kan arbeta med varje uppgift!
9. Missa aldrig mer en deadline: Om du har hela din kalender på ett ställe kan du enkelt hålla koll på alla tidsfrister!
10. Minns de goda tiderna: Att ha en kalender är också ett bra sätt att bevara minnen. I framtiden kan du titta tillbaka på dina tidigare planeringsblad och minnas alla lyckliga minnen!
    Relaterat: 24 fantastiska stresshanteringstekniker att prova nu!

Topptips och idéer för organisering av planerare

Så hur använder man en planerare… undrar du kanske? Här är mina bästa tips för att organisera en planerare som jag personligen använder idag för att behålla mitt förstånd och öka min produktivitet med hjälp av min personliga planerare.

Skema deadlines, händelser, & möten

Se till att alltid skriva ner och schemalägga alla dina deadlines, händelser och möten. Använd månads- och veckokalendern för att lägga till datum och påminnelser (t.ex. när du ska börja arbeta med ett projekt eller plugga inför ett prov).

Relaterat: Organisera ditt liv med den enda studentplaneraren du behöver i skolan

Skapa uppgiftslistor

Skapa ett särskilt utrymme i din planerare för dina uppgifter. När du sedan får en ny uppgift, se till att skriva ner den i det här avsnittet! Det är nyckeln här! När du gör detta ser du till att alla dina uppgifter finns på en plats som är lätt att hitta och inte utspridda i ditt liv.

Prioritera dina uppgiftslistor

Låt oss ta dina uppgiftslistor ett steg längre genom att prioritera dem. Detta kan helt enkelt bara vara små siffror eller symboler som du skriver bredvid själva uppgiften eller markerar de uppgifter som måste slutföras först. Ett av de bästa sätten att göra detta är att kategorisera varje uppgift i fyra kategorier: viktig och brådskande (gör det nu/mycket snart), inte viktig men brådskande (delegera den eller gör det i andra hand), viktig och inte brådskande (gör det i tredje hand), inte viktig och inte brådskande (radera eller gör det i fjärde hand).

Relaterat: Upptäck 17 överraskande sätt att undvika collegeutbrändhet

Kategorisera dina uppgifter

Att kategorisera din uppgiftslista är ett bra sätt att bättre förstå vad du verkligen behöver åstadkomma. Personligen fungerar jag bäst genom att kategorisera mina uppgifter efter område i mitt liv. Mina nuvarande kategorier är: familj/äventyr, hus/hem, personlig utveckling, hälsa, arbete/affär, skola (och varje klass är separerad) och karriär/finans. Jag har en individuell uppgiftslista på separata sidor för var och en av dessa kategorier och i prioritetsordning. På så sätt kan jag enkelt bläddra i mina uppgiftssidor för att veta vad som behöver göras härnäst.

Söker du en ny planerare? Kolla in min planerare för elever som kan skrivas ut idag!

Lägg till tidstilldelning till varje (större) uppgift

Att titta på en jättelik lista med uppgifter som ska göras kan vara otroligt skrämmande. Ett sätt att övervinna detta är att lägga till tidsuppgifter till varje uppgift. Jag gör detta genom att lägga till en färgad prick före varje uppgift, där varje färg representerar hur mycket tid jag tror att varje uppgift kan ta. Först trodde jag att detta var överdrivet, men det har faktiskt visat sig vara ganska användbart när jag är riktigt upptagen (t.ex. under examensveckan). Om jag vet att jag bara har en timme på mig att få något gjort kan jag på så sätt snabbt gå igenom min uppgiftslista och välja en uppgift som tar en timme eller få en massa mindre uppgifter gjorda. Det ger dig också perspektiv på hur mycket du verkligen behöver få gjort och hur lång tid du behöver för att slutföra dina uppgifter.

