Vedení workshopu je efektivní způsob, jak vyškolit skupinu nebo ji přimět ke společné práci.

Je však stále mnoho nedorozumění ohledně toho, jak to udělat.

Jako součást vedení inovačních projektů ve společnosti ?What If!, používáme workshopy jako nástroj k získávání a využívání kreativity našich projektových týmů.

Ačkoli nemohu online zopakovat vzrušující zážitek z účasti na jednom z těchto workshopů, chtěl jsem se s vámi podělit o některé nejužitečnější věci, které můžete implementovat do svých workshopů.

Co je to vlastně workshop

V první řadě musí být workshop interaktivní. Není to přednáška. Dobře to vysvětluje Scott Berkun:

„Workshop vaření znamená vařit věci. Workshop psaní znamená psát věci. Pokud většinu vašeho „workshopu“ tvoří lidé, kteří ve skutečnosti nic nevyrábějí, měli byste ho možná nazvat třídou, přednáškou nebo omylem.“

Vnímám workshopy jako způsob, jak přimět skupinu k efektivní spolupráci nebo interaktivnímu učení.

Obvykle se workshopy pořádají na začátku projektu nebo jako milník v projektu.

V mnoha případech je projektový tým tvořen lidmi, kteří spolu denně nepracují. Uspořádání workshopu vám dává příležitost dostat všechny do jedné místnosti, abyste mohli:

1. Usnadnit společnou práci (plánování, vymýšlení…);
2. naučit tým novým dovednostem;
3. využít tiché znalosti každého člena týmu
4. aktualizovat tým, aby se všichni shodli na aktuálním stavu projektu (to by měl být sekundární cíl, protože to není nejefektivnější způsob, jak skupinu aktualizovat);
5. přimět účastníky k rozhodnutí (buďte velmi opatrní na rozhodnutí konsensem).

Skvělý workshop vyžaduje přípravu. Zde je návod, jak to můžete udělat.

Jak připravit skvělý workshop

Příprava skvělého workshopu má pět klíčových fází:

1. Analýza
2. Plánování
3. Vývoj
4. Zkoušení
5. Vyhodnocení

Rozlišení těchto fází vám pomůže zaměřit se na zodpovězení správných otázek ve správný čas, tj.tj. vyhnout se upřednostňování vozu před koněm.

Analýza

Před přípravou a vedením semináře si musíte být jisti, že je to nejlepší způsob, jak dosáhnout požadovaného výsledku. Pokud tomu tak není, stává se z workshopu zábava nebo ztráta času, tedy chyba.

Musíte mít jasno v kontextu workshopu.

• Proč potřebujete workshop? Čeho chcete dosáhnout?
• Potřebujete k tomu opravdu workshop?
• Jestliže ano, jaká je vaše představa úspěchu (ideálního výsledku) tohoto workshopu?
• Jaké výstupy chcete mít na konci sezení?

Analýza by vás měla dovést k jasnému cíli workshopu.

Workshopy se často plánují týdny nebo měsíce předem. Příprava workshopu vás donutí přemýšlet o plánu projektu dopředu.

Plánování

Plánování spočívá ve vytvoření struktury workshopu.

Začněte plánovat workshop s ohledem na jeho cíl. Vizualizujte si výsledek a výstupy, které chcete. Pak pracujte zpětně, aby vás plán skutečně dovedl k cíli.

Je lepší, když si můžete vytvořit podrobný denní plán workshopu. Ten obsahuje:

• Hlavní body pro každý okamžik workshopu
• Detailní popis každé činnosti: co účastníkům řeknete a o co je požádáte
• Časové pole pro každou aktivitu
• Kdo co dělá
• Jaké materiály budete na sezení potřebovat

V každém okamžiku dne byste si měli umět přesně představit, co s posluchači děláte. Čím více lidí bude v místnosti, tím jasnější musíte mít představu.

V tuto chvíli si také položte otázku, kdo by se měl sezení zúčastnit. Měli byste také určit, v jakém stavu chcete, aby se skupina nacházela, např. povzbudit tým; zaměřit se na intenzivní plánovací sezení…

Podle mých zkušeností, pokud máte jasno v kontextu a v tom, co chcete ze semináře získat, je plánování snazší.

