El Ejercicio:

Así que ahora que hemos diseñado y publicado los formularios ‘Request Form’ y un ‘Employee Vacation Request’ en la Parte 1, vamos a iniciar un Workflow y hacer un buen uso de la tarea ‘Start Approval Process’ en la Parte 2. Añadiremos campos adicionales disponibles al Formulario de Tarea utilizando una regla de Carga de Formulario en la Parte 2.

Las herramientas necesarias son:

• Diseñador de InfoPath 2010 o 2013
• Entorno empresarial de SharePoint 2010 o 2013
• Diseñador de SharePoint 2010 o 2013

Diseñaremos un Flujo de Trabajo para asignar el Proceso de Tarea de Aprobación que se asociará a nuestra biblioteca de Solicitud de Vacaciones anterior y personalizaremos el formulario de tarea:

TIP: Encuentre su próximo reemplazo de formularios Infopath en nuestro Collab365.Directorio.

Pasos:

Abra SharePoint Designer (SPD) y conéctese al sitio que contiene la biblioteca de documentos objetivo > y luego abra el menú de flujo de trabajo de la ventana de navegación lateral.

Desde el menú de la cinta de opciones haga clic en Flujo de trabajo de la lista y elija la biblioteca de formulario de vacaciones necesita asociar el flujo de trabajo en él. Escriba el nombre del flujo de trabajo y ponga la descripción. La ventana del editor de flujos de trabajo se abrirá como se muestra a continuación;

Desde el menú de la cinta de opciones añada una acción > dentro del sector de acciones de la tarea elija ‘Iniciar proceso de aprobación’.

Veremos una nueva acción añadida como una línea en el editor de flujos de trabajo.

Vamos a establecer los usuarios participantes en el proceso de la tarea, haciendo clic en el enlace «estos usuarios» y elegir los usuarios de los grupos de SharePoint o usuarios individuales.

En el primer campo añadir los ID de los participantes y hay una opción para enviar la tarea a los usuarios. En paralelo o uno a la vez (secuencial) y aquí está la captura de pantalla para la tarea de aprobación secuencial.

Así que la tarea será asignada al grupo de Gestores de Jerarquía > si se aprueba > Grupo de Aprobadores. No es necesario añadir ningún título o instrucciones, pero es necesario establecer el tiempo de duración de la tarea y la fecha de vencimiento del proceso si es necesario. Por último, tenemos que activar este flujo de trabajo cuando se añade un elemento a la biblioteca de documentos. Para ello, debemos hacer clic en la configuración del flujo de trabajo en el menú de la cinta. En las opciones de inicio, marque la casilla «Iniciar el flujo de trabajo automáticamente cuando se crea un elemento», como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Guarde y publique el flujo de trabajo desde el menú de la cinta. Observará que después de publicar una nueva Tarea, se añadirá un formulario InfoPath en la sección Formularios.

Este formulario lo abrirán los aprobadores para aprobar la solicitud de vacaciones o rechazarla. Podemos abrirlo pulsando sobre él desde la misma ventana anterior.

Sólo tiene el Nombre del solicitante y poca información relacionada con la tarea. Es necesario obtener los datos de la solicitud (Fecha de Inicio de Vacaciones, Fecha de Finalización de Vacaciones y Justificación). ¿Cómo obtener los datos de la solicitud para formar la tarea? Aquí es cómo hacerlo.

Pasos:

Ahora añadir una nueva conexión > Menú de datos >> Conexión de datos. Elija la opción de recibir datos.

Elija la biblioteca o lista de SharePoint.

Ponga el sitio de SharePoint que tiene la biblioteca del formulario de solicitud de vacaciones.

Seleccione la biblioteca de solicitud de vacaciones.

La siguiente ventana nos muestra los campos disponibles en la biblioteca seleccionada.

Nota: los campos resaltados se muestran aquí porque en el paso anterior al iniciar el Formulario de Vacaciones exponemos estos campos. Seleccionaremos todos ellos más el campo título.

Mantenga desmarcada la opción anterior ‘Almacenar una copia de los datos en la plantilla del formulario’ como se muestra a continuación.

En la siguiente captura de pantalla deje o desmarque la opción ‘Recuperar datos automáticamente…’ y luego haga clic en finalizar. Importante Si marca esta opción traerá todas las peticiones y puede afectar al rendimiento del sitio!!!

Tenemos la conexión pero ahora necesitamos obtener sólo los datos de las peticiones relacionadas con la tarea actual. Como se muestra anteriormente queremos el número de solicitud como un valor único por lo que vamos a utilizar más tarde. ¿Cómo hacer eso?

En la carga del formulario de tareas – Añadir regla para establecer conexiones de solicitud de vacaciones para traer sólo el elemento que tiene el mismo azulejo de la tarea relacionada. Añadir una nueva regla para ejecutar estas acciones: Establecer el valor de un campo del campo del título de consulta de la nueva conexión creada para que sea la discreción de la tarea actual relacionada con la tarea. Haga clic en el campo a establecer y haga clic en ‘Mostrar vista avanzada’.

Seleccione la conexión de solicitud de vacaciones > campos de consulta seleccionar el título que vamos a utilizar para la consulta.

Establezca el valor para ser igual a la siguiente fórmula concat(@Description, «.xml»).

Añadir la segunda acción para la consulta mediante conexión.

Las acciones finales de la regla de carga del formulario serán como las siguientes:

Explorar los campos y añadirlos al formulario de la tarea como detalles extra o tabla

Ahora publicar el formulario. Envíe la nueva solicitud de vacaciones y compruebe la biblioteca de documentos para el nuevo elemento.

Notificará que hay una nueva columna añadida con el nombre de flujo de trabajo ‘Solicitud de vacaciones’. Vamos a hacer clic en el enlace ‘En progreso’ y comprobar la tarea asignada.

Ahora vamos a abrir el formulario de tareas para comprobar la solicitud como un aprobador.

Conclusión

Gracias. Ahora tiene los «detalles de la solicitud de vacaciones» como parte del formulario de la tarea de los aprobadores en lugar de tenerlo por separado. En teoría, esto se puede hacer en un sitio de SharePoint Server 2013 Enterprise si se decide utilizar InfoPath Form.