Jak napsat perfektní dopis a e-mail na konci roku (s příklady)
Jak napsat perfektní dopis a e-mail na konci roku (s příklady)
Dub 22, 2021
admin
Podle: Billy Sharma, konzultant přímého marketingu neziskových organizací a autor.
Proč posílat dopis s výzvou na konci roku
Výzvu na konci roku byste měli poslat, protože vaši dárci jsou nejštědřejší právě na konci roku. Ve skutečnosti téměř třetina ročních darů připadá na prosinec
A 50 % neziskových organizací získává většinu ročních darů v posledních třech měsících roku – od října do prosince
Statistika dárcovství
V USA: Zpráva DMA o míře odezvy za rok 2018 uvádí, že průměrná míra odezvy na direct mail činila v roce 2018 9 %, což je výrazně více než v roce 2017, kdy činila 5,1 %. Míra odezvy na seznamy potenciálních zákazníků činila 4,9 %, což rovněž vykazuje velký nárůst oproti 2,9 %, kterých dosáhla v předchozím roce.
V Kanadě: Podle společnosti Good Works: Canadian Direct Mail Benchmark Study 2020 a Stats Canada vzrostly příjmy z direct mailu v roce 2019 o více než 5 % oproti předchozímu roku. A průměrná výše darů poskočila o téměř 7 %.
To naznačuje, že ačkoli seznamy dárců organizací nezaznamenávají obrovský růst (údaje ukázaly nárůst pouze o 0,30 %), dárci, kteří darují prostřednictvím pošty, dávají více peněz a častěji.
Jak napsat dokonalý dopis s výzvou na konci roku
Tady je skvělý příklad výzvy na konci roku od Women’s College Hospital. V jejich balíčku s odvoláním je vše správně!
Zaměřte svůj dopis na dárce
Ujistěte se, že vaše výzva na konci roku není o vaší charitě, ale o tom, jak mohou vaši dárci pomoci lidem nebo věci, kterou se zabýváte.
Udělejte svůj dopis emotivní
Sdělení ve vašem dopise s výzvou na konci roku by mělo rezonovat s vašimi dárci tím, že se ujistíte, že:
Je to rozhovor, a ne monolog.
Jedná se o emocionální sdělení, které naváže kontakt s vašimi dárci. V tom, co řekla Maya Angelou, je velká moudrost: „Naučila jsem se, že lidé zapomenou, co jste řekli, lidé zapomenou, co jste udělali, ale lidé nikdy nezapomenou, jak se díky vám cítili.“
Jedná se o inspirativní příběh jednoho člověka, se kterým se dárci mohou ztotožnit, protože příběhy povzbuzují lidi k darování tím, že jim umožňují představit si, komu potenciálně pomohou.
Zdůrazněte, čeho jste dosáhli
V dopise s výzvou na konci roku nezapomeňte upozornit na to, čeho jste během roku dosáhli. Ukážete tak svým dárcům dopad jejich minulých darů.
Zdůrazněte exkluzivitu pomocí členské karty
Lidé rádi někam patří. Pokud svou nabídku na konci roku strukturujete jako vstup do klubu nebo charitativní organizace, můžete zaslat členskou kartu vytištěnou na plastovém nebo silném papíře. Můžete ji dokonce personalizovat, uvést kontaktní údaje a vyjmenovat výhody.
Tím se z pouhé transakce stane něco prospěšnějšího.
Použijte větší dárcovskou obálku
Jak jsme již uvedli, je dobré použít větší obálku. Pomůže to vaší výzvě k získání finančních prostředků na konci roku vyniknout nad ostatními.
Přiložte darovací formulář
Přiložením darovacího formuláře a obálky k jeho odevzdání do balíčku s výzvou ke konci roku svým dárcům darování opravdu usnadníte.
Zvažte, zda nenabídnout větší pobídku k darování formou dorovnání darů.
Vždy byste také měli nabídnout možnost darovat měsíčně.
Nápovědu najdete v těchto šablonách fundraisingových dopisů s formuláři pro dary.
Udělejte to poutavě
Pokud přidáte poutavost, ještě více prohloubíte vztah dárců k vaší neziskové organizaci a získáte ještě více finančních prostředků.
Téměř 90 % marketérů je totiž přesvědčeno, že interaktivní obsah, který vašim dárcům umožní interakci s výzvou zaslanou přímou poštou, ji učiní zapamatovatelnější.
Interaktivní obsah vám umožní poskytnout dárcům poutavější zážitek a může jim pomoci, aby se cítili zapojeni a ponořeni do vaší organizace.
