Není žádným tajemstvím, jak produktivní můžete být, jakmile zvládnete umění organizace plánovače. Upřímně řečeno, plánovač je dokonalým nástrojem pro řízení času, motivaci a organizaci kalendáře. Používání plánovače přináší nespočet výhod, a jakmile si vytvoříte vlastní osobní plánovací systém, začnete okamžitě pozorovat výsledky.

Osobní plánovač je způsob, jak na jednom daném místě obsáhnout vše, co se týká vašeho života. Je domovem mnoha vašich kalendářů, seznamů úkolů, nápadů na projekty, rozpočtu, tréninkových plánů, cílů, nápadů na dárky, nákupních seznamů a mnoha dalších věcí. Dnes vám poskytnu své nejlepší tipy pro organizaci plánovače. Tyto tipy neustále používám v celém svém plánovacím systému a každý měsíc zaznamenávám výrazné zlepšení v oblasti řízení času a pracovního tempa. Klíčem k mému úspěchu je však častá změna způsobu používání mého systému. Proto vás vyzývám, abyste si vybrali své oblíbené tipy a později se k tomuto příspěvku vrátili a našli nové, když vás plánování přestane bavit nebo se stane zbytečným.

Tento příspěvek může obsahovat partnerské odkazy. Pro více informací si prosím přečtěte mé zásady zveřejňování informací.

Výhody používání plánovače

Používání plánovače má nespočet výhod. Všechny jsou nezbytné pro to, abyste byli v životě úspěšní!

1. Větší organizovanost: Je zřejmé, že používání plánovače zvýší organizovanost vašeho života. Máte možnost mít vše (včetně schůzek, termínů, úkolů a dalších věcí) na jednom centrálním místě, které je snadno dostupné.
2. Zvýšení produktivity:
3. Snížení stresu: Pomocí plánovače si snadno naplánujete seznamy úkolů a náročné dny: Plánování je skvělý způsob, jak snížit stres a úzkost. Jakmile si vše zapíšete, vaše mysl si začne dělat méně starostí a soustředí se na věci, které jsou v životě nejdůležitější.
4. Získání nadhledu: Díky plánovači snadno pochopíte, co všechno máte na talíři, a zda nebo kdy je čas snížit své povinnosti a říci ne.
5. Zvýšení motivace: V plánovači si snadno vytvoříte a naplánujete své současné i budoucí cíle. Spojte je s úžasnými odměnami, sledujte svůj pokrok a získejte motivaci!
6. Méně času stráveného na obrazovce:
7. Přidejte do svého života trochu zábavy: Pokud si budete vést papírový plánovač, snížíte množství času stráveného před obrazovkou, což vám pomůže soustředit se na seznam úkolů a omezí rozptylování, které se neustále objevuje na vašem telefonu.
8. Přidejte do svého života trochu zábavy:
9. Udělejte více práce za méně času:
10. Už nikdy nezmeškáte žádný termín: Pomocí plánovače můžete snadno určit, co je důležitější a kdy můžete pracovat na jednotlivých úkolech:
11. Vzpomeňte si na dobré časy: Vedení plánovače je také skvělým způsobem, jak si uchovat paměť. V budoucnu se můžete ohlédnout za svými předchozími stránkami plánovače a připomenout si všechny své šťastné vzpomínky!
    Související: Další informace: 24 úžasných technik zvládání stresu, které můžete vyzkoušet právě teď!

Top tipy a nápady pro organizaci plánovače

Takže jak používat plánovač… ptáte se možná? Zde jsou mé nejlepší tipy pro organizaci plánovače, které já osobně dnes používám, abych si zachoval zdravý rozum a prudce zvýšil svou produktivitu pomocí osobního plánovače.

Naplánujte si termíny, události, & schůzky

Nezapomeňte si vždy zapsat a naplánovat všechny termíny, události a schůzky. Využívejte měsíční a týdenní kalendáře k doplňování termínů a také připomínek (například kdy máte začít pracovat na projektu nebo se učit na zkoušku).

