Cíl

Cílem tohoto návodu je pomoci vám pochopit, jak můžete modul ‚Plánování směn‘ používat k vytváření nebo správě rozvrhů pro své zaměstnance.

Přehled

Přístup z vašeho: Používá se pro: Počítač
Použije se pro:
K záložce ‚ShiftPlanning‘ můžete kdykoli přistoupit kliknutím na záložku ‚ShiftPlanning‘ v horní části stránky.

Co byste měli vědět, než začnete:

1. Manažeři/admini mají plný přístup do aplikace, aby mohli vytvářet a spravovat rozvrhy svých zaměstnanců.
2. Nadřízení mohou spravovat všechna místa/pozice/zaměstnance+mzdy.
3. Rozvrhář spravuje konkrétní lokace/pozice/pracovníky, které byly zaměstnancům přiděleny v záložce Oprávnění rozvrháře.
4. Zaměstnancům lze udělit oprávnění rozvrháře pro konkrétní pozice.

Scénář popsaný v tomto návodu se skládá z následujících stavebních bloků:

1. Pohledy na rozvrh
2. Základní pohledy
3. Pohledy na časovou osu
4. Panel filtrů
5. Pokročilé filtry
6. Vytváření směn
7. .
8. Úprava směn
9. Nové zkušenosti s vytvářením směn
10. Publikovat rozvrh
11. Publikovat a znovu publikovat rozvrhy
12. Konflikty rozvrhů
13. Uložení odkazu na období
14. Akce rozvrhu
15. Vyhledávání rozvrhu
16. Poznámky k rozvrhu
17. Blokování žádostí o dovolenou pro konkrétní Data
18. Nastavení plánování směn
19. Hot Keys

Pohledy na plán

Záložka Plánování směn se ve výchozím chování otevře v zobrazení „týden“, v pravé horní části rozvrhu však můžete pohledy kdykoli změnit. Projděme si to podrobněji:
Pohledy na rozvrh vám pomohou lépe vizualizovat rozvrh podle rozsahu data a pohledu. Na kartě „ShiftPlanning „v pravém horním rohu lze měnit pohledy rozvrhu na základě typu pohledu a rozsahu data. Kliknutím na „šipky“, které se nacházejí v horní části uprostřed stránky, můžete přecházet v rozvrhu na různá data v rámci libovolného vybraného pohledu.

Existují čtyři typy „Základního zobrazení“:

1. Zobrazení zaměstnance
2. Zobrazení pozice
3. Vizuální zobrazení
4. Zobrazení seznamu

Ty lze dále zobrazit v „Zobrazení časové osy“ v závislosti na „Základním zobrazení“:

1. Den
2. Týden
3. 2 týdny
4. 4 týdny
5. Měsíc

Základní zobrazení

Zobrazení zaměstnanců

Zobrazení zaměstnanců zobrazuje vlevo jména vašich zaměstnanců s příslušnými směnami v kalendáři.

Pohled na pozice

Pohled na pozice zobrazuje vlevo pozice vašich zaměstnanců s jejich odpovídajícími směnami v kalendáři.

Pokud vám jako zaměstnanci vedení povolilo zobrazení Pozice, pak musíte kliknout na „Přehled rozvrhu“ v levém menu aplikace, abyste si zobrazení pozice zobrazili.
Poznámka: „Zobrazení zaměstnance a pozice“ lze dále přizpůsobit tak, aby se zobrazovalo v režimu Den, Týden, 2 týdny a 4 týdny.

Vizuální zobrazení

Vizuální zobrazení zlepšuje způsob, jakým můžete na první pohled zobrazit všechny podrobnosti o své směně.

Zobrazení seznamu

Zobrazení seznamu představuje rozvrh zaměstnanců v seznamu shora dolů s uvedením pozice a času směny.

Poznámka: Zobrazení „Vizuální a Seznam“ lze dále přizpůsobit tak, aby bylo zobrazeno v režimu Den, Týden a Měsíc.

