Viele Unternehmen haben zumindest ein paar Kunden, die – aus verschiedenen Gründen – ihre Rechnungen nicht bezahlen. Es gibt jedoch Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihre Chancen zu verbessern, das geschuldete Geld einzutreiben.

Erklären Sie Ihre Rechnungsrichtlinien im Voraus

Auch wenn es je nach Art Ihres Unternehmens (professionelles Büro, dienstleistungsbasiertes Unternehmen, webbasiertes Unternehmen, Großhandel) einige Unterschiede geben wird, gibt es im Allgemeinen eine angemessene und wirksame Methode, um Kunden oder Klienten Ihre Rechnungsrichtlinien zu präsentieren.

Wenn Sie ein professionelles oder beratendes Büro haben, ist die Verwendung eines Zurückbehaltungsschreibens eine gängige Praxis. In diesem Schreiben sollte angegeben werden, wie viele Tage ein Kunde Zeit hat, um eine Rechnung zu bezahlen, und ob für verspätete Zahlungen Zinsen oder Finanzierungskosten anfallen. Der Kunde sollte eine Kopie des Schreibens unterschreiben, um zu bestätigen, dass er die Bedingungen verstanden hat und akzeptiert. Wenn Sie eine andere Art von Geschäft betreiben, z. B. im Großhandel oder in der Produktion, können und sollten Sie trotzdem ein Dokument für Ihre Kunden vorbereiten, in dem dieselben grundlegenden Informationen darüber enthalten sind, wann Rechnungen fällig sind und welche Gebühren bei Nichtbezahlung anfallen.

Wenn Sie ein webbasiertes Unternehmen haben oder eine Website nutzen, um wichtige Informationen über Ihr Unternehmen bereitzustellen, ist es sehr ratsam, eine Seite auf der Website Ihren Rechnungsstellungsrichtlinien zu widmen.

Schlau abrechnen

Es ist einfacher für Sie, von Ihren Kunden eine verantwortungsvolle Zahlungsmoral zu erwarten, wenn Sie eine verantwortungsvolle Rechnungsstellung betreiben. Zu den intelligenten, verantwortungsvollen Abrechnungspraktiken gehören:

• Pünktliche Rechnungsstellung. Wenn Sie keine besondere Vereinbarung getroffen haben, die z. B. eine kalendermonatliche Abrechnung vorsieht, stellen Sie Ihre Rechnungen so bald wie möglich nach Abschluss der Arbeiten oder nach Lieferung der Waren aus.
• Stellen Sie eine klare Rechnung. Stellen Sie sicher, dass der Kunde genau weiß, wofür die Rechnung ist und an wen er sich wenden kann, wenn er Fragen hat.
• Stellen Sie „proaktiv“ in Rechnung. Geben Sie auf der Rechnung (oder in einem Anschreiben) an, dass der Kunde sich bei Problemen an Sie wenden soll.
• Abrechnung mit Zahlungsanreizen. Die Erhebung von Zinsen auf überfällige Rechnungen und eventuell die Gewährung von Rabatten bei vorzeitiger Zahlung ermutigen Kunden oder Klienten oft dazu, Ihre Rechnungen zuerst zu bezahlen.
• Mit Mahnungen schnell und deutlich vorgehen.

Außer den letztgenannten Punkten ist es eine kluge Rechnungsstellungspolitik, Kopien der Schecks von Kunden, die in der Vergangenheit gezahlt haben, und Kopien der gesamten Kundenkorrespondenz aufzubewahren. Aus den Schecks geht hervor, wo die Kunden möglicherweise Bankkonten haben, was wichtig sein kann, wenn Sie ein formelles Inkassoverfahren einleiten müssen. Ebenso kann die Kundenkorrespondenz Informationen oder zumindest Hinweise über den Aufenthaltsort oder sogar die Beschäftigungssituation eines nicht zahlenden Kunden liefern, was in einem Inkassofall ebenfalls von entscheidender Bedeutung sein kann.

Erste Inkassotätigkeiten

Wenn ein Kunde nicht auf Ihre Rechnungen reagiert, müssen Sie wahrscheinlich andere Schritte in Betracht ziehen, um die geschuldeten Beträge einzuziehen. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass dies ein frustrierender Prozess sein kann, bei dem Sie bei jedem neuen Schritt die Umstände überprüfen und entscheiden müssen, wie weit Sie den Kunden weiter verfolgen wollen.

Das Bundesgesetz über faire Inkassopraktiken (Fair Debt Collection Practices Act, FDCPA) regelt das Verhalten von Inkassobüros, gilt aber nicht für Unternehmen, die versuchen, ihre eigenen Schulden einzutreiben. Die Bundesstaaten haben jedoch oft ihre eigenen Gesetze, die das Vorgehen Ihres Unternehmens bei der Eintreibung von Forderungen einschränken. So sind zum Beispiel Lügen, Drohungen, Missbrauch und Belästigung in der Regel nicht zulässig. Wenn Sie selbst Inkassotätigkeiten durchführen, sollten Sie sich über die einschlägigen Gesetze Ihres Staates informieren.

