Workshops sind ein effektives Mittel, um eine Gruppe zu schulen oder sie zu gemeinschaftlicher Arbeit zu bewegen.

Aber es gibt immer noch viele Missverständnisse darüber, wie dies zu tun ist.

Als Teil der Innovationsprojekte bei ?What If! setzen wir Workshops als Instrument ein, um die Kreativität unserer Projektteams zu nutzen.

Auch wenn ich die aufregende Erfahrung der Teilnahme an einem dieser Workshops online nicht wiederholen kann, möchte ich Ihnen einige der nützlichsten Dinge vorstellen, die Sie in Ihre Workshops einbauen können.

Was ein Workshop wirklich ist

Zuerst muss ein Workshop interaktiv sein. Er ist keine Vorlesung. Scott Berkun erklärt dies gut:

„Ein Kochworkshop bedeutet, Dinge zu kochen. Ein Schreibworkshop bedeutet, Dinge zu schreiben. Wenn Ihr „Workshop“ zum größten Teil aus Leuten besteht, die eigentlich nichts machen, sollten Sie ihn vielleicht eine Klasse, eine Vorlesung oder einen Fehler nennen.“

Ich sehe Workshops als eine Möglichkeit, eine Gruppe dazu zu bringen, effizient zusammenzuarbeiten oder auf interaktive Weise zu lernen.

Gemeinsam werden Workshops zu Beginn eines Projekts oder als Meilenstein im Projekt organisiert.

In vielen Fällen wird ein Projektteam aus Leuten gebildet, die nicht täglich zusammenarbeiten. Die Organisation eines Workshops gibt Ihnen die Möglichkeit, alle in denselben Raum zu bringen, um:

1. Die gemeinsame Arbeit zu erleichtern (Planung, Ideenfindung…);
2. dem Team neue Fähigkeiten beizubringen;
3. das implizite Wissen jedes Teammitglieds zu nutzen
4. das Team auf den neuesten Stand zu bringen, um alle auf den aktuellen Stand des Projekts zu bringen (dies sollte ein sekundäres Ziel sein, da es nicht der effizienteste Weg ist, eine Gruppe auf den neuesten Stand zu bringen);
5. die Teilnehmer dazu zu bringen, eine Entscheidung zu treffen (seien Sie sehr vorsichtig mit Entscheidungen im Konsens).

Ein guter Workshop erfordert Vorbereitung. Hier ist, wie Sie dies tun können.

Wie man einen großartigen Workshop vorbereitet

Es gibt fünf Schlüsselphasen bei der Vorbereitung eines großartigen Workshops:

1. Analysieren
2. Planen
3. Entwickeln
4. Proben
5. Auswerten

Die Unterscheidung zwischen diesen Phasen hilft Ihnen, sich darauf zu konzentrieren, die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt zu beantworten, d. h.

Analysieren

Bevor Sie einen Workshop vorbereiten und durchführen, müssen Sie davon überzeugt sein, dass dies der beste Weg ist, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Wenn das nicht der Fall ist, wird ein Workshop zu einem Unterhaltungsprogramm oder zu einem Zeitfresser, also zu einem Fehler.

Sie müssen sich über den Kontext des Workshops im Klaren sein.

• Warum brauchen Sie einen Workshop? Was wollen Sie erreichen?
• Brauchen Sie dafür wirklich einen Workshop?
• Wenn ja, wie sieht Ihre Erfolgsvision (ideales Ergebnis) für diesen Workshop aus?
• Welche Ergebnisse möchten Sie am Ende der Sitzung haben?

Die Analyse sollte Sie zu einem klaren Ziel für den Workshop führen.

Workshops werden oft Wochen oder Monate im Voraus geplant. Die Vorbereitung eines Workshops zwingt Sie dazu, Ihrem Projektplan vorauszudenken.

Planung

Bei der Planung geht es darum, die Struktur des Workshops zu schaffen.

Beginnen Sie die Planung eines Workshops mit dem Ziel vor Augen. Machen Sie sich ein Bild von den gewünschten Ergebnissen und Resultaten. Arbeiten Sie dann rückwärts, damit Ihr Plan Sie auch wirklich ans Ziel bringt.

