Vzhledem k množství technologií vytvořených pro zlepšení týmové komunikace by měla být mezifunkční spolupráce snazší než kdy dříve. Pomocí služby Slack můžeme okamžitě kontaktovat spolupracovníky. Můžeme sdílet dokumenty po celém světě pomocí Disku Google. Můžeme zadávat úkoly a spolupracovat na projektech v aplikaci Asana. Zavedení nového softwaru do týmu však vždy nestačí. Pravděpodobně musíte překonat i další, mezilidské překážky.

Například ve společnosti InVision hrají nástroje pro spolupráci klíčovou roli při koordinaci práce mezi produktovými a marketingovými týmy. Zdůrazňují však také důležitost neustálé komunikace, jasného delegování odpovědností a celopodnikové informovanosti o nadcházejících uvedeních produktů na trh. Všechny tyto složky se podílejí na jejich schopnosti úspěšně spolupracovat napříč různými týmy – a jejich marketingové kampaně jsou díky tomu silnější.

Pokud vám chybí jasný cíl, projeví se to, když se pokusíte vymanit ze svého sila a spolupracovat – a pak narazíte na zeď.

Křížová spolupráce může firmám odemknout možnosti, jak odvádět co nejlepší práci. Proč se jí tedy bráníme? A proč máme problém ji usnadnit, i když se všichni shodneme, že ji chceme? Níže najdete 5 běžných překážek spolupráce mezi týmy, odděleními a funkcemi – spolu s řešením každé z nich.

Co je to mezifunkční spolupráce?

Jednoduše řečeno, mezifunkční spolupráce je, když lidé z různých týmů nebo funkcí (marketing, prodej, inženýrství, HR) ve firmě spojí své síly, aby pracovali na společném cíli, projektu nebo odpovědnosti.

Může jít o cokoli od každodenních povinností, jako je spolupráce zákaznické podpory a marketingu na sociálních sítích, až po jednorázové projekty, jako je vývoj nové, zákazníky konvertující funkce ze strany prodeje a produktu. Avšak uskutečnit je – nemluvě o tom, aby fungovaly – není vždy snadné.

Zúčastněné týmy mají protichůdné cíle – nebo nemají žádné cíle

Snažili jste se někdy zapojit do projektu jiný tým, jen abyste od něj slyšeli: „To pro nás není priorita“? Může to být k zbláznění, pokud víte, že to bude mít přímý dopad na příjmy, získáte významný počet nových zákazníků, opravíte obrovský technický dluh nebo jinak pozitivně ovlivníte svůj byznys.

V tomto případě vám a danému týmu pravděpodobně chybí shoda v cílech. Nebo ještě hůře, neznáte cíle svého týmu nebo společnosti.

Když vám chybí jasný cíl, projeví se to, když se pokusíte vymanit ze svého sila a spolupracovat – a pak narazíte na zeď.

Řešení: Sjednoťte se na cílech a sdílejte je se všemi

Povzbuzujte vedoucí pracovníky, aby cíle vaší společnosti byly veřejně viditelné, aby všichni, nejen vedoucí tým, znali priority vaší společnosti. Pokud jste individuálními přispěvateli, ujistěte se, že víte, jak se vaše projekty řadí k širším cílům (můžete použít pyramidu přehlednosti, která vám to pomůže zmapovat), a sdělte spolupracovníkům, který cíl vaše iniciativa podporuje.

Pokud používáte aplikaci Asana, vytvořte projekt, ve kterém jsou uvedeny všechny cíle a úkoly vaší společnosti. Sdílejte jej s celou společností, aby každý tým – od účetního až po prodejce – pochopil širší souvislosti. Můžete použít přístup pouze pro komentáře, abyste zajistili, že jej všichni uvidí, ale nebudou moci upravovat. Podrobnější pokyny najdete v našem článku s návodem na vytvoření projektu firemních cílů a milníků v aplikaci Asana.

Nevíte o projektech a iniciativách jiných týmů

Některé z nejlepších spoluprací, na kterých jsem pracoval, začaly tak, že se na mě obrátil jiný spolupracovník a řekl: „Hele, takový a takový tým pracuje na projektu XYZ. Věděl jsi o tom?“

Také jste to pravděpodobně zažili. Bohužel za každou příležitost ke křížové spolupráci, na kterou narazíme, nám jich proklouzne mnohem více, protože jsme nevěděli, na čem pracují jiné týmy. Organická spolupráce je jen špičkou ledovce. Zamyslete se nad tím, kolik dalších příležitostí můžeme odhalit, když budeme aktivně komunikovat o své práci mezi sebou.

Řešení: Sdílejte připravované práce v rámci svého oddělení i mimo něj

Nevědět, na čem pracují vaši kolegové, vytváří překážku pro spolupráci napříč týmy, ale nemusí. Chcete-li to vyřešit, pravidelně sdílejte souhrn nadcházející práce svého týmu s celou firmou nebo vytvořte místo, kde mohou ostatní tyto informace snadno zjistit.

Spolupráce napříč týmy má potenciál odemknout některé z našich nejlepších prací, odhalit poznatky, o kterých jsme nikdy nevěděli, že je potřebujeme, a posunout výsledky našich projektů ze slušných na výjimečné.

Jen pozor na hluk. Je sice dobré mít přehled o tom, co dělají jednotlivé týmy ve vaší společnosti, ale každý člověk nemusí vědět o každém malém Tweetu, opravě chyby nebo případu zákaznické podpory. Udržujte sdílení stručné, ale dejte spolupracovníkům cíl, na který mohou přejít (například projekt Asana), pokud se chtějí dozvědět více.

