Objective

The objective of this tutorial is to help you understand how you can use ‚ShiftPlanning‘ module to create or manage the schedules for your employees.

Overview

Access from your: Computer
Anwendbar für: Manager, Vorgesetzte, Planer und Mitarbeiter mit Planerberechtigung

Die Registerkarte ‚Schichtplanung‘ ist der zentrale Knotenpunkt, an dem Sie Ihre Personalpläne einfach erstellen und verwalten können. Egal, ob Sie einen einzelnen Standort oder mehrere haben, ShiftPlanning bietet robuste Ansichten, die die Planung und Visualisierung Ihrer Personalpläne erleichtern.
Sie können jederzeit auf die Web-App ShiftPlanning in Humanity zugreifen, indem Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte ‚ShiftPlanning‘ klicken.

Was Sie wissen sollten, bevor Sie beginnen:

1. Manager/Administratoren haben vollen Zugriff auf die Anwendung, um ihre Personalpläne zu erstellen und zu verwalten.
2. Vorgesetzte können alle Standorte/Positionen/Personal+Löhne verwalten.
3. Der Planer verwaltet bestimmte Standorte/Positionen/Personal, die Ihren Mitarbeitern auf der Registerkarte „Planerberechtigungen“ zugewiesen wurden.
4. Mitarbeitern können Planerberechtigungen für bestimmte Positionen zugewiesen werden.

Das in diesem Tutorial skizzierte Szenario besteht aus den folgenden Bausteinen:

1. Zeitplanansichten
2. Grundansichten
3. Zeitplanansichten
4. Filterbereich
5. Erweiterte Filter
6. Schichten erstellen
7. Schichten bearbeiten
8. Neue Erfahrung bei der Erstellung von Schichten
9. Zeitplan veröffentlichen
10. Zeitpläne veröffentlichen und erneut veröffentlichen
11. Zeitplankonflikte
12. Referenz auf einen Zeitraum speichern
13. Terminplan-Aktionen
14. Terminplansuche
15. Terminplan-Notizen
16. Abwesenheitsanträge für bestimmte Termine
17. Schichtplanungseinstellungen
18. Hot Keys

Schichtplanansichten

Die Registerkarte „Schichtplanung“ wird standardmäßig in der Wochenansicht geöffnet, Oben rechts im Plan können Sie jedoch jederzeit die Ansichten ändern. Schauen wir uns dies im Detail an.
Die Ansichten des Zeitplans helfen Ihnen, den Zeitplan nach Datumsbereich und Ansicht besser zu visualisieren. Unter der Registerkarte „Schichtplanung“ in der oberen rechten Ecke können die Ansichten des Zeitplans je nach Ansichtstyp und Datumsbereich geändert werden. Durch Klicken auf die Pfeile oben in der Mitte der Seite können Sie im Zeitplan zu den verschiedenen Terminen in jeder ausgewählten Ansicht navigieren.

Es gibt vier Arten von „Grundansichten“:

1. Mitarbeiteransicht
2. Positionsansicht
3. Ansicht
4. Listenansicht

Abhängig von der „Grundansicht“ können diese auch in der „Zeitleistenansicht“ angezeigt werden:

1. Tag
2. Woche
3. 2 Wochen
4. 4 Wochen
5. Monat

Grundansichten

Mitarbeiteransicht

In der Mitarbeiteransicht werden die Namen der Mitarbeiter links mit den entsprechenden Schichten im Kalender aufgeführt.

Positionsansicht

In der Positionsansicht werden die Positionen Ihrer Mitarbeiter links mit den entsprechenden Schichten im Kalender aufgeführt.

Wenn die Geschäftsleitung die Positionsansicht für Sie als Mitarbeiter aktiviert hat, müssen Sie im linken Menü der App auf „Planübersicht“ klicken, um die Positionsansicht für sich selbst zu öffnen.
Hinweis: „Mitarbeiter- und Positionsansicht“ kann weiter angepasst werden, um im Tages-, Wochen-, 2-Wochen- und 4-Wochen-Modus angezeigt zu werden.

Visuelle Ansicht

Die visuelle Ansicht verbessert die Art und Weise, wie Sie alle Ihre Schichtdetails auf einen Blick sehen können.

Listenansicht

Die Listenansicht stellt Ihren Personalplan in einer Liste von oben nach unten mit der Schichtposition und der Uhrzeit dar.

Hinweis: Die „Visuelle Ansicht“ und die Listenansicht können außerdem angepasst werden, um im Tages-, Wochen- und Monatsmodus angezeigt zu werden.