Es ist besser, wenn Sie einen detaillierten Tagesplan für Ihren Workshop erstellen können. Dieser beinhaltet:

• Überschriften für jeden Moment des Workshops
• Die Details jeder Aktivität: Was Sie den Teilnehmern sagen und was sie tun sollen
• Ein Zeitrahmen für jede Aktivität
• Wer macht was
• Welche Materialien Sie für die Sitzung benötigen

Zu jedem Zeitpunkt des Tages sollten Sie sich genau vorstellen können, was Sie mit Ihrem Publikum machen. Je mehr Leute im Raum sind, desto klarer müssen Sie sein.

Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem Sie sich fragen, wer an der Sitzung teilnehmen soll. Sie sollten auch herausfinden, in welchem Zustand Sie die Gruppe haben wollen, z.B. das Team anregen, sich auf eine intensive Planungssitzung konzentrieren…

Meiner Erfahrung nach wird die Planung einfacher, wenn Sie sich über den Kontext und die Ziele des Workshops im Klaren sind.

Entwicklung

In der Entwicklungsphase geht es darum, die benötigten Inhalte zu erstellen (oder manchmal auch zu finden, wenn Sie bereits ein Protokoll mit Inhalten und Übungen haben).

Wenn Sie die Inhalte wiederverwenden wollen, empfehle ich Ihnen, Skripte zu schreiben. So können Sie sich an das Geschehen erinnern und andere Teammitglieder ähnliche Workshops durchführen lassen.

Es gibt einen Grund, warum ich zwischen Planung und Entwicklung unterscheide. Bei beiden Aktivitäten müssen Sie sich auf unterschiedliche Dinge konzentrieren:

– Bei der Planung geht es darum, den Entwurf des Workshops zu erstellen.
– Bei der Entwicklung geht es darum, alles vorzubereiten, damit Sie Ihren Plan ausführen können.

Es ist wie beim Schreiben und Bearbeiten. Sie erfordern zwei verschiedene Denkweisen. Man muss sich entweder auf das eine oder auf das andere konzentrieren.

Proben

Wenn Sie sich zu Beginn eines Workshops nervös fühlen, haben Sie wahrscheinlich nicht genug Zeit mit Ihrem Team geprobt.

Proben sind eine gute Möglichkeit, Vertrauen zu gewinnen und zu prüfen, ob es irgendwelche Probleme im Plan gibt. Im Idealfall würden Sie gerne einen Pilot-Workshop durchführen. Aber es ist schwer, dafür Zeit zu finden (es sei denn, Sie führen denselben Workshop mehrmals mit verschiedenen Gruppen durch).

Glücklicherweise können Sie Ihr Team darauf vorbereiten, indem Sie den Plan vor der Sitzung durchgehen. Stellen Sie sicher, dass jedem klar ist, was er zu tun und zu sagen hat.

(5. Auswertung)

Die Auswertung des Workshops hilft Ihnen, zwei Dinge zu erreichen:

1. Auf Projektebene erhalten Sie ein klares Verständnis der Probleme, die gelöst werden müssen, um sicherzustellen, dass der Rest des Projekts reibungslos abläuft;
2. Auf persönlicher Ebene ist dies die beste Möglichkeit, Ihre Fähigkeit zur Durchführung von Workshops zu verbessern.

Sie können den Workshop und den Prozess mit Ihrem Team oder alleine auswerten. Ich möchte Sie ermutigen, die Methode der Feedback-Analyse (Vergleich der Erwartungen mit den Ergebnissen) oder den Ansatz der Clearing-Sitzung (Herausfinden, was funktioniert hat und was nicht) anzuwenden.

Das war’s zum Vorbereitungsprozess.

Jetzt kommen wir zum eigentlichen Thema. Ich möchte Ihnen einige praktische Tipps geben, die Ihnen helfen werden, großartige Workshops zu leiten.

