De Oefening:

Nu we in deel 1 dus een ‘Aanvraagformulier’ en een ‘Vakantieaanvraag werknemer’ formulieren hebben ontworpen en gepubliceerd, gaan we in deel 2 een Workflow starten en goed gebruik maken van de taak ‘Goedkeuringsproces starten’. We zullen extra beschikbare velden toevoegen aan het taakformulier met behulp van een Form Load regel in Deel 2.

De benodigde tools zijn:

• InfoPath 2010 of 2013 Designer
• SharePoint 2010 of 2013 Enterprise-omgeving
• SharePoint 2010 of 2013 Designer

We zullen een Workflow ontwerpen om Goedkeuringstaakproces toe te wijzen aan onze vorige Vakantieaanvraagbibliotheek en het taakformulier aan te passen:

TIP: Vind uw volgende Infopath Forms vervanging in onze Collab365.

Stappen:

Open SharePoint Designer (SPD) en maak verbinding met de site die de doelbibliotheek bevat > open vervolgens het menu Werkstroom in het zijnavigatiescherm.

Klik in het menu Lint op Lijstwerkstroom en kies de bibliotheek Vakantieformulier die u nodig hebt om de werkstroom eraan te koppelen. Schrijf de naam van de workflow en zet de beschrijving erbij. Het venster met de workfloweditor wordt nu geopend zoals hieronder is aangegeven;

Vanuit het lintmenu voegt u een actie toe > binnen taakactiesector kiest u ‘Start goedkeuringsproces’.

We zullen een nieuwe actie zien die als regel is toegevoegd aan de workfloweditor.

We gaan de gebruikers van het taakproces instellen door op de koppeling “deze gebruikers” te klikken en de gebruikers uit SharePoint-groepen of afzonderlijke gebruikers te kiezen.

In het eerste veld voegen we de ID’s van de deelnemers toe en is er een optie om de taak naar de gebruikers te verzenden. Parallel of een voor een (sequentieel) en hier is de schermafbeelding voor sequentiële goedkeuringstaak.

Dus de taak wordt toegewezen aan de groep Hiërarchiebeheerders > indien goedgekeurd > Goedkeurdersgroep. Het is niet nodig om een titel of instructies toe te voegen, maar je moet wel de duur van de taak en de datum van het proces instellen indien nodig. Tenslotte moeten we deze workflow activeren wanneer een item wordt toegevoegd aan de documentbibliotheek. Klik daarvoor op Workflowinstellingen in het lintmenu. Vink onder Startopties het selectievakje aan voor ‘Werkstroom automatisch starten wanneer item wordt aangemaakt’, zoals te zien is in de onderstaande schermafbeelding.

Bewaar en publiceer de werkstroom vanuit het lintmenu. U zult zien dat na het publiceren van een nieuwe taak, een InfoPath-formulier wordt toegevoegd onder de sectie Formulieren.

Dit formulier wordt geopend door goedkeurders om het vakantieverzoek goed te keuren of af te wijzen. We kunnen het openen door erop te klikken in hetzelfde venster als hierboven.

Het bevat alleen de naam van de aanvrager en weinig informatie met betrekking tot de taak. U moet de gegevens van het verzoek ophalen (begindatum vakantie, einddatum vakantie en motivering). Hoe verkrijg je de verzoekgegevens in een formuliertaak? Zo doet u dat.

Stappen:

Nu een nieuwe verbinding toevoegen > Gegevensmenu >> Gegevensverbinding. Kies de optie gegevens ontvangen.

Kies SharePoint-bibliotheek of -lijst.

Voeg de SharePoint-site in die de bibliotheek van het vakantieaanvraagformulier bevat.

Selecteer de bibliotheek van het vakantieaanvraagformulier.

Het volgende venster toont ons de beschikbare velden in de geselecteerde bibliotheek.

Note: de gemarkeerde velden worden hier getoond omdat we in de vorige stap bij het starten van het vakantieformulier deze velden zichtbaar hebben gemaakt. We selecteren ze allemaal plus het titelveld.

Houd de bovenstaande optie ‘Een kopie van de gegevens opslaan in het formuliertemplate’ uitgevinkt, zoals hieronder wordt getoond.

Op de volgende schermafbeelding laat u de optie ‘Gegevens automatisch ophalen…’ uitgevinkt of uitgevinkt en klikt u vervolgens op voltooien. Belangrijk: als je deze optie aanvinkt, worden alle verzoeken opgehaald en dit kan de prestaties van de site beïnvloeden!

We hebben de verbinding, maar nu moeten we alleen de huidige taakgerelateerde verzoekgegevens ophalen. Zoals eerder aangegeven willen we het verzoeknummer als een unieke waarde, zodat we het later kunnen gebruiken. Hoe dat te doen?

Op de Taak Formulier Laden – Regel toevoegen om vakantie verzoek verbindingen in te stellen om alleen het item dat dezelfde tegel van de taak gerelateerde heeft te brengen. Voeg nieuwe regel toe om deze acties uit te voeren: Stel de waarde van een veld van de nieuw gecreëerde verbinding query titel veld om de huidige taak gerelateerde taak discretie zijn. Klik op het in te stellen veld en klik op ‘Geavanceerde weergave weergeven’.

Selecteer de queryvelden voor de vakantieaanvraag > selecteer de titel die we voor de query zullen gebruiken.

Stel de waarde in die gelijk is aan de volgende formule concat(@Description, “.xml”).

Voeg de tweede actie toe voor query’s met behulp van verbinding.

De uiteindelijke acties van de regel voor het laden van het formulier zien er als volgt uit:

Voer de velden uit en voeg ze toe aan het taakformulier als extra details of tabel

Publiceer nu het formulier. Dien een nieuw vakantieverzoek in en controleer de documentbibliotheek op het nieuwe item.

U zult zien dat er een nieuwe kolom is toegevoegd met de workflownaam ‘Vakantieverzoek’. Laten we op de link ‘In uitvoering’ klikken en de toegewezen taak controleren.

Nu openen we het taakformulier om het verzoek als goedkeurder te controleren.

Conclusie

Dank u. Nu heb je de ‘Vacation request details’ als onderdeel van het Approvers task form in plaats van het apart te hebben. In theorie kan dit worden gedaan op een SharePoint Server 2013 Enterprise site als u besluit InfoPath Form te gebruiken.