Zobrazení časového plánu

Pomocí tlačítek v levé horní části plánovače můžete zobrazit plán podle dnů, týdnů, 2 týdnů, 4 týdnů a měsíců.

Režim dne

Režim dne je užitečný, když chcete lépe vizualizovat pokrytí pro jeden den. Kliknutím na záložku „Den“ v pravém horním rohu nebo stisknutím klávesové zkratky „D“ zobrazíte Plán v denním režimu.

Týdenní režim

Zobrazení v týdenním režimu je výchozím zobrazením. Počáteční den týdne je ve výchozím nastavení nastaven na pondělí. Můžete jej však přizpůsobit podle svých obchodních požadavků v části ‚ Nastavení plánování směn‘. Týdenní režim lze dále rozšířit na 2 týdny nebo 4 týdny.

Měsíční režim

Měsíční zobrazení zobrazuje týdny v měsíci spolu s „Časy směn“, „Jméno zaměstnance“ a „Pozice směny“ označené barvou. Kliknutím na směnu můžete zobrazit další podrobnosti o směně.

Panel filtrů

Na levé straně karty Plánování směn si budete moci zobrazit panel filtrů s „Mini kalendářem“, „Filtry“ a záložkou „Pokročilé“. Pokud panel nemůžete zobrazit, klikněte na možnost ‚šipka‘ vedle pole’Vyhledávání plánu‘. Panel lze snadno skrýt opětovným kliknutím na stejnou šipku.

Po kliknutí na kartu ‚Filtry‘ budete moci zobrazit následující možnosti:

1. Mini kalendář
2. Můj rozvrh
3. Přehled rozvrhu
4. Rozvrh dovolených
5. Dostupnost zaměstnanců
6. Primární pouze místa
7. Další místa a pozice
8. Správa pozic

Mini kalendář

Z levého postranního panelu, můžete kliknout na libovolné datum v „minikalendáři“ a rychle přejít na libovolný týden nebo konkrétní den.

Můj rozvrh

„Můj rozvrh“ je výchozí zobrazení, když zaměstnanci přejdou na kartu Plánování směn, kde se zobrazí pouze jejich směny. Ujistěte se, že jste přešli na příslušná data, abyste si mohli zobrazit nadcházející/předchozí směny.

Zaměstnanci mohou kliknutím na své směny zobrazit další podrobnosti o směně spolu s dalšími možnostmi Vyměnit směnu, Uvolnit směnu, Uvolnit směnu, Odložit směnu, Odeslat pracovní jednotku, Nastavit dostupnost, Zobrazit poznámky, Zobrazit podrobnosti o pohotovosti a Potvrzení směny.

Manažeři mají k tomuto zobrazení přístup také z levého panelu filtrů na kartě Plánování směn, kde se jim zobrazují pouze jejich směny, a to v režimu čtení.

Přehled rozvrhu

Výběrem položky „Přehled rozvrhu“ z levého postranního panelu se zobrazí celý rozvrh společnosti podle zvoleného „základního“ a „časového“ zobrazení. Můžete také vybrat pozici primárního místa a další místa pro filtrování rozvrhu podle jednotlivého nebo více míst a pozic.

Pod ‚Přehledem rozvrhu‘ můžete také přidat zaměstnance kliknutím na ikonu ‚Přidat zaměstnance‘, jakmile na ni kliknete, otevře se vyskakovací okno, kde můžete přidat jméno, příjmení/jména a pozice.

Poznámka: Je možné, že si budete moci zobrazit pouze pozice primárního pracoviště, jedná se o výchozí chování aplikace.

Rozvrh dovolených

Výběrem položky „Rozvrh dovolených“ z levého postranního panelu budete moci zjistit, kdo ve vaší společnosti čerpá dovolenou. Manažeři mohou kliknout na „Schválenou“ dovolenou a „Neschválenou“ nadcházející dovolenou nebo odstranit všechny minulé dovolené.

