Mål

Syftet med den här handledningen är att hjälpa dig att förstå hur du kan använda modulen ”ShiftPlanering” för att skapa eller hantera scheman för dina anställda.

Översikt

Access från din: Dator
Tillämpas på: Du kan komma åt ShiftPlanning in Humanity-webappen när som helst genom att klicka på fliken ”ShiftPlanning” högst upp på sidan.

Saker att veta innan du börjar:

1. Ledare/Administratörer har full tillgång till applikationen för att skapa och hantera sina personalscheman.
2. Föreståndare kan hantera alla platser/positioner/personal+löner.
3. Scheduler hanterar specifika platser/positioner/personal som har beviljats din personal under fliken Schemaläggningsbehörigheter.
4. Anställda kan beviljas schemaläggningsbehörighet för specifika positioner.

Scenariot som beskrivs i den här handledningen består av följande byggstenar:

1. Vyer för schemaläggning
2. Grundläggande vyer
3. Vyer för tidslinje
4. Filterpanel
5. Fördjupade filter
6. Fördjupade filter
7. Skapande av skift

.

8. Redigera skift
9. Ny erfarenhet av att skapa skift
10. Publicera schema
11. Publicera och återpublicera scheman
12. Schemakonflikter
13. Spara en hänvisning till en period
14. Handlingar i schemat
15. Sökning i schemat
16. Anteckningar i schemat
17. Blockerar ledighetsansökningar för specifika Datum
18. Inställningar för skiftplanering
19. Hot Keys

Vyer för schemaläggning

Fliken för skiftplanering kommer som standard att öppnas i vyn ”vecka”, Men från den övre högra sidan av schemat kan du alltid ändra vyerna. Låt oss se över detta i detalj.
Schedule Views hjälper dig att bättre visualisera schemat per datumintervall och vy. Under fliken ”ShiftPlanning” i det övre högra hörnet kan schemavyer ändras baserat på vyns typ och datumintervall. Du kan navigera i schemat till olika datum i en vald vy genom att klicka på pilarna som finns högst upp i mitten av sidan.

Det finns fyra typer av ”Grundläggande vy”:

1. Anställd vy
2. Positionsvy
3. Visuell vy
4. Listvy

Dessa kan vidare ses i ”Tidslinjevy” beroende på ”Grundläggande vy”:

1. Dag
2. Vecka
3. 2 veckor
4. 4 veckor
5. Månad

Grundläggande vyer

Anställningsvyn

I anställningsvyn listas namnen på personalen till vänster med deras motsvarande skift i kalendern.

Position View

Position view listar personalens positioner till vänster med motsvarande skift i kalendern.

Om ledningen har aktiverat positionsvyn för dig som anställd måste du klicka på ”Schedule Overview” (schemaöversikt) i appens vänstermeny för att visa positionsvyn för dig själv.
Notera: ”Employee and Position view” kan dessutom anpassas för att visas i dag-, vecko-, 2-veckors- och 4-veckorsläge.

Visual View

Visual view förbättrar det sätt på vilket du kan se alla dina skiftdetaljer i ett ögonblick.

Listvyn

Listvyn representerar ditt personalschema i en lista uppifrån och ner med skiftposition och tid.

Anmärkningar: Vyn ”Visuell och Lista” kan dessutom anpassas så att den kan ses i dag, vecka och månad.

Vyer för tidslinje

Du kan visa schemat per dag, vecka, 2 veckor, 4 veckor och månad med hjälp av knapparna längst upp till vänster i schemaläggaren.

Dagsläge

Dagsläget är användbart när du vill visualisera täckningen för en enskild dag bättre. Klicka på fliken ”Dag” uppe till höger eller tryck på genvägstangenten ”D” för att visa schemat i dagläge.

Vecka-läge

Visningen i veckoläge är standardvisningen. Veckans startdag är som standard inställd på måndag. Du kan dock anpassa den enligt dina företagskrav under ’ ShiftPlanning Settings’ (inställningar för skiftplanering). Veckoläget kan utökas till 2 eller 4 veckor.

Månadsläge

Månadsvyn visar månadens veckor tillsammans med ”Skifttider”, ”Personalens namn” och ”Skiftposition” som anges med färg. Du kan se mer information om skiftet genom att klicka på skiftet.

Filterpanel

På vänster sida av fliken ShiftPlanning kan du se filterpanelen med ”Minikalender”, ”Filter” och fliken ”Avancerat”. Om du inte kan se panelen klickar du på alternativet ”arrow” bredvid rutan ”Schedule Search”. Panelen kan enkelt döljas genom att klicka på samma pil igen.

