Nevyhovuje vám právní jazyk obsažený ve smlouvě o pronájmu kopírovacího stroje? Pokud nejste právník nebo nemáte zkušenosti se zajištěním kopírovacího stroje pro vaši firmu, může být smlouva o pronájmu kancelářského kopírovacího stroje zastrašujícím dokumentem.

Podívejme se na některé problémy, které před vámi stojí, když se zabýváte smlouvou o pronájmu kopírovacího stroje.

Smlouva o pronájmu kopírovacího stroje bez potopení

Mnoho firem uzavírá smlouvu o pronájmu kopírovacího stroje, aby se vyhnuly vyhození tisíců dolarů předem za nákup špičkové multifunkční kopírky. Uzavřením smlouvy o pronájmu kopírky zaplatíte měsíční nebo čtvrtletní poplatek za kopírku po dobu trvání nájemní smlouvy, která je běžně tříletá až pětiletá.

Související článek: Pronájem, koupě nebo leasing kopírky? Jak se rozhodnout

Při získávání nabídek od společností poskytujících leasing kopírek je důležité, abyste znali své potřeby. Začněte s hodnocením potřeb, abyste nenaletěli na nátlakové nabídky, které vám vnutí větší kopírku, než potřebujete, a drahý měsíční účet za pronájem. Přesným odhadem počtu kopií, které za měsíc pořídíte, se můžete vyhnout nadměrnému pronájmu kopírky. Pokud vytvoříte 20 000 kopií měsíčně, nepronajímejte si stroj, který je schopen vytvořit 200 000 kopií měsíčně. Neplaťte za objem, který nepotřebujete. Totéž platí pro další funkce: promluvte si se svými spolupracovníky a zjistěte, jaké funkce kopírky potřebují.

Nechoďte do toho naslepo:

Před schůzkou s leasingovými společnostmi, které se zabývají pronájmem kopírek, porozumějte podmínkám pronájmu

Pochopení podmínek pronájmu je rozhodující pro zajištění spravedlivé smlouvy o pronájmu kopírek. Pochopíte-li podmínky smlouvy o pronájmu kopírek, budete lépe připraveni porovnat ceny pronájmu kopírek a to, co vám leasingové společnosti nabízejí za měsíční poplatek. V tomto blogu vám vysvětlíme některé základní podmínky smlouvy o pronájmu kopírek, které budete potřebovat pochopit.

Pro podrobnější pohled na proces uzavírání smlouvy o pronájmu kopírek si přečtěte našeho bezplatného průvodce:

Pronajímatel. Přestože si pořídíte kopírku prostřednictvím leasingové společnosti, jako je například Superior Office Systems, budete leasing financovat prostřednictvím banky nebo jiné úvěrové instituce. Stejně jako při leasingu automobilu si váš prodejce vybere věřitele, ve smluvních podmínkách označovaného jako pronajímatel, podle toho, kdo nabízí výhodné úrokové sazby a kdo vám s největší pravděpodobností schválí úvěr.

Termín leasingu. Jedná se o dobu, na kterou jste se zavázali kopírku používat a platit za ni. Leasingové smlouvy se mohou protáhnout na 24 až 60 měsíců, ale obvykle jsou tříleté až pětileté. Delší leasing znamená nižší měsíční splátky, ale je celkově dražší. Pokud předpokládáte velký objem používání, nemusíte chtít pětileté období, protože váš stroj nemusí být nejméně tak dlouho používán. Prodejce by vám měl poradit s délkou leasingu v závislosti na objemu a typu a značce zařízení.

Splátky. Vaše splátky budou vycházet z hodnoty stroje vydělené počtem splátek naplánovaných na dobu trvání leasingu, plus úroky.

Slevy. Výrobci kopírek často nabízejí propagační akce, aby byla jejich smlouva o pronájmu kopírky atraktivnější než u konkurence. Váš prodejce by vás měl informovat o případných slevových programech.

Spravedlivá tržní hodnota. Není neobvyklé podepsat smlouvu o pronájmu kopírky, která vám dává možnost kopírku na konci pronájmu koupit. Společnosti se obvykle rozhodují pro koupi kopírky na konci kratší doby pronájmu, protože je pravděpodobnější, že kopírka má určitou životnost a nedosáhla stádia nespolehlivosti. Kupní cena, kterou určuje banka, se obvykle pohybuje v rozmezí 25 až 30 procent původní ceny stroje.

