Ein großer Teil der Organisationen nutzt SharePoint für das Projektmanagement. Wie ich bereits in vielen meiner Blogbeiträge geschrieben habe, bietet SharePoint von Haus aus eine umfangreiche Liste von Funktionen, die es meiner Meinung nach zu einer perfekten und logischen Option für das Projektmanagement machen. Von der robusten Fähigkeit, Dokumente zu verwalten, bis hin zum Aufgabenmanagement, der nahtlosen Integration mit MS Project und der hervorragenden Sicherheitskonfiguration – SharePoint hat alles zu bieten. In diesem Blog-Beitrag möchte ich die Schritte zur Erstellung eines einfachen, aber sehr praktischen Project Management Office / PMO-Portals in SharePoint erläutern.

Schritt 1: Bestimmen Sie die richtige Site-Hierarchie für Ihr PMO-Portal

Ich plädiere normalerweise für eine sehr einfache Site-Hierarchie. Die Idee ist, dass es eine PMO-Homepage (Site) gibt, auf der alle Projekte aufgelistet sind, und dass alle Projekt-Sites als Untersites eingerichtet werden, die eine Ebene unter der PMO-Homepage liegen. Das folgende Diagramm zeigt die vorgeschlagene Hierarchie. Übrigens, wenn Sie mehr über die SharePoint-Seitenhierarchie und bewährte Verfahren für die Strukturierung von Seiten erfahren möchten, lesen Sie diesen Beitrag.

Schritt 2: Bestimmen Sie, in welcher Seitenkollektion Sie das PMO-Portal aufbauen werden

Dies ist eine sehr wichtige Entscheidung. Wenn Ihre Projekt-Sites für die interne Zusammenarbeit bestimmt sind, können Sie Ihr Portal in Ihrer Stamm-Sitesammlung (Standard-Sitesammlung) erstellen (in der sich die anderen Intranet-Sites befinden), wie in der Abbildung oben. Wenn Sie jedoch Projekt-Sites oder Inhalte mit externen Parteien (Kunden, Lieferanten, Auftragnehmern) gemeinsam nutzen wollen, müssen Sie Ihr PMO-Portal in einer separaten Site Collection erstellen. Falls Sie sich fragen, warum das so ist, sollten Sie diesen Beitrag lesen.

Schritt 3: Erstellen einer PMO-Site mit Project Dashboard

Jetzt ist es Zeit, die Ärmel hochzukrempeln. Die große Idee hinter dieser PMO-Homepage ist, dass sie alle Informationen über Projektmanagement, Links/Wissensbasis zur Projektmanagement-Methodik, Projektmanagement-Formulare und -Vorlagen, aber vor allem eine Liste/Anzeige aller Projekte in Ihrer Organisation enthalten wird. Ich überlasse es Ihnen, wie Sie Ihre Vorlagen organisieren wollen (dies könnte eine einfache Dokumentenbibliothek mit Word/Excel/PDFs sein, die über Metadaten organisiert sind)

Das wichtigste Herzstück der PMO-Site ist das PMO-Dashboard – eine Liste aller Projekte. Ich wette, Sie haben bereits eines in Ihrer Organisation – wahrscheinlich ist es in Excel gespeichert. Das Dashboard ist also im Wesentlichen eine SharePoint-Liste mit benutzerdefinierten Metadaten (Spalten). Die Idee ist, dass Ihr Dashboard möglicherweise Dutzende oder Hunderte von Projekten enthält und Sie das Dashboard zum Sortieren, Gruppieren und Filtern nach beliebigen Metadaten/Spalten verwenden können (z. B. nur aktive Projekte anzeigen oder nach Abteilung oder Projektmanager gruppieren). Hier einige Tipps für die Erstellung des Projekt-Dashboards:

1. Starten Sie mit dem Webpart für benutzerdefinierte Listen
2. Benennen Sie die Titelspalte in Projektnamenspalte um (dadurch können Benutzer auf einen Projektnamen klicken und alle Projekteigenschaften auf dem Dashboard anzeigen/bearbeiten)
3. Erstellen Sie alle Ihre Spalten mit verschiedenen Spaltentypen (d. h.z. B. Projektleiter – Personenauswahl, Abteilung – Auswahlspalte oder Verwaltete Metadaten/Begriffsspeicher, Startdatum/Enddatum – Datumsfeld, Budget – Währungsfeld, Projektstatus – Auswahlfeld (d. h.
4. Eine der Spalten ist eine Spalte vom Typ Hyperlink, in die Sie die URL-Adresse einer Projektseite eingeben können
5. Erstellen Sie mehrere Ansichten für Ihr Dashboard (z. B. gruppieren Sie nach Status, Projektmanager, Abteilung usw.))