15 praktische Tipps, um einen großartigen Workshop zu leiten

Beginnen Sie mit dem Ziel vor Augen

Schaffen Sie eine klare Vorstellung davon, was Sie mit diesem Workshop erreichen wollen.

Das hilft dabei, die Teilnehmer einzubinden und sicherzustellen, dass sie verstehen, was Sie von ihnen erwarten.

Beginnen Sie damit, Klarheit über das Warum, das Wie und das Was zu vermitteln

Bei What If verwenden wir einen Rahmen namens Zweck, Prozess und Ergebnis.

Weil wir wollen, werden wir tun, um zum Ziel zu kommen

• Der Zweck ist das Ergebnis. Es ist der Grund, warum du diesen Workshop machen willst, d.h. wo du am Ende des Workshops sein willst.
• Der Prozess ist der Weg, wie du dorthin kommst. Es ist eine Erklärung, wer was wann macht.
• Das Ergebnis ist der Output. Es ist das, was die Teilnehmer am Ende des Prozesses erwarten können.

Die Erläuterung dieser drei Elemente gegenüber den Teilnehmern stellt sicher, dass jeder mit der Agenda und dem Ergebnis des Workshops einverstanden ist.

Schaffen Sie ein kollaboratives Umfeld

Das Umfeld – der Raum und die Atmosphäre – hat einen großen Einfluss auf uns. In The Checklist Manifesto hebt Atul Gawande ein interessantes Konzept hervor, das als „Aktivierungsphänomen“ bezeichnet wird:

„Wenn man ihnen zu Beginn die Möglichkeit gibt, etwas zu sagen, scheint das ihren Sinn für Beteiligung und Verantwortung und ihre Bereitschaft zu aktivieren, sich zu äußern.“

Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, alle Teilnehmer dazu zu bringen, sich auf ansprechende Weise vorzustellen.

Neben der Frage nach ihrem Namen und ihrem Beruf können Sie sie auch nach dem fragen, was sie am meisten an dem Workshop reizt, oder nach ihrer besten Erinnerung an ein Restaurantbesuch oder eine Autofahrt. Diese Fragen klingen naiv, aber sie ermutigen jeden, eine persönliche Geschichte zu erzählen, und machen sie angenehmer.

Machen Sie es interaktiv

Es gibt Momente in einem Workshop, in denen Sie den Teilnehmern Konzepte erklären müssen.

Machen Sie auch diesen Teil interaktiv.

Fragen Sie sie. Führen Sie eine Übung durch, um das Konzept in die Praxis umzusetzen, und lassen Sie die Teilnehmer berichten, was sie getan haben.

Leiten Sie die Übungen auf strukturierte Weise

Alle Übungen folgen demselben Rahmen wie Ihre Sitzung. Sie haben einen Zweck, einen Ablauf und eine Belohnung.

Sie fassen die Übung kurz zusammen, indem Sie Folgendes tun:

1. Erinnern Sie die Teilnehmer an den Zweck;
2. Erläutern Sie ihnen genau, wie die Übung abläuft: Wer macht was, wann und wie lange;
3. Sein Sie sich über den Zeitplan im Klaren;
4. Erläutern Sie, welche Ergebnisse Sie erwarten, wenn die Übung abgeschlossen ist;
5. Fragen Sie, ob es irgendwelche Fragen gibt.

Nach Abschluss der Übung können Sie zwei Dinge tun (je nach Zielsetzung):

1. Rückmeldung. Bitten Sie jede Person oder Gruppe, das Ergebnis der Übung mit den anderen Teilnehmern zu teilen. Dies kann eine Gelegenheit sein, darauf aufzubauen oder Fragen zu stellen.
2. Nachbesprechung. Je nach Kontext Ihres Workshops können Sie fragen, ob es zusätzliche Kommentare gibt, ob sie es lustig/schwer/frustrierend fanden, was die wichtigsten Dinge sind, die sie gelernt haben, wann sie diesen Prozess anwenden werden…

Dann können Sie mit der nächsten Übung fortfahren.

Wenn Sie wollen, dass sie etwas lernen…

Es gibt drei Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie etwas Neues lehren wollen.

