Velká část organizací využívá SharePoint pro řízení projektů. Jak jsem již psal v mnoha svých příspěvcích na blogu, SharePoint z krabice poskytuje rozsáhlý seznam funkcí, které z něj podle mého názoru činí ideální a logickou volbu pro řízení projektů. Od robustní schopnosti spravovat dokumenty, přes správu úkolů, bezproblémovou integraci s MS Project až po vynikající konfiguraci zabezpečení – SharePoint má vše. Tímto příspěvkem na blogu bych rád vysvětlil kroky spojené s vytvořením jednoduché, ale velmi praktické kanceláře pro řízení projektů / portálu PMO v aplikaci SharePoint.

Krok 1: Určete správnou hierarchii stránek pro portál PMO

Obvykle jsem zastáncem velmi jednoduché hierarchie stránek. Představa je taková, že bude existovat domovská stránka (web) PMO se seznamem všech projektů a všechny weby projektů budou nastaveny jako podstránky, 1 úroveň pod domovskou stránkou PMO. Níže uvedený diagram znázorňuje navrhovanou hierarchii. Mimochodem, pokud se chcete dozvědět více o hierarchii webů SharePoint a osvědčených postupech při strukturování webů, přečtěte si tento příspěvek.

Krok 2: Určete, ve které kolekci webů vytvoříte portál PMO

Toto je velmi důležité rozhodnutí. Pokud jsou vaše projektové weby určeny pro interní spolupráci, pak můžete portál vytvořit v kořenové (výchozí) kolekci webů (kde se nacházejí ostatní intranetové weby), stejně jako na obrázku výše. V případě, že však budete sdílet projektové weby nebo nějaký obsah s externími stranami (klienty, dodavateli, smluvními partnery), budete muset vytvořit portál PMO v samostatné kolekci webů. Pokud vás zajímá, proč tomu tak je – možná byste si měli přečíst tento příspěvek.

Krok 3: Vytvoření webu PMO s nástrojem Project Dashboard

Nadešel čas vyhrnout si rukávy. Hlavní myšlenkou této stránky PMO je, že bude obsahovat veškeré informace o řízení projektů, odkazy/znalostní základnu o metodice řízení projektů, formuláře a šablony pro řízení projektů, ale hlavně – seznam/přehledový panel všech projektů ve vaší organizaci. Nechám na vás, jak chcete šablony uspořádat (může to být jen jednoduchá knihovna dokumentů Word/Excel/PDF uspořádaná pomocí metadat.

Hlavním bodem webu PMO je PMO Dashboard – seznam všech projektů. Vsadím se, že ve vaší organizaci již takový máte – pravděpodobně je uložen v Excelu. Dashboard je tedy v podstatě seznam SharePoint s vlastními metadaty (sloupci). Jde o to, že váš dashboard může nakonec obsahovat desítky a stovky projektů a vy můžete pomocí dashboardu třídit, seskupovat a filtrovat podle libovolných metadat/sloupců (tj. zobrazovat pouze aktivní projekty nebo seskupovat podle oddělení či projektového manažera). Zde je několik tipů pro vytvoření tohoto panelu projektů:

1. Začněte s webovou částí Vlastní seznam
2. Přejmenujte sloupec Název na sloupec Název projektu (to umožní uživatelům kliknout na název projektu a mít možnost zobrazit/upravit všechny vlastnosti projektu na panelu)
3. Vytvořte všechny své sloupce pomocí různých typů sloupců (tj.Např. správce projektu – výběr osob, oddělení – sloupec pro výběr nebo spravovaná metadata/úložiště termínů, datum zahájení/ukončení – datumové pole, rozpočet – měnové pole, stav projektu – pole pro výběr (tj.Tj. aktivní, uzavřený) atd.
4. Jeden ze sloupců bude sloupec typu Hypertextový odkaz, takže můžete zadat adresu URL stránky projektu
5. Vytvořte si více pohledů na řídicí panel (tj. skupiny podle stavu, manažera projektu, oddělení atd.)

Takto může vypadat hotový řídicí panel projektu

Krok 4: Přidání dalších webových částí na web PMO

Seznam řídicích panelů může být jedinou věcí na domovské stránce PMO, ale můžete přidat i další webové části pro jiné typy obsahu. Zde je několik nápadů pro vás:

• Propagované odkazy webová část, která odkazuje uživatele na konkrétní obsah nebo webové stránky
• Knihovna dokumentů s různými šablonami/formuláři pro řízení projektů (tj. agenda, zápisy z jednání, charta projektu, harmonogram projektu). Můžete také použít metadata, abyste to všechno uspořádali
• Dokument s instrukcemi/metodikou nebo Wiki/Báze znalostí – může to být nějaká knihovna wiki s texty a obrázky

Krok 5: Vytvoření webu projektu

Vlastně jsem napsal docela podrobný příspěvek s návodem, jak krok za krokem vytvořit web projektu od nuly. Podívejte se na něj zde.

Krok 6: Uložte projektový web jako šablonu

Po vytvoření projektového webu SharePoint je třeba jej uložit jako šablonu, abyste mohli z vlastní šablony snadno zajišťovat nové weby projektových týmů. Chcete-li se dozvědět, jak uložit web jako šablonu, odkazujeme na krok 10 ve výše uvedeném příspěvku.

Krok 7: Konfigurace zabezpečení všech webů

Jakmile máte nastaven design všech webů, je čas postarat se o zabezpečení/oprávnění pro domovskou stránku PMO + všechny dílčí stránky projektu. Všechny kroky, které je třeba provést, pokud jde o zabezpečení, jsem zdokumentoval v tomto příspěvku. Zde je několik tipů pro zabezpečení specifické pro portál PMO:

• Pro úvodní stránku PMO (stránka se seznamem projektů/dashboardem) – možná budete chtít povolit pouze několika vybraným uživatelům, aby mohli stránku upravovat – to znamená, že pouze několik lidí bude ve skupině Members s úrovní oprávnění Contribute, zatímco všichni ostatní budou ve skupině Visitors s právy Read-Only
• Pro stránky projektů – možná budete chtít povolit členům projektu sdílet stránku s ostatními (krok 7 ve výše uvedeném příspěvku). Na rozdíl od stránek oddělení, které mají pevné seznamy, se projektové týmy neustále mění, takže je chcete udržet flexibilní. Tímto způsobem se můžete vy (PMO) soustředit na řízení projektu a ne na správu zabezpečení.

Krok 8: Vzdělávání/školení ostatních o novém procesu

Když jste hotovi s „technickou“ částí – musíte proškolit svou uživatelskou základnu o nových stránkách. Nejedná se pouze o stránku SharePoint. Ano, musíte uživatelům ukázat, jak se na webech pohybovat, jak pracovat s dokumenty a sestavovat plány pomocí seznamu úkolů. Je to však také skvělá příležitost, jak vzdělávat a školit své PM a členy týmu také v oblasti procesů a metodiky PMO. Zkrátka a dobře – školení je povinné a je rozhodující součástí úspěšného přijetí uživatelů.

Mohli byste se také podívat na toto video, kde probírám různé možnosti řízení projektů, včetně té, která je popsána v tomto příspěvku.

.