Je jedno, zda se jedná o hromadné volání, nebo hromadné posílání textových zpráv. Hromadné volání a zasílání textových zpráv nejsou jen efektivními nástroji pro zasílání zpráv, které mohou využívat jak podniky, tak neziskové instituce a společenské organizace. Díky své užitečnosti se v posledních letech staly oblíbeným komunikačním nástrojem pro subjekty všeho druhu, včetně záchranných služeb, soukromých sociálních skupin, zdravotnických ordinací, škol a sdružení zaměstnanců.

Hromadné zasílání zpráv je obzvláště oblíbené u školských obvodů, které jsou nuceny velmi usilovně pracovat na tom, aby se mezi rodiče a studenty dostaly nezbytné informace. Možnost zasílat automatické telefonní hovory nebo textové zprávy s důležitými informacemi o nejrůznějších situacích, které sahají od uzavření školy a zpoždění až po termíny schůzí v celém okrese, umožňuje zaměstnancům okresů strávit méně času šířením informací a více času věnovat jiným školním záležitostem.

Vše o publiku

Ale pokud jde o rozhodování, které médium – automatické telefonování nebo hromadné zasílání textových zpráv – použít k předání zprávy, může být volba jednoho před druhým velmi závislá na dvou faktorech. Nejprve je třeba zvážit publikum a poté potřeby organizace, která vysílání provádí.

Nejprve je třeba zvážit běžný věk publika. Mladší generace vyrostly s mobilními telefony. Jsou spíše zvyklí provádět většinu svých online aktivit prostřednictvím svých chytrých telefonů.

Mladší generace uživatelů chytrých telefonů používá svá zařízení ke kontrole e-mailů, posílání a přijímání textových zpráv, online bankovnictví, publikování na sociálních sítích, sledování videí, poslechu hudby a hraní her, a to je jen několik příkladů. Oslovení prostřednictvím textových zpráv se zdá být nejjednodušším způsobem, jak se s tímto konkrétním publikem spojit.

Co mladší generace příjemců tolik nedělá, je používání telefonů pro skutečné telefonování. A když už tak učiní, jsou tyto hovory často kratší ve srovnání se staršími uživateli telefonů. To, co se dříve komunikovalo po telefonu, je nyní vyhrazeno textovým zprávám a e-mailové komunikaci. Není neobvyklé, že si lidé posílají textové zprávy, i když se oba nacházejí ve stejné místnosti.

Pokud je klientela nebo publikum vaší organizace nebo podniku tvořeno převážně mladší generací uživatelů chytrých telefonů, může být hromadné zasílání zpráv preferovanou volbou. Například vysoké školy mohou shledat velký přínos v zasílání důležitých informací textovými zprávami svým studentům, na rozdíl od snahy poslat jim robotický hovor. Jistě, zasílání hromadných hovorů bude fungovat také, ale výtěžnost hromadného zasílání textových zpráv může být u této konkrétní skupiny příjemců vyšší.

Student vysoké školy pravděpodobně nezvedne svůj smartphone z čísla, které nezná. A pokud se rozhodnou poslechnout si hlasovou schránku zanechanou automatickým hovorem, nemusí to být včas. Zaslání hromadné textové zprávy téměř zaručí, že studenti obdrží a přečtou si důležité informace, které se jim vaše organizace snaží sdělit, téměř okamžitě.

Mohou však nastat situace, kdy je tomu naopak – kdy jsou telefonáty mnohem účinnější než hromadné textové zprávy. Vezměme si například zdravotnickou komunitu. Vzhledem k tomu, že u osob starších 65 let je více než dvakrát vyšší pravděpodobnost, že se ocitnou v situaci, kdy potřebují zdravotní péči, může komunikaci týkající se jejich zdravotních potřeb nejlépe posloužit telefonický hovor.

Ačkoli dnes existuje spousta seniorů, kteří jsou zběhlí v používání chytrých telefonů a pravidelně posílají textové zprávy svým přátelům a blízkým, pro většinu seniorů může být známý telefonický hovor nejpohodlnějším způsobem, jak získat důležité informace od svých poskytovatelů zdravotní péče.

Lékařské ordinace mohou být v pokušení přejít na striktně textovou formu připomínání důležitých informací pacientům, jako jsou například změny v zařízení nebo úpravy provozní doby. Ale tyto ordinace, zejména ty, které se specializují na geriatrii a příbuzné obory, mohou zjistit, že automatické telefonáty mají nejlepší návratnost investic.

Přestože mnoho seniorů nebude mít s přijímáním informací prostřednictvím textových zpráv vůbec žádný problém, mohou se najít jiní, kteří si kvůli tomu, že nevyrůstali s chytrými telefony, budou na komunikaci prostřednictvím textových zpráv zvykat obtížně. Mohou dokonce textové zprávy ignorovat a místo toho věnovat svou pozornost zvonícímu telefonu.

Další faktory

Dalšími faktory, které je třeba vzít v úvahu při rozhodování, zda spustit kampaň hromadného zasílání zpráv prostřednictvím hlasu nebo textu, je obsah a délka zprávy. Pokud rozesíláte informace o konkrétních datech a časech, změnách dat a časů nebo dlouhé zprávy plné podrobností, které je třeba si zapamatovat, možná je budete chtít poslat formou textové zprávy.

Mít informace již zapsané v textové zprávě, kterou může příjemce zkopírovat a vložit nebo přeposlat dalším zainteresovaným stranám, je velmi pohodlné, zejména u těch, kteří mají zaneprázdněný životní styl.

Pokud však zpráva obsahuje citlivé údaje, například firemní proprietární informace, které by neměl vidět nikdo, kdo dokáže přečíst zamykací obrazovku, pak je nejlepším řešením hlasová komunikace. Není třeba riskovat ohrožení citlivých údajů jen kvůli dalším vymoženostem hromadného posílání textových zpráv.

Text je nejlepší cestou, když záleží na naléhavosti. Naléhavá oznámení nebo zprávy, které vyžadují okamžitou reakci, mají větší šanci, že budou přečteny a bude na ně také odpovězeno, pokud budou doručeny jako textová zpráva.

Pro takové účely pomůže okamžitá povaha textových zpráv zajistit, aby se loajální zákazníci o této příležitosti dozvěděli okamžitě. (Upozorňujeme, že službu Call-Em-All nelze používat pro marketingové nebo propagační účely. Viz naše Zásady odpovědného používání.) Hlasová zpráva může být s větší pravděpodobností odsunuta stranou, pokud příjemce nepozná číslo, které ji odeslalo.

Přestože hromadné zasílání zpráv prostřednictvím textových zpráv nebo telefonu může být velmi účinným způsobem, jak předat důležité informace velkému okruhu posluchačů nebo klientů, výběr nejlepšího způsobu závisí do značné míry na potřebách a úrovni pohodlí vaší klientely.

Přestože telefonní hovory mohou být nejlepší pro lidi, kteří nejsou zvyklí používat telefon k ničemu jinému než k telefonování, nemusí být tak skvělé pro ty lidi, kteří téměř veškerou svou činnost provádějí výhradně prostřednictvím svých chytrých telefonů. Klíčem k tomu, abyste věděli, které médium použít, je znát své publikum.