Rozvíjení

Fáze rozvíjení je o vytváření obsahu, který budete potřebovat (nebo někdy o jeho hledání, pokud již máte záznam obsahu a cvičení).

Pokud si myslíte, že budete obsah používat opakovaně, doporučuji vám napsat scénáře. To vám umožní zapamatovat si, co se stalo, a nechat ostatní členy týmu vést podobné semináře.

Existuje důvod, proč rozlišuji mezi plánováním a vývojem. Obě činnosti vyžadují, abyste se soustředili na různé věci:

– Plánování je o vytvoření osnovy workshopu.
– Rozvíjení je uvedení všech věcí do pořádku, abyste byli připraveni svůj plán realizovat.

Je to jako psaní a editace. Vyžadují dva různé způsoby myšlení. Potřebujete se jasně zaměřit na jedno nebo druhé.

Zkoušení

Jestliže se na začátku workshopu cítíte nervózní, je pravděpodobné, že jste nestrávili dostatek času zkoušením se svým týmem.

Zkoušení je dobrý způsob, jak získat jistotu a smysluplně ověřit, zda v plánu nejsou nějaké problémy. V ideální situaci byste rádi provedli pilotní workshop. Je však těžké najít si na to čas (kromě případu, kdy stejný workshop povedete několikrát s různými skupinami).

Naštěstí můžete svůj tým připravit pouhým projitím plánu před sezením. Ujistěte se, že je každému jasné, co má dělat a říkat.

(5. Vyhodnocení)

Vyhodnocení toho, jak workshop proběhl, vám pomůže dosáhnout dvou věcí:

1. Na úrovni projektu získáte jasnou představu o problémech, které je třeba vyřešit, aby zbytek projektu proběhl hladce;
2. Na osobní úrovni je to nejlepší způsob, jak zlepšit svou schopnost vést workshopy. Je to také příležitost, jak zlepšit svůj proces přípravy.

Dílnu a proces můžete vyhodnotit se svým týmem nebo sami. Doporučuji vám postupovat metodou analýzy zpětné vazby (porovnávání očekávání s výsledky) nebo metodou clearingového sezení (zjišťování, co fungovalo a co ne).

To je vše o procesu přípravy.

Nyní pojďme do arény. Rád bych se s vámi podělil o několik praktických tipů, které vám pomohou vést skvělé workshopy.

15 praktických tipů, jak vést skvělý workshop

Začněte s cílem

Sdílejte jasnou vizi toho, čeho chcete tímto workshopem dosáhnout.

Pomůže vám to nalodit účastníky a ujistit se, že chápou, co od nich budete očekávat.

Začněte sdělením jasných informací o tom, proč, jak a co

V What If používáme rámec nazvaný Účel, Proces a Výplata.

Protože chceme , budeme dělat, abychom dospěli k .-

• Účelem je výsledek. Je to důvod, proč chcete tento workshop absolvovat, tj. kde chcete být na konci workshopu.
• Postup je způsob, jakým se tam dostanete. Je to vysvětlení, kdo co a kdy udělá.
• Výsledek je výstup. Je to to, co mohou lidé očekávat na konci procesu.

Vysvětlení těchto tří prvků účastníkům zajistí, že všichni budou v souladu s programem a výsledkem workshopu.

Vytvořte prostředí pro spolupráci

Prostředí – prostor a atmosféra – má na nás velký vliv. Atul Gawande v knize The Checklist Manifesto upozorňuje na zajímavý koncept zvaný „aktivační fenomén“:

„Zdá se, že dát na začátku možnost něco říci aktivovalo jejich pocit účasti a odpovědnosti a ochotu promluvit.“

Jednoduchým způsobem, jak toho dosáhnout, je přimět každého, aby se poutavým způsobem představil.

Kromě toho, že se jich zeptáte na jejich jméno a práci, se jich můžete zeptat také na: co je na workshopu nejvíce vzrušuje nebo na jejich nejlepší vzpomínku na jídlo venku nebo na řízení auta. Tyto otázky znějí naivně, ale povzbudí každého, aby se podělil o svůj osobní příběh, a zajistí mu větší pohodlí.

