In einer idealen Welt erscheinen alle Patienten pünktlich und die Termine werden auf die Minute genau eingehalten, aber wir leben nicht in einer idealen Welt. Manche Patienten verspäten sich um ein paar Minuten, andere rufen verzweifelt an, weil sie einen medizinischen Notfall haben, der sofort behandelt werden muss. Und natürlich gibt es auch Patienten, die ihre Termine einfach vergessen.

Alle diese Szenarien sind real und kostspielig. Das Nichterscheinen von Patienten kostet den einzelnen Arzt im Durchschnitt 200 Dollar pro nicht in Anspruch genommenem Termin, und 30 % der Patienten bleiben unentschuldigt fern.

Durch den Einsatz von Technologie und vielleicht auch ein wenig Psychologie können Sie Patienten einplanen und andere Patienten schnell auf Termine vertrösten, die aufgrund von Absagen frei geworden sind, und so die Wartezeiten auf ein Minimum reduzieren und gleichzeitig die Versorgung und die Zufriedenheit Ihrer Patienten verbessern. All dies verbessert sowohl den Gewinn Ihrer Praxis als auch die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.

Hier sind fünf Tipps für eine effektive Terminplanung

Bieten Sie Patienten eine Selbstplanung an

Es dauert etwa acht Minuten, einen Termin per Telefon zu vereinbaren. Wahrscheinlich planen Ihre Mitarbeiter jeden Tag viele Termine auf diese Weise, und das ist Zeit, die sie mit der Betreuung von Patienten im Wartezimmer, der Bearbeitung von Versicherungsansprüchen oder anderen wertschöpfenden Aufgaben verbringen könnten. Zum Glück gibt es einen einfacheren Weg, den mehr Patienten bevorzugen: die Online-Terminvereinbarung.

Eine Studie ergab, dass 42 Prozent der Patienten ihren Termin lieber online vereinbaren, als in der Praxis anzurufen. Dieselbe Studie ergab, dass 26 Prozent der Patienten, die ihren Termin online vereinbaren, noch am selben oder am nächsten Tag einen Termin vereinbaren und damit häufig die durch kurzfristige Absagen frei gewordenen Plätze besetzen.

Die Investition in eine Online-Terminplanungssoftware verbessert die Verwaltungseffizienz und die Patientenzufriedenheit.

Patientenpriorisierung einführen

Der einfachste Weg, Patienten einzuteilen, ist das Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, aber das ist bei weitem nicht der beste Ansatz. Eine dringende Situation erfordert vielleicht einen sofortigen Termin, während viele andere Patientenprobleme mit einer E-Mail oder einem kurzen Telefon- oder Videochat erledigt werden können, um festzustellen, ob der Patient überhaupt in die Praxis kommen muss.

Lassen Sie einen qualifizierten Mitarbeiter die Anrufe der Patienten prüfen, um festzustellen, ob der Patient einen persönlichen Termin benötigt oder ob das Problem am Telefon oder per Videokonferenz gelöst werden kann.

Die Priorisierung stellt sicher, dass Patienten, die eine dringende Behandlung benötigen, noch am selben Tag einen Termin erhalten, während Patienten, die keinen Termin benötigen, ihre Probleme aus der Ferne behandeln lassen können.

Terminbestätigungen und -erinnerungen per SMS und E-Mail

Termin-Erinnerungssoftware, die Texte, E-Mails und Anrufe strategisch vor den Terminen an Ihre Patienten sendet, kann das Nichterscheinen und späte Absagen drastisch reduzieren. Die Patienten können ihren Termin absagen oder bestätigen, ohne die Zeit der Mitarbeiter in Anspruch zu nehmen.

Es ist eine gute Idee, Ihre Stornierungsrichtlinien in die Patientenerinnerungen aufzunehmen.

Verwenden Sie eine digitale Warteliste

Einige Plattformen für die Patientenplanung bieten digitale Wartelisten an, die die Frustration durch Absagen in letzter Minute beseitigen können.

Wenn Sie eine Absage erhalten, greifen Sie auf die digitale Patientenwarteliste zu, um eine Nachricht an den nächsten Patienten oder die nächsten Patienten in der Warteschlange für einen Termin zu senden. Auf diese Weise werden die freien Plätze besetzt, was Zeit und Ressourcen im Front Office spart und die Zeit, die Sie mit den Patienten verbringen, maximiert.

Patientenrückrufe automatisieren

Ein Patientenrückruf ist ein Folgetermin, beispielsweise für eine Routineuntersuchung oder die Behandlung einer chronischen Erkrankung. Diese Besuche werden in der Regel im Anschluss an einen Termin angesetzt. Ein automatisiertes Patientenrückrufsystem kann Patienten für ihren nächsten Besuch einplanen und sie regelmäßig daran erinnern, so dass Ihr Terminkalender voll ist und Ihre Patienten ordnungsgemäß behandelt werden.

Ein Patientenrückrufsystem sendet Texte, Anrufe oder E-Mails nach einem geeigneten Zeitplan (wöchentlich, monatlich, jährlich usw.) und rationalisiert die Patientenplanung durch eine verbesserte Patientenkommunikation. Diese Systeme eignen sich gut für die Arbeit mit Patienten, die Sie häufig sehen müssen, sind aber unverzichtbar, wenn Sie den Überblick über widerwillige Patienten behalten wollen, die seit Monaten oder Jahren nicht mehr in der Praxis waren und häufig daran erinnert werden müssen, den Arzt aufzusuchen.

Überwindung von Terminproblemen

Die Terminplanung wird immer eine Herausforderung sein, selbst wenn Sie alle diese Techniken anwenden. Patienten werden sich im Verkehr verspäten, dringende Fälle haben Vorrang, und einige Patienten werden nicht erscheinen, weil sie es vergessen haben. Zwar gehen dem US-Gesundheitssystem jedes Jahr rund 150 Milliarden Dollar durch verpasste Termine verloren, aber mit einer intelligenten Terminplanung lässt sich dieser Verlust durchaus vermeiden.

Eine effektive Terminplanung ist wichtig für die Versorgung der Patienten. Die Schritte, die Sie jetzt unternehmen, werden sich dramatisch darauf auswirken, wie effizient Sie Ihre Praxis führen und wie zufrieden die Patienten mit der Behandlung sind, die sie erhalten.