Zeitplanansichten

Sie können den Zeitplan nach Tag, Woche, 2 Wochen, 4 Wochen und Monat anzeigen, indem Sie die Schaltflächen oben links im Zeitplaner verwenden.

Tagesmodus

Der Tagesmodus ist hilfreich, wenn Sie die Abdeckung für einen einzelnen Tag besser visualisieren möchten. Klicken Sie auf die Registerkarte „Tag“ oben rechts oder drücken Sie die Tastenkombination „D“, um den Zeitplan im Tagesmodus anzuzeigen.

Wochenmodus

Die Ansicht im Wochenmodus ist die Standardansicht. Der Wochenstarttag ist standardmäßig auf Montag eingestellt. Sie können ihn jedoch unter ‚Einstellungen für die Schichtplanung‘ an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen. Der Wochenmodus kann auf 2 oder 4 Wochen erweitert werden.

Monatsmodus

Die Monatsansicht zeigt die Wochen des Monats zusammen mit den ‚Schichtzeiten‘, dem ‚Mitarbeiternamen‘ und der ‚Schichtposition‘, die farblich gekennzeichnet sind. Sie können weitere Details über die Schicht sehen, indem Sie auf die Schicht klicken.

Filterleiste

Auf der linken Seite der Registerkarte „Schichtplanung“ können Sie die Filterleiste mit dem „Mini-Kalender“, den „Filtern“ und der Registerkarte „Erweitert“ anzeigen. Wenn Sie die Leiste nicht sehen können, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld „Zeitplansuche“. Sie können die Registerkarte ausblenden, indem Sie erneut auf den Pfeil klicken.

Nachdem Sie auf die Registerkarte „Filter“ geklickt haben, können Sie die folgenden Optionen anzeigen:

1. Mini Calendar
2. My Schedule
3. Schedule Overview
4. Leave Schedule
5. Staff Availability
6. Primary Standortpositionen
7. Zusätzlicher Standort und Positionen
8. Positionen verwalten

Mini-Kalender

Aus der linken Seitenleiste, können Sie auf ein beliebiges Datum im ‚Mini-Kalender‘ klicken, um schnell zu einer beliebigen Woche oder einem bestimmten Tag zu navigieren.

Mein Zeitplan

‚Mein Zeitplan‘ ist die Standardansicht, wenn Mitarbeiter die Registerkarte ‚Schichtplanung‘ aufrufen, um nur ihre Schichten anzuzeigen. Stellen Sie sicher, dass Sie zu den entsprechenden Daten navigieren, um Ihre kommenden/vergangenen Schichten zu sehen.

Mitarbeiter können auf ihre Schichten klicken, um weitere Details der Schicht zusammen mit zusätzlichen Optionen zum Tauschen von Schichten, Freigeben von Schichten, Ablegen von Schichten, Einreichen von Arbeitseinheiten, Einrichten der Verfügbarkeit, Anzeigen von Notizen, Anzeigen von Bereitschaftsdetails und Schichtbestätigungen anzuzeigen.

Manager haben über die linke Filterleiste auf der Registerkarte „Schichtplanung“ ebenfalls Zugriff auf diese Ansicht, die ihnen nur ihre Schichten im Lesemodus anzeigt.

Schichtübersicht

Wenn Sie in der linken Seitenleiste die Option „Schichtübersicht“ auswählen, wird Ihnen der gesamte Unternehmenszeitplan entsprechend der ausgewählten Ansicht „Basis“ und „Zeitleiste“ angezeigt. Sie können auch die Position des Hauptstandorts und weitere Standorte auswählen, um den Zeitplan nach einem oder mehreren Standorten und Positionen zu filtern.

Unter „Zeitplanübersicht“ können Sie auch Mitarbeiter hinzufügen, indem Sie auf das Symbol „Mitarbeiter hinzufügen“ klicken. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie Vor- und Nachnamen sowie Positionen hinzufügen können.

Hinweis: Es kann sein, dass Sie nur die Positionen des primären Standorts sehen können, dies ist ein Standardverhalten der Anwendung.

Urlaubsplan

Durch Auswahl von ‚Urlaubsplan‘ in der linken Seitenleiste können Sie sehen, wer in Ihrem Unternehmen im Urlaub ist. Manager können auf einen ‚genehmigten‘ und ’nicht genehmigten‘ Urlaub klicken oder vergangene Urlaube entfernen.

