ARARA Operating Procedures Manual
Juni 2007 Seite 3.2-1
3.2 MEETING MINUTE
Was enthalten sein sollte: Robert’s Rules of Order, ein Handbuch für die Leitung von gemeinnützigen Organisationen, erklärt, dass Protokolle eine Aufzeichnung dessen sind, was in der Sitzung getan wurde, und nicht, was gesagt wurde.
Mindestens sollte das Protokoll Folgendes enthalten:

1. Name und Art der Sitzung. Handelt es sich um eine reguläre Vorstandssitzung, eine jährliche Sitzung, eine Sitzung des Wohnungsausschusses oder eine Sondersitzung. Wenn es sich um eine Sondersitzung handelt, fügen Sie eine Kopie der Mitteilung an die Mitglieder bei.
2. Datum, Ort und Uhrzeit des Beginns und des Endes der Sitzung.
3. Namen des Vorsitzenden und des Schriftführers oder ihres Stellvertreters.
4. Namen der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder und Angabe, ob die Beschlussfähigkeit gegeben war. Sie können ein Anmeldeformular verteilen und dem Protokoll beifügen.
5. Namen der Gäste und ihr Thema.
6. Ob das Protokoll der vorangegangenen Sitzung genehmigt oder korrigiert wurde.
7. Anträge. Sie müssen festhalten:
   • den genauen Wortlaut des Antrags
   • wer den Antrag gestellt hat
   • das Ergebnis der Abstimmung
8. Berichte. Vermerken Sie die Bezeichnung des Berichts, den Namen des Mitglieds, das ihn vorgelegt hat, und die Maßnahmen, die aufgrund des Berichts getroffen wurden. Wenn der Bericht in schriftlicher Form vorliegt, fügen Sie ihn bei oder geben Sie an, wo er zu finden ist. Ein mündlicher Bericht kann kurz zusammengefasst werden.
9. Sonstige Maßnahmen, Aufgaben und Fristen, Beschlüsse und Empfehlungen können kurz festgehalten werden.
10. Unterschrift des Sekretärs nach Genehmigung des Protokolls.

Zusammenfassung der Diskussion
Einige Gremien entscheiden sich vielleicht dafür, über die Grundlagen hinauszugehen und zusätzliche Punkte aufzunehmen. So kann beispielsweise eine Zusammenfassung einer Diskussion ein vollständigeres Bild der Sitzung vermitteln. Dies kann für Mitglieder, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten, und für diejenigen, die auf die Geschichte der Organisation zurückblicken, hilfreich sein. Zusammenfassungen, die in das Protokoll aufgenommen werden, sollten ausgewogen sein und die wichtigsten gegensätzlichen Standpunkte enthalten, auch wenn sie nicht angenommen werden.
Was man weglassen sollte
Das Protokoll ist eine sachliche Aufzeichnung der Geschäfte. Lassen Sie Folgendes weg:

• Meinungen oder Urteile: Lassen Sie Aussagen wie „ein gut gemachter Bericht“ oder „eine hitzige Diskussion“ weg.
• Kritik oder Lob: Kritik an Mitgliedern, ob gut oder schlecht, sollte nicht enthalten sein, es sei denn, sie erfolgt in Form eines offiziellen Antrags. Dank oder Anerkennung sollten nur dann aufgenommen werden, wenn es einen klaren Konsens der Sitzungsteilnehmer gibt. (Zum Beispiel durch Beifall.)
• Diskussion: Wenn sich die Organisation für die Aufnahme von Diskussionszusammenfassungen entschieden hