Unternehmen sollten ihre Rechnungen in einem professionellen Ton formulieren und dabei eine klare, einfache Sprache verwenden. Es ist wichtig, immer höflich zu sein, wenn man eine Rechnung an einen Kunden schickt und bei allen anderen geschäftlichen Mitteilungen, die mit Zahlungen zu tun haben.

Der Wortlaut einer Rechnung sollte so klar wie möglich sein. Geben Sie klar und deutlich das Fälligkeitsdatum der Rechnung, den geschuldeten Betrag und die erbrachten Leistungen an. Wenn eine Rechnung oder die ihr beigefügte E-Mail vage Formulierungen enthält, kann der Kunde verwirrt sein, die Informationen falsch interpretieren und infolgedessen mit der Zahlung in Verzug geraten.

Hier finden Sie Themen, die Ihnen helfen, eine Rechnung professionell zu formulieren:

Tipps für das Versenden von Rechnungen, die bezahlt werden

Muster-E-Mail-Vorlage für Rechnungen

Wie man unbezahlte Rechnungen nachverfolgt

Tipps für das Versenden von Rechnungen, die bezahlt werden

Rechnungen sind Dokumente, die es kleinen Unternehmen ermöglichen, Zahlungen von ihren Kunden zu erhalten, aber es gibt Strategien für das Versenden von Rechnungen, die eher dazu führen, dass Sie schnell bezahlt werden. Die richtige Kommunikation sowohl in der Rechnung selbst als auch in der begleitenden E-Mail kann die Kunden dazu bewegen, die Rechnung sofort zu bezahlen. Hier sind einige Tipps für die Kommunikation mit Kunden über Rechnungen:

Senden Sie Rechnungen umgehend

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Rechnungen erstellen und sie an Ihre Kunden senden, sobald Sie die Arbeit, die Sie in Rechnung stellen, abgeschlossen haben. Das bedeutet nicht nur, dass Sie früher für Ihre Leistungen bezahlt werden, sondern auch, dass Sie die Rechnungen schreiben, solange die Arbeit noch frisch in Ihrem Kopf ist. Wenn Sie Rechnungen schreiben, sobald die Arbeit erledigt ist, erinnern Sie sich an alle Details und machen weniger Fehler in Ihrer Rechnung, was Kunden verwirren oder verärgern und die Zahlung verzögern kann.

Sein Sie immer höflich

Sein Sie immer höflich, wenn Sie Rechnungen und alle begleitenden Mitteilungen, wie E-Mails, formulieren. Eine höfliche Kommunikation trägt dazu bei, dass Sie gute professionelle Beziehungen zu Ihren Kunden pflegen, was Ihre Chancen auf Folgeaufträge erhöht. Laut einer FreshBooks-Studie trägt Höflichkeit in Ihren Rechnungen auch dazu bei, dass Sie schneller bezahlt werden. Die Studie ergab, dass die Verwendung von Wörtern wie „bitte“ und „danke“ beim Schreiben von Rechnungen den Prozentsatz der bezahlten Rechnungen um mehr als fünf Prozent erhöhen kann.

Sein Sie immer präzise

Wenn Sie Ihre Rechnungen formulieren, seien Sie immer präzise und auf den Punkt. Geben Sie klar und deutlich die Informationen an, die Ihre Kunden benötigen, um Sie gemäß Ihren Bedingungen zu bezahlen: nennen Sie den fälligen Betrag und das Fälligkeitsdatum. Manchmal versuchen Unternehmen, beim Schreiben von Rechnungen ausgefallene Begriffe zu verwenden, aber das kann die Kunden verwirren. Anstatt auf Rechnungen Formulierungen wie „Zahlung fällig bei Erhalt“ zu verwenden, die vage sind, sollten Sie nur das Fälligkeitsdatum angeben, z. B. „Zahlung fällig am 31. Dezember 2018.“

Machen Sie die Zahlung einfach

Machen Sie es Ihren Kunden leicht, Ihre Rechnungen zu bezahlen, damit sie ein besseres Kundenerlebnis haben und Sie schneller bezahlt werden. Nennen Sie in Ihrer Rechnung klar und deutlich die verschiedenen Zahlungsarten, die Ihren Kunden zur Verfügung stehen. Wenn Sie Schecks akzeptieren, fügen Sie eine Formulierung ein, die alle notwendigen Details abdeckt, wie z. B. „Bitte stellen Sie Schecks zahlbar an Mein Kleinunternehmen aus und senden Sie den Scheck an diese Geschäftsadresse.“ Wenn Sie Online-Zahlungen akzeptieren, fügen Sie eine Schaltfläche „Jetzt bezahlen“ am unteren Rand Ihrer Rechnung oder im Text Ihrer begleitenden E-Mail ein, die direkt auf die Seite für Online-Zahlungen verweist, damit Ihre Kunden sie so leicht wie möglich finden können.

Muster-E-Mail-Vorlage für Rechnungen

Es ist wichtig, E-Mails mit Rechnungen höflich und prägnant zu formulieren, damit Ihr Ton professionell und die übermittelten Informationen für die Kunden verständlich sind. Diese E-Mail-Vorlage für Rechnungen kann Ihnen dabei helfen, professionelle E-Mails für Ihre Rechnungen zu verfassen:

Betreffzeile: Your Business’s Name: Rechnung #001

Sehr geehrter Name des Kunden,

Ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Ich wollte Ihnen mitteilen, dass eine neue Rechnung #001 für Ihr Konto erstellt wurde. Sie finden die Rechnung im Anhang zu dieser E-Mail. Bitte zahlen Sie den Restbetrag von 500 $ bis zum 31. Dezember 2018.

Sie können per Post einen Scheck an:

Ihren Firmennamen
Ihre vollständige Geschäftsadresse
Ihre Postleitzahl

Danke für Ihr Geschäft; ich freue mich darauf, bald wieder mit Ihnen zu arbeiten.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name
Ihre Kontaktdaten

Wie man unbezahlte Rechnungen weiterverfolgt

Es ist wichtig, unbezahlte Rechnungen weiterzuverfolgen, sobald sie überfällig sind. Die Formulierung, mit der Sie unbezahlte Rechnungen weiterverfolgen, sollte höflich, aber direkt sein. Geben Sie Ihrem Kunden einen Vertrauensvorschuss: Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass die verspätete Zahlung auf einen Schreibfehler zurückzuführen ist und der Kunde die Zahlung nicht böswillig zurückhält.

Hier ist eine E-Mail-Vorlage, die kleinen Unternehmen hilft, unbezahlte Rechnungen weiterzuverfolgen:

Betreffzeile: Your Business’s Name: Rechnung #001

Sehr geehrter Name des Kunden,

Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wende mich an Sie wegen der Rechnung Nr. 001. Dies ist eine freundliche Erinnerung, dass die Zahlung am 31. Dezember 2018 fällig war. Bitte senden Sie die Zahlung so bald wie möglich.

Sie können per Post einen Scheck an:

Ihren Firmennamen
Ihre vollständige Geschäftsadresse
Ihre Postleitzahl

Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören. Bitte kontaktieren Sie mich, wenn Sie irgendwelche Fragen haben.

Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Name
Ihre Kontaktdaten