Mitarbeiterverfügbarkeit

Mit dieser Verfügbarkeitsfunktion können Manager die Verfügbarkeit im ShiftPlanning-Kalender sehen, während sie Schichten in der ‚Mitarbeiteransicht‘ erstellen, sofern die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit eingestellt haben. Diese Funktion wird automatisch aktiviert, wenn Sie die Schichten in der Tages- oder Wochenansicht erstellen.
Sie können auch einen bestimmten Mitarbeiter auswählen, um die Verfügbarkeitsdetails weiter herauszufiltern und anzuzeigen.

Positionen verwalten

Durch Klicken auf ‚Positionen verwalten‘ werden Sie zum ‚Personalmodul‘ weitergeleitet, um bei Bedarf Personalpositionen zu erstellen und zu verwalten.

Erweiterte Filter

Nachdem Sie die Registerkarte „Erweitert“ ausgewählt haben, können Sie die Ansicht weiter nach „Schichttyp“, „Außenstellen“, „Fähigkeiten“ oder „Mitarbeiter“ filtern.

Schichten erstellen

Schichten zu erstellen war noch nie so einfach. Klicken Sie einfach auf die Kalenderzelle, die dem Mitarbeiter/der Position entspricht, fügen Sie das Datum und die Schichtzeit hinzu.

Schichten bearbeiten

Klicken Sie auf eine beliebige Schicht, und es öffnet sich das Fenster „Schicht bearbeiten“, in dem Sie einige der wichtigsten Dinge tun können.

Funktionen des Pop-up-Fensters ‚Schicht bearbeiten‘:

1. Ändern Sie die Schichtpositionen, indem Sie oben auf den Positionsnamen klicken
2. Schichttitel von oben hinzufügen
3. Bearbeiten Sie Start- und Enddatum und -zeit
4. Stellen Sie eine Schicht so ein, dass sie sich wiederholt, indem Sie auf die Option Wiederholen klicken.
5. Schicht durch Klicken auf die Option ‚Offene Slots einrichten‘
6. Außenstellen Schichten zuweisen
7. Zusätzliche Notizen für die Schicht hinzufügen
8. Aufgaben hinzufügen
9. Filter nach Fähigkeiten
10. Personal Schichten zuweisen
11. Schichtbestätigung
12. In-.Schichtgenehmigung
13. Mitarbeiter von anderen Positionen zuweisen
14. Pausen einplanen
15. Arbeitseinheiten zuweisen
16. Filter nach Dienstalter (Lesen Sie mehr über Dienstalter-Based Scheduling)
17. Schicht automatisch auffüllen
18. Schichtverlauf
19. Schichten löschen

Neue Schichterstellung

Um die neue Schichterstellung zu aktivieren, klicken Sie auf das Symbol „Aktion planen“ neben der Schaltfläche „Veröffentlichen“ und klicken Sie auf „Neue Schichterstellung anzeigen“. Dies wurde neu gestaltet, in der Hoffnung, dass es für Sie einfacher und schneller als je zuvor ist, eine Arbeitsschicht zu erstellen.

Schicht veröffentlichen

Die Idee der Veröffentlichung von Zeitplänen ist, dass einige Manager die Möglichkeit haben möchten, Änderungen am Zeitplan vorzunehmen, ohne dass ihre Mitarbeiter diese Änderungen sofort sehen. Sobald der Manager bereit ist, kann er auf ‚Veröffentlichen‘ klicken, und die Änderungen werden live geschaltet.
Die Registerkarte ‚Veröffentlichen‘ befindet sich oben rechts auf der Registerkarte ‚Schichtplanung‘. Durch das Veröffentlichen von Schichten werden auch die E-Mail-/Text-Benachrichtigungen an Ihre Mitarbeiter verschickt.

Hinweis: Manager können die Registerkarte „Veröffentlichen“ unter „Einstellungen für die Schichtplanung“ deaktivieren. Durch die Deaktivierung der Funktion „Veröffentlichen“ können Ihre Mitarbeiter ihre neuen Schichten/Schichtänderungen sofort sehen (nicht empfohlen).

Schichtpläne veröffentlichen und erneut veröffentlichen

Wenn Sie einen Schichtplan veröffentlichen, werden alle nachträglichen Änderungen, die an denselben Schichten vorgenommen werden, den Mitarbeitern sofort angezeigt, ohne dass der Plan erneut veröffentlicht wird. Die Funktion „Erneut veröffentlichen“ dient nur dazu, das Personal per E-Mail über die Änderungen zu informieren.

Planungskonflikte

Die Registerkarte „Konflikt“ erscheint automatisch oben rechts auf der Seite der Schichtplanung. Planungskonflikte können auftreten, wenn die geplanten Schichten mit einer konfigurierten Planungsregel in Konflikt geraten. Außerdem wird die Schicht, bei der ein Konflikt vorliegt, durch einen rot gepunkteten Rand hervorgehoben.