Záruka. Ve vaší smlouvě bude pravděpodobně uvedeno, že leasing neobsahuje záruku na zařízení. Naštěstí pro vás to nemusí nutně znamenat, že vaše zařízení nemá záruku. Je to proto, že záruka je pravděpodobně zahrnuta ve vaší servisní smlouvě od prodejce kopírek, nikoli od finanční instituce.

Související článek: 3 tipy pro výběr správné servisní smlouvy na kopírku

Předběžný pronájem. Věřitelé dodržují fakturační cykly, které budou obsahovat konkrétní data splatnosti, například 1. nebo 15. den v měsíci. Pokud vaše zařízení dorazí před prvním fakturačním cyklem, může vám být účtována průběžná platba nájemného, která pokryje dobu, po kterou jste měli kopírku k dispozici před stanoveným datem začátku smlouvy.

Ochotné podnikání – dejte si pauzu na tyto doložky.

Automatické obnovení. Automatické prodloužení smlouvy není ve smlouvě o pronájmu kopírovacího stroje nic neobvyklého a je noční můrou nájemce. Když se blíží datum vypršení leasingové smlouvy, jste povinni oznámit financující společnosti svůj záměr vrátit zařízení.

Pokud nezašlete věřiteli dopis o záměru vrátit stroj ve stanovené lhůtě obsažené ve smlouvě o pronájmu kopírek, může vám hrozit automatické prodloužení smlouvy o 12 měsíců. Prodloužení znamená další rok splátek za kopírku, kterou již nemusíte chtít. Pokud jsou servisní smlouva a nájemní smlouva kombinovány, budete platit i za servis. Je vhodné mít servisní smlouvu oddělenou od nájemní smlouvy. Ujistěte se, že jste si do elektronického kalendáře vyvěsili upozornění na datum vypršení platnosti a přijměte opatření!“

Možnost výkupu za 1 USD. Jak již bylo zmíněno, někdy věřitelé umožňují po skončení pronájmu odkoupit kopírku za 1 USD. Odkup může ve smlouvě o pronájmu kopírky znít jako atraktivní možnost, ale může vás stát více peněz na měsíčních leasingových splátkách. Možná bude rozumnější dohodnout se na nižších splátkách a na konci leasingu se rozhodnout, zda chcete kopírku odkoupit. Rozhodování na konci leasingu vám přinese výhodu, že budete znát stav kopírky a budete vědět, zda se vaše kopírovací potřeby nezměnily.

Příplatek za pojištění. Zkontrolujte, zda smlouva o pronájmu kopírky neobsahuje příplatky za pojištění. Někteří věřitelé vyžadují, aby vaše pronajaté zařízení mělo pojistnou ochranu. Příplatku za pojištění se můžete vyhnout, pokud věřiteli prokážete, že se pojištění vaší kanceláře vztahuje i na kopírky.

Pozor na výpočty &dopravy

Mnoho leasingových společností vám umožní přidat k leasingu kopírky a přepočítat leasing na základě dalšího zařízení. Pečlivě se podívejte na čísla, zda nedochází ke skrytému zvýšení sazeb a zda neplatíte více, než je hodnota zařízení.

Ujistěte se, že jste prozkoumali smlouvu o pronájmu kopírek z hlediska přepravních podmínek. Není neobvyklé, že na konci pronájmu je nájemce zodpovědný za přepravu, která může přesáhnout 500 USD.

Vyberte si pečlivě svého dodavatele, abyste se vyhnuli drahým překvapením

Tady je výsledek: Je váš dodavatel vstřícný tím, že vám vysvětlí podmínky pronájmu, abyste věděli, co podepisujete? Kryje vám záda tím, že dbá na to, abyste nezůstali u nájemních podmínek, které nejsou ve vašem nejlepším zájmu? V SOS věříme v transparentnost a poctivost. Vždy vám rádi poradíme s podmínkami leasingu; neváhejte se na nás obrátit se svými dotazy.