När du klickar på fliken ”Filter” kan du se följande alternativ:

1. Minikalender
2. Mitt schema
3. Schemaöversikt
4. Ledighetsschema
5. Personalen är tillgänglig
6. Primärt endast platser på primärt läge
7. Olika platser och platser
8. Hantera platser

Minikalender

Från den vänstra sidofältet, kan du klicka på vilket datum som helst i minikalendern för att snabbt navigera till en vecka eller en viss dag.

Mitt schema

”Mitt schema” är standardvyn när anställda går till fliken ShiftPlanning för att endast visa sina skift. Se till att du navigerar till lämpliga datum för att visa dina kommande/förflutna skift.

Anställda kan klicka på sina skift för att visa mer information om skiftet tillsammans med ytterligare alternativ för att byta skift, släppa skiftet, lämna skiftet, skicka in arbetsenhet, ställa in tillgängligheten, visa anteckningar, visa jourinformation och skiftbekräftelse.

Managers har också tillgång till den här vyn från den vänstra filterpanelen på fliken ShiftPlanning, som endast visar deras skift i läsläge.

Schedule Overview

Om du väljer ”Schedule Overview” (schemaöversikt) från den vänstra sidofältet visas hela företagets schema enligt den valda vyn för ”basic” och ”timeline”. Du kan också välja Primary location’s position och Additional Locations för att filtrera schemat efter en enskild eller flera platser och positioner.

Under ”Schedule Overview” kan du också lägga till anställda genom att klicka på ikonen ”Add Employees”, när du klickar på den öppnas ett popup-fönster där du kan lägga till för- och efternamn och positioner.

Notera: Du kanske bara kan se positionerna på den primära platsen, det är ett standardbeteende för programmet.

Ledighetsschema

Om du väljer ”Ledighetsschema” i den vänstra sidofältet kan du se vilka personer i ditt företag som är på semester. Chefer kan klicka på en ”Godkänd” semester och ”Ogodkänd” kommande ledighet eller ta bort tidigare ledighet.

Tillgänglighet hos personalen

Med den här tillgänglighetsfunktionen kan cheferna se tillgängligheten i ShiftPlanning-kalendern samtidigt som de skapar skift i ”Employee View”, endast om de anställda har angett sin tillgänglighet. Den här funktionen aktiveras automatiskt om du skapar skift i dag- eller veckovy.
Du kan också välja en specifik anställd för att ytterligare filtrera ut och visa tillgänglighetsinformation.

Hantera positioner

Om du klickar på ”Hantera positioner” kommer du att omdirigeras till ”Personalmodulen” för att skapa och hantera personalsituationer om det behövs.

Avancerade filter

När du väljer fliken ”Avancerat” kan du filtrera vyn ytterligare efter ”Skifttyp”, ”Fjärrplatser”, ”Kompetens” eller ”Anställda”.

Skapa skift

Det har aldrig varit enklare att skapa skift. Klicka helt enkelt på kalendercellen som motsvarar den anställde/positionen, lägg till datum och skifttid.

Redigera skift

Klicka på ett skift, så öppnas fönstret ”Skiftredigering” där du kan göra några av de mest robusta sakerna.

Funktioner i popup-fönstret ”Shift Edit”:

1. Ändra skiftpositioner genom att klicka ovanpå positionsnamnet
2. Lägg till skifttitel uppifrån
3. Redigera start- och slutdatum och -tid
4. Sätt ett skift till att upprepas genom att klicka på alternativet Repeat.
5. Sätt skiftet till Öppet genom att klicka på alternativet ”Sätt upp öppna platser”
6. Vidrag av fjärrplatser till skift
7. Lägg till ytterligare anteckningar för skiftet
8. Lägg till uppgifter
9. Filtrera efter färdigheter
10. Vidrag av personal till skift
11. Vidrag av skiftet
12. Vidragskvittensbekräftelse
13. In-line Shift Approval
14. Ansätt personal från andra positioner
15. Planera pauser
16. Ansätt arbetsenheter
17. Filtrera efter tjänstgöringsgrad (Läs mer om tjänstgöringsgrad-Based Scheduling)
18. Auto – Fill Shift
19. Shift History
20. Deleting Shifts

New Shift Creation Experience

För att aktivera den nya shift creation experience, Klicka på ikonen ”Schedule Action” bredvid knappen Publish och klicka på ”Show New Shift Creation”. Detta har gjorts om i hopp om att göra det enklare och snabbare för dig att skapa ett arbetsskift än någonsin tidigare.

Publicera schema

Tanken med att publicera scheman är att vissa chefer vill ha möjlighet att göra ändringar i schemat utan att personalen ser dessa ändringar direkt. När chefen är klar kan han sedan klicka på ”Publish” (publicera) och ändringarna kommer att införas.
Fliken ”Publish” (publicera) finns längst upp till höger på fliken ShiftPlanning (skiftplanering). Genom att publicera skift skickas även e-post/textmeddelanden till dina anställda.

