Přenosný formát dokumentů (PDF) je standardní formát pro online „elektronické“ publikování dokumentů. PDF umožňuje vydavateli zajistit, aby dokument vypadal online stejně jako v tištěné podobě. PDF je jedinečný svou použitelností „napříč platformami“, a pokud je správně sestaven a označen, bude vypadat stejně na různých systémech, aniž by bylo nutné instalovat specializovaná písma nebo spoléhat na základní balíčky operačního systému. Správné značení vizuálních a strukturálních složek dokumentu také zajistí, že dokument bude přístupný, což znamená, že asistenční technologie (tj. čtečky obrazovky jako JAWS atd.) poskytnou stejné informace zrakově postiženým čtenářům jako čtenářům vidícím.

Primárním požadavkem na přístupný, a tedy vyhovující dokument PDF je, aby struktura značek plně reprezentovala vizuální informace poskytované samotným dokumentem. Proces, který toto určuje, vyžaduje, aby opravář zkontroloval každou stránku v dokumentu, aby se ujistil, že splňuje všechny požadavky na přístupnost, a v případě potřeby upravil strukturu značek stránky tak, aby byl zajištěn soulad.

Oprava se provádí na globální úrovni (dokumentu) a kontrolou každé stránky v dokumentu. Pracovní postup je přímočarý a po jeho dokončení opravář otestuje shodu dokumentu pomocí automatických kontrolních nástrojů, jako je kontrola Adobe Acrobat „Full 508“, PAC, Common Look atd. a také procesem ruční kontroly, a to jak vizuální, tak pomocí čtečky obrazovky. Opravený dokument a zprávy o nápravě jsou dodány klientovi spolu s poznámkami o provedené práci.

Požadavky konkrétních klientů na přístupnost/splnění požadavků se liší, protože v současné době neexistuje právně závazný soubor požadavků na přístupnost PDF definovaný americkým úřadem U.S. Access Board. Klienti mají určitou volnost ve způsobu, jakým se rozhodnou vypracovat dokumenty PDF, aby byly v souladu s požadavky oddílu 508. Například HHS má pro své smluvní dokumenty komplexní kontrolní seznam, ale to, že některá položka kontrolního seznamu HHS projde, neznamená, že dokument není v souladu (tj. nařízení je široké a nezabývá se detaily, jako jsou formáty URL). Na druhou stranu každý dokument, který projde všemi položkami kontrolního seznamu HHS, je jistě v souladu s předpisy.

PDF/UA byl vyvinut za účelem vytvoření konkrétnějších standardů přístupnosti. „UA“ znamená Universal Accessibility (univerzální přístupnost); označení PDF/UA potvrzuje, že dokumenty jsou v souladu s normou ISO 14289, novou mezinárodní normou pro přístupné soubory PDF. Dne 18. února 2015 oznámil americký Úřad pro přístupnost (US Access Board) svůj návrh pravidel pro federální politiku USA týkající se oddílu 508 a označuje PDF/UA za ekvivalent WCAG 2.0 pro „vhodný obsah“.

Cílem je přístupnost pro všechny; 30 milionů Američanů má nějaké postižení, takže dokumenty, které jsou přístupné, nejsou jen „legální“, ale jsou cennější, protože poskytují univerzální přístup. Klíčem k přístupnosti je správná náprava.