Příručka provozních postupů ARARA
červen 2007 Strana 3.2-1
3.2 ZÁPIS ZE ZASEDÁNÍ
Co má obsahovat: Robertův jednací řád, příručka pro řízení neziskových organizací, vysvětluje, že zápis je záznamem toho, co bylo na schůzi vykonáno, nikoli toho, co bylo řečeno.
Zápis by měl obsahovat minimálně:

1. Název a druh schůze. Zda se jedná o řádnou schůzi představenstva, výroční schůzi, schůzi bytového výboru nebo mimořádnou schůzi. Pokud se jedná o mimořádnou schůzi, přiložte kopii oznámení o schůzi předaného členovi.
2. Datum, místo a čas zahájení a ukončení schůze.
3. Jména předsedy a tajemníka nebo jejich zástupců.
4. Jména přítomných členů s hlasovacím právem a zda byla schůze usnášeníschopná. Můžete rozeslat zápisový arch a přiložit jej k zápisu.
5. Jména hostů a předmět jejich jednání.
6. Zda byl schválen nebo opraven zápis z předchozího zasedání.
7. Přednesené návrhy. Je třeba zaznamenat:
   • přesné znění návrhu
   • kdo návrh podal
   • výsledek hlasování
8. Zprávy. Zaznamenejte název zprávy, jméno člena, který ji předložil, ajakékoli opatření přijaté ke zprávě. Pokud byla zpráva v písemné podobě, přiložte ji nebo sdělte, kde ji lze nalézt. Ústní zprávu lze stručně shrnout.
9. Jiné akce, úkoly a termíny, usnesení a doporučení lze stručně zaznamenat.
10. Podpis tajemníka po schválení zápisu.

Shrnutí diskuse
Některé rady se mohou rozhodnout jít nad rámec základních informací a uvést další body. Například shrnutí diskuse může poskytnout úplnější obraz o jednání. To může být užitečné pro členy, kteří se schůze nemohli zúčastnit, a pro ty, kteří se zpětně dívají na historické záznamy organizace. Shrnutí, pokud jsou součástí zápisu, by měla být vyvážená a měla by obsahovat hlavní protichůdné názory, i když nejsou přijaty.
Co vynechat
Zápis je faktickým záznamem o jednání. Nezahrnujte:

• Názory nebo úsudky: Vynechejte výroky typu „dobře zpracovaná zpráva“ nebo „bouřlivá diskuse“.
• Kritiku nebo pochvaly: Kritika členů, ať už dobrá nebo špatná, by neměla být uváděna, pokud nemá podobu oficiálního návrhu. Poděkování nebo vyjádření uznání by měly být zahrnuty pouze v případě, že došlo k jasné shodě účastníků zasedání. (Například potleskem.)
• Diskuse:
• Pokud se organizace rozhodla zahrnout shrnutí diskuse, nepersonalizujte ji zaznamenáváním názorů jednotlivců.
• Rozsáhlé omílání zpráv:

Schválení zápisu
Zápis se stává oficiálním až po přečtení a schválení formálním hlasováním. Tajemník by je měl přečíst na nejbližším řádném zasedání. Předseda pak požádá o opravy a doplnění a vyzve k hlasování.
Členové se mohou dohodnout na vynechání hlasitého čtení zápisu, pokud měli členové dostatek času na jeho přečtení předem. Před schůzí pošlete členům návrh zápisu, což je dobrý způsob, jak ušetřit čas a zároveň pomoci členům připravit se na schůzi.
Důvěrný bod
Občas schůze vyžaduje důvěrnost, například když se řeší citlivé personální záležitosti. V takovém případě může představenstvo odhlasovat, že přejde k výkonnému zasedání,které omezí účast pouze na členy a pozvané hosty. Zápis z výkonného zasedání čtou a schvalují pouze ti členové, kteří se výkonného zasedání zúčastnili. Pokud si to účastníci přejí, mohou se rozhodnout zpřístupnit zápis všem členům, ale diskuse musí zůstat důvěrná. Zápisy z výkonného zasedání se vedou odděleně od běžných zápisů.
Příslušné části kalifornských zákoníků:
Hlava 1: Korporace
Díl 2: Zákon o neziskových korporacích
Část 2: Neziskové veřejně prospěšné korporace
Kapitola 13: Záznamy, zprávy a práva na nahlížení
Článek 3: Záznamy, zprávy a práva na nahlížení: Právo na nahlížení
6333. Účetní knihy a záznamy a zápisy z jednání
členů a správní rady a výborů správní rady jsou
na písemnou žádost podanou korporaci kterémukoli
členovi kdykoli v přiměřené době přístupné k nahlédnutí za účelem přiměřeně souvisejícím se zájmy
takové osoby jako člena.
Hlava 1: Korporace
Díl 2: Právo neziskových korporací
Část 3: Neziskové vzájemně prospěšné korporace
Článek 13: Záznamy, zprávy a právo nahlížet do nich
Článek 3: Záznamy, zprávy a právo nahlížet do nich: Právo na nahlížení
8333. Účetní knihy a záznamy a zápisy z jednání
členů a správní rady a výborů správní rady jsou
přístupné k nahlédnutí na základě písemné žádosti podané korporaci kterýmkoli
členem kdykoli v přiměřené době, a to za účelem přiměřeně souvisejícím se zájmy
takové osoby jako člena.
Kalifornské zákoníky naleznete na následující url adrese:
http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/corp.html.