Udělejte ji interaktivní

Ve workshopu jsou chvíle, kdy musíte účastníkům vysvětlit pojmy.

Udělejte i tuto část interaktivní.

Pokládejte jim otázky. Proveďte cvičení, aby si koncept vyzkoušeli v praxi, a nechte je, aby se zpětně podělili a zhodnotili, co udělali.

Provádějte cvičení strukturovaným způsobem

Všechna cvičení se řídí stejným rámcem jako vaše sezení. Mají svůj účel, postup a odměnu.

Cvičení zestručníte následujícími kroky:

1. Připomeňte účastníkům účel;
2. Řekněte jim, jak přesně bude probíhat: kdo, co, kdy a jak dlouho bude dělat;
3. Ujasněte si časový harmonogram;
4. Vysvětlete, jaký výstup očekáváte, až bude cvičení hotové;
5. Poptejte se, zda mají nějaké otázky.

Po skončení cvičení můžete udělat dvě věci (v závislosti na vašich cílech):

1. Podělte se zpětně. Požádejte každou osobu nebo skupinu, aby se o výsledek cvičení podělila s ostatními účastníky. Může to být pro ně příležitost navázat na něj nebo klást otázky.
2. Debrief. V závislosti na kontextu vašeho workshopu se můžete zeptat, zda mají nějaký doplňující komentář, zda jim to přišlo zábavné/těžké/frustrující, co klíčového se naučili, kdy tento postup použijí…

Poté můžete opakovat s dalším cvičením.

Pokud chcete, aby se něco naučili…

Jsou tři věci, které je třeba mít na paměti, když plánujete učit něco nového.

1. Výchozí bod – Co už o tom účastníci vědí?
2. Cíle výuky – Co o tom potřebují vědět?
3. Kontext použití – Jak ji budou v budoucnu používat?

Poslední otázka je opravdu důležitá.

Zdůraznění situací, ve kterých bude to, co učíte, užitečné, zvyšuje pravděpodobnost, že si to účastníci zapamatují a použijí to ve správný čas.

Spravujte energii týmu

Ujistěte se, že jsou lidé pozitivně/konstruktivně naladěni.

V programu What If používáme tzv. energizéry, což jsou hravé aktivity (například krátké teambuildingové cvičení nebo položení neobvyklé otázky). To pomáhá udržovat energii a budovat dobrou skupinovou dynamiku.

Existuje spousta způsobů, jak přimět lidi, aby se uvolnili a přijali konstruktivní myšlení. Například společnost Equal Experts, která se zabývá poradenstvím v oblasti IT, používá karty na prolomení ledů.

Můžete také měnit energii v místnosti různými aktivitami: nechte účastníky vstát, přejít do jiné místnosti, pracovat ve dvojicích nebo přemýšlet samostatně…

Buďte v přítomnosti

Musíte skupinu řídit. Na workshopu každý účastník následuje vaše vedení

A v různých okamžicích musí být skupina v různých stavech. Musíte přizpůsobit svůj vlastní stav tak, abyste vyburcovali zbytek skupiny.

Vedení workshopu vyžaduje, abyste hráli různé role: někdy musíte být učitelem, jindy se stáváte koučem, který usnadňuje to, co se děje, a jindy jste vedoucím, který řídí celý tým stejným směrem.

Některé činnosti vyžadují hodně energie, zatímco jiné mohou vyžadovat, aby lidé byli více reflexivní. Je na vás, abyste skupinu do tohoto stavu dostali.

Buďte dobrým řečníkem

Seminář není projev nebo přednáška. Potřebujete však umět oslovit a zaujmout publikum.

Uvedl jsem zde své nejlepší rady pro mluvení na veřejnosti. U workshopu je klíčové, že jej můžete udělat interaktivním. Vyprávějte jim nějaký příběh. Pokládejte otázky. Povzbuďte účastníky, aby ilustrovali koncepty, které jim sdělujete, svými osobními zkušenostmi.

Ve workshopu mohou účastníci sdílet nepřeberné množství znalostí.

Využívejte prostor

Většina workshopů končí tunami věcí nalepených na stěnách.

