Podnikatelé by měli své faktury formulovat profesionálním tónem a zároveň používat jasný a jednoduchý jazyk. Při zasílání faktury klientovi a ve veškeré další obchodní komunikaci týkající se plateb je důležité být vždy zdvořilý.

Znění faktury by mělo být co nejjasnější. Jasně uveďte datum splatnosti faktury, dlužnou částku a poskytnuté služby. Pokud faktura nebo její průvodní e-mail obsahuje neurčité formulace, klient může zůstat zmaten, informace si vyložit nesprávně a v důsledku toho se může opozdit se zasláním platby.

Tady jsou náměty, které vám pomohou naučit se profesionálně formulovat fakturu:

Tipy pro zasílání faktur, které dostanou zaplaceno

Vzorová šablona e-mailu s fakturou

Jak sledovat nezaplacené faktury

Tipy pro zasílání faktur, které dostanou zaplaceno

Faktury jsou dokumenty, které umožňují malým firmám přijímat platby od svých klientů, ale existují strategie pro zasílání faktur, které vám s větší pravděpodobností rychle zaplatí. Správné sdělení v samotné faktuře i v doprovodném e-mailu může klienty motivovat k okamžitému zaplacení faktury. Zde je několik tipů pro komunikaci s klienty ohledně faktur:

Faktury posílejte rychle

Důležité je vytvářet faktury a rozesílat je klientům ihned po dokončení fakturované práce. Znamená to nejen to, že za své služby dostanete dříve zaplaceno, ale také to, že faktury píšete, dokud je práce v čerstvé paměti. Pokud faktury píšete ihned po dokončení práce, budete si pamatovat všechny podrobnosti a je méně pravděpodobné, že ve faktuře uděláte chyby, které mohou klienty zmást nebo rozzlobit a zpozdit platbu.

Vždy buďte zdvořilí

Vždy buďte zdvořilí při formulování faktur a veškeré doprovodné komunikace, například e-mailů. Zdvořilá komunikace vám pomůže udržovat pevné profesionální vztahy s klienty, což zvyšuje vaše šance na získání opakovaných zakázek. Podle studie FreshBooks vám zdvořilost ve fakturách také pomůže rychleji dostat zaplaceno. Studie zjistila, že používání slov jako „prosím“ a „děkuji“ při psaní faktur může zvýšit procento zaplacených faktur o více než pět procent.

Vždy buďte struční

Při formulování faktur buďte vždy struční a věcní. Jasně uveďte informace, které klienti potřebují, aby vám mohli zaplatit podle vašich podmínek: uveďte dlužnou částku a datum splatnosti. Někdy se firmy snaží při psaní faktur používat módní výrazy, ale to může klienty zmást. Například místo toho, abyste na fakturách používali formulace jako „splatnost po obdržení“, které jsou vágní, stačí uvést datum splatnosti, tedy „splatnost 31. prosince 2018“.

Ulehčete klientům placení

Ulehčete klientům placení faktur, aby měli lepší zákaznickou zkušenost a aby vám rychleji zaplatili. Do faktury zahrňte jasnou formulaci, která klienty informuje o různých způsobech platby, které mohou použít. Pokud přijímáte šeky, uveďte formulaci, která zahrnuje všechny potřebné údaje, například „Šeky prosím zašlete na adresu My Small Business a šek zašlete na adresu This Business Address.“. Pokud přijímáte platby online, uveďte v dolní části faktury nebo v těle průvodního e-mailu tlačítko „Zaplatit nyní“ s přímým odkazem na stránku s online platbou, aby ji klienti co nejsnáze našli.

Vzorová šablona e-mailu s fakturou

Je důležité formulovat e-maily s fakturami slušně a stručně, aby váš tón byl profesionální a sdělované informace byly klientům jasné. Tato vzorová šablona e-mailu s fakturou vám pomůže napsat profesionální e-maily doprovázející vaše faktury:

Řádek předmětu: Název vaší firmy:

Dobrý den, jméno klienta,

Doufám, že se vám daří dobře.

Chtěl jsem vás informovat, že na vašem účtu byla vytvořena nová faktura č. 1001. Fakturu najdete v příloze tohoto e-mailu. Zůstatek ve výši 500 USD prosím uhraďte do 31. prosince 2018.

Zaplatit můžete zasláním šeku na adresu:

Vaše obchodní jméno
Vaše úplná obchodní adresa
Vaše PSČ

Děkuji vám za váš obchod; těším se na brzkou spolupráci.

S pozdravem,

Vaše jméno
Vaše kontaktní údaje

Jak sledovat nezaplacené faktury

Je důležité sledovat nezaplacené faktury, jakmile se stanou po splatnosti. Formulace, kterou použijete pro následné sledování nezaplacených faktur, by měla být zdvořilá, ale přímá. Dejte svému klientovi výhodu pochybností: je velká pravděpodobnost, že opožděná platba je způsobena administrativní chybou a že nezadržuje platbu se zlým úmyslem.

Níže je uvedena šablona e-mailu, která pomůže malým firmám sledovat nezaplacené faktury:

Předmět e-mailu: Název vaší firmy: Název: Faktura č. 001

Milý kliente,

Doufám, že se vám daří dobře. Obracím se na vás v souvislosti s fakturou č. 001. Tímto vám přátelsky připomínám, že platba byla splatná 31. prosince 2018. Prosím, zašlete platbu co nejdříve.

Platbu můžete provést zasláním šeku na adresu:

Vaše obchodní jméno
Vaše úplná obchodní adresa
Vaše PSČ

Těším se na Vaši zprávu. V případě jakýchkoli dotazů mě prosím kontaktujte.

S pozdravem,
Vaše jméno
Vaše kontaktní údaje

.