World Meeting Planner and Time Zone Converter
Dieses Tabellenblatt für die Besprechungsplanung hilft Ihnen bei der Planung von Telefonkonferenzen und Besprechungen mit Personen in verschiedenen Zeitzonen auf der ganzen Welt. Es gibt viele Online-Tools zur Umrechnung von Zeitzonen, aber warum nicht auch Excel verwenden, oder? Vor allem, wenn Sie routinemäßig mit bestimmten Zeitzonen zu tun haben. In dieser Kalkulationstabelle können Sie bis zu 7 Standorte (einschließlich Ihres eigenen) auflisten. Dann geben Sie deren UTC-Offsets ein und wählen die entsprechende Sommerzeit-Regel für jeden Standort. Nachdem Sie das eingerichtet haben, können Sie Ihre Besprechungszeit eingeben und in der Zeitvergleichstabelle überprüfen, ob es funktioniert.
World Meeting Planner
für Excel
Vorlagendetails
Lizenz: Private Use
(not for distribution or resale)
„No installation, no macros – just a simple spreadsheet“ – by Jon Wittwer
How to Use the Meeting Planner
Enter the Meeting Date and Time
Importable: The first column in the list of locations should be YOUR location. Das Startdatum und die Uhrzeit, die Sie für die Besprechung eingeben, sollten mit diesem ersten Ort übereinstimmen.
Sie geben keine Endzeit für die Besprechung ein. Stattdessen wird die Endzeit berechnet, nachdem Sie die Dauer (in Stunden) eingegeben haben.
Geben Sie die Formel =heute() in das Feld Startdatum und =heute()-heute() in das Feld Startzeit ein. Dann werden bei jeder Neuberechnung der Tabelle, z. B. nach Drücken von F9, die Datums- und Zeitangaben aktualisiert, um die aktuelle Zeit anzuzeigen. Ziemlich genial!
Beschriftungen für die Orte eingeben
Die Beschriftungen sind nur Bezeichnungen, es ist also egal, wie Sie die einzelnen Orte nennen. Sie können auch den Namen einer Person eingeben.
Standard-UTC-Offset eingeben
Der „Standard“-UTC-Offset ist der Offset für den Ort in der Wintermitte. Mit anderen Worten: Die „Standard“-Zeit bezieht sich auf die Zeit, in der der Ort NICHT auf Sommerzeit umgestellt ist. Sie können den Standard-UTC-Offset für Ihren Standort über den Link zum Wikipedia-Artikel in der Tabelle nachschlagen.
Wählen Sie eine Sommerzeitregel
Die Komplexität der Zeitzonenumrechnung ergibt sich aus den Sommerzeitregeln, die weltweit unterschiedlich sind. Es gibt sogar unterschiedliche Regeln für Orte innerhalb einer Hauptzone, wie z.B. Arizona.
Jede Regel definiert das Datum, an dem die Sommerzeit beginnt und endet, und wenn an einem Ort die Sommerzeit aktiviert ist, wird angenommen, dass zum UTC-Offset eine Stunde hinzugefügt wird. In der Realität mag es Ausnahmen geben, aber sie sind selten, deshalb habe ich mich vorerst an diese Annahme gehalten.
Ich habe absichtlich versucht, die Tabelle so einfach wie möglich zu halten, deshalb habe ich die Uhrzeit, zu der die Sommerzeit beginnt (normalerweise 2:00 Uhr morgens), nicht berücksichtigt, und die Regeln funktionieren nur für ein einziges Jahr (deshalb habe ich einen Hinweis darauf, dass der Planer nicht für Sitzungen funktioniert, die sich über mehrere Jahre erstrecken).
Die Regeln für die Sommerzeit haben keine Standardnamen, so dass Sie die Regel für Ihren Standort identifizieren müssen, indem Sie Informationen auf Wikipedia nachschlagen und die richtige Regel auf der Grundlage der Informationen und Tabellen im Arbeitsblatt „Sommerzeitregeln“ auswählen. Ich habe die Regeln anhand einiger gängiger Orte benannt, aber Sie können die Namen ändern, wenn Sie möchten.
Verwendung der Zeitvergleichstabelle
Die Tabelle am unteren Ende des Arbeitsblatts hilft Ihnen, die Verfügbarkeitszeiten für Personen an verschiedenen Orten zu sehen. Oberhalb der Tabelle können Sie deren normale Arbeitszeiten eingeben. Die rot schattierten Zellen sind die Zeiten, in denen sie NICHT verfügbar sind. Der hellere Rotton zeigt an, wann sie „möglicherweise“ verfügbar sind, und diese Bereiche sind derzeit auf 1 Stunde vor der Arbeit und 4 Stunden nach der Arbeit eingestellt (Sie können das ändern).
Die Zeitvergleichstabelle wird auf die nächste Stunde gerundet, d. h. obwohl sie Ihre Besprechungszeit hervorhebt, beachten Sie, dass die schattierte Zeit auf die Stunde gerundet ist.
Warum die analogen Uhren?
Eine analoge Uhr in Excel
Ich habe die analogen Uhren vor allem deshalb eingefügt, weil ich eine Möglichkeit gefunden habe, die Uhren mit Excel-Diagrammen zu erstellen, und weil ich dachte, dass es Spaß machen würde, mit Excel so etwas wie eine „Weltuhr“ zu erstellen. Ich denke jedoch, dass die Zeitvergleichstabelle für die Planung von Besprechungen nützlicher ist.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie solche Uhren mit Excel erstellen können, sehen Sie sich das Arbeitsblatt Uhren an. Die Uhren verwenden ein XY-Diagramm mit dem Mittelpunkt der Uhr bei (0,0). Alle Elemente der Uhren werden mit verschiedenen Serien, Beschriftungen und Linienstilen erstellt.
Weitere Orte hinzufügen
Wenn Sie weitere Orte hinzufügen möchten, werden Sie wahrscheinlich die Uhren entfernen wollen, denn während es einfach ist, eine neue Spalte zu kopieren und einzufügen, ist es nicht einfach, eine neue Uhr zu erstellen.