Färguppgifter (med hjälp av överstrykningspennor):

• Rosa: 2 eller fler timmar
• Orange: 1-2 timmar
• Gult: 40-60 minuter
• Grönt: 20-40 minuter
• Blå: 10-20 minuter
• Lila: Mindre än 10 minuter

Säkerställ att varje uppgift börjar med ett VERB

Säkerställ att varje uppgift är möjlig att genomföra. Detta är lite av ett fykologiskt trick som du kan använda på dig själv för att göra det lättare att få dina uppgifter utförda. Låt oss titta på ett exempel. Istället för att säga ”Uppsats i molekylärbiologi” skriver du ”Skriv uppsats i molekylärbiologi”. Ser du skillnaden?

Att se till att din uppgiftslista börjar med ett VERB är ett av 17 bra sätt att säkerställa maximal produktivitet med din planerare!Click To Tweet

Gör dina uppgifter specifika och små(er)

Förutom att lägga till ett verb i början av dina uppgifter ska du se till att de är specifika och små nog för att du enkelt ska kunna få ner uppgiften i ett svep. Låt oss till exempel använda exemplet från ovan. Gå lite längre än att bara säga ”Skriv en molekylärbiologisk uppsats” och lägg till ”Undersök ämnet för den molekylärbiologiska uppsatsen”, ”Skriv en litteraturlista”, ”Skapa en översikt över den molekylärbiologiska uppsatsen”, ”Skriv ett grovt utkast till molekylärbiologisk uppsats”, ”Redigera och revidera det grova utkastet till molekylärbiologisk uppsats till den slutgiltiga versionen” och ”Lämna in utkastet till molekylärbiologisk uppsats via e-post”.”

Jag vet att det kan verka skrämmande och tråkigt att skriva ut dessa uppgifter, men de skapar handlingsbara objekt som är mycket mer realistiska att genomföra än att bara sätta sig ner och skriva en hel uppsats på en gång!

Färgkoda dina uppgifter, tidsfrister, händelser med mera

Färgkodning är ett av de bästa sätten att organisera dina uppgifter, tidsfrister och händelser. Du kan använda en annan färg per klass, per kategori (som i steg 4) eller per familjemedlem. När du väl har valt dina färger, se till att skapa en färgnyckel och håll dig till dessa färger i hela ditt planeringssystem!

Tip: Om färgerna tar slut eller om du försöker skapa underkategorier kan du använda en penna som huvudfärg och använda överstrykningspennor som underkategorier! Till exempel är min skolkategorifärg blå, medan var och en av mina klasser har sin egen specifika färg. Så i min planerare, om jag har en deadline för, låt oss säga differentialekvationer (lila), skulle jag skriva ”takehome test due” i blått och markera det i lila.

Carve out Time to Plan

Varje dag, lägg till ”planera imorgon” till din uppgiftslista. Under den här tiden ska du se till att lägga till alla uppgifter som har dykt upp under dagen i dina uppgiftslistor och se över vad som behöver göras i morgon.

Att skapa en liten lista över allt du ska göra i din planerare varje dag är ett enkelt sätt att göra din dagliga planering snabb och smärtfri. Ett exempel på en lista för den dagliga planeringen kan vara: kryssa av alla avslutade uppgifter, flytta alla oavslutade uppgifter till en annan dag, kontrollera morgondagens schema, skapa en realistisk uppgiftslista och ett realistiskt schema för morgondagen och kolla in alla aktuella spårare (träning, måltidsdagbok, kontrollregister, minneskalender etc.).

En gång i veckan gör du sedan en veckoöversikt. Jag rekommenderar starkt att du följer David Allens GTD Weekly Review Process (från hans bok Getting Things Done, en fantastisk produktivitetsbok!). Under din veckogranskning ska du alltid se till att:

1. Get Clear: Samla ihop alla dina lösa papper och skriv ner alla uppgifter eller viktiga saker som du kommer på.
2. Get Current: Samla ihop alla lösa papper och skriv ner alla uppgifter eller viktiga saker som du kommer på: Gå igenom din uppgiftslista, kommande kalender och stora projekt.
4. Skapa kreativitet:
5. Planera din vecka:

Kolla in David Allens checklista för veckovis granskning i PDF-format från hans webbplats för mer information om processen för veckovis granskning, och se till att ta med dig hans bok om du inte redan har läst den, den är fullspäckad med ännu fler produktivitetstips!