Související: Vytvořte si seznamy úkolů

Vyhraďte si v plánovači zvláštní prostor pro úkoly, které budete potřebovat. Kdykoli vám pak na talíři vyskočí nový úkol, nezapomeňte si ho zapsat do této sekce! To je zde klíčové! Když to uděláte, zajistíte si, že všechny své úkoly budete mít na jednom snadno dostupném místě a nebudou roztroušené po celém vašem životě.

Sestavte si seznamy úkolů podle priorit

Postupme v seznamech úkolů ještě o krok dál tím, že jim určíme priority. Může jít jednoduše o malá čísla nebo symboly, které si napíšete k samotným úkolům, nebo o zvýraznění těch, které je třeba splnit jako první. Jedním z nejlepších způsobů, jak to udělat, je rozdělit každý úkol do čtyř kategorií: důležitý a naléhavý (udělat hned/velmi brzy), nedůležitý, ale naléhavý (delegovat ho nebo udělat jako druhý), důležitý a nenaléhavý (udělat jako třetí), nedůležitý a nenaléhavý (vymazat nebo udělat jako čtvrtý).

Související: Objevte 17 překvapivých způsobů, jak se vyhnout vyhoření na vysoké škole

Kategorizujte své úkoly

Kategorizace seznamu úkolů je skvělý způsob, jak lépe pochopit, co skutečně potřebujete splnit. Mně osobně se nejlépe pracuje s kategorizací úkolů podle oblastí mého života. Mezi mé současné kategorie patří: rodina/dobrodružství, dům/domácnost, osobní rozvoj, zdraví, práce/podnikání, škola (a každá třída je oddělená) a kariéra/finance. Pro každou z těchto kategorií mám samostatný seznam úkolů na samostatných stránkách a v pořadí podle důležitosti. Díky tomu mohu snadno listovat stránkami s úkoly a vědět, co je třeba udělat příště.

Hledáte nový plánovač? Podívejte se na můj studentský plánovač k vytisknutí ještě dnes!

Přidávejte časové úkoly ke každému (většímu) úkolu

Pohled na obrovský seznam úkolů může být neuvěřitelně skličující. Jedním ze způsobů, jak to překonat, je přidat ke každému úkolu časové úkoly. Já to dělám tak, že před každý úkol přidám barevnou tečku, přičemž každá barva představuje, kolik času by podle mého názoru mohl každý úkol zabrat. Zpočátku jsem si myslel, že je to přehnané, ale ve skutečnosti se to ukázalo jako docela užitečné, když mám opravdu hodně práce (například ve zkouškovém týdnu). Pokud tak vím, že mám na něco jen hodinu, mohu rychle projít seznam úkolů a vybrat si hodinový úkol nebo udělat spoustu menších úkolů. Díky tomu také získáte přehled o tom, kolik toho opravdu musíte stihnout a jak dlouho potřebujete na dokončení úkolů. 1807>

Barevné úkoly (pomocí zvýrazňovačů):

• Růžová: 2 a více hodin
• Oranžová: 2 a více hodin: 1 až 2 hodiny
• Žlutá: Žlutá: 40-60 minut
• Zelená: 20-40 minut
• Modrá: 10-20 minut
• Purpurová:

Ujistěte se, že každý úkol začíná VERBEM

Ujistěte se, že každý z vašich úkolů je realizovatelný. To je tak trochu fyziologický trik, který můžete použít sami na sebe, abyste si usnadnili plnění úkolů. Podívejme se na příklad. Místo „Napište esej z molekulární biologie“ si dejte „Napište esej z molekulární biologie“. Vidíte ten rozdíl?“

Ujistěte se, že váš seznam úkolů začíná slovesem VERB, což je jeden ze 17 skvělých způsobů, jak si s plánovačem zajistit maximální produktivitu!Click To Tweet