1. Der Ausgangspunkt – Was wissen die Teilnehmer bereits darüber?
2. Die Lernziele – Was müssen sie darüber wissen?
3. Der Nutzungskontext – Wie werden sie es in Zukunft nutzen?

Die letzte Frage ist wirklich wichtig.

Die Betonung der Situationen, in denen das, was man lehrt, nützlich sein wird, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmer sich daran erinnern und es zum richtigen Zeitpunkt anwenden.

Managen Sie die Energie des Teams

Stellen Sie sicher, dass sich die Teilnehmer in einem positiven/konstruktiven Gemütszustand befinden.

Bei What If verwenden wir so genannte „Energizer“, d. h. spielerische Aktivitäten (z. B. eine kurze Teambildungsübung oder eine ungewöhnliche Frage). Dies trägt dazu bei, die Energie aufrechtzuerhalten und eine gute Gruppendynamik aufzubauen.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Menschen zu entspannen und eine konstruktive Denkweise zu entwickeln. Equal Experts, ein IT-Beratungsunternehmen, verwendet zum Beispiel Eisbrecher-Karten.

Sie können die Energie im Raum auch durch verschiedene Aktivitäten verändern: Lassen Sie die Teilnehmer aufstehen, in einen anderen Raum gehen, paarweise arbeiten oder alleine nachdenken…

Sein Sie im Moment

Sie müssen die Gruppe antreiben. In einem Workshop folgt jeder Teilnehmer Ihrer Führung.

Und in verschiedenen Momenten muss die Gruppe in verschiedenen Zuständen sein. Sie müssen Ihren eigenen Zustand anpassen, um den Rest der Gruppe in Schwung zu bringen.

Die Leitung eines Workshops erfordert, dass Sie verschiedene Rollen spielen: Manchmal müssen Sie ein Lehrer sein, manchmal ein Coach, der das Geschehen erleichtert, und manchmal sind Sie eine Führungsperson, die das gesamte Team in die gleiche Richtung treibt.

Einige Aktivitäten erfordern viel Energie, während andere die Menschen dazu bringen, mehr zu reflektieren. Es liegt an dir, die Gruppe in diesen Zustand zu bringen.

Sei ein guter Redner

Ein Workshop ist keine Rede oder Vorlesung. Aber du brauchst die Fähigkeit, ein Publikum anzusprechen und dich auf es einzulassen.

Ich habe hier meine besten Ratschläge für das Sprechen in der Öffentlichkeit aufgelistet. Das Wichtigste bei einem Workshop ist, dass Sie ihn interaktiv gestalten können. Erzählen Sie ihnen eine Geschichte. Stellen Sie Fragen. Ermutigen Sie die Teilnehmer, die Konzepte, die Sie vermitteln, mit ihren persönlichen Erfahrungen zu veranschaulichen.

Es gibt eine Fülle von Wissen, das die Teilnehmer in einem Workshop weitergeben können.

Nutzen Sie den Raum

Die meisten Workshops enden mit einer Menge Dinge, die an den Wänden kleben.

Das liegt daran, dass wir oft am besten denken, wenn wir den Raum um uns herum nutzen, anstatt uns auf einen Computerbildschirm zu beschränken. Jake Knapp, Googler und Autor von Sprint, einem Buch über die Durchführung von Innovationsworkshops, erklärt dieses Phänomen:

„Wir Menschen haben kein besonders gutes Kurzzeitgedächtnis, aber unser räumliches Gedächtnis ist fantastisch. Ein Sprint-Raum, der mit Notizen, Diagrammen, Ausdrucken und vielem mehr vollgestopft ist, macht sich dieses räumliche Gedächtnis zunutze. Der Raum selbst wird zu einer Art gemeinsamem Gehirn für das Team.“

Zwei Dinge sind hier wichtig:

1. Den Raum zu nutzen und Dinge an die Wand zu kleben hilft uns, effektiver zu denken;
2. Das Anbringen von Ergebnissen an der Wand fördert die Zusammenarbeit, da die gesamte Arbeit für alle sichtbar bleibt.