Relaterat:

Använd arbetsblad och gratisprogram

Att använda produktivitetsutskrifter är ett bra sätt att enkelt organisera dina projekt och uppgifter. Här är några av mina aktuella blogginlägg med bra freebies inkluderade:

• Hur man studerar för en tentamen (gratis studieplanerare)
• Mästra projektplaneringsprocessen i 10 enkla steg (gratis projektplanerare)
• Hur man förbereder sig för en lyckad termin (gratis checklista och packlista för terminen)
• De 12 bästa stipendietipsen som jag använde för att finansiera min collegeutbildning (Gratis kalkylblad för stipendier)

Fullborda projektplaneringsprocessen för stora uppgifter

När det gäller gigantiska uppgifter som du omöjligen kan göra i ett svep, kan du överväga att göra det till ett ”projekt” och slutföra hela projektplaneringsprocessen. Jag gör en djupdykning i den här processen i det här inlägget. I grund och botten måste du, för att kunna slutföra större uppgifter, bryta ner dem i mindre, mer hanterbara storlekar. Du måste också utvärdera ditt mål för projektet och skapa en tidsfrist för att hålla dig motiverad. Jag inkluderar en gratis projektplanerare och en gratis checklista som kan skrivas ut i blogginlägget, så se till att kolla in det!

Relaterat: Skriv ner ALLTING

Har du någonsin gått till sängs efter en lång dag, men ditt huvud surrar fortfarande över vad du inte blev klar med? Eller kanske glömmer du hela tiden att få viktiga uppgifter gjorda? Det finns en enkel lösning på detta. SKRIV NER DET! Skriv ner allt och alla saker. Minns du när vi pratade om att hålla organiserade uppgiftslistor (steg 2-4)? Ja, skriv bara ner dem där!

Men vad händer om du inte har din planerare med dig? Lägg till en lista i telefonens anteckningssektion över uppgifter som du kommer att tänka på under dagen och flytta dem bara till din uppgiftslista när du får tillfälle. På så sätt läggs bara en extra plats till där dina uppgifter ska finnas. Dessutom är jag säker på att du alltid har din telefon på dig så du har verkligen ingen ursäkt för att inte skriva ner det!

Tip: Du kan uppenbarligen inte vara på din telefon under lektionen, så se till att ta med dig din planerare för att skriva ner alla specifika anteckningar eller uppgifter som dyker upp! Om detta blir obekvämt, ta med en liten anteckningsbok för att skriva ner dem alla i och överföra omedelbart efter lektionen.

Håll allt i en planerare

Förutom att skriva ner allt, se till att allt du spårar eller planerar finns i en planerare. Var kreativ! Det finns hundratals saker du kan ha i din planerare som kan göra ditt liv så mycket enklare!

Saker att ha i din planerare:

• Kalendrar
  • Årskalender
  • Månadskalender
  • Veckakalender
  • Dagskalender
  • Dagskalendersidor
• To-Gör-listor
  • Husets gör-det-lista
  • Arbetets gör-det-lista
  • Skolans gör-det-lista
  • Familjens gör-det-lista
  • Dagligen/veckovis/månadsvis/årligen-göra-listor (se planeringstips 16)
• Projekt (stora uppgifter som är uppdelade och har en specifik tidsfrist)
• Rutinlistor
• Habit tracker (kryssa för hur många dagar i månaden du utför dina rutiner). eller specifika vanor)
• Allmänna anteckningar
• Planeringsuppgiftslistor
  • Daglig granskningslista
  • Veckavis granskningslista
  • Månadsgranskningslista
• Målsättning
  • Årsmål
  • Månadsmål
  • Visionstavla
  • Belöningslistor
• Finansiell planering
  • Årlig eller månatlig budgetöversikt
  • Spårning av utgifter (kontrollregister)
  • Låneräkningsplan/skulder spårare
  • Sparplan och spårare
  • Räkningsschema
• Listor
  • Önskelista
  • Väskelista
  • Lista med presentidéer
  • Lista med inköps- och/eller matlistor
  • Bok, film, podcast, eller TV-lista
  • Detaljerad städlista
  • Packningslistor
  • Spårning av barns och/eller husdjurs hälsa
  • Förarinformation
  • Gratitude
  • Dagbok
  • Affirmationer
  • Frivilliga citat
• Hälsa och fitness
  • Träningsplan
  • Matidéer
  • Matdagbok
  • Kaloriräkning
  • Medicinsk uppföljare (notera vilka dagar du hade specifika symptom)
  • Viktminskningsspårare
• Arbets-/Karriärplanering
  • Projekt
  • Task lists
  • Fakturering av fakturerbara timmar
  • Kontorskalender
  • Följare för semester och sjukdagar
• Skolplanering
  • Kursinformation
  • Följare för betyg
  • Följare för inlämningsuppgifter/lista över tidsfrister
  • Projektplanerare för klassen
  • Planerare för uppsatser
  • Proveteknikschema
  • Läroboksavsnittsgenomgång
  • Avslutningsplan
  • Stipendieansökan
  • Skuldsökning

Skapa en topp 3 för dagen

Har du svårt att fokusera på alla dina uppgifter? Förenkla din dag genom att bara skapa en topp 3 för hela dagen. Detta hjälper dig att fokusera på det som verkligen är viktigt!

Tip: Om tre uppgifter inte räcker för dagen kan du alltid skapa ytterligare en lista med saker som ska göras EFTER att du har slutfört din topp 3 eller under dina korta pauser.

Håll dig till 2-minutersregeln

Här är ett annat tips för att få saker gjorda: om du kan slutföra en uppgift på mindre än två minuter, gör det NU. Du hade kunnat slutföra den uppgiften på samma tid som det hade tagit dig att skriva ner den och tänka på den senare.

Skapa en vecko-, månads- och årslista över uppgifter

Har du lagt märke till att du varje dag, vecka, månad eller år utför samma uppgifter, men att vissa bara verkar glida mellan stolarna? För att undvika detta kan du skapa en daglig (t.ex. morgon- eller kvällsrutiner), veckovis, månadsvis och årlig uppgiftslista och sedan se till att gå igenom dem under din veckovisa granskning.

För att få igång dina listor är här några uppgifter som jag för närvarande har på mina återkommande listor:

Veckavisa uppgifter:

• Matkasse
• Matplanering
• Matlagning
• Rensa lägenheten
• Rulla och vika tvätt
• Planera nästa vecka (veckobrev)
• Kontrollera mål

Månadsvisa uppgifter:

• Betala hyra och andra räkningar
• Se över mina mål för nästa månad
• Skapa en träningsplan för nästa månad
• Skapa en tidtabell för att skicka födelsedagskort
• Fyller alla viktiga papper
• Granska vår budget/Balansera ”checkboken” för månaden
• Backupera den bärbara datorn
• Körning av anti-virusprogramvara
• Sätta ut A/C-filter i lägenheten

Årliga uppgifter:

• Fullborda checklistan före terminen (2 gånger)
• Besök hos läkaren (årlig fysisk undersökning)
• Besök hos tandläkaren (2 gånger, halvårsvis rengöring)
• Byte av bilolja (3-4 gånger, var 3-5000 mil)
• Växla däck (2 gånger)
• Skapa årsmål
• Förnya bilens tabeller
• Få en influensavaccinering
• Rensa ut gamla datafiler (3 gånger)

Relaterat: Checklista före terminen – 23 saker du måste göra före varje termin

Utbilda dig själv: Ett bra sätt att öka din produktivitet är att regelbundet ändra dina system och lära dig nya tidsbesparande tips. Jag har kommit fram till att det bästa sättet att göra detta är att läsa! Jag utmanar mig själv en gång i månaden att läsa en bok med anknytning till produktivitet och har sett fantastiska resultat. Här är mina bästa böcker om produktivitet:

1. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity av David Allen: Om du läser någon bok, läs den här. Allen packar denna bästsäljare med otaliga produktivitetstips samt ett helt produktivitetssystem som du kan implementera redan idag. Den är verkligen ett måste för alla!
2. The 7 Habits of Highly Effective People av Stephen R. Covey: Detta är en annan fantastisk bok som måste läsas. Faktum är att den här boken tillsammans med Allens Getting Things Done ofta syns på populära listor över karriärböcker, och det på goda grunder! Covey tar upp livsförändrande vanor som du kan införliva i din vardag och som gång på gång har visat sig öka produktiviteten och förbättra ditt allmänna välbefinnande.
3. The Miracle Morning av Hal Elrod: Den här boken har ökat i popularitet under det senaste året eller så. Den är en detaljerad redogörelse för hur din morgonrutin verkligen kan förändra hur du lever ditt liv, och vilka exakta saker du kan göra för att börja dagen starkt.
4. The Power of Habit: Why We Do What We Do In Life and Business av Charles Duhigg: Denna bästsäljare är en annan bra läsning! Den behandlar vetenskapen om vanebildning, hur man skapar nya vanor, hur man tar bort ohälsosamma vanor och vilka vanor man bör överväga att lägga till. Han hävdar att den verkliga nyckeln till produktivitet och en hälsosam livsstil är att förstå hur vanor fungerar.
5. Smartare, snabbare, bättre: The Transformative Power of Real Productivity av Charles Duhigg: En annan bästsäljare och bra bok av Duhigg. Den tar upp åtta viktiga produktivitetsbegrepp, inklusive målsättning och beslutsfattande, som skiljer produktiva individer och företag från mängden. Alla hans argument, liksom The Power of Habit, stöds av vetenskapligt underbyggda bevis. Otroligt upplysande!
6. Thinking, Fast and Slow av Daniel Kahneman: Den här boken, skriven av en världsberömd psykolog, går igenom de två huvudsakliga sätten som människor tänker på: snabbt och långsamt. Våra snabbare instinkter är mer känslomässiga och intuitiva medan våra långsammare tankar är mer logiska. En bättre förståelse för hur vi tänker gör det lättare att förstå processer, t.ex. beslutsfattande, som är viktiga för produktiviteten.
7. Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time av Brian Tracy: Att äta grodan är en metafor för att ta hand om dina mest utmanande uppgifter först. Denna princip ligger till grund för den här fantastiska boken, som utforskar många sätt på vilka du kan lära dig att inte få allting gjort på en gång, utan i stället få de viktigaste sakerna gjorda först. Att lära sig att prioritera är ett av de bästa sätten att bemästra produktivitet och den här boken är ett utmärkt sätt att utforska detta koncept.

Relaterat: 21 livsförändrande böcker för 20-talister (som lär dig allt som skolan inte gjorde!)

Fortsatt läsning

Söker du mer bra innehåll som rör produktivitet och planering? Kolla in dessa fantastiska blogginlägg:

• Den ultimata guiden till daglig planering
• 15 viktiga planeringsmaterial som du behöver för att lyckas
• Hur du planerar din vecka för att lyckas – en steg för steg-Steg för steg
• Allt du behöver veta om målplanering
• Den bästa studentplaneraren du någonsin kommer att hitta
• 10 produktivitetstips för studenter som du måste prova
• 13 tips för tidsplanering som faktiskt fungerar
• En komplett guide för planering – allt du behöver veta

Okej, det är mina 17 bästa tips för att organisera en planerare! Jag hoppas att du har funnit åtminstone några av dem användbara och att du kommer att använda dem snart! Kom ihåg att när ditt system för planeringsorganisation börjar kännas överflödigt, byt upp saker och ting! Återgå till det här inlägget eller börja läsa en ny produktivitetsbok för att inspirera dig till bättre, mer motiverande system. Lycka till med planeringen!