Udělejte si úkoly konkrétní a malé

Kromě přidání slovesa na začátek úkolů se ujistěte, že jsou dostatečně konkrétní a malé, abyste úkol snadno zvládli na jedno posezení. Použijme například příklad z výše uvedeného textu. Jděte ještě o něco dál, než jen „Napište esej z molekulární biologie“, přidejte „Vyhledejte téma eseje z molekulární biologie“, „Napište bibliografii“, „Vytvořte osnovu eseje z molekulární biologie“, „Napište hrubý návrh eseje z molekulární biologie“, „Upravte a přepracujte hrubý návrh eseje z molekulární biologie na konečnou verzi“ a „Odevzdejte návrh eseje z molekulární biologie e-mailem“.“

Vím, že vypisování těchto úkolů se může zdát skličující a únavné, ale vytvářejí realizovatelné položky, jejichž splnění je mnohem reálnější než si sednout a najednou vypsat celou esej!“

Barevně si označte úkoly, termíny, události a další

Barevné kódování je jedním z nejlepších způsobů, jak si uspořádat úkoly, termíny a události. Můžete použít jinou barvu pro každou třídu, kategorii (jako v kroku 4) nebo pro každého člena rodiny. Jakmile si zvolíte barvy, nezapomeňte si vytvořit barevný klíč a držte se těchto barev v celém systému plánování!“

Tip: Pokud vám dojdou barvy nebo se snažíte vytvořit podkategorie, použijte jako hlavní barvu pero a jako podkategorie zvýrazňovače! Například barva mé školní kategorie je modrá, zatímco každá z mých tříd má svou vlastní specifickou barvu. Takže pokud mám v plánovači termín řekněme diferenciálních rovnic (fialový), napíšu modře „takehome test due“ a zvýrazním ho fialově.

Vyhraďte si čas na plánování

Každý den si do seznamu úkolů přidejte „naplánujte si zítřek“. Během této doby nezapomeňte do seznamu úkolů přidat všechny úkoly, které se během dne objevily, a zkontrolujte, co je třeba udělat zítra.

Vytvoření malého seznamu všeho, co byste měli každý den v plánovači udělat, je snadný způsob, jak si každodenní plánování urychlit a usnadnit. Příklad seznamu pro denní plánování může zahrnovat: odškrtnout všechny splněné úkoly, přesunout všechny nedokončené úkoly na jiný den, zkontrolovat zítřejší plán, vytvořit realistický seznam úkolů a plán na zítřek a zkontrolovat všechny aktuální sledovače (tréninky, stravovací deník, kontrolní registr, paměťový kalendář atd.).

Poté jednou týdně proveďte týdenní přehled. Vřele doporučuji postupovat podle týdenního přehledu GTD Davida Allena (z jeho knihy Getting Things Done, úžasné knihy o produktivitě!). Během týdenního přehledu nezapomeňte vždy:

1. Udělejte si jasno: Posbírejte všechny volné papíry a zapište si všechny úkoly nebo důležité věci, které vás napadnou.
2. Udělejte si jasno:
3. Začněte být kreativní: Projděte si seznam úkolů, nadcházející kalendář a velké projekty:
4. Plánujte si týden:

Podívejte se na kontrolní seznam týdenního přehledu Davida Allena v PDF na jeho webových stránkách, kde najdete další informace o procesu týdenního přehledu, a nezapomeňte si vzít jeho knihu, pokud jste ji ještě nečetli, je plná dalších tipů pro zvýšení produktivity!

Související: Týdenní plánování

Využívejte pracovní listy a bezplatné materiály

Používání tiskových materiálů pro zvýšení produktivity je skvělý způsob, jak si snadno uspořádat projekty a úkoly. Zde jsou některé z mých aktuálních příspěvků na blogu, jejichž součástí jsou skvělé materiály zdarma:

• Jak se učit na zkoušku (studijní plánovač zdarma)
• Zvládněte proces plánování projektu v 10 snadných krocích (projektový plánovač zdarma)
• Jak se připravit na úspěšný semestr (kontrolní seznam pro přípravu na semestr a balicí seznam zdarma)
• 12 nejlepších tipů na stipendia, které jsem použil k financování svého vysokoškolského vzdělání (bezplatný tabulkový přehled pro stipendia)

