Pokud jste jako já a podnikáte nebo se věnujete vedlejšímu podnikání z domácí kanceláře (nebo jen občas pracujete na dálku), pak chápete, že je potřeba mít doma minimalistickou kancelář bez nepořádku.

Když jsem vyrůstala, máma mi vždycky říkala: „Čistý prostor, čistá mysl“. Tato malá vsuvka mi vždycky utkvěla v paměti.

Můj přítel Joshua Becker právě napsal novou knihu The Minimalist Home: a room-by-room guide to a decluttered, focused life. V ní věnuje jednu kapitolu domácí kanceláři.

Myslel jsem si, že je ideální čas podělit se s vámi o několik tipů na udržování minimalistické domácí kanceláře, seznámit vás s aktuální situací v mé domácí kanceláři, vyjádřit se k Joshuovým tipům na domácí kancelář a podělit se o své akční plány na odstranění části nepřehledného chaosu v mém pracovním životě.

Víte, že? Podle našich partnerů ze společnosti FlexJobs:

„3,9 milionu amerických zaměstnanců, tj. 2,9 % z celkového počtu zaměstnanců v USA, pracuje alespoň polovinu času z domova, což je nárůst oproti 1,8 milionu v roce 2005 (115% nárůst od roku 2005).“

Pracovní prostory doma má spousta z nás. A každý den se k našim řadám přidávají další lidé. Pojďme se podívat na několik způsobů (silně inspirovaných výše uvedenou knihou), jak můžeme tento prostor uklidit a být efektivnější.

Vymezte si prostor domácí kanceláře

Tento důležitý krok často vynecháváme, když se snažíme vytvořit klidnou domácí kancelář. Typicky, více než kterákoli jiná místnost, může být domácí kancelář místností, kde se shromažďuje spousta věcí: kancelář (podnikání vs. vedlejší podnikání vs. rodinné finance), sklad, místnost s klavírem, čítárna, další herna atd.

Je v pořádku, že je místnost věnována několika z těchto věcí, pokud je to velký prostor, ale nemůže to být všechno. Stanovit nějaké hranice, co je to za místnost? Můžete z tohoto prostoru přesunout některé další činnosti?“

Závěr: Nesnažte se toho v tomto jednom prostoru dělat příliš mnoho. Chaos přirozeně povede k nepořádku.

Jak definuji svůj prostor já:

Moje domácí pracovna prošla několika obměnami, ale v tuto chvíli je určena pro mou práci s tímto webem (mám zde stojící stůl a standardní kancelářský stůl – oba jsem si vyrobil a používám je), vyřizuji zde část našich rodinných financí a umožňuji zde svým dětem cvičit na klávesnici nebo občas hrát jejich oblíbenou počítačovou hru – Prodigy Math. Čas od času se do ní také umístí dočasné úložiště související s FinConem.

Protože dva až tři dny v týdnu chodím do co-workingového prostoru, myslím, že je v pořádku, že se moje domácí kancelář používá pro klávesnici nebo počítačové hry dětí v době, kdy tam nejsem – tato činnost využívá pouze dvě položky navíc, které lze snadno uložit. Ale tento prostor neslouží ke skladování FinConu – na to mám skutečný úložný prostor. Takže budu muset zajistit, aby se věci do tohoto prostoru už neplížily.

Související:

Když už máte svůj cíl pro tento prostor, je na čase vyčistit zásuvky a skříňky kancelářského stolu

Vyčistit zásuvky a skříňky kancelářského stolu

Pokud máte svůj cíl pro tento prostor, je na čase vyčistit zásuvky a skříňky. Pokud máte svou domácí kancelář již nějakou dobu, pravděpodobně máte několik zásuvek psacího stolu a skříní na dokumenty, ve kterých se nashromáždilo několik věcí.

Uklidíme je. Vyjměte vše ze zásuvek a skříní a vraťte to zpět pouze v případě, že jste to v uplynulém roce použili nebo si to potřebujete ponechat kvůli evidenci. Od každého typu kancelářského vybavení nebo zásob si ponechte pouze jeden kus.

Vše ostatní dejte na hromadu k prodeji, darování nebo do koše. Starou elektroniku můžete prodat na stránkách, jako je Decluttr (přečtěte si naši recenzi).