Klickt man auf den Hinweis, werden die Details des Konflikts angezeigt und die Schicht, bei der ein Konflikt vorliegt, hervorgehoben. Manager können die Konflikte vor der Veröffentlichung lösen oder ignorieren.

Speichern eines Verweises auf einen Zeitraum

Mit dieser neuen Funktion wollten wir allen unseren Nutzern eine unglaublich effiziente und einfache Möglichkeit bieten, vergangene Arbeitspläne zu „speichern“ oder mit einem Lesezeichen zu versehen, so dass sie diese jederzeit problemlos referenzieren und sogar wiederverwenden können.

Aktionen planen

Klicken Sie auf das „Pfeil-nach-unten“-Symbol neben der Schaltfläche „Veröffentlichen“ oben auf der Registerkarte „Schichtplanung“, und ein Dropdown-Symbol mit leistungsstarken Aktionen wird angezeigt.

Merkmale des Dropdown-Menüs „Aktionen planen“:

1. Drucken und Speichern
2. Zeitplan kopieren
3. Zeitplanassistent
4. Zeitplan importieren
5. Zeitplan synchronisieren
6. Zeitplan löschen
7. Geist aktivieren Schicht
8. Budgetmodus anzeigen
9. Vorhersage/Stundengrafik anzeigen
10. Neue Schichterstellung anzeigen

Schedule Search

Oben links auf der Registerkarte ShiftPlanning, ‚Dienstplansuche‘ ist verfügbar, um schnell die gewünschten Schichten zu suchen. Geben Sie den Suchparameter ein und drücken Sie ‚Enter‘ auf der Tastatur.

Die Suchparameter sind:

• Suche nach Mitarbeiter
• Suche nach Position
• Suche nach Schichtdetails

Schedule Notes

Post schedule notes to your Humanity schedule that you can use to give yourself reminders at work on daily basis. Jetzt können Sie Notizen für sich selbst und Ihre Mitarbeiter schreiben, die jedes Mal sichtbar sind, wenn Sie einen Blick auf Ihren Arbeitsplan werfen. Dies ist vergleichbar mit „Haftnotizen“ auf Ihrem Schreibtisch oder Computerdesktop.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Zeitplan“, um Ihren Arbeitsplan zu öffnen. Das Symbol „Notiz“ befindet sich direkt neben den Daten in Ihrem Terminkalender.

Nach dem Speichern der Notiz können Sie diese bei Bedarf mit Hilfe der unten abgebildeten Symbole veröffentlichen, bearbeiten und löschen:

Abwesenheitsanträge für bestimmte Daten sperren

Als Manager, Vorgesetzter und Planer können Sie nun Abwesenheitsanträge für bestimmte Daten sperren, indem Sie eine Notiz zu dem bestimmten Datum erstellen, für das die Abwesenheitsanträge gesperrt werden sollen.
Nach dem Öffnen des Notizfensters aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen ‚Keine Abwesenheit zulassen‘.

Schichtplanungseinstellungen

Benutzer mit der Berechtigung ‚Manager‘ haben die Kontrolle darüber, was Mitarbeiter in den Schichtplanungskonten tun und sehen können. Um weitere Details zu den Einstellungen zu sehen, können Sie den Mauszeiger auf eine Einstellung setzen, und sie wird auf dem Bildschirm angezeigt.

Um die Einstellungen an Ihre Anforderungen anzupassen, können Sie auf die Registerkarte Einstellungen > Schichtplanung > Erweiterte Einstellungen gehen, wie unten gezeigt:

Hot-Keys

Hot-Keys sind Tastaturkürzel, die es der Anwendung ermöglichen, die Arbeitsgeschwindigkeit beim Navigieren in den Zeitplänen und beim Wechsel zwischen verschiedenen Datumsbereichen und Ansichten zu erhöhen.

Um schnell zwischen den Datumsbereichen der Schichtplanungsseite zu wechseln, verwenden Sie die folgenden Tastenkombinationen:

• Strg+Hoch: zum vorherigen Datumsbereich wechseln
• Strg+Links: Zum vorherigen Datumsbereich wechseln
• Strg+Rechts: Zum nächsten Datumsbereich wechseln
• Strg+Ab: Zum nächsten Datumsbereich wechseln

Mit den folgenden Tasten können Sie die Ansichtsmodi der Schichtplanung einfach ändern:

• T: Ansicht heute
• W: Ansicht Woche
• M: Ansicht Monat/4Wochen
• D: Ansicht Tag

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne unter [email protected] zur Verfügung. Viel Spaß beim Planen!