V Asaně používejte aktualizace stavu, abyste všem sledovatelům projektu poskytli rychlé informace o postupu a nadcházející práci. U rozsáhlejších iniciativ vytvořte shrnutí a sdílejte je jako konverzaci celého týmu nebo zaměstnanců. Uveďte odkazy na příslušné úkoly a projekty a vyzvěte kolegy z týmu, aby se k projektu připojili, pokud k němu mohou přispět.

Nechápete role, odpovědnosti ani žargon svých spolupracovníků

Jednou se mi stalo, že jsem dva měsíce v kuse poslouchal na naší týdenní týmové poradě stejnou aktualizaci. Nemyslel jsem si, že je to relevantní pro mou práci. Tedy až do chvíle, kdy jsem viděl konečný výsledek a uvědomil si, že jsme právě propásli opravdu dobrou příležitost ke spolupráci. Kdybychom si o tom promluvili podrobněji, mohli jsme najít způsoby, jak omezit duplicitní práci a zkrátit časový harmonogram jejího projektu.

K tomuto „promeškanému spojení“ dochází v práci často proto, že:

1. neplně chápeme roli nebo odpovědnost toho druhého
2. používáme žargon a názvosloví, které není pro širší publikum snadno pochopitelné

Naštěstí je informovanost prvním krokem k prolomení této bariéry.

Řešení: naučte se, kdo co dělá a jak mluvit jeho jazykem

Kdykoli můžete, seznamte se se svými spolupracovníky, jejich stylem práce a pokládejte jim podrobné otázky o tom, na čem pracují. Ve větších firmách zprostředkujte příležitosti k učení, jako jsou náhodné schůzky 1-1 nebo celofiremní „show and tells“, kde mohou lidé prezentovat věci, které vytvořili, spustili nebo na kterých pracovali.

V Asaně to děláme tak, že každému zaměstnanci přidělíme oblasti odpovědnosti (AoRs) a vedeme průběžný seznam všech AoRs a jejich vlastníků. Díky tomu všichni přesně vědí, kdo co dělá.

Převzetí dalšího projektu se zdá být příliš časově náročné

To je asi nejčastější scénář: Pozvete někoho z týmu nebo kolegy, aby s vámi na něčem spolupracoval. Mají zájem, ale nemají čas. Možná souhlasí, že vám pomohou, ale „příští měsíc“ nebo „příští čtvrtletí“. Nakonec se váš projekt odsouvá na neurčito a vy se vzdáváte naděje, že bude někdy dokončen.

Problém je v tom, že zapojení do nového projektu se často jeví jako náročný, časově náročný úkol – i když je to ve skutečnosti mnohem menší úkol.

Řešení:

Předtím, než požádáte spolupracovníka o pomoc na novém projektu, věnujte čas odhadu, jak dlouho bude projekt trvat. Pokud můžete, vytvořte si na projekt časovou rezervu navíc. Poté nastíněte roli spolupracovníka a jeho odhadovaný časový závazek. Pokud bude mít jasnější představu o tom, co od něj potřebujete a jak dlouho to bude trvat, bariéra pro zapojení se bude menší.

V aplikaci Asana vytvořte projekt a přidejte k úkolům popis a termíny plnění. Přiřaďte úkoly v rámci projektu jednotlivým členům týmu. Poté pomocí vlastních polí přidejte odhadovaný časový závazek. Při rozdělování úkolů budou mít vaši spolupracovníci mnohem jasnější představu o tom, co musí udělat, do kdy a jak dlouho jim to bude trvat.

Přijímat nové způsoby práce se zdráháme

„Zvyky jsou verzí autopilota ve vašem mozku,“ píše Stephanie Vozza na stránkách Fast Company. Na pracovišti se to často promítá do neochoty přijmout nový nástroj, metodu nebo způsob práce. Je to mentalita „když to není rozbité – proč to opravovat“.

Často vzájemná spolupráce a zavádění nových nástrojů na pomoc znamená změnu našich pracovních návyků. A všichni víme, že návyky se těžko porušují.

Naneštěstí setrvávání v rámci našich návyků ignoruje příležitosti, jak pracovat efektivněji, ušetřit čas a získat náskok. (Jen si vzpomeňte, jakou výhodu měli první uživatelé e-mailu oproti svým kolegům, kteří e-mail nepoužívali!) A kdo by nechtěl získat více času ve svém dni?

Řešení:

Pokud zavádíte něco nového – ať už jde o nový proces nebo nástroj – ve svém týmu, nechte lidi, aby si nové postupy usnadnili. „Co jsem zjistila, je netlačit na zásadní změnu procesu ,“ říká členka komunity Asana, Caisha. „Začněte s jednoduchým projektem, jako je program schůzky nebo událost. V ideálním případě je to něco, o čem bude muset vědět nebo se na něm podílet mnoho lidí v oddělení bez ohledu na jeho zaměření.“

Je také dobré, abyste měli kontaktní osobu nebo šampiona, který lidem jemně připomene: „Hele, pamatuješ na ten nový proces, kterým se řídíme?“. Nebo: „Hele, mohl bys to dát do Asany?“, abyste ostatním pomohli přijmout nový způsob práce.

Pokud s týmem teprve začínáte používat Asanu, využijte integrace, jako je doplněk Gmailu, abyste lidem pomohli plynule přejít od komunikace prostřednictvím e-mailu ke spolupráci v Asaně.

Začněte spolupracovat s kolegy z týmu

Křížová spolupráce má potenciál odemknout některé z našich nejlepších prací, odhalit poznatky, o kterých jsme nikdy nevěděli, a posunout výsledky našich projektů ze slušných na výjimečné. Usnadnění spolupráce se však neobejde bez problémů. Vyžaduje to práci. Je na vás, abyste se rozhodli, zda se necháte uvěznit bariérami do sila, nebo je prolomíte.