Jaké záznamy byste tedy měli vést? Nebudu se zde snažit řešit celý tento seznam, ale přidám několik klíčových bodů:

• Pořiďte si trezor na ty fyzické/embosované „věci navždy“: pasy, závěti, oddací listy, životní pojistky, tituly, listiny a rodné listy. Používám tento malý ohnivzdorný trezor (od Amazon.com) a zjistil jsem, že jakmile se začne plnit, musím některé věci vyhodit. Malý trezor = méně nepořádku.
• Všechny daňové záznamy uchovávejte v kartotéce nebo v úložném boxu alespoň sedm let. Zde je více informací od IRS o uchovávání daňových záznamů.
• Uchovejte si všechny dokumenty o vzniku hypotéky, půjčky, investice, a to po dobu, kdy máte dluh nebo investici.
• Nechovejte si výpisy, účty, účtenky, které můžete získat online. A neuchovávejte nic, co se nahrazuje novější verzí (například pojistnou smlouvu).
• Nakonec co nejvíce z toho digitalizujte. Je dobré si své „věčné věci“ i vyfotit, abyste je měli v archivu.

Moje zásuvky a skříňky na stole:

Jeden z mých stolů má zásuvky a skříňky na dokumenty, a tak je na něm kombinace kancelářského vybavení (sešívačky, propisky atd.), složky osobních financí a šekové knížky, obchodní složky a šekové knížky a nějaké drobné elektronické kabely a příslušenství.

Mám také několik regálů, z nichž oba mají skříňky: na jedné straně je uložen trezor a tiskárna a na druhé straně náhodné krabice, zásoby a dobroty z FinConu.

Potřebuji vzít své staré obchodní záznamy a nechat je naskenovat nějakým servisem a uspořádat je pro mě. Také potřebuji ještě jednou projít ty drobné elektronické doplňky a rozhodnout, co se už dlouho nepoužívá.

Nakonec potřebuji úplně prázdnou zásuvku, abych mohl na konci dne všechno sundat ze stolu a uložit mimo dosah. Chci mít na konci každého dne čistou pracovní plochu.

Související: 6 finančních výhod práce z domova

Není na displeji žádná další výzdoba: Knihy, diplomy a další nábytek

Teď, když je vše v zákulisí uspořádáno, se můžeme podívat na to, co je na očích. Máte v kanceláři příliš mnoho věcí na stěnách, na policích nebo prostě na podlaze?

Pamatujte, že jste se výše zavázali k cíli, aby to byla skutečně domácí kancelář.

• Začněme tím, že odstraníme všechen nábytek, který se sem nehodí. Najděte pro něj jiné místo v domě nebo se ho zbavte.
• Poté se pusťte do stěn. Joshua se ve své knize zmiňuje o „zdi ega“ z diplomů a ocenění. Zbavte se všeho, co na stěně „více rozptyluje než pomáhá“.
• Nakonec sundejte všechny knihy a nevracejte je zpět, pokud je právě nečtete, nebudete brzy číst nebo pokud kniha nemá sentimentální hodnotu. I zde zvažte přechod na digitální formát. V dnešní době používám pro veškeré své „čtení“ Audible a považuji za mnohem produktivnější poslouchat na cestách a rychlostí, která mi vyhovuje.

Můj dekor a nábytek:

Já jsem vinna „zdí ega“. I když jsem hrdý na své vzdělání a je jistě příjemné dostat odměnu za svůj úspěch, tyto věci mi připadají trochu zastaralé a ne tak ctižádostivé a smysluplné jako něco svěžího a jednoduchého.

Mám v pokoji také několik hudebních nástrojů, které jsou v tuto chvíli spíše dekorací. Musím pro ně najít jiné místo nebo se jich zbavit. S knihami jsem na tom docela dobře a mám je zkrácené jen na jednu polici na poličce.

Myslím, že je čas, aby šly dolů diplomy a trofeje. Diskutuji o hudebních nástrojích. Myslím, že kytara by se dala pověsit na zeď a spíš bych ji vzal do ruky a brnkal na ni. Buben je třeba přesunout do skříně nebo darovat.“

Zavázat se k čisté pracovní ploše

Jestliže jste jako já, čistá pracovní plocha má pravděpodobně největší vliv na váš pocit emoční pohody v pracovním prostředí. Není nic sladšího, než když přijdu na své pracoviště a najdu svěží, čistou pracovní plochu bez nepořádku, abych se mohl pustit do své celodenní práce. To se nestane přirozeně, takže se k tomu budete muset odhodlat.

Vaše pracovní plocha je určena pro věci, na kterých právě pracujete. Nic víc. Neukládejte na plochu věci, které by mohly/měly být někde jinde. Proto je výše uvedený bod č. 2 tak důležitý. Nechte zásuvku pracovního stolu dostatečně prázdnou, aby byla vždy k dispozici pro uložení běžně obměňovaných věcí na pracovní ploše.

