Øvelsen:

Så nu, hvor vi har designet og offentliggjort formularerne ‘Request Form’ og ‘Employee Vacation Request’ i del 1, vil vi starte en Workflow og gøre god brug af opgaven ‘Start Approval Process’ i del 2. Vi vil tilføje yderligere tilgængelige felter til opgaveformularen ved hjælp af en formularindlæsningsregel i del 2.

De nødvendige værktøjer er:

• InfoPath 2010 eller 2013 Designer
• SharePoint 2010 eller 2013 Enterprise-miljø
• SharePoint 2010 eller 2013 Designer

Vi vil designe en Workflow for at tildele Approval Task Process til at blive tilknyttet vores tidligere Vacation Request-bibliotek og tilpasse opgaveformularen:

TIP: Find din næste Infopath Forms Replacement over i vores Collab365.Trin:

Åbn SharePoint Designer (SPD) og opret forbindelse til det websted, der indeholder det målrettede dokumentbibliotek >, og åbn derefter arbejdsflowmenuen i sidonavigationsvinduet.

Fra båndmenuen Klik på List workflow og vælg det ferieformularbibliotek, der skal tilknyttes arbejdsflowet til det. Skriv arbejdsflowets navn og sæt beskrivelsen ind. Vinduet workflow editor åbnes nu som vist nedenfor;

Fra båndmenuen tilføj en handling > indenfor task action sector vælg ‘Start Approval process’.

Vi vil se en ny handling tilføjet som en linje på workflow editor.

Vi vil indstille opgaveprocessens deltagere brugere, ved at klikke på “disse brugere” linket og vælge brugerne fra SharePoint grupper eller enkelte brugere.

I det første felt tilføje deltagernes ID’er, og der er en mulighed for at sende opgaven til brugerne. Parallelt eller en ad gangen (sekventielt) og her er skærmbilledet for sekventiel godkendelsesopgave.

Så opgaven vil blive tildelt Hierarchy Managers gruppe > hvis godkendt > Approvers gruppe. Det er ikke nødvendigt at tilføje nogen titel eller instruktioner, men du skal indstille opgavens varighed tid og forfaldsdato, hvis det er nødvendigt. Endelig skal vi udløse denne arbejdsgang, når et element tilføjes til dokumentbiblioteket. Så vi skal klikke på Workflow-indstillinger i båndmenuen. Under Startindstillinger skal du markere afkrydsningsfeltet for “Start workflow automatically when item created” som vist i nedenstående skærmbillede.

Save and publish the workflow from the ribbon menu. Du vil bemærke, at når du har offentliggjort en ny opgave, vil der blive tilføjet en InfoPath-formular under afsnittet Formularer.

Denne formular vil blive åbnet af godkendere for at godkende ferieanmodningen eller afvise den. Vi kan åbne den ved at klikke på den fra det samme vindue ovenfor.

Den har kun rekvirentens navn og få oplysninger relateret til opgaven. Du skal hente anmodningsdataene (feriestartdato, slutdato for ferien og begrundelse). Hvordan hentes anmodningsdata til formularopgave? Her er hvordan du gør det.

Strin:

Føj nu en ny forbindelse > Data Menu >> Dataforbindelse. Vælg modtage dataindstillingen.

Vælg SharePoint-bibliotek eller liste.

Sæt det SharePoint-websted, der har biblioteket til formularen Ferieanmodning.

Vælg biblioteket til Ferieanmodning.

Det følgende vindue viser os de tilgængelige felter på det valgte bibliotek.

Bemærk: De fremhævede felter vises her, fordi vi i det foregående trin, når vi igangsætter ferieformularen, eksponerer disse felter. Vi vil vælge dem alle plus titelfeltet.

Hold ovenstående indstilling ‘Gem en kopi af dataene i formularskabelonen’ ikke markeret som vist nedenfor.

På næste skærmbillede efterlader eller fjerner markeringen af indstillingen ‘Automatisk hentning af data…’ og klikker derefter på afslutte. Vigtigt Hvis du markerer denne indstilling, vil det bringe alle anmodninger og måske påvirke webstedets ydeevne!!!

Vi har forbindelsen, men nu har vi brug for kun at få de aktuelle opgave-relaterede anmodningsdata. Som vist tidligere ønsker vi anmodningsnummeret som en unik værdi, så vi vil bruge det senere. Hvordan gør man det?

Op Task Form Load – Add rule to set vacation request connections to bring only the item which has the same tile of the task related. Tilføj ny regel for at køre disse handlinger: Indstil et feltets værdi af det nye oprettede forbindelsesforespørgselstitelfelt til at være den aktuelle opgave relateret opgave diskretion. Klik på det felt, der skal indstilles, og klik på ‘Vis avanceret visning’.

Vælg ferieanmodningsforbindelsen > forespørgselsfelter vælg den titel, som vi vil bruge til forespørgslen.

Sæt værdien til at være lig med følgende formel concat(@Description, “.xml”).

Føj den anden handling til forespørgsel ved hjælp af forbindelse.

Den endelige formularindlæsningsreglens handlinger vil se ud som nedenfor:

Udforsk felterne, og tilføj dem til opgaveformularen som ekstra detaljer eller tabel

Udgiv nu formularen. Indsend ny ferieanmodning den tjek dokumentbiblioteket for det nye element.

Du vil få besked om, at, der er tilføjet en ny kolonne, der hedder som arbejdsgangsnavn ‘Ferieanmodning’. Lad os klikke på linket ‘I gang’ og kontrollere den tildelte opgave.

Nu vil vi åbne opgaveformularen for at kontrollere anmodningen som en godkender.

Konklusion

Tak, det. Nu har du “Detaljer om ferieanmodning” som en del af opgaveformularen Godkender i stedet for at have den separat. I teorien kan dette gøres på et SharePoint Server 2013 Enterprise-websted, hvis du beslutter dig for at bruge InfoPath Form.