Der Inkassoprozess beginnt in der Regel mit Telefonanrufen und dem Versand von Inkassobriefen. Bei Telefonanrufen ist es wichtig, Belästigungen zu vermeiden. Sie sollten es vermeiden, viele Anrufe zu tätigen oder zu ungewöhnlichen Zeiten anzurufen (z. B. mitten in der Nacht), nur um zu ärgern oder zu irritieren. Sie möchten nicht, dass Ihre Bemühungen nach hinten losgehen, weil Sie übermäßig – oder sogar unrechtmäßig – aggressiv waren. Für Inkassobriefe sollten Sie Grundvorlagen entwickeln und aufbewahren, die Sie schnell an jeden einzelnen Kunden anpassen können.

Ein weiterer möglicher Schritt ist das Angebot, sich mit einem nicht zahlenden Kunden zu einem ermäßigten Betrag zu einigen. Sie können zum Beispiel anbieten, 75 % des fälligen Betrags zu akzeptieren, wenn der Kunde innerhalb von fünf Tagen (oder einer anderen klaren Frist) den vollen Betrag in garantierter Höhe zahlt. Wenn dies funktioniert, kann dies ein kostengünstigerer Weg sein, eine Inkassoangelegenheit zu lösen, als weitere Schritte zu unternehmen. Wenn Sie diesen Ansatz ausprobieren, sollten Sie dem Kunden unbedingt klarmachen, dass es sich um ein einmaliges Angebot handelt. Sie wollen keine Verwirrung stiften und auch keine zusätzlichen Kopfschmerzen durch endlose neue „Verhandlungen“, wenn das Angebot nicht zu der erwarteten Zahlung führt. Die Unterbreitung des Angebots sollte Ihr Recht auf vollständige Zahlung über eine gerichtliche Inkassoklage nicht beeinträchtigen.

Kleinstforderungen vor Gericht und andere endgültige Optionen

Am Ende bleiben Ihnen nur einige wenige Möglichkeiten. Zwei dieser Optionen, die Zusammenarbeit mit einem Inkassobüro oder mit einem Rechtsanwalt, kosten Sie Geld und verringern daher den Betrag, den Sie letztendlich vom Schuldner eintreiben können. Außerdem unterliegt ein Inkassobüro eindeutig den Beschränkungen des FDCPA. Diese Optionen können sich jedoch lohnen, wenn Sie einfach nicht die Zeit haben, sich selbst um die Angelegenheit zu kümmern, und Sie bereit sind, einen wesentlich geringeren Betrag als den ursprünglichen Rechnungsbetrag zu akzeptieren, um den Streit beizulegen.

Im Vergleich zu anderen Optionen hat die Vertretung vor einem Gericht für geringfügige Forderungen mehrere Vorteile. Erstens müssen Sie nicht an jemand anderen zahlen. Inkassobüros behalten oft bis zur Hälfte des Betrags, den sie für Sie eintreiben können. Zweitens erscheint der Beklagte (die Person, die Ihnen Geld schuldet) in vielen Fällen nicht zur Anhörung; oft liegt das daran, dass die Person weiß, dass das Geld geschuldet wird, und nicht versuchen will, irgendeine Art von Verteidigung vorzubringen. Dies bedeutet, dass Sie eine gewisse Chance haben, einfach ein Versäumnisurteil zu Ihren Gunsten zu erwirken. Drittens: Da sich ein Urteil gegen einen Schuldner negativ auf seine Kreditwürdigkeit auswirken kann, kann die Einreichung einer Klage für manche Schuldner ein Anreiz sein, sich mit Ihnen zu einigen.

Seien Sie sich jedoch bewusst, dass Sie solide Beweise dafür brauchen, dass die Person, die Sie verklagen, Ihnen das Geld schuldet. Manche Schuldner sind der Meinung, dass sie keine stichhaltigen Einwände haben und sich nicht gegen eine Klage mit geringem Streitwert wehren werden, während andere fest davon überzeugt sind, dass sie zu Recht nicht zahlen. Wenn Sie nicht glauben, dass Ihre Argumente stichhaltig sind, oder wenn Sie glauben, dass der Schuldner wahrscheinlich kämpfen wird, sollten Sie Ihren Optimismus in Bezug auf Ihre Chancen bei einer Klage mit geringem Streitwert zügeln – das Ergebnis könnte ein Urteil sein, das weit unter dem ursprünglichen Rechnungsbetrag liegt, oder, in einem sehr schwachen Fall, möglicherweise sogar ein Urteil zugunsten des Beklagten.

Sie sollten auch bedenken, dass ein Gerichtsurteil die Angelegenheit nicht beendet. Sie müssen immer noch das Pfändungsverfahren durchlaufen, d. h. den Schuldner ausfindig machen und sein Vermögen pfänden, um Ihre Rechnung zu bezahlen. Herauszufinden, ob und wo ein Schuldner arbeitet und ob und wo er oder sie Bankkonten hat, sowie die notwendigen Papiere für die Pfändung dieser Löhne und Bankkonten einzureichen, kann zeitaufwändig sein.

Weitere Informationen

Nolo hat eine Vielzahl anderer Artikel über Kredite und Inkasso, einschließlich solcher Angelegenheiten wie Gläubiger- und Inkassoprozesse sowie Inkassounternehmen und -agenturen. Es gibt auch verschiedene Websites von Bundes- und Landesregierungen, die einen Blick wert sind; nur ein Beispiel ist die FAQ-Seite der FTC zum Thema Inkasso für Verbraucher. Das Buch „Legal Guide for Starting & Running a Small Business“ von Fred Steingold (Nolo) enthält einen ausführlichen Abschnitt über Kredit- und Inkassofragen.