Úspěch podniku závisí na hladkém fungování všech jeho oddělení. To znamená zajistit, aby každé oddělení vynakládalo maximální úsilí při plnění příslušných úkolů. Klíčovým faktorem pro dosažení tohoto cíle je kromě mnoha jiných i správné řízení pracovní zátěže.

Řízení pracovní zátěže je proces rozdělování úkolů členům týmu a kontrola jejich využití v čase. Cílem je zde delegovat úkoly tak, aby byly dodrženy termíny a zaměstnanci nebyli přetíženi. Je to důležité, aby nedocházelo k vyhoření zaměstnanců a jejich neefektivitě.

Vhodný plán řízení pracovní zátěže vyjasňuje úkoly, usnadňuje lepší plánování a řízení času. To jsou klíčové aspekty toho, aby se věci dělaly dobře a včas. Právě z těchto důvodů musí vedoucí pracovníci umět toto rozdělování úkolů ve skupině dobře praktikovat.

Při navrhování plánu pracovní zátěže je třeba mít na paměti mnoho věcí, aby nedošlo k selhání. Většina těchto plánů trpí kvůli nesprávnému rozdělení práce, nereálným časovým rámcům, nedostatečnému výkonu atd. Abyste se nestali jejich obětí, zde je návod, jak musíte postupovat.

Jak praktikovat efektivní řízení pracovní zátěže pro váš tým

Aktuální pracovní zátěž a kapacita

V hektickém pracovním prostředí je těžké přesně sledovat práci všech. Z tohoto důvodu nemají manažeři přesnou představu o již existujícím pracovním zatížení. Proto musíte nejprve zjistit aktuální úkoly svých zaměstnanců.

Při zjišťování aktuálního pracovního vytížení vašeho týmu vám dobře poslouží následující kroky.

• Nejprve si sestavte seznam všech stávajících a připravovaných projektů pro všechny divize.
• Poté si individuálně zjistěte povahu těchto projektů. Jsou velké, malé, složité, mají více míst dodání atd. V tomto kroku musíte také uvést jednotlivé týmy, které na těchto projektech pracují, v tomto pořadí.
• Jakmile pochopíte, které týmy pracují na jakých projektech, budete mít lepší přehled o stávajícím objemu práce. Nyní rozdělte práci na jednotlivých projektech na menší části, nejlépe na práci vykonanou za týden.
• Posledním krokem je rozdělení jednotlivých projektů podle jejich priorit. Zaznamenejte si, co je třeba dokončit okamžitě.

Podle této metody získáte představu o tom, kolik práce každý tým pravidelně vykonává.

Přidělování zdrojů a úkolů

Teď, když máte dostatečnou představu o pracovní zátěži, přistupme k přidělování úkolů. Zde je důležité poznamenat, že úkoly musíte delegovat těm, kteří je zvládnou nejlépe. Nesprávné přidělení práce zde může vést ke katastrofálním výsledkům a marně strávenému času.

Při výběru vhodného člověka pro danou práci se proto musíte rozhodovat na základě zkušeností, výsledků a oboru. V tomto kroku je třeba mít na paměti i několik dalších věcí. Některé z nich jsou

• Při rozdělování úkolů vždy začněte nejprve prací s nejvyšší prioritou. Protože se vyžaduje, aby byly brzy hotové, měli byste se jimi zabývat jako prvními.
• Po přidělení práce je třeba stanovit vhodný časový rámec pro práci. Slovo „přiměřený“ zde neznamená rychlý, ale spíše čas potřebný k tomu, aby byla práce dokonale provedena. Udržujte zde kalendář, aby bylo snadné sledovat a kontrolovat výsledky.
• Ujistěte se, že jste přidělili správnou osobu se správnými dovednostmi.
• Do tohoto procesu přidělování povinností zahrňte také tým, abyste věděli, zda pro práci neexistují nějaké další problémy. Dáte jim tak možnost přednést své názory a cítit se oceněni.
• Vždy si dejte záležet na tom, aby ten, koho pro práci vyberete, pochopil, proč jste ho vybrali. Zde každé pozitivní posílení zvýší úroveň motivace jeho zaměstnanců.

Sledování změn

Po zadání úkolů sledujte pokrok členů svého týmu. Je to proto, že ani ty nejlépe připravené plány nemusí vždy fungovat. Proto se musíte ujistit, zda vše probíhá podle plánu, nebo ne.

Pokud vše probíhá v pořádku, pak dobře děláte za dobře odvedenou práci! Pokud věci nefungují stejně, měli byste se sejít s týmem, abyste vyřešili problémy a přerozdělili úkoly.

Zvýšení efektivity týmu

Efektivita týmu je vždy významným faktorem pro dodržení termínů a snížení nákladů. Ve většině případů se často najde někdo, kdo některé věci udělá rychleji než ostatní. Zde byste se kromě gesta ocenění zaměstnance měli snažit pochopit i jeho taktiku

Může to být nový software, který používá, originální/nová metoda apod. Pokud lze nějaký úkol zvládnout rychle, musí tento postup znát i celý tým. Kromě toho se můžete řídit i dalšími příklady, abyste také zvýšili efektivitu. Některé z nich jsou

• Odstranění zbytečných schůzek
• Vhodné školení a rozvoj zaměstnanců v oblasti dovedností řízení projektů
• Využití silných stránek jednotlivých zaměstnanců

Nástroj pro řízení pracovní zátěže

Nástroj pro řízení pracovní zátěže je software, který dokáže rozdělit a monitorovat práci mezi více týmů a jednotlivců na základě jejich schopností, dovedností a dostupnosti. Tento software pro řízení je obrovským pomocníkem, protože zjednodušuje proces a usnadňuje jeho sledování.

Pomáhá se správou úkolů, výkaznictvím, řízením projektů, sledováním času, spoluprací, řízením klientů atd.

Toto jsou kroky k vytvoření nejlepšího plánu řízení pracovní zátěže do budoucna.

Závěr

Nepřiměřená pracovní zátěž je problém, se kterým se potýkají zaměstnanci po celém světě. Nepoškozuje pouze pracovní spokojenost vašich zaměstnanců, ale také jejich zdraví. Kromě toho také snižuje stále důležitější úroveň angažovanosti zaměstnanců.

Všem těmto negativním dopadům se však můžete správným plánováním vyhnout. Od dnešního dne by vám vytvoření plánu řízení pracovní zátěže mělo pomoci dobře začít.

.