Dostupnost zaměstnanců

Pomocí této funkce dostupnosti mohou manažeři zobrazit dostupnost v kalendáři ShiftPlanning při vytváření směn v „Zobrazení zaměstnanců“ pouze v případě, že zaměstnanci mají nastavenou dostupnost. Tato funkce se aktivuje automaticky, pokud vytváříte směny v denním nebo týdenním zobrazení.
Můžete také vybrat konkrétního zaměstnance pro další filtrování a zobrazení podrobností o dostupnosti.

Správa pozic

Kliknutím na „Správa pozic“ dojde k přesměrování na „Modul zaměstnanců“ pro případné vytvoření a správu pozic zaměstnanců.

Pokročilé filtry

Po výběru záložky „Pokročilé“ vám umožní další filtrování zobrazení podle „Typu směny“, „Vzdálených pracovišť“, „Dovedností“ nebo „Zaměstnanců.“

Vytváření směn

Vytváření směn nebylo nikdy jednodušší. Stačí kliknout na buňku kalendáře odpovídající zaměstnanci/pozici, přidat datum a čas směny.

Úprava směn

Klikněte na libovolnou směnu a otevře se okno „Úprava směny“, kde můžete provádět některé robustní úkony.

Funkce vyskakovacího okna ‚Úprava směny‘:

1. Změna pozice směny kliknutím na horní část názvu pozice
2. Přidání názvu směny shora
3. Upravení data a času začátku/konce
4. Nastavení opakování směny kliknutím na možnost Opakovat.
5. Nastavit směnu na otevřenou kliknutím na možnost „Nastavit otevřená místa“
6. Přiřadit vzdálená pracoviště ke směnám
7. Přidat doplňující poznámky ke směně
8. Přidat úkoly
9. Filtrovat podle dovedností
10. Přiřadit zaměstnance ke směnám
11. Potvrzení směny
12. In-.line Schvalování směn
13. Přidělování zaměstnanců z jiných pozic
14. Rozvrhování přestávek
15. Přidělování pracovních jednotek
16. Filtr podle seniority (Přečtěte si o senioritě-.Based Scheduling)
17. Auto – Fill Shift
18. Shift History
19. Deleting Shifts

New Shift Creation Experience

Pro zapnutí vytváření nových směn, klikněte na ikonu „Plánovací akce“, která se nachází vedle tlačítka Zveřejnit, a klikněte na „Zobrazit vytvoření nové směny“. Tato funkce byla přepracována v naději, že pro vás bude vytvoření pracovní směny jednodušší a rychlejší než kdykoli předtím.

Publikovat rozvrh

Záměrem publikování rozvrhů je, že někteří manažeři chtějí mít možnost provádět změny v rozvrhu, aniž by jejich zaměstnanci tyto změny ihned viděli. Jakmile je manažer připraven, může kliknout na tlačítko „Publikovat“,a změny budou spuštěny.
záložka „Publikovat“ se nachází v pravém horním rohu karty Plánování směn. Zveřejněním směn se také zaměstnancům odešlou e-mailová/textová oznámení.

Poznámka: Manažeři mohou kartu Zveřejnit vypnout v části Nastavení plánování směn. Vypnutím funkce Publikovat se zaměstnancům okamžitě zobrazí jejich nové směny/změny směn (nedoporučuje se).

Publikovat a znovu publikovat rozvrhy

Jakmile rozvrh publikujete, veškeré pozdější změny provedené ve stejných směnách se zaměstnancům zobrazí okamžitě, aniž by bylo nutné jej znovu publikovat. Funkce Republish slouží pouze k upozornění zaměstnanců na změny prostřednictvím e-mailu.

Konflikty rozvrhů

V pravém horním rohu stránky ShiftPlanning se automaticky zobrazí záložka „konflikt“. Konflikty plánování mohou nastat, pokud se naplánované směny dostanou do konfliktu s některým nakonfigurovaným pravidlem plánování. Také směna, která je v konfliktu, je zvýrazněna červeným tečkovaným ohraničením směny.

Kliknutím na poznámku se zobrazí podrobnosti o konfliktu a také se zvýrazní směna, která je v konfliktu. Manažeři mohou konflikty před zveřejněním vyřešit nebo ignorovat.

