Harjoitus:

Nyt kun olemme suunnitelleet ja julkaisseet ’Request Form’ ja ’Employee Vacation Request’ lomakkeet osassa 1, aloitamme työnkulun ja hyödynnämme ’Start Approval Process’ tehtävää osassa 2. Lisäämme tehtävälomakkeeseen lisää käytettävissä olevia kenttiä lomakkeen lataussäännön avulla osassa 2.

Tarvittavat työkalut ovat:

• InfoPath 2010 tai 2013 Designer
• SharePoint 2010 tai 2013 Enterprise -ympäristö
• SharePoint 2010 tai 2013 Designer

Suunnittelemme Työnkulun, jonka avulla osoitamme Hyväksyntä-tehtäväprosessin liitettäväksi aiempaan Lomahakemus-kirjastoon, ja muokkaamme tehtävälomakkeen:

TIP: Löydät seuraavan Infopath Forms -korvauksen Collab365:stä.Hakemisto.

Vaiheet:

Avaa SharePoint Designer (SPD) ja muodosta yhteys sivustoon, joka sisältää kohteena olevan asiakirjakirjaston > ja avaa sitten työnkulku-valikko sivunavigointi-ikkunasta.

Klikkaa nauhavalikosta Luettelo-työnkulku-painiketta (List workflow)

Valitse luettelon työnkulku (List workflow)

Valitsemalla Lomalomakkeen (Vacation Form) kirjasto, joka tarvitaan työnkulun liittämiseksi siihen. Kirjoita työnkulun nimi ja laita kuvaus. Työnkulkueditori-ikkuna avautuu nyt alla esitetyllä tavalla;

Ribbon-valikosta lisää toiminto > Tehtävä-toimintosektorin sisällä valitse ’Aloita hyväksymisprosessi’.

Näemme, että työnkulkueditoriin on lisätty uusi toiminto rivinä.

Säädämme tehtäväprosessin osallistujien käyttäjät, klikkaamalla ”nämä käyttäjät” -linkkiä ja valitsemme käyttäjät SharePoint-ryhmistä tai yksittäisistä käyttäjistä.

Ensimmäiseen kenttään lisätään osallistujien ID:t ja siellä on mahdollisuus lähettää tehtävä käyttäjille. Rinnakkain tai yksi kerrallaan (peräkkäin) ja tässä on kuvakaappaus peräkkäistä hyväksyntätehtävää varten.

Tehtävä osoitetaan siis Hierarkiapäälliköt-ryhmälle > jos hyväksytty > Hyväksyjät-ryhmälle. Tehtävän otsikkoa tai ohjeita ei tarvitse lisätä, mutta tehtävän kestoaika ja eräpäivä on tarvittaessa määritettävä. Lopuksi meidän on käynnistettävä tämä työnkulku, kun dokumenttikirjastoon lisätään kohde. Meidän on siis napsautettava Työnkulun asetukset -kohtaa nauhavalikosta. Käynnistä asetukset -kohdassa rastita valintaruutu kohtaan ”Käynnistä työnkulku automaattisesti, kun kohde luodaan”, kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy.

Tallenna ja julkaise työnkulku nauhavalikosta. Huomaat, että uuden tehtävän julkaisemisen jälkeen Lomakkeet-osioon lisätään InfoPath-lomake.

Hyväksyjät avaavat tämän lomakkeen hyväksyäkseen lomapyynnön tai hylätäkseen sen. Voimme avata sen klikkaamalla sitä samasta yllä olevasta ikkunasta.

Lomakkeessa on vain loma-anomuksen tekijän nimi ja vähän tehtävään liittyviä tietoja. Sinun on saatava pyynnön tiedot (loman alkamispäivä, loman päättymispäivä ja perustelut). Miten Pyyntötiedot haetaan lomaketehtävään? Näin se tehdään.

Vaiheet:

Lisää nyt uusi yhteys > Data Menu >> Data Connection. Valitse Vastaanota tietoja -vaihtoehto.

Valitse SharePoint-kirjasto tai -luettelo.

Valitse SharePoint-sivusto, jossa on lomake-lomakekirjasto.

Valitse lomakekirjasto.

Seuraavassa ikkunassa näkyvät valitun kirjaston käytettävissä olevat kentät.

Huomaa: korostetut kentät näkyvät tässä, koska edellisessä vaiheessa lomalomaketta aloittaessamme paljastamme nämä kentät. Valitsemme ne kaikki sekä otsikkokentän.

Pidä yllä oleva ’Tallenna kopio tiedoista lomakemalliin’ -vaihtoehto valitsematta, kuten alla näkyy.

Seuraavassa kuvakaappauksessa jätä tai poista valintaruutu ’Automaattisesti hae tiedot…’ -vaihtoehdosta ja napsauta sen jälkeen viimeistelyä. Tärkeää Jos valitsee tämän vaihtoehdon, se tuo kaikki pyynnöt ja saattaa vaikuttaa sivuston suorituskykyyn!!!

Meillä on yhteys, mutta nyt meidän on saatava vain nykyiseen tehtävään liittyvät pyyntötiedot. Kuten aiemmin on esitetty, haluamme pyynnön numeron yksilölliseksi arvoksi, joten käytämme sitä myöhemmin. Miten se tehdään?

Tehtävälomakkeen Load – Add rule to set vacation request connections to bring only the item which has the same tile of the task related. Lisää uusi sääntö Suorita nämä toiminnot: Aseta uuden luodun yhteyskyselyn otsikkokentän kentän arvoksi nykyistä tehtävään liittyvää tehtäväkohtaista harkintaa. Napsauta asetettavaa kenttää ja napsauta ’Näytä laajennettu näkymä’.

Valitse lomapyyntöyhteyden > kyselykentät valitse otsikko, jota käytämme kyselyssä.

Säädä arvo yhtä suureksi kuin seuraava kaava concat(@Kuvaus, ”.xml”).

Lisää toinen toiminto kyselyä varten yhteyden avulla.

Viimeisen lomakkeen lataussäännön toiminnot ovat alla olevan kaltaiset:

Erittele kentät ja lisää ne tehtävälomakkeelle ylimääräisinä yksityiskohtina tai taulukkona

Nyt julkaise lomake. Lähetä uusi lomapyyntö Tarkista asiakirjakirjastosta uusi kohde.

Merkitset, että, on lisätty uusi sarake nimellä työnkulun nimi ’Lomapyyntö’. Napsautetaan ’Käynnissä’ -linkkiä ja tarkistetaan annettu tehtävä.

Avataan nyt Tehtävä-lomake, jotta voidaan tarkistaa pyyntö hyväksyjänä.

Loppupäätelmä

Kiitos, it. Nyt sinulla on ’Lomapyynnön tiedot’ osana Hyväksyjä-tehtävälomaketta sen sijaan, että se olisi erillisenä. Teoriassa tämä voidaan tehdä SharePoint Server 2013 Enterprise -sivustolla, jos päätät käyttää InfoPath-lomaketta.