Ständig bewerten, was vor sich geht

Es gibt den Plan. Und dann gibt es die Realität.

„Bei der Vorbereitung auf eine Schlacht habe ich immer festgestellt, dass Pläne nutzlos sind, aber die Planung ist unverzichtbar.“
– Dwight D. Eisenhower

Natürlich braucht man einen Tagesplan. Aber sobald man in der Arena ist, muss man sich auch auf seine Intuition verlassen, um die besten Wege zum idealen Ergebnis zu finden.

Es ist wichtig, die Hauptstruktur beizubehalten. Da jedoch neue Dinge auftauchen können, müssen Sie auch flexibel sein.

Förderung der Zusammenarbeit

Viele Teilnehmer zu haben bedeutet, dass es viele verschiedene Meinungen im Raum gibt. Da ein Workshop auf Zusammenarbeit abzielt, ist es wichtig, dass das Team aufgeschlossen bleibt.

Bei „What If!“ sprechen wir von „Greenhousing“. Dies bezieht sich auf drei Maßnahmen: Setzen Sie Ihr Urteil aus, verstehen Sie, was die Person meint, und fördern Sie die Idee.

In meinen Workshops ermutige ich die Teilnehmer, Dinge zu sagen wie „Lassen Sie mich auf dem aufbauen, was Sie gesagt haben…“. Lesen Sie Sticky Wisdom, in dem dieses und viele andere Innovationsverhaltensweisen im Detail beschrieben werden.

Die Leute von Pixar sprechen von „Plussing“. Das ist ein ähnlicher Ansatz, verwendet aber eine andere Metapher:

„Die Praxis wurde auf den Kernprinzipien der Improvisation aufgebaut, die da lauten: alle Angebote annehmen (die Idee annehmen, nicht ablehnen), „ja, und …“ statt „ja, aber …“ verwenden und den Partner gut aussehen lassen.“

In beiden Fällen ist das Ziel dasselbe: die Zusammenarbeit zu fördern (und eine positive Dynamik aufrechtzuerhalten).

Wenn jemand nur eine Idee kritisiert und keine alternative Lösung oder einen Weg zur Verbesserung der ursprünglichen Idee anbietet, hilft er dem Team nicht wirklich. Mehr über die Praxis der Gruppenkreativitätstechniken finden Sie in diesem Artikel.

Aufgepasst: Was ich gesagt habe, bedeutet nicht, dass Sie alle Ideen begrüßen sollten. Wenn eine Idee irrelevant ist, finden Sie einen Weg, das Gespräch neu zu lenken. Sie wollen nicht die Zeit aller Teilnehmer mit einer Diskussion verschwenden, die vom Thema abweicht.

Heben Sie den Fortschritt hervor

Erinnern Sie die Teilnehmer zu Beginn des Workshops an Ihr Ziel. Sprechen Sie dann mit ihnen über die Schlagzeilen der Reise, um zu zeigen, welche Fortschritte Sie gemacht haben.

Sichern Sie sich ab, dass die Gruppe das getan hat, was getan werden musste (Beantwortung wichtiger Fragen, Treffen wichtiger Entscheidungen…). Und betonen Sie die wichtigsten Dinge, die sie gelernt haben.

Halten Sie ihnen die Ergebnisse vor Augen. Das zeigt den Fortschritt. Vielleicht möchten Sie sogar mit den Teilnehmern Schritt für Schritt durchgehen, was die Gruppe erreicht hat.

Nachbereitung

Nach dem Workshop müssen Sie den Schwung beibehalten:

1. Heben Sie die wichtigsten Erkenntnisse hervor;
2. Teilen Sie die Ergebnisse mit;
3. Erläutern Sie die nächsten Schritte und betonen Sie deutlich die Maßnahmen, die Sie von ihnen erwarten (nennen Sie jede Maßnahme und geben Sie ihnen eine Frist).

Freude

Der beste Weg, eine großartige Sitzung zu leiten, ist, sie so angenehm wie möglich zu gestalten. Wenn es Ihnen Spaß macht, sie zu leiten, werden die Teilnehmer das auch spüren und es wird sie motivieren.