V ideálním světě se každý pacient dostaví včas a rozvrhy se dodržují na minutu přesně, ale v ideálním světě nežijeme. Někteří pacienti mají několikaminutové zpoždění, jiní zběsile volají s naléhavým zdravotním problémem, který vyžaduje okamžitou pomoc. A samozřejmě existují pacienti, kteří na své termíny jednoduše zapomenou.

Všechny tyto scénáře jsou reálné a nákladné. Nedostavení se na schůzku obvykle stojí jednotlivé lékaře v průměru 200 dolarů za nevyužitý časový slot a 30 procent pacientů se na schůzku nedostaví.

Používání technologií a možná i trochu psychologie k plánování pacientů a rychlému přeplánování dalších pacientů na místa, která se uvolní z důvodu zrušení schůzky, vám může pomoci snížit čekací doby na minimum a zároveň zlepšit poskytovanou péči a spokojenost pacientů. To vše zlepšuje hospodářský výsledek vaší ordinace i spokojenost vašich zaměstnanců s prací.

Tady je pět tipů pro efektivní plánování pacientů

Nabídněte pacientům samoplánování

Sjednání schůzky po telefonu trvá asi osm minut. Vaši zaměstnanci pravděpodobně takto denně naplánují spoustu schůzek, a to je čas, který by mohli strávit asistencí pacientům v čekárně, vyřizováním pojistných událostí nebo plněním jiných úkolů s přidanou hodnotou. Naštěstí existuje jednodušší způsob, kterému dává přednost stále více pacientů – plánování online.

Jedna studie zjistila, že 42 % pacientů by si raději naplánovalo schůzku online, než aby do ordinace volali. Stejná studie zjistila, že 26 procent pacientů, kteří si naplánují schůzku online, si vybere schůzku tentýž nebo následující den, čímž často zaplní místa, která zůstala volná po zrušení schůzky na poslední chvíli.

Investice do softwaru pro online plánování zvyšuje efektivitu administrativy a spokojenost pacientů.

Zavedení prioritizace pacientů

Nejjednodušší způsob plánování pacientů je „kdo dřív přijde, ten dřív mele“, ale to zdaleka není ten nejlepší přístup. Naléhavá situace může vyžadovat okamžitou schůzku, zatímco mnoho jiných problémů pacientů lze vyřídit e-mailem nebo krátkým telefonátem či videochatem, abyste zjistili, zda vůbec musí přijít do ordinace.

Poskytněte kvalifikovanému pracovníkovi, aby prověřil hovory pacientů a posoudil, zda pacient potřebuje osobní schůzku, nebo zda lze problém vyřídit po telefonu nebo prostřednictvím videokonference.

Prioritizace zajišťuje, že pacienti, kteří potřebují naléhavou péči, mohou získat tyto kritické termíny ve stejný den, zatímco pacienti, kteří nepotřebují být viděni, mohou své problémy řešit na dálku.

Používejte textové zprávy a e-maily k potvrzování termínů a zasílání upomínek

Software pro připomínání termínů, který zasílá textové zprávy, e-maily a volá vašim pacientům strategicky před jejich termíny, může drasticky snížit počet nedostavení se a pozdních zrušení. Pacienti mohou zrušit nebo potvrdit svou schůzku, aniž by zabírali čas personálu.

Je dobré zahrnout do upomínek pro pacienty své zásady pro rušení schůzek.

Používejte digitální čekací listinu

Některé platformy pro plánování pacientů poskytují digitální čekací listiny, které mohou eliminovat frustraci plynoucí ze zrušení schůzek na poslední chvíli.

Když dojde ke zrušení schůzky, přistupte k digitální čekací listině pacientů a pošlete zprávu dalšímu pacientovi nebo pacientům v pořadí na schůzku. Tím se tato volná místa zaplní, čímž se ušetří čas a zdroje ve front office a zároveň se maximalizuje čas strávený s pacienty.

Automatizace odvolání pacienta

Odvolání pacienta je následná schůzka, třeba kvůli běžnému lékařskému vyšetření nebo léčbě chronického onemocnění. Tyto návštěvy jsou obvykle naplánovány na závěr schůzky. Automatizovaný systém pro odvolání pacienta dokáže pacienty naplánovat na další návštěvu a pravidelně jim návštěvu připomínat, díky čemuž je váš rozvrh plný a pacienti řádně ošetřeni.

Systém pro odvolání pacienta zasílá textové zprávy, telefonáty nebo e-maily podle vhodného rozvrhu (týdně, měsíčně, ročně atd.), čímž zefektivňuje plánování pacientů díky lepší komunikaci s nimi. Tyto systémy jsou vhodné pro práci s pacienty, které potřebujete vidět často, ale jsou nepostradatelné pro sledování neochotných pacientů, kteří nebyli u lékaře několik měsíců nebo let a potřebují časté upomínky k návštěvě lékaře.

Překonání problémů s plánováním

Plánování bude vždy výzvou, i když budete používat všechny tyto techniky. Pacienti se budou zdržovat v dopravě, naléhavé případy budou mít přednost a někteří pacienti se nedostaví, protože zapomněli. Přestože americký systém zdravotní péče přichází každý rok o přibližně 150 miliard dolarů kvůli zmeškaným schůzkám, je zcela možné se chytrými postupy plánování vyhnout tomu, abyste k tomuto číslu přispěli.

Efektivní plánování pacientů je důležité pro poskytování péče. Kroky, které nyní podniknete, budou mít zásadní vliv na to, jak efektivně povedete svou praxi a jak budou pacienti spokojeni s péčí, kterou dostanou.