L’exercice:

Alors, maintenant que nous avons conçu et publié des formulaires ‘Formulaire de demande’ et une ‘Demande de vacances d’un employé’ dans la partie 1, nous allons démarrer un Workflow et faire bon usage de la tâche ‘Démarrer le processus d’approbation’ dans la partie 2. Nous ajouterons des champs disponibles supplémentaires au formulaire de tâche en utilisant une règle de chargement de formulaire dans la partie 2.

Les outils requis sont :

• InfoPath 2010 ou 2013 Designer
• SharePoint 2010 ou 2013 Environnement d’entreprise
• SharePoint 2010 ou 2013 Designer

Nous concevrons un Workflow pour affecter le processus de tâche d’approbation à associer à notre bibliothèque de demandes de vacances perverses et personnaliserons le formulaire de tâche :

TIP : Trouvez votre prochain remplacement de formulaires Infopath par-dessus dans notre Collab365.Directory.

Étapes:

Ouvrir SharePoint Designer (SPD) et se connecter au site contenant la bibliothèque de documents ciblée > puis ouvrir le menu de flux de travail de la fenêtre de navigation latérale.

Du menu ruban Cliquer sur Flux de travail de liste et choisir la bibliothèque de formulaire de vacances besoin d’associer le flux de travail sur elle. Ecrivez le nom du workflow et mettez la description. La fenêtre de l’éditeur de flux de travail va maintenant s’ouvrir comme indiqué ci-dessous;

Du menu ruban ajouter une action > à l’intérieur du secteur d’action de tâche choisi ‘Démarrer le processus d’approbation’.

Nous verrons une nouvelle action ajoutée comme une ligne sur l’éditeur de flux de travail.

Nous allons définir les utilisateurs participants au processus de la tâche, en cliquant sur le lien « ces utilisateurs » et choisir les utilisateurs à partir de groupes SharePoint ou d’utilisateurs uniques.

Dans le premier champ ajouter les ID des participants et il y a une option pour envoyer la tâche aux utilisateurs. En parallèle ou un à la fois (séquentiel) et voici la capture d’écran pour la tâche d’approbation séquentielle.

Donc la tâche sera assignée au groupe des gestionnaires de la hiérarchie > si approuvé > groupe des approbateurs. Il n’est pas nécessaire d’ajouter un titre ou des instructions, mais vous devez définir le temps de durée de la tâche et la date d’échéance du processus si nécessaire. Enfin, nous devons déclencher ce workflow lorsqu’un élément est ajouté à la bibliothèque de documents. Nous devons donc cliquer sur Paramètres du flux de travail dans le menu ruban. Sous les Options de démarrage, cochez la case pour ‘Démarrer le flux de travail automatiquement lorsque l’élément est créé’ comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous.

Enregistrer et publier le flux de travail à partir du menu ruban. Vous remarquerez qu’après avoir publié une nouvelle tâche, un formulaire InfoPath sera ajouté sous la section Formulaires.

Ce formulaire sera ouvert par les approbateurs pour approuver la demande de vacances ou la rejeter. Nous pouvons l’ouvrir en cliquant dessus à partir de la même fenêtre ci-dessus.

Il ne comporte que le Nom du demandeur et peu d’informations liées à la tâche. Vous avez besoin d’obtenir les données de la demande (date de début de vacances, date de fin de vacances et justification). Comment récupérer les données de la demande pour former la tâche ? Voici comment faire.

Etapes:

Ajouter maintenant une nouvelle connexion >Menu Données >>Connexion de données. Choisissez l’option recevoir des données.

Choisissez la bibliothèque ou la liste SharePoint.

Mettez le site SharePoint qui a la bibliothèque du formulaire de demande de vacances.

Sélectionnez la bibliothèque de demande de vacances.

La fenêtre suivante nous montre les champs disponibles sur la bibliothèque sélectionnée.

Note : les champs surlignés sont montrés ici parce que l’étape précédente lors de l’initiation du formulaire de vacances nous exposons ces champs. Nous allons tous les sélectionner plus le champ titre.

Maintenez l’option ci-dessus ‘Stocker une copie des données dans le modèle de formulaire’ décochée comme indiqué ci-dessous.

Sur la capture d’écran suivante laissez ou décochez l’option ‘Récupérer automatiquement les données…’ puis cliquez sur terminer. Important Si vous cochez cette option, cela apportera toutes les demandes et affectera peut-être les performances du site !!!

Nous avons la connexion mais maintenant nous avons besoin d’obtenir seulement les données de demande liées à la tâche actuelle. Comme montré plus tôt, nous voulons le numéro de la demande comme une valeur unique afin que nous l’utilisions plus tard. Comment faire cela ?

Sur le chargement du formulaire de tâche – Ajouter une règle pour définir les connexions de demande de vacances pour apporter seulement l’élément qui a la même tuile de la tâche liée. Ajouter une nouvelle règle pour exécuter ces actions : Définir la valeur d’un champ du titre de la requête de connexion nouvellement créée pour être la discrétion de la tâche actuelle liée à la tâche. Cliquez sur le champ à définir et cliquez sur ‘Show advanced view’.

Sélectionnez la demande de vacances connexion > champs de requête sélectionnez le titre que nous allons utiliser pour la requête.

Sélectionnez la valeur pour être égale à la formule suivante concat(@Description, « .xml »).

Ajouter la deuxième action pour la requête en utilisant la connexion.

Les actions de la règle de chargement du formulaire final seront comme ci-dessous :

Explorer les champs et les ajouter au formulaire de tâche comme détails supplémentaires ou table

Maintenant publier le formulaire. Soumettez la nouvelle demande de vacances la vérification de la bibliothèque de documents pour le nouvel élément.

Vous notifierez que, il y a une nouvelle colonne ajoutée nommée comme nom de workflow ‘Demande de vacances’. Cliquez sur le lien ‘En cours’ et vérifiez la tâche assignée.

Maintenant, nous allons ouvrir le formulaire de tâche pour vérifier la demande en tant qu’approbateur.

Conclusion

Merci, il. Maintenant, vous avez les « détails de la demande de vacances » dans le cadre du formulaire de tâche des approbateurs plutôt que de l’avoir séparément. En théorie, cela peut être fait sur un site SharePoint Server 2013 Enterprise si vous décidez d’utiliser InfoPath Form.

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