Ukončete proces plánování projektu u velkých úkolů

Když jde o obří úkoly, které nemůžete zvládnout najednou, možná byste měli zvážit, zda z nich neudělat „projekt“ a dokončit celý proces plánování projektu. Tomuto procesu se věnuji v TOMTO PŘÍSPĚVKU. V podstatě platí, že abyste mohli dokončit větší úkoly, musíte je rozdělit na menší, lépe zvládnutelné kousky. Abyste si udrželi motivaci, musíte také vyhodnotit svůj cíl projektu a vytvořit si termín jeho splnění. V příspěvku uvádím bezplatný plánovač projektů a bezplatný kontrolní seznam k vytisknutí, takže se na něj určitě podívejte!

Související: Podívejte se na článek: Zvládněte proces plánování projektu v 10 snadných krocích

Zapište si VŠECHNO

Stalo se vám někdy, že jste po dlouhém dni ulehli do postele, ale v hlavě vám stále hučí, co jste nestihli dokončit? Nebo snad stále zapomínáte na důležité úkoly? Existuje na to jedno jednoduché řešení. NAPIŠTE SI TO! Zapisujte si cokoli a cokoli. Pamatujete si, když jsme mluvili o vedení organizovaných seznamů úkolů (kroky 2-4)? Ano, tam si je prostě zapište!“

Ale co když nemáte svůj plánovač u sebe? Přidejte si do sekce poznámek v telefonu seznam úkolů, které vás během dne napadnou, a až budete mít příležitost, prostě je přesuňte do seznamu úkolů. Tím přidáte jen jedno místo navíc, kde by vaše úkoly měly být. Navíc máte určitě telefon stále u sebe, takže opravdu nemáte výmluvu, proč si je nezapsat!“

Tip: Ve třídě samozřejmě nemůžete být na telefonu, takže si nezapomeňte vzít plánovač, abyste si mohli zapsat všechny konkrétní poznámky nebo úkoly, které vás napadnou! Pokud se to stane nepohodlným, vezměte si malý sešit, do kterého si je všechny zapíšete a ihned po hodině přenesete.

Udržujte vše v jednom plánovači

Kromě toho, že si vše zapisujete, se ujistěte, že vše, co sledujete nebo plánujete, je v jednom plánovači. Buďte kreativní! Existují stovky věcí, které můžete mít ve svém plánovači a které vám mohou velmi usnadnit život!

Věci, které si můžete dát do plánovače:

• Kalendáře
  • Roční/dlouhodobé kalendáře
  • Měsíční kalendáře
  • Týdenní kalendáře
  • Stránky denního kalendáře
• To-.Seznamy úkolů
  • Domácí seznam úkolů
  • Pracovní seznam úkolů
  • Školní seznam úkolů
  • Rodinný seznam úkolů
  • Denní/týdenní/měsíční/roční to-do seznamy (viz plánovací tip 16)
• Projekty (velké úkoly, které jsou rozděleny a mají konkrétní termín)
• Seznamy rutinních činností
• Sledování návyků (odškrtávejte, kolik dní v měsíci plníte své rutinní úkoly. nebo konkrétní návyky)
• Všeobecné poznámky
• Seznamy plánovacích úkolů
  • Seznam denních přehledů
  • Seznam týdenních přehledů
  • Seznam měsíčních přehledů
• Stanovení cílů
  • Roční cíle

  .

  • Měsíční cíle
  • Tabulka vizí
  • Seznamy odměn
• Finanční plánování
  • Roční nebo měsíční osnova rozpočtu
  • Sledování výdajů (kontrolní registr)
  • Plán splácení půjčky/dluhu. sledovač
  • Plán a sledovač úspor
  • Plán účtů
• Seznamy
  • Seznam přání
  • Seznam zásob
  • Seznam nápadů na dárky
  • Seznamy nákupů a/nebo potravin
  • Kniha, filmů, podcastů, nebo televizní seznam
  • Podrobný seznam úklidu
  • Seznamy balení
  • Sledování zdravotního stavu dětí a/nebo domácích zvířat
  • Informace o vozidle
  • Gratitude
  • Denní deník
  • Afirmace
  • Oblíbené citáty
• Zdraví a fitness
  • Tréninkový plán
  • Nápady na jídlo
  • Jídelní deník
  • Počty kalorií
  • Medicínský tracker (poznamenejte si, které dny jste měli. konkrétní příznaky)
  • Sledovač úbytku hmotnosti
• Plánování práce/kariéry
  • Projekty
  • Seznamy úkolů
  • Sledování počtu hodin
  • Kancelářský kalendář
  • Sledování dovolených a sick days
• Plánování školy
  • Informace o předmětech
  • Sledování známek
  • Sledování úkolů/seznam termínů
  • Plánovač třídních projektů

