Mnoho podniků má alespoň několik zákazníků nebo klientů, kteří z různých důvodů neplatí své účty. Existují však kroky, které můžete podniknout, abyste zvýšili své šance na získání dlužných peněz.

Uveďte své zásady účtování předem

Přestože budou existovat určité rozdíly v závislosti na tom, jaký druh podnikání máte (profesionální kancelář, podnikání založené na službách, podnikání na webu, velkoobchod), obecně existuje vhodný a účinný způsob, jak zákazníkům nebo klientům předložit své zásady účtování.

Pokud máte profesionální nebo poradenskou kancelář, je použití zádržného běžnou praxí. V dopise by mělo být uvedeno, kolik dní má klient na zaplacení faktury a zda existují nějaké úroky nebo finanční poplatky za pozdní platby. Klient by měl kopii dopisu podepsat, aby potvrdil, že podmínkám rozumí a souhlasí s nimi. Pokud máte jiný typ podnikání, například velkoobchod nebo výrobu, stále můžete a měli byste pro své zákazníky připravit dokument, který stanoví stejné základní informace o tom, kdy jsou účty splatné a jaké poplatky budou připočteny, pokud nebudou zaplaceny.

Pokud máte internetovou firmu nebo jinak používáte webové stránky, na kterých uvádíte podstatné údaje o své firmě, je velmi vhodné věnovat na těchto stránkách stránku zásadám účtování.

Účtování chytře

Je pro vás snazší očekávat od svých zákazníků zodpovědné chování při placení, pokud se budete chovat zodpovědně při účtování. Mezi chytré a zodpovědné fakturační postupy patří:

• Fakturovat neprodleně. Pokud nemáte zvláštní ujednání, kdy například účtujete za kalendářní měsíc, vystavujte faktury co nejdříve po dokončení práce nebo dodání zboží.
• Účtujte srozumitelně. Ujistěte se, že zákazník přesně ví, za co je účet vystaven a na koho se má obrátit v případě dotazů.
• Vyúčtování „proaktivně“. Uveďte na vyúčtování (nebo v průvodním dopise), že vás má zákazník kontaktovat v případě jakýchkoli problémů.
• Vyúčtování s pobídkami k platbě. Úročení faktur po splatnosti a případně poskytování slev za předčasné splacení často motivuje zákazníky nebo klienty k tomu, aby vaše faktury zaplatili jako první.
• Být rychlý a jasný v upozorněních na platby po splatnosti.

Kromě posledně uvedených bodů je chytrým způsobem účtování uchovávat kopie šeků zákazníků s platbami po splatnosti a kopie veškeré korespondence se zákazníky. Tyto šeky ukazují, kde mohou mít zákazníci bankovní účty, což se může stát důležitým, pokud budete muset přistoupit k formálnímu procesu vymáhání. Podobně může korespondence zákazníků poskytnout informace nebo alespoň náznaky o tom, kde se zákazník, který neplatí, nachází, nebo dokonce o jeho pracovní situaci, což mohou být rovněž zásadní informace v případě vymáhání pohledávek.

Počáteční inkasní činnosti

Pokud zákazník nereaguje na vaše účty, budete se pravděpodobně muset zabývat dalšími kroky k vymožení dlužných částek. Chápejte, že to může být frustrující proces, při kterém budete muset s každým novým krokem přehodnotit okolnosti a rozhodnout se, jak moc chcete zákazníka dále pronásledovat.

Federální zákon o spravedlivém vymáhání pohledávek (FDCPA) upravuje chování inkasních agentur, ale nevztahuje se na podniky, které se snaží vymáhat své vlastní pohledávky. Státy však často mají své vlastní zákony, které stanoví určitá omezení toho, co může váš podnik při vymáhání dluhu dělat. Například lži, vyhrožování, zneužívání a obtěžování jsou obecně zakázány. Pokud vymáháte pohledávky sami, měli byste se seznámit s příslušnými zákony ve vašem státě.

Proces vymáhání obvykle začíná telefonováním a zasíláním inkasních dopisů. Při telefonických hovorech je důležité vyhnout se obtěžování. Měli byste se vyvarovat mnoha telefonátů nebo telefonátů v neobvyklých hodinách (například uprostřed noci) jen proto, abyste obtěžovali nebo dráždili. Nechcete, aby se vaše úsilí obrátilo proti vám, protože jste byli příliš – nebo dokonce nezákonně – agresivní. Pokud jde o dopisy k vymáhání pohledávek, měli byste vypracovat a mít v evidenci základní šablony, které můžete rychle upravit pro každého konkrétního zákazníka.