Moje situace na pracovní ploše:

Není neobvyklé, že mám pracovní plochu zahlcenou poštou, věcmi přivezenými z cest, vizitkami, svačinami, čepicemi, rukavicemi, doplňky, nálepkami a drobnostmi. Mám tendenci se k úklidu pracovní plochy vracet zhruba každých několik týdnů.

Něco, co mi trochu pomohlo, bylo mít na pracovní ploše jeden koš a zavázat se, že do něj budu všechno ukládat. Další věc, která mi pomohla, je zakoupení tohoto stojanu na monitor z Amazonu, který mi poskytuje prostor pod monitorem, kam si mohu na konci dne uložit klávesnici a myš.

Pokusím se najít místo v zásuvkách stolu, kam bych ten koš s papíry přesunul. Tím pádem bude na desce stolu ležet jen to, na čem zrovna pracuji. Pokud tam nic nebude, pak si myslím, že je méně pravděpodobné, že budu na stůl průběžně odhazovat drobnosti, kartičky nebo jiné náhodné předměty.

Zabývejte se příchozími papíry

Domácí kancelář má tendenci shromažďovat velké množství papíru, takže si musíte vytvořit systémy, které vám umožní tyto papíry rychle a efektivně třídit.

• Především se odhlaste od co největšího množství nevyžádané pošty a co největšího množství výpisů. Navštivte svou banku, abyste se vypořádali s výpisy, a navštivte FTC, kde najdete informace o zastavení všech žádostí. Nemusíte tyto věci dostávat!“
• Druhé, pořiďte si recyklační koš nebo skartovačku a umístěte ji vedle svého stolu. Podle mého názoru je přijatelné mít tento předmět venku, protože vytváří rychlou akci. Jakmile vám přijde pošta, všechnu ji roztřiďte a pak nevyžádané věci a otevřené obálky vhoďte do recyklačního koše. Hotovo!“
• Je-li to výpis nebo účet či jiné důležité finanční záznamy, založte je na příslušné místo. V devíti případech z deseti obvykle danou položku jen vyfotím a papírovou verzi stejně pošlu k recyklaci. Většinou si s tím poradím digitálně.

Jak nakládám s papírem:

Mám tendenci nechávat papír hromadit v koši a obvykle ho celý procházím každý týden nebo každý druhý týden. Když to dělám denně oproti týdnu, zjišťuji, že se mi samozřejmě lépe daří udržet nepořádek na uzdě.

Co se týče odhlašování pošty, sám jsem to udělal před několika lety a osvědčilo se mi to. Dostávám především věci od firem, které znám. Paní PT se však zatím neodhlásila, a tak díky svému bezvadnému kreditnímu skóre stále dostává spoustu nabídek.

Paní PT budu k odhlášení vybízet. Co se týče příchozího papíru, týdenní rutina by zatím měla být dobrá, pokud ten koš půjde do zásuvky.

Závěrečné myšlenky k minimalistické domácí kanceláři

Doufejme, že přijetí některých z těchto kroků povede ke šťastnějšímu a zdravějšímu pracovnímu životu pro vás i vaši rodinu.

Domácí kancelář může být výjimečným místem, kde se dělá důležitá, život měnící práce. Proto ji prosím nezanedbávejte, pokud jde o snahu vytvořit si minimální životní styl.

Na závěr uvedu citát z Joshuovy knihy, který mi přišel obzvlášť užitečný pro nás, kteří pracujeme bokem:

„S minimalizovanou domácí kanceláří se můžete dostat – a udržet – na vrcholu jakékoli práce, kterou tam děláte. A tady je ta věc: když jste na vrcholu, můžete vidět více… a začít podnikat kroky, abyste dosáhli více. Možná poté, co v sobotu ráno vstoupíte do své domácí kanceláře a zjistíte, že jste zcela dohonili své kancelářské povinnosti, můžete naplánovat, jak začít podnikat na částečný úvazek, o kterém jste přemýšleli.“

Minimalistická domácnost: průvodce po jednotlivých místnostech k deklasovanému, soustředěnému životu je k dispozici na Amazomu. Poradí vám s úklidem celé domácnosti, nejen kanceláře.

A jak se Joshua vždy rád podělí, pokud si nechcete kupovat další knihu, můžete si ji jednoduše zdarma rezervovat v místní knihovně. Více se o Joshuovi dozvíte, když si poslechnete tento díl podcastu, který jsem s ním natočil.

Jaké jsou vaše tipy, jak si udržet domácí kancelář bez nepořádku?