Uložení odkazu na období

Touto novou funkcí jsme chtěli všem našim uživatelům poskytnout neuvěřitelně efektivní a jednoduchý způsob, jak mít možnost „uložit“ nebo „zakládat“ minulé pracovní rozvrhy, aby na ně mohli kdykoli snadno odkazovat a dokonce je znovu použít.

Akce rozvrhu

Klikněte na ikonu ‚šipka dolů‘ vedle tlačítka publikovat v horní části karty ShiftPlanning a zobrazí se rozbalovací ikona s výkonnou akcí.

Funkce rozbalovací nabídky ‚Plánování akcí‘:

1. Tisk a uložení
2. Kopírování plánu
3. Průvodce plánováním
4. Import plánu
5. Synchronizace plánu
6. Vymazání plánu
7. Zapnutí ducha Směna
8. Zobrazit rozpočtový režim
9. Zobrazit graf předpovědi/hodin
10. Zobrazit vytvoření nové směny

Vyhledávání rozvrhu

Vlevo nahoře na kartě Plánování směn, ‚Hledání rozvrhu‘ je k dispozici funkce pro rychlé vyhledání požadovaných směn. Zadejte vyhledávací parametr a na klávesnici stiskněte klávesu ‚Enter‘.

Parametry vyhledávání jsou:

• Vyhledávání podle zaměstnance
• Vyhledávání podle pozice
• Vyhledávání podle údajů o směně

Poznámky k rozvrhu

Vkládejte do rozvrhu Humanity poznámky k rozvrhu, které si můžete denně připomínat v práci. Nyní můžete psát poznámky sobě i svým spolupracovníkům, které budou viditelné při každém pohledu na váš pracovní rozvrh. Jedná se o obdobu „samolepicích poznámek“ na vašich pracovních stolech nebo na ploše počítače.
Kliknutím na kartu „Rozvrh“ otevřete svůj pracovní rozvrh. Ikona ‚Poznámka‘ se nachází hned vedle termínů v kalendáři vašeho rozvrhu.

Po uložení poznámky ji můžete v případě potřeby dále ‚publikovat‘, ‚upravovat‘ a také ‚mazat‘ pomocí níže uvedených ikon:

Zablokovat žádosti o dovolenou na určitá data

Nyní mohou manažeři, nadřízení a plánovači zablokovat žádosti o dovolenou na určitá data vytvořením poznámky ke konkrétnímu datu, na které chtějí žádosti o dovolenou zablokovat.
Po otevření okna poznámky stačí zaškrtnout políčko „Nepovolit volno“.

Nastavení plánování směn

Uživatelé s oprávněním „Manažer“ mají kontrolu nad tím, co mohou zaměstnanci v rámci účtů plánování směn provádět a zobrazovat. Chcete-li zobrazit další podrobnosti nastavení, můžete umístit kurzor myši na horní část nastavení a na obrazovce se zobrazí.

Pro přizpůsobení nastavení podle požadavků vaší firmy můžete přejít na kartu Nastavení > Plánování směn > Rozšířená nastavení, jak je uvedeno níže:

Hot-Keys

Hot-Keys jsou klávesové zkratky, které umožňují aplikaci zvýšit rychlost práce při navigaci v plánech a přepínání mezi různými rozsahy dat a zobrazeními.

Pro rychlou změnu datových rozsahů na stránce Plánování směn použijte následující klávesové zkratky:

• Ctrl+Up: přechod na předchozí datový rozsah
• Ctrl+Left: Ctrl+Dole: přejít na předchozí rozsah dat
• Ctrl+Doprava: přejít na další rozsah dat
• Ctrl+Dolů: přejít na další rozsah dat

Snadná změna režimů zobrazení Shiftplanning pomocí následujících kláves:

• T: zobrazení dneška
• W: zobrazení týdne
• M: zobrazení měsíce/4týdnů
• D: zobrazení dne

Pokud máte další dotazy, neváhejte nás kontaktovat na adrese [email protected]. Šťastné plánování!