  .

  • Plánovač slohových prací
  • Plán studia na zkoušku
  • Přehled částí učebnic
  • Plán ukončení studia
  • Sledování žádostí o stipendium
  • Sledování studentských dluhů

Vytvořte si Top 3 na den

Máte problém se soustředit na všechny své úkoly? Zjednodušte si den tím, že si prostě vytvoříte Top 3 na celý den. Pomůže vám to soustředit se na to, co je skutečně důležité!

Tip: Pokud vám 3 úkoly na celý den nestačí, můžete si vždy vytvořit další seznam věcí, které je třeba udělat PO dokončení svých 3 nejlepších nebo během krátkých přestávek.

Řiďte se pravidlem 2 minut

Tady je další tip na splnění úkolů: pokud můžete úkol dokončit za méně než 2 minuty, prostě to UDĚLEJTE TEĎ. Tento úkol byste mohli dokončit za stejnou dobu, jakou by vám zabralo jeho sepsání a pozdější přemýšlení o něm.

Vytvořte si týdenní, měsíční a roční seznam úkolů

Všimli jste si, že každý den, týden, měsíc nebo rok plníte stejné úkoly, ale některé jako by vám z oka vypadly? Abyste tomu předešli, vytvořte si denní (například ranní nebo večerní rutinu), týdenní, měsíční a roční seznam úkolů a pak je nezapomeňte zkontrolovat během týdenní kontroly.

Pro začátek vašich seznamů uvádím některé úkoly, které mám v současné době na svých opakujících se seznamech:

Týdenní úkoly:

• Nakoupit potraviny
• Naplánovat jídlo
• Příprava jídla
• Uklidit byt
• Vyprat a složit prádlo
• Naplánovat příští týden (týdenní přehled)
• Zkontrolovat cíle

Měsíční úkoly:

• Zaplatit nájem a další účty
• Přehodnotit své cíle na příští měsíc
• Vytvořit tréninkový plán na příští měsíc
• Naplánovat, kdy odeslat rozesílat přání k narozeninám
• Vyplnit všechny důležité papíry
• Přezkoumat náš rozpočet/vyrovnat „šekovou knížku“ na tento měsíc
• Zálohovat notebook
• Zaběhnout anti-antivirový software
• Vyměnit filtr klimatizace v bytě

Roční úkoly:

• Vyplnit předsezónní kontrolní seznam (2x)
• Navštívit lékaře (roční prohlídka)
• Navštívit zubaře (2x, dvouleté čištění)
• Vyměnit olej v autě (3-4x, každých 3-5000 mil)
• Přezutí pneumatik (2krát)
• Vytvoření ročních cílů
• Obnova karet v autě
• Očkování proti chřipce
• Vyčištění starých počítačových souborů (3krát)

Související: Předsemestrální kontrolní seznam – 23 věcí, které musíte udělat před každým semestrem

Vzdělávejte se: Skvělým způsobem, jak zvýšit svou produktivitu, je pravidelně měnit své systémy a učit se nové tipy, jak ušetřit čas. Zjistil jsem, že nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout, je číst! Jednou měsíčně si dávám za úkol přečíst knihu týkající se produktivity a zaznamenal jsem úžasné výsledky. Zde jsou mé nejčtenější knihy o produktivitě:

1. Getting Things Done: Umění produktivity bez stresu od Davida Allena: Pokud čtete nějakou knihu, přečtěte si tuto. Allen do tohoto bestselleru nacpal nespočet tipů na zvýšení produktivity a také celý systém produktivity, který můžete zavést ještě dnes. Je to opravdu povinná četba pro každého!
2. 7 návyků vysoce efektivních lidí od Stephena R. Coveyho: Je to další úžasná kniha, kterou si musíte přečíst. Ve skutečnosti se tato kniha ve spojení s Allenovou knihou Getting Things Done často objevuje na seznamech populárních knih o kariéře, a to z dobrého důvodu! Covey se zabývá návyky, které vám změní život a které můžete začlenit do svého každodenního života a které, jak bylo opakovaně prokázáno, zvyšují produktivitu a zlepšují vaši celkovou pohodu.
3. Zázračné ráno od Hala Elroda: Tato kniha je v posledním roce stále populárnější. Podrobně popisuje, jak může vaše ranní rutina skutečně změnit způsob vašeho života a co přesně můžete udělat, abyste začali svůj den silně.
4. Síla návyku: Proč děláme to, co děláme v životě a podnikání by Charles Duhigg: Tento bestseller je dalším skvělým čtením! Zabývá se vědou o vytváření návyků, jak si vytvořit nové návyky, jak se zbavit těch nezdravých a jaké návyky byste měli zvážit přidat. Tvrdí, že skutečným klíčem k produktivitě a zdravému životnímu stylu je pochopení toho, jak návyky fungují.
5. Chytřejší, rychlejší, lepší: Charles Duhigg: The Transformative Power of Real Productivity (Proměnlivá síla skutečné produktivity): Další Duhiggův bestseller a skvělá kniha. Zabývá se osmi klíčovými koncepty produktivity, včetně stanovování cílů a rozhodování, které odlišují produktivní jednotlivce a firmy od ostatních. Všechny jeho argumenty jsou stejně jako v knize Síla návyků podloženy vědecky podloženými důkazy. Neuvěřitelně poučné!
6. Myšlení, rychlé a pomalé od Daniela Kahnemana: V této knize světoznámý psycholog rozebírá dva hlavní způsoby lidského myšlení: rychlé a pomalé. Naše rychlejší instinkty jsou více emocionální a intuitivní, zatímco naše pomalejší myšlení je více logické. Lepší pochopení způsobu našeho myšlení usnadňuje pochopení procesů, jako je například rozhodování, které jsou zásadní pro produktivitu.
7. Sněz tu žábu!: 21 skvělých způsobů, jak přestat prokrastinovat a stihnout více práce za méně času od Briana Tracyho: Sněz tu žábu je metaforou pro to, jak se nejprve postarat o nejnáročnější úkoly. Tento princip je základem této skvělé knihy, která zkoumá mnoho způsobů, jak se můžete naučit neudělat všechno najednou, ale místo toho udělat nejdříve ty nejdůležitější věci.
   

   Další čtení

   Hledáte další skvělý obsah související s produktivitou a plánováním? Podívejte se na tyto skvělé příspěvky na blogu:

   • Konečný průvodce denním plánováním
   • 15 základních plánovacích pomůcek, které potřebujete k úspěchu
   • Jak si úspěšně naplánovat týden – krok za krokem
   • Jak si úspěšně naplánovat týden?Průvodce krok za krokem
   • Vše, co potřebujete vědět o plánování cílů
   • Nejlepší studentský plánovač, jaký kdy najdete
   • 10 tipů pro produktivitu studentů, které musíte vyzkoušet
   • 13 tipů pro řízení času, které skutečně fungují
   • Kompletní průvodce plánováním – vše, co potřebujete vědět

   Pravda, To je mých 17 nejlepších tipů pro organizaci plánování! Doufám, že alespoň některé z nich pro vás byly užitečné a brzy je využijete! Nezapomeňte, že jakmile vám váš systém organizace plánování začne připadat zbytečný, změňte ho! Vraťte se k tomuto příspěvku nebo začněte číst novou knihu o produktivitě, která vás inspiruje k lepším, motivujícím systémům. Šťastné plánování!