Řešení pro řízení recepcí umožňují řídit toky a účely návštěv od prvního kontaktu až po poskytnutou službu.
Tyto inteligentní systémy řízení umožňují zvýšit produktivitu a prodej a snížit provozní náklady tím, že zajistí, aby zákazníka obsluhoval personál, který je podle požadavku nejkvalifikovanější.Řešení pro řízení recepce jsou především způsobem, jak zvýšit spokojenost zákazníků zkrácením vnímané i skutečné doby čekání, vytvořením příjemného prostředí a férového přijetí. tato inovativní řešení pro řízení recepce také přispívají ke spokojenosti pracovních týmů tím, že snižují množství stresu a optimalizují zpracování požadavků. řešení pro řízení recepce také umožňují generovat údaje o tom, jak zákazníci čekají a jak je může personál nejlépe obsloužit. Tento typ informací pomáhá při zlepšování procesů organizace a při zvyšování kvality služeb zákazníkům.

Řešení pro řízení recepce pokrývají 6 fází:

• Informace (lze provádět také pomocí videa, SMS, internetu …)
• Přidělování &směr (lze provádět také pomocí videa, SMS, internetu …).)
• Čekání &komunikace (může probíhat také prostřednictvím videa, SMS, internetu …)
• Volání (může probíhat také prostřednictvím videa, SMS, internetu …)
• Příjem
• Řízení

Kromě těchto fází je pro kompletní řešení příjmu užitečné a efektivní zahrnout správu schůzek, plánování agendy a prognózu budoucích toků a zdrojů. Tato modulární řešení, přizpůsobitelná různým odvětvím (maloobchod, zdravotnictví, telekomunikace, finance, doprava, veřejný sektor…), mohou vyhovovat řízení jednoduché fronty až po centralizovanou organizaci na více místech.

Informace / příchod zákazníkaUpravit

• Informovat zákazníky o očekávané čekací době (video, SMS, internet…)
• Oznamovat příchod zákazníka, pokud má schůzku
• Zajistit, aby byl zákazník rozpoznán podle jména, čísla, čárového kódu, průkazu totožnosti apod, terminálem nebo recepcí.

Přidělení a nasměrováníUpravit

• Vyhrazené terminály v samoobslužné zóně nebo recepci, které umožňují zákazníkům zaujmout místo ve frontě na službu
• Registraci lze provést také pomocí internetu, smartphonu…
• Orientace ve virtuální frontě odpovídající jeho požadavku

Čekání a komunikaceUpravit

• Přizpůsobit dobu čekání podle důležitosti poskytované služby
• Učinit čekání aktivním i interaktivním tak, aby bylo vnímáno jako co nejpříjemnější (video, interaktivní komunikace, reklama….) a odstraňte čekání pomocí mobilních nástrojů (telefon, chytrý telefon).
• Dopřejte návštěvníkům volnost pohybu a zároveň je informujte o očekávané době čekání nebo jim poskytněte „garantovanou dobu přijetí“.
• Zajistěte mobilní zákaznické rozhraní, které je přístupné prostřednictvím mobilního prohlížeče. URL takového rozhraní obdržíte prostřednictvím uvítací SMS. Po zavedení takové funkce mohou zákazníci neustále sledovat průběh fronty, a proto není nutné, aby byli neustále fyzicky v prodejně. Zákazníci jsou informováni o kritických změnách ve frontě (tj. zákazník je na 3. místě) prostřednictvím SMS a mobilního rozhraní, aby se zákazník v případě, že je mimo, vrátil do prodejny. Prostřednictvím takového Mobilního rozhraní lze také provádět sběr zpětné vazby.

Volání/recepceUpravit

Zajišťuje různé možnosti navázání kontaktu:

• Prodavač/člen personálu volá zákazníkům a poznává je podle fotografie, jména, symbolu nebo pořadového čísla apod.
• Zákazníci/návštěvníci jsou voláni podle jména, čísla, kódu apod, na videoobrazovce, displeji, hlasovou syntézou apod. a jdou k určenému okénku nebo pultu.
• Volání může být uskutečněno na mobilní telefon pomocí textové zprávy, chytrého telefonu nebo pomocí pípáku.

V případě společného průvodce frontou pro několik okének pro předávání hovorů (pokladny, pulty) zobrazuje LED nebo videoobrazovka v čele fronty volané číslo se směrovou šipkou.Volané číslo by mělo být možné zobrazit také pomocí čísla, šipky, půdorysu apod. v případě, že čekací doba může být dlouhá, je možné v první fázi použít pípnutí nebo textovou zprávu či zprávu pro chytrý telefon* a poslat zákazníky do posledního čekacího prostoru, kde se mohou volně pohybovat po prodejně nebo prostoru.Pokud přijímací procedura trvá několik fází nebo pokud je před ukončením poskytování služby nutná další čekací doba, mělo by být možné umístit návštěvníky na počkání pro následné ošetření.

Řízení v reálném čase a sběr dat pro statistickou analýzuUpravit

Manažeři mají přístup ke sledovací obrazovce s upozorněními (vizuálními, zvukovými, textovými zprávami nebo e-maily), které umožňují celkové sledování a řízení přijímacího systému. Systém nicméně automaticky umisťuje zálohy, aby zajistil dodržení cílových úrovní čekání na jednotlivé služby v závislosti na rozdělení prodavačů/pracovníků do služeb a na prognózách a skutečných příchodech zákazníků/návštěvníků.

Při centralizovaném nasazení v řešení pro správu front podnikové úrovně umožňuje řídicí konzola konfigurovat všechny parametry pro provoz výdejního automatu na žetony, klávesnici pro obsluhu, displeje, Oznámení a správu uživatelů.

Kompletní statistické přehledy umožňují propojit a prezentovat tabulky a grafy následujících parametrů a proměnných: časové úseky, čekací doby, doby odbavení, přítomné časy, poskytnuté služby, důvody návštěv atd. Tyto sestavy jsou konfigurovatelné časové dokumenty pro různé potřeby, zobrazující funkce s 1 nebo 2 proměnnými. Lze je konzultovat nebo personalizovat a zasílat přímo manažerům e-mailem.

Prognózování a schůzkyUpravit

Aby bylo možné odhadnout budoucí toky návštěvníků a požadavky na zdroje podle oddělení a časového období v závislosti na statistických údajích a označení minulých a budoucích dnů. To umožňuje optimalizovat plánování zdrojů recepce. Být schopen sjednávat schůzky nebo předvídat příchod toků, a to přímým kontaktem, telefonicky nebo přes internet, a kombinovat schůzky s pěšími návštěvami s využitím stejných zdrojů tím, že se zajistí automatické odbavení schůzek v plánovaném čase.

Tradiční řízení front vždy využívalo drahé kiosky s dotykovou obrazovkou, novější technologická řešení však využívají mobilní telefon zákazníka. Využití mobilního telefonu pro interakci se zákazníkem zajišťuje, že se zákazník může věnovat tomu, co chce, a nemusí čekat v čekárně. Zákazník obdrží na svůj mobilní telefon oznámení, a když je připraven, je vyzván k předání služby.

• Pravidlo pro stanovení pořadí

.