Die Übung:

Nachdem wir also in Teil 1 die Formulare „Antragsformular“ und „Urlaubsantrag eines Mitarbeiters“ entworfen und veröffentlicht haben, werden wir in Teil 2 einen Workflow starten und die Aufgabe „Genehmigungsprozess starten“ nutzen. In Teil 2 werden wir dem Aufgabenformular mithilfe einer Formularladeregel zusätzliche verfügbare Felder hinzufügen.

Die erforderlichen Tools sind:

• InfoPath 2010 oder 2013 Designer
• SharePoint 2010 oder 2013 Enterprise-Umgebung
• SharePoint 2010 oder 2013 Designer

Wir werden einen Workflow entwerfen, um die Aufgabe „Genehmigungsprozess“ zuzuweisen, die mit unserer vorherigen Urlaubsantragsbibliothek verknüpft wird, und das Aufgabenformular anpassen:

TIP: Finden Sie Ihren nächsten Infopath Forms Replacement drüben in unserem Collab365.Verzeichnis.

Schritte:

Öffnen Sie SharePoint Designer (SPD) und stellen Sie eine Verbindung zu der Website her, die die gewünschte Dokumentenbibliothek > enthält, und öffnen Sie dann das Workflow-Menü im seitlichen Navigationsfenster.

Klicken Sie im Ribbon-Menü auf „Listen-Workflow“ und wählen Sie die Urlaubsformular-Bibliothek aus, der Sie den Workflow zuordnen möchten. Schreiben Sie den Namen des Workflows und geben Sie eine Beschreibung ein. Das Workflow-Editor-Fenster öffnet sich nun wie unten gezeigt;

Aus dem Ribbon-Menü fügen Sie eine Aktion hinzu > innerhalb des Aufgaben-Aktionssektors wählen Sie ‚Genehmigungsprozess starten‘.

Wir sehen eine neue Aktion, die als Zeile im Workflow-Editor hinzugefügt wurde.

Wir werden die Benutzer des Aufgabenprozesses festlegen, indem wir auf den Link „diese Benutzer“ klicken und die Benutzer aus SharePoint-Gruppen oder einzelne Benutzer auswählen.

Im ersten Feld fügen Sie die IDs der Teilnehmer hinzu und es gibt eine Option, um die Aufgabe an die Benutzer zu senden. Parallel oder einzeln (sequentiell) und hier ist der Screenshot für die sequentielle Genehmigung Aufgabe.

So wird die Aufgabe Hierarchie Manager Gruppe > zugewiesen werden, wenn genehmigt > Genehmiger Gruppe. Sie müssen keine Titel oder Anweisungen hinzufügen, aber Sie müssen die Aufgabendauer und das Fälligkeitsdatum festlegen, falls erforderlich. Schließlich müssen wir diesen Workflow auslösen, wenn ein Element zur Dokumentenbibliothek hinzugefügt wird. Klicken Sie dazu im Ribbon-Menü auf Workflow-Einstellungen. Aktivieren Sie unter den Startoptionen das Kontrollkästchen „Workflow automatisch starten, wenn ein Element erstellt wird“, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Speichern und veröffentlichen Sie den Workflow über das Menüband. Sie werden feststellen, dass nach der Veröffentlichung einer neuen Aufgabe ein InfoPath-Formular unter dem Abschnitt Formulare hinzugefügt wird.

Dieses Formular wird von den Genehmigenden geöffnet, um den Urlaubsantrag zu genehmigen oder abzulehnen. Wir können es öffnen, indem wir im obigen Fenster darauf klicken.

Es enthält nur den Namen des Antragstellers und wenige Informationen über die Aufgabe. Sie müssen die Anfragedaten abrufen (Startdatum des Urlaubs, Enddatum des Urlaubs und Begründung). Wie holt man die Anfragedaten in eine Formularaufgabe? Hier ist, wie Sie es tun.

Schritte:

Jetzt fügen Sie eine neue Verbindung hinzu > Datenmenü >> Datenverbindung. Wählen Sie die Option Daten empfangen.

Wählen Sie SharePoint-Bibliothek oder -Liste.

Wählen Sie die SharePoint-Site, auf der sich die Bibliothek des Urlaubsantragsformulars befindet.

Wählen Sie die Bibliothek des Urlaubsantrags.

Das folgende Fenster zeigt uns die verfügbaren Felder in der ausgewählten Bibliothek.

Hinweis: Die hervorgehobenen Felder werden hier angezeigt, da wir im vorherigen Schritt beim Initiieren des Urlaubsantragsformulars diese Felder freigeben. Wir werden alle diese Felder sowie das Titelfeld auswählen.

Lassen Sie die oben genannte Option ‚Eine Kopie der Daten in der Formularvorlage speichern‘ deaktiviert, wie unten gezeigt.

Auf dem nächsten Screenshot lassen oder deaktivieren Sie die Option ‚Daten automatisch abrufen…‘ und klicken Sie dann auf Fertig stellen. Wichtig: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden alle Anfragen abgerufen, was sich auf die Leistung der Website auswirken kann!!!

Wir haben die Verbindung hergestellt, aber jetzt müssen wir nur die Daten der aktuellen aufgabenbezogenen Anfrage abrufen. Wie bereits gezeigt, wollen wir die Anforderungsnummer als eindeutigen Wert haben, damit wir sie später verwenden können. Wie geht das?

Fügen Sie im Aufgabenformular „Laden“ eine Regel hinzu, um die Urlaubsanfrageverbindungen so einzustellen, dass nur das Element mit der gleichen Kachel wie die aufgabenbezogene Anfrage angezeigt wird. Fügen Sie eine neue Regel hinzu, um diese Aktionen auszuführen: Legen Sie den Wert eines Feldes der neu erstellten Verbindung Abfrage Titel Feld auf die aktuelle Aufgabe im Zusammenhang Aufgabe Diskretion sein. Klicken Sie auf das einzustellende Feld und klicken Sie auf „Erweiterte Ansicht anzeigen“.

Wählen Sie die Urlaubsantragsverbindung > Abfragefelder wählen Sie den Titel, den wir für die Abfrage verwenden werden.

Setzen Sie den Wert gleich der folgenden Formel concat(@Beschreibung, „.xml“).

Fügen Sie die zweite Aktion für die Abfrage über die Verbindung hinzu.

Die Aktionen der endgültigen Formularladeregel sehen wie folgt aus:

Erschließen Sie die Felder und fügen Sie sie dem Aufgabenformular als zusätzliche Details oder Tabelle hinzu

Veröffentlichen Sie nun das Formular. Senden Sie einen neuen Urlaubsantrag und überprüfen Sie die Dokumentenbibliothek auf das neue Element.

Sie werden feststellen, dass eine neue Spalte mit dem Workflow-Namen „Urlaubsantrag“ hinzugefügt wurde. Klicken Sie auf den Link ‚In Bearbeitung‘ und prüfen Sie die zugewiesene Aufgabe.

Nun öffnen wir das Aufgabenformular, um den Antrag als Genehmigender zu prüfen.

Abschluss

Danke. Jetzt haben Sie die „Details zum Urlaubsantrag“ als Teil des Aufgabenformulars für Genehmigende, anstatt sie separat zu haben. Theoretisch kann dies auf einer SharePoint Server 2013 Enterprise-Website durchgeführt werden, wenn Sie sich für InfoPath Form entscheiden.