Notera: Chefer kan stänga av fliken Publicera under Inställningar för ShiftPlanering. Om du inaktiverar Publicera-funktionen får personalen synlighet för sina nya skift/skiftändringar direkt (rekommenderas inte).

Publicera och återpublicera scheman

När du publicerar ett schema kommer alla efterföljande ändringar som görs för samma skift att visas för personalen omedelbart utan att det behöver publiceras på nytt. Funktionen Återpublicera är endast till för att meddela personalen om ändringarna via e-post.

Schemakonflikter

Fliken ”konflikt” visas automatiskt högst upp till höger på ShiftPlannings sida. Schemaplaneringskonflikter kan uppstå när de schemalagda skiftena hamnar i konflikt med någon konfigurerad schemaläggningsregel. Dessutom markeras det skift som har en konflikt med den röda prickiga skiftgränsen.

Klickar du på notisen visas detaljerna om konflikten samt markerar det skift som har en konflikt. Chefer kan lösa eller ignorera konflikterna innan de publicerar den.

Spara en referens till en period

Med den här nya funktionen ville vi ge alla våra användare ett otroligt effektivt och enkelt sätt att kunna ”spara” eller ”bokmärka” tidigare arbetsscheman så att de enkelt kan referera till dem och till och med återanvända dem när som helst.

Schedule Actions

Klicka på ikonen med ”pil nedåt” bredvid publiceringsknappen högst upp på fliken ShiftPlanning, och en rullgardinsymbol kommer att visas med kraftfulla åtgärder.

Funktioner i rullgardinsmenyn ”Schedule Actions”:

1. Utskrift och sparande
2. Kopiera schema
3. Schemaläggningsguiden
4. Importera schema
5. Synkronisering av schema
6. Rensa schema
7. Aktivera spök. Skift
8. Visa budgetläge
9. Visa prognos/timdiagram
10. Visa skapande av nytt skift

Sökning av schema

Ovanför till vänster på fliken ShiftPlanering, finns ”Schedule Search” för att snabbt söka efter önskade skift. Skriv in sökparametern och tryck på ”Enter” på tangentbordet.

Sökningsparametrarna är:

• Sök efter anställd
• Sök efter position
• Sök efter skiftdetaljer

Schemaanteckningar

Posta schemaanteckningar på ditt Humanity-schema som du kan använda för att ge dig själv påminnelser på jobbet på daglig basis. Nu kan du skriva anteckningar till både dig själv och dina medarbetare som kommer att vara synliga varje gång du tittar på ditt arbetsschema. Detta liknar ”Sticky Notes” på ditt skrivbord eller datorskrivbord.
Klicka på fliken ”Schedule” (schema) för att öppna ditt arbetsschema. Ikonen för anteckningar finns precis bredvid datumen i schemakalendern.

När du har sparat anteckningen kan du vidare ”publicera”, ”redigera” och ”ta bort” den också vid behov med hjälp av ikonerna nedan:

Blocka ledighetsansökningar för specifika datum

Nu kan du som chef, handledare och schemaläggare blockera ledighetsansökningar för vissa datum genom att skapa en anteckning om det datum för vilket de vill att ledighetsansökningar ska blockeras.
När anteckningsfönstret har öppnats är det bara att markera kryssrutan ”Tillåt inte ledighet”.

Inställningar för ShiftPlanning

Användare med behörigheten ”Manager” har kontroll över vad personalen kan göra åtgärder på och se i ShiftPlanning-konton. Om du vill se ytterligare information om inställningarna kan du placera muspekaren ovanför en inställning så att den dyker upp på skärmen.

För att anpassa inställningarna enligt dina företagskrav kan du gå till fliken Inställningar > ShiftPlanning > Avancerade inställningar enligt nedan:

Hot-Keys

Hot-knappar är tangentbordsgenvägar som gör det möjligt för applikationen att öka arbetshastigheten när det gäller att navigera i scheman och växla mellan olika datumintervall och vyer.

För att snabbt byta datumintervall på sidan ShiftPlanning använder du följande snabbknappar:

• Ctrl+Up: Gå till föregående datumintervall
• Ctrl+Left: Gå till föregående datumintervall
• Ctrl+Högre: Gå till nästa datumintervall
• Ctrl+Ned: Gå till nästa datumintervall

För att enkelt kunna ändra visningslägen för Shiftplanning använder du följande tangenter:

• T: visa idag
• W: visa vecka
• M: visa månad/4veckor
• D: visa dag

Om du har några ytterligare frågor, tveka inte att kontakta oss på [email protected]. Lycka till med schemaläggningen!