Der Erfolg eines Unternehmens hängt vom reibungslosen Funktionieren aller Abteilungen ab. Das bedeutet, dass jede Abteilung ihr Bestes für die jeweiligen Aufgaben geben muss. Ein entscheidender Faktor, um dies zu erreichen, ist neben vielen anderen das richtige Workload Management.

Workload Management ist der Prozess der Verteilung von Aufgaben an die Teammitglieder und die Überprüfung der Auslastung im Laufe der Zeit. Ziel ist es, Aufgaben zu delegieren, um Termine einzuhalten, ohne die Mitarbeiter zu überfordern. Dies ist wichtig, um ein Ausbrennen der Mitarbeiter und Ineffizienz zu vermeiden.

Ein angemessener Plan zur Verwaltung der Arbeitsbelastung klärt die Aufgaben und erleichtert eine bessere Planung und Zeiteinteilung. Dies sind die entscheidenden Aspekte, um die Dinge gut und rechtzeitig zu erledigen. Aus diesen Gründen müssen Führungskräfte in der Lage sein, diese Aufgabenverteilung innerhalb einer Gruppe gut zu praktizieren.

Bei der Erstellung eines Arbeitsbelastungsplans gibt es viele Dinge, die man beachten muss, um Misserfolge zu vermeiden. Die meisten dieser Pläne scheitern an unsachgemäßer Arbeitsverteilung, unrealistischen Zeitrahmen, unzureichender Leistung usw. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie folgendermaßen vorgehen.

Wie Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams wirksam steuern

Aktuelle Arbeitsbelastung und Kapazität

In einem hektischen Arbeitsumfeld ist es schwierig, die Arbeit aller Mitarbeiter genau zu erfassen. Aus diesem Grund haben die Manager keinen genauen Überblick über die bereits bestehende Arbeitsbelastung. Deshalb müssen Sie zunächst die aktuellen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter ermitteln.

Bei der Ermittlung der aktuellen Arbeitsbelastung Ihres Teams können Ihnen die folgenden Schritte gute Dienste leisten.

• Erstellen Sie zunächst für alle Abteilungen eine Liste aller bestehenden und in Vorbereitung befindlichen Projekte.
• Ermitteln Sie anschließend die Art dieser Projekte einzeln. Sind sie groß, klein, komplex, haben sie mehrere Lieferpunkte usw.? In diesem Schritt müssen Sie auch die verschiedenen Teams benennen, die an diesen Projekten arbeiten.
• Wenn Sie wissen, welche Teams an welchen Projekten arbeiten, haben Sie einen besseren Überblick über die bestehende Arbeitsbelastung. Zerlegen Sie nun die Arbeit der verschiedenen Projekte in kleinere Teile, vorzugsweise pro Woche.
• Der letzte Schritt besteht darin, die verschiedenen Projekte nach ihren jeweiligen Prioritäten aufzuschlüsseln. Notieren Sie, was sofort erledigt werden muss.

Mit dieser Methode erhalten Sie eine Vorstellung davon, wie viel Arbeit jedes Team regelmäßig erledigt.

Zuweisung von Ressourcen und Aufgaben

Nun, da Sie eine gute Vorstellung von der Arbeitsbelastung haben, können Sie mit der Zuweisung von Aufgaben fortfahren. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass Sie Aufgaben an diejenigen delegieren, die sie am besten bewältigen können. Eine unsachgemäße Arbeitsverteilung kann zu katastrophalen Ergebnissen und vergeblich verbrachter Zeit führen.

Daher muss Ihre Entscheidung bei der Auswahl der richtigen Person für eine Aufgabe auf Erfahrung, Ergebnissen und Fachgebiet beruhen. Bei diesem Schritt gibt es auch einige andere Dinge zu beachten. Einige davon sind

• Bei der Verteilung von Aufgaben sollten Sie immer zuerst mit den Arbeiten beginnen, die höchste Priorität haben. Da diese bald erledigt sein müssen, sollte man sie zuerst in Angriff nehmen.
• Nach der Verteilung der Arbeit sollte man einen angemessenen Zeitrahmen für die Aufgabe festlegen. Angemessen heißt hier nicht schnell, sondern die Zeit, die man braucht, um die Aufgabe perfekt zu erledigen. Führen Sie hier einen Kalender, damit Sie die Ergebnisse leicht nachverfolgen und überprüfen können.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Person mit den richtigen Fähigkeiten zuweisen.
• Beziehen Sie bei der Zuweisung von Aufgaben auch das Team mit ein, um zu erfahren, ob es zusätzliche Probleme bei der Arbeit gibt. Das gibt ihnen die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern und sich wertgeschätzt zu fühlen.
• Achten Sie immer darauf, dass derjenige, den Sie für eine Aufgabe auswählen, versteht, warum Sie ihn/sie ausgewählt haben. In diesem Fall wird jede positive Verstärkung die Motivation der Mitarbeiter steigern.

Follow-up bei Veränderungen

Nach der Zuweisung der Aufgaben sollten Sie die Fortschritte Ihrer Teammitglieder verfolgen. Denn selbst die besten Pläne funktionieren nicht immer. Deshalb müssen Sie sich vergewissern, ob alles nach Plan läuft oder nicht.

Angenommen, alles läuft gut, dann gratuliere ich Ihnen zu Ihrer guten Arbeit! Wenn es nicht so gut läuft, sollten Sie sich mit dem Team zusammensetzen, um die Probleme zu lösen und die Aufgaben neu zu verteilen.

Effizienz des Teams verbessern

Die Effizienz des Teams ist immer ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, Termine einzuhalten und Kosten zu senken. In den meisten Fällen gibt es jemanden, der manche Dinge schneller erledigt als andere. Hier sollten Sie neben einer Geste der Wertschätzung für den Mitarbeiter auch versuchen, seine Taktik zu verstehen.

Es kann eine neue Software sein, die er verwendet, eine originelle/neue Methode, usw. Wenn eine Aufgabe schnell erledigt werden kann, muss das ganze Team auch das Verfahren kennen. Darüber hinaus können Sie auch andere Beispiele zur Verbesserung der Effizienz anführen. Einige davon sind

• Unnötige Besprechungen abschaffen
• Angemessene Mitarbeiterschulung und -entwicklung in Bezug auf Projektmanagement-Fähigkeiten
• Die Stärken der einzelnen Mitarbeiter nutzen

Workload-Management-Tool

Ein Workload-Management-Tool ist eine Software, die die Arbeit auf mehrere Teams und Einzelpersonen je nach deren Fähigkeiten, Fertigkeiten und Verfügbarkeit verteilen und überwachen kann. Diese Management-Software ist eine enorme Hilfe, da sie den Prozess vereinfacht und die Nachverfolgung erleichtert.

Sie hilft beim Aufgabenmanagement, bei der Berichterstattung, beim Projektmanagement, bei der Zeiterfassung, bei der Zusammenarbeit, bei der Kundenverwaltung usw.

Dies sind die Schritte, um Ihren besten Plan für das Workload-Management für die Zukunft zu erstellen.

Schlussfolgerung

Unangemessene Arbeitsbelastung ist ein Problem, mit dem Arbeitnehmer auf der ganzen Welt konfrontiert sind. Sie schadet nicht nur der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter, sondern auch ihrer Gesundheit. Darüber hinaus verringert sie auch das immer wichtiger werdende Engagement der Mitarbeiter.

Mit der richtigen Planung können Sie jedoch all diese negativen Auswirkungen vermeiden. Mit der Erstellung eines Plans zur Verwaltung der Arbeitsbelastung sollten Sie ab heute gut zurechtkommen.