Dalším možným krokem je nabídnout neplatícímu zákazníkovi vyrovnání za zvýhodněnou částku. Můžete například nabídnout, že přijmete 75 % dlužné částky, pokud zákazník do pěti dnů (nebo v jiné jasné lhůtě) zaplatí celou částku v garantovaných prostředcích. Pokud se to osvědčí, může to být levnější způsob řešení inkasní záležitosti než pokračování v dalších krocích. Pokud tento přístup vyzkoušíte, měli byste důrazně zvážit, zda zákazníkovi jasně sdělit, že se jedná o jednorázovou nabídku. Nechcete žádné zmatky ani další bolesti hlavy spojené s nekonečným novým „vyjednáváním“, pokud nabídka nepovede k očekávané platbě. Učinění nabídky by nemělo mít vliv na vaše práva na zaplacení celé částky prostřednictvím žaloby na vymáhání u soudu.

Soud pro drobné pohledávky a další konečné možnosti

Nakonec vám zbývá několik základních možností. Dvě z těchto možností, spolupráce s inkasní agenturou nebo spolupráce s právníkem, vás budou stát peníze, a proto sníží částku, kterou byste mohli od dlužníka nakonec získat. Inkasní agentura bude také zjevně omezena zákonem FDCPA. Tyto možnosti se však mohou vyplatit, pokud prostě nemáte čas řešit záležitost sami a jste připraveni přijmout podstatně nižší částku, než je původní částka účtu, abyste spor vyřešili.

Ve srovnání s jinými možnostmi má zastupování u soudu pro drobné pohledávky několik výhod. Zaprvé nemusíte platit někomu jinému. Inkasní agentury si často ponechávají až polovinu toho, co se jim podaří pro vás vymoci. Za druhé, v mnoha případech se žalovaný (osoba, která vám dluží peníze) nedostaví k soudnímu jednání; často je to proto, že tato osoba ví, že peníze dluží, a nechce se pokoušet o jakoukoli obranu. Tato skutečnost znamená, že budete mít určitou šanci jednoduše získat rozsudek pro zmeškání ve svůj prospěch. Za třetí, protože rozsudek proti dlužníkovi může mít negativní dopad na jeho úvěrový rating, může být pouhé podání žaloby k soudu pro některé dlužníky pobídkou k tomu, aby se s vámi dohodli.

Uvědomte si však, že budete potřebovat pádné důkazy o tom, že vám osoba, kterou žalujete, dluží peníze. Zatímco někteří dlužníci se domnívají, že nemají žádnou platnou obranu a nebudou se bránit žalobě pro drobné pohledávky, jiní jsou pevně přesvědčeni, že jsou oprávněni neplatit. Pokud si nemyslíte, že máte silné argumenty, nebo pokud si myslíte, že dlužník bude pravděpodobně bojovat, měli byste zmírnit svůj optimismus ohledně svých šancí v žalobě o drobné pohledávky – výsledkem může být rozsudek na mnohem nižší částku, než byla původní částka na účtu, nebo ve velmi slabém případě možná dokonce úplný rozsudek ve prospěch žalovaného.

Měli byste také mít na paměti, že vítězstvím soudního rozsudku celá záležitost nekončí. Stále budete muset projít procesem obstavení – nalezením a odebráním majetku dlužníka, abyste mohli zaplatit svůj účet. Zjištění, zda a kde dlužník pracuje a zda a kde má bankovní účty, jakož i podání potřebných dokumentů k obstavení těchto mezd a prostředků na bankovních účtech, může být časově náročné.

Další informace

Nolo má řadu dalších článků o úvěrech a vymáhání pohledávek, včetně takových záležitostí, jako jsou žaloby na věřitele a vymáhání pohledávek a exekutoři a inkasní agentury. Existují také různé webové stránky federálních a státních úřadů, které stojí za prostudování; jen jedním z příkladů je stránka FTC s nejčastějšími dotazy týkajícími se vymáhání dluhů pro spotřebitele. Širší záběr v jediné knize nabízí Legal Guide for Starting & Running a Small Business od Freda Steingolda (Nolo), která obsahuje rozsáhlou část věnovanou otázkám úvěrů a vymáhání pohledávek

.