Podívejte se na Brilantní sváteční fundraisingový dopis, který vygeneroval 875% návratnost investic, kde najdete příklad poutavého vánočního fundraisingového dopisu na konci roku s neuvěřitelnými výsledky!
Poděkujte
Při zasílání dopisu s výzvou na konci roku nezapomeňte využít této příležitosti a poděkovat dárcům za jejich předchozí podporu. Poděkování při každé příležitosti, včetně výzvy na konci roku, je důležité pro udržení stávajících dárců a pro to, aby zůstali a přispívali rok co rok.
Můžete také zvážit zaslání ručně psaného vzkazu spolu s potvrzením o daru. Pošlete pohlednici, protože nic neřekne „záleží vám na vás“ tak dobře jako ručně psaný vzkaz.
Ukázky dopisů s výzvou na konci roku
Nabízíme vám několik příkladů úspěšných dopisů s výzvou na konci roku:
Ukázka dopisu s výzvou na konci roku:
Tento příklad dopisu s výzvou na konci roku od hospice Heart House přinesl 2,5krát více finančních prostředků, než kolik obvykle získávají z běžných výzev v jiných obdobích roku.
Příklad dopisu s výzvou na konci roku: Massey Center
Dalším skvělým příkladem úspěšného dopisu na konci roku je tento dopis Massey Center. Dárcům poslali novoročenku, ale sdělili jim, že není určena pro ně.
Prosili dárce, aby přání podepsali a poslali zpět, aby ho mohli předat svým obyvatelkám, mladým maminkám, které už nemají manžela ani rodinu, protože je opustili muži, kvůli kterým otěhotněly, a rodiče je požádali, aby odešly z domu.
Vnitřní karta byla podepsána celým personálem s místem pro dárce, který ji měl podepsat a poslat zpět.
Dopis dále vysvětloval, proč je karta na konci roku přiložena a jak součinnost dárců pomůže obyvatelům charity. Konkrétně svobodným matkám bez rodiny, protože je opustili muži, kteří je otěhotněli, a rodinní příslušníci, kteří je kvůli otěhotnění vyhodili z domu.
Výsledek: Celkové příjmy DM za rok nyní činí 13 931 USD. Dvakrát více než naše běžné zásilky.
Použijte tyto šablony fundraisingových dopisů ke stažení jako vodítko pro napsání vašeho dopisu s výzvou na konci roku.
Kdy odeslat dopis s výzvou na konci roku
Doporučujeme zahájit kampaň na získání finančních prostředků na konci roku ve 2. listopadovém týdnu; (Nejpozději 9. listopadu 2020)
Zejména nyní, kdy v USA dochází ke zpomalení doručování pošty.
Tady je varování od odbornice na fundraising Pamaly Growové ohledně příběhů o zpomalení poštovních zásilek v USA:
„V mém regionu na předměstí Filadelfie hlásí některá města, že pošta není doručována až pět dní. A když jsem se na Facebooku zeptala přátel, zda pozorují známky zpomalení doručování pošty, většina z nich uvedla, že ano. Pouze dva nezaznamenali žádnou změnu.
Jeden můj přítel, který je výkonným ředitelem malé komunitní neziskové organizace v Kalifornii, oznámil: „Pošta je rozhodně pomalá. Ozvali se mi 2 dárci, že se jim vrátily šeky – nedoručitelná adresa. Jsme tam už 14 let!“
Co můžete udělat pro to, abyste si zajistili nejúspěšnější kampaň na konci roku? Přečtěte si více.
Ukázky e-mailových výzev na konci roku
Poučení:
Online dárcovství je na vzestupu. Pohled na meziroční změny ukazuje celkový nárůst o 1,2 % za posledních 12 měsíců. Vzhledem k tomu, že různé faktory nadále ovlivňují různé dílčí sektory jedinečným způsobem, měly by organizace sledovat také trendy ve svém dílčím sektoru. (Zdroj: Blackbaud Index of 2020 Quarterly Charitable Giving.)
E-maily čtou naléhavost. Také proto, že e-maily na konci roku nabývají zvláštní naléhavosti.
Nyní se tedy nabízí otázka:
Odpověď: Kolik fundraisingových e-mailů by měla charitativní organizace na konci roku poslat? Odpověď: Čtyři (nejméně). Jo, to mi taky přišlo jako velké číslo. Ale výzkumy dokazují, že to funguje.
První e-mail s výzvou na konci roku odešlete týden před termínem předání direct mailu v týdnu od 2. listopadu. Tomu se říká priming, aby byli dárci otevřenější vašim zprávám.
Poté odešlete druhý e-mail v týdnu od 26. listopadu.
Od: Mezinárodní fond na ochranu zvířat (IFAW)
Vzorový e-mail s výzvou ke konci roku č. 2
Od: Tlapky + Drápky
Konec roku Ukázka e-mailové výzvy č. 3
Od: Heart House Hospice
Další kroky
Zasílejte svým dárcům e-mail, který lze použít i na dalších platformách sociálních médií.
Třetí e-mail zašlete v blízkosti Giving Tuesday nebo v tento den:
Posílejte poslední e-mail poblíž 27. prosince,
Prosím dárce, aby přispěli na Giving Tuesday.
Posílejte poslední e-mail poblíž 27. prosince. 12 %, pokud se veškeré dárcovství uskuteční v posledních třech dnech roku.
Závěrečná připomínka k darování.
Co je třeba udělat mezi dneškem a datem odevzdání
Zažádejte o poštovní indikační formulář USPS nebo Canada Post (pro pomoc se obraťte na obchodního zástupce USPS nebo Canada Post). Tím snížíte náklady na poštovné na polovinu.
Minimální množství, které musíte odeslat, je 100 kusů, abyste měli nárok na poštovní indikaci. To vám umožní zaslat zásilku největšímu segmentu dárců na vašem domovním seznamu.
Proč používat vícekanálové výzvy pro celoroční kampaň
Nejlepší výsledky přinese zaslání dopisu s výzvou na konci roku spolu se sérií e-mailů s výzvou na konci roku. Jak je uvedeno níže, starší dárci přispívají nejvíce prostřednictvím vícekanálových výzev.
Pokud to vaše zdroje dovolí, můžete zvážit i jejich přidání do celoroční kampaně:
Webové stránky – Vytvořte si speciální stránku
Sociální média – Využijte svou stránku na Facebooku a přilákejte do své neziskové organizace více dárců
Online reklama – Google umožňuje vytvářet reklamy zdarma
Podívejme se na každý z nich trochu podrobněji.
Webové stránky
Vaše webové stránky jsou již nyní nejefektivnějším členem vašeho rozvojového týmu. Nikdy nespí, nikdy nebere výplatu, ale na konci roku potřebují vaše webové stránky zvláštní pozornost synchronizovanou se spuštěním odvolání na konci roku, takže, musíte buď:
Vytvořit nový specializovaný obsah webové stránky, který posílí a rozšíří koncept vaší kampaně, nebo
Vytvořit jedinečnou vstupní stránku na vašem webu.
Vytvořit jedinečný darovací formulář. Ujistěte se, že je integrován se systémem CRM pro neziskové organizace, například s vestavěnými dárcovskými formuláři Sumac.
Sociální média
Sociální média vám umožní oslovit příznivce, kteří se ukáží jako nejvíce sdílení hodní, takže mohou šířit vaši zprávu o výzvě na konci roku. Navrhněte vytvoření videa, které přidáte na Facebook a další sociální sítě.
Online reklama
Potřebujete pomoci s financováním digitální reklamní kampaně na podporu vaší celoroční sbírky? Podívejte se na: Google Ad Grants for Nonprofits (Granty na reklamu Google pro neziskové organizace):
Návrh harmonogramu celoroční fundraisingové kampaně
Přímý mail:
Emaily: Začněte se získáváním poštovních indicií a s kreativními koncepty v prvním říjnovém týdnu, abyste schválení a finální soubory stihli do začátku listopadu.
Emaily: Současně naplánujte 4 e-maily tak, aby byly připraveny k odeslání v navrhovaných termínech.
Webové stránky: Zvažte vytvoření speciální stránky, jakmile bude v říjnu dokončena kreativa
Sociální média: Zvažte přidání videa, jakmile bude v říjnu dokončena kreativní koncepce. Níže jsou uvedeny dva příklady.
Závěrečná rada: Ať je darování příjemné
Charity mohou posílit emocionální odměnu za impulzivní darování tím, že zkrátí prodlevu mezi darováním a pozitivními pocity, které vyvolává. Charitativní organizace by měly dárcům okamžitě a názorně ukázat účinek jejich daru.
LiveOnNY dalo třem bývalým důstojníkům, kteří oznamovali vojenské nehody, příležitost přinést jiný druh zpráv. Podívejte se na video.
Organizace dárců orgánů se spojila s místní policií, která těm motoristům, kteří byli přistiženi při jakémkoli drobném přestupku, nedala žádnou pokutu, pokud byli dárci orgánů, protože se jako dárci orgánů zavázali dát ostatním druhou šanci na život. Podívejte se zde.
Stáhněte si zdarma průvodce výběrem CRM softwaru pro vaši neziskovku!