To proto, že často nejlépe přemýšlíme, když využíváme prostor kolem sebe, a ne když se omezujeme na obrazovku počítače. Jake Knapp, pracovník Googlu a autor knihy Sprint o vedení inovačních workshopů, tento jev vysvětluje:

„Jako lidé nemáme až tak dobrou krátkodobou paměť, ale naše prostorová paměť je úžasná. Místnost pro sprint, polepená poznámkami, diagramy, výtisky a dalšími věcmi, tuto prostorovou paměť využívá. Samotná místnost se stává jakýmsi sdíleným mozkem týmu.“

Důležité jsou zde dvě věci:

1. Využívání prostoru a lepení věcí na zeď nám pomáhá efektivněji přemýšlet;
2. Polepení výstupů na zeď podporuje spolupráci, protože veškerá práce zůstává všem na očích.

Přetržitě vyhodnocujte, co se děje

Tady je plán. A pak je tu realita.

„Při přípravě na bitvu jsem vždy zjistil, že plány jsou k ničemu, ale plánování je nepostradatelné.“
– Dwight D. Eisenhower

Jistě, potřebujete denní plán. Ale jakmile jste v aréně, musíte se také spolehnout na svou intuici, abyste našli nejlepší způsoby, jak se dostat k ideálnímu výsledku.

Důležité je zachovat hlavní strukturu. Protože se však mohou objevit nové věci, musíte být také flexibilní.

Podporujte spolupráci

Mít mnoho účastníků znamená, že v místnosti je mnoho různých názorů. Vzhledem k tomu, že cílem workshopu je spolupráce, je důležité, aby tým zůstal otevřený.

V rámci projektu ?What If! hovoříme o „greenhousingu“. To se týká tří činností: pozastavte svůj úsudek, pochopte, co má dotyčný na mysli, a pěstujte nápad.

Ve svých workshopech povzbuzuji účastníky, aby říkali věci jako „dovolte mi navázat na to, co jste řekl…“. Přečtěte si knihu Sticky Wisdom, která se podrobně zabývá tímto a mnoha dalšími způsoby inovačního chování.

Lidé z Pixaru mluví o „plussingu“. Je to podobný přístup, ale používá jinou metaforu:

„Cvičení bylo postaveno na základních principech improvizace, kterými jsou: přijímat všechny nabídky (přijmout nápad, neodmítat ho), používat „ano, a …“ místo „ano, ale …“ a dělat partnerovi dobrý dojem.“

V obou případech je ambice stejná: podpořit společnou práci (a udržet pozitivní dynamiku).

Když někdo pouze kritizuje nápad a nenabídne alternativní řešení nebo způsob, jak původní nápad vylepšit, týmu tím příliš nepomáhá. Více o praxi technik skupinové kreativity najdete v tomto článku.

Dejte si pozor: To, co jsem řekl, neznamená, že byste měli vítat všechny nápady. Pokud je nějaký nápad irelevantní, najděte způsob, jak konverzaci přeorientovat. Nechcete přece, aby všichni ztráceli čas diskusí, která je mimo téma.

Zvýrazněte pokrok

Na začátku workshopu připomeňte účastníkům svůj cíl. Pak s nimi proberte titulky z cesty, abyste ukázali, jak velký pokrok jste udělali.

Ujistěte se, že si uvědomují, že skupina udělala to, co bylo třeba (odpovědi na důležité otázky, klíčová rozhodnutí…). A položte důraz na klíčové věci, které se naučili.

Udržujte před nimi výstupy. Signalizuje to pokrok. Možná jim budete chtít i postupně vyprávět o tom, čeho skupina dosáhla.

Následné kroky

Po skončení workshopu je třeba udržet dynamiku:

1. Zvýrazněte klíčové výstupy;
2. podělte se o výstupy;
3. Vysvětlete další kroky a jasně zdůrazněte akce, které od nich očekáváte (každou akci pojmenujte a dejte jim termín).

Užívejte si

Nejlepším způsobem, jak vést skvělé sezení, je udělat si ho co nejpříjemnější. Pokud si jeho vedení užíváte, účastníci to pocítí a bude je to také motivovat

.