L’esercizio:

Ora che abbiamo progettato e pubblicato i moduli ‘Request Form’ e ‘Employee Vacation Request’ nella Parte 1, inizieremo un Workflow e faremo buon uso del task ‘Start Approval Process’ nella Parte 2. Aggiungeremo ulteriori campi disponibili al Task Form usando una regola Form Load nella Parte 2.

Gli strumenti necessari sono:

• InfoPath 2010 o 2013 Designer
• SharePoint 2010 o 2013 Enterprise environment
• SharePoint 2010 o 2013 Designer

Progetteremo un Workflow per assegnare Approval Task Process da associare alla nostra precedente libreria Vacation Request e personalizzare il task form:

TIP: Trova il tuo prossimo Infopath Forms Replacement nella nostra Collab365.Directory.

Steps:

Aprire SharePoint Designer (SPD) e connettersi al sito che contiene la libreria di documenti desiderata > quindi aprire il menu workflow dalla finestra di navigazione laterale.

Dal menu a nastro cliccare su List workflow e scegliere la libreria Vacation Form alla quale associare il workflow. Scrivi il nome del flusso di lavoro e metti la descrizione. La finestra dell’editor del flusso di lavoro si aprirà come mostrato qui sotto;

Dal menu della barra multifunzione aggiungete un’azione > all’interno del settore azione attività scegliete ‘Avvia processo di approvazione’.

Vedremo una nuova azione aggiunta come linea nell’editor del flusso di lavoro.

Imposteremo gli utenti partecipanti al processo del compito, cliccando sul link “questi utenti” e scegliendo gli utenti da gruppi SharePoint o utenti singoli.

Nel primo campo aggiungi gli ID dei partecipanti e c’è un’opzione per inviare il compito agli utenti. In parallelo o uno alla volta (sequenziale) ed ecco la schermata per l’approvazione sequenziale del compito.

Così il compito sarà assegnato al gruppo Hierarchy Managers > se approvato > gruppo Approvers. Non c’è bisogno di aggiungere alcun titolo o istruzione, ma è necessario impostare il tempo di durata del compito e la data di scadenza del processo, se necessario. Infine abbiamo bisogno di attivare questo flusso di lavoro quando un elemento viene aggiunto alla libreria dei documenti. Quindi, dobbiamo cliccare su Impostazioni flusso di lavoro dal menu a nastro. Sotto Opzioni di avvio spuntate la casella di controllo per ‘Avvia automaticamente il flusso di lavoro quando viene creato un elemento’ come mostrato nello screenshot sottostante.

Salva e pubblica il flusso di lavoro dal menu della barra multifunzione. Noterete che dopo aver pubblicato un nuovo Task, un modulo InfoPath sarà aggiunto sotto la sezione Forms.

Questo modulo sarà aperto dagli approvatori per approvare la richiesta di vacanza o rifiutarla. Possiamo aprirlo cliccandoci sopra dalla stessa finestra sopra.

Ha solo il nome del richiedente e poche informazioni relative al compito. È necessario ottenere i dati della richiesta (Vacation Start Date, Vacation End Date e Justification). Come recuperare i dati della richiesta per formare il compito? Ecco come farlo.

Steps:

Ora aggiungi una nuova connessione > Menu Dati >> Connessione dati. Scegli l’opzione ricevi dati.

Scegli la libreria o la lista SharePoint.

Metti il sito SharePoint che ha la libreria del modulo Vacation Request.

Seleziona la libreria Vacation Request.

La seguente finestra ci mostra i campi disponibili sulla libreria selezionata.

Nota: i campi evidenziati sono mostrati qui perché il passo precedente quando si avvia il modulo Vacation Form si espongono questi campi. Li selezioneremo tutti più il campo titolo.

Mantenete l’opzione ‘Memorizza una copia dei dati nel modello del modulo’ deselezionata come mostrato sotto.

Nella prossima schermata lasciate o deselezionate l’opzione ‘Recupera automaticamente i dati…’ e cliccate su finish. Importante Se spunta questa opzione porterà tutte le richieste e forse influenzerà le prestazioni del sito!!!

Abbiamo la connessione ma ora abbiamo bisogno di ottenere solo i dati della richiesta relativa all’attività corrente. Come mostrato prima, vogliamo il numero di richiesta come valore unico, così lo useremo in seguito. Come farlo?

Sul modulo di caricamento delle attività – Aggiungi una regola per impostare le connessioni di richiesta delle vacanze per portare solo l’elemento che ha lo stesso tile del compito correlato. Aggiungi una nuova regola per eseguire queste azioni: Impostare il valore di un campo del nuovo campo del titolo della query di connessione creata per essere la discrezione dell’attività corrente correlata all’attività. Fare clic sul campo da impostare e fare clic su ‘Mostra vista avanzata’.

Selezionare la richiesta di vacanza connessione > campi query selezionare il titolo che verrà utilizzato per la query.

Impostare il valore per essere uguale alla seguente formula concat(@Descrizione, “.xml”).

Aggiungi la seconda azione per la query usando la connessione.

Le azioni finali della regola di caricamento del modulo saranno come segue:

Esplora i campi e aggiungili al modulo delle attività come dettagli extra o tabella

Ora pubblica il modulo. Invia la nuova richiesta di ferie e controlla la libreria dei documenti per il nuovo elemento.

Si noterà che è stata aggiunta una nuova colonna chiamata come flusso di lavoro ‘Richiesta ferie’. Clicchiamo sul link ‘In corso’ e controlliamo il compito assegnato.

Ora apriremo il modulo Task per controllare la richiesta come approvatore.

Conclusione

Grazie. Ora avete i “dettagli della richiesta di ferie” come parte del modulo delle attività degli approvatori, invece di averli separati. In teoria questo può essere fatto su un sito SharePoint Server 2013 Enterprise se si decide di utilizzare InfoPath Form.