So könnte ein fertiges Projekt-Dashboard aussehen

Schritt 4: Fügen Sie andere Webparts zur PMO-Site hinzu

Die Dashboard-Liste könnte das Einzige auf Ihrer PMO-Homepage sein, aber Sie können auch andere Webparts für andere Arten von Inhalten hinzufügen. Hier sind ein paar Ideen für Sie:

• Webpart „Promoted Links“, um Benutzer auf bestimmte Inhalte oder Websites zu verweisen
• Dokumentenbibliothek mit verschiedenen Projektmanagement-Vorlagen/Formularen (z.B. Agenda, Sitzungsprotokolle, Projektcharta, Projektzeitplan). Sie können auch Metadaten verwenden, um alles zu organisieren
• Anweisungen/Methodikdokument oder Wiki/Wissensdatenbank – dies könnte eine Art Wiki-Bibliothek mit Text und Bildern sein

Schritt 5: Erstellen einer Projektwebsite

Ich habe einen ziemlich detaillierten Beitrag mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen geschrieben, wie man eine Projektwebsite von Grund auf erstellt. Schauen Sie hier nach.

Schritt 6: Projektseite als Vorlage speichern

Nachdem Sie Ihre SharePoint-Projektseite erstellt haben, müssen Sie sie als Vorlage speichern, damit Sie neue Projektteam-Seiten einfach aus der benutzerdefinierten Vorlage bereitstellen können. Wie Sie die Site als Vorlage speichern, erfahren Sie in Schritt 10 des obigen Beitrags.

Schritt 7: Konfigurieren Sie die Sicherheit für alle Sites

Wenn Sie mit dem Design aller Sites fertig sind, ist es an der Zeit, sich um die Sicherheit/Berechtigungen für die PMO-Homepage und alle Projektunterseiten zu kümmern. In diesem Beitrag dokumentiere ich alle Schritte, die Sie im Hinblick auf die Sicherheit unternehmen müssen. Hier sind einige Tipps für die Sicherheit speziell für das PMO-Portal:

• Für die PMO-Homepage (die Seite mit der Projektliste/Dashboard) – möchten Sie vielleicht nur einigen wenigen Benutzern erlauben, die Seite zu bearbeiten – das bedeutet, dass nur einige wenige Leute in der Gruppe Mitglieder mit der Berechtigungsstufe Beitragen sind, während alle anderen in der Gruppe Besucher mit Nur-Lesen-Rechten sind
• Für die Projekt-Seiten – möchten Sie vielleicht den Projektmitgliedern erlauben, die Seite für andere freizugeben (Schritt 7 im obigen Beitrag). Im Gegensatz zu Abteilungs-Sites, die feste Dienstpläne haben, ändern sich Projektteams ständig, so dass Sie sie flexibel halten wollen. Auf diese Weise können Sie (PMO) sich auf das Projektmanagement und nicht auf das Sicherheitsmanagement konzentrieren.

Schritt 8: Aufklärung/Schulung anderer über den neuen Prozess

Wenn Sie mit dem „technischen“ Teil fertig sind, müssen Sie Ihre Benutzer für die neuen Sites schulen. Dabei geht es nicht nur um die SharePoint-Seite der Dinge. Ja, Sie müssen Ihren Benutzern zeigen, wie sie auf den Sites navigieren, wie sie mit Dokumenten arbeiten und Zeitpläne mit der Aufgabenliste erstellen können. Aber dies ist auch eine gute Gelegenheit, Ihre PMs und Teammitglieder in den PMO-Prozessen und -Methoden zu schulen. Langer Rede kurzer Sinn – Schulungen sind obligatorisch und ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Benutzerakzeptanz.

Sie sollten sich auch dieses Video ansehen, in dem ich verschiedene Optionen für das Projektmanagement vorstelle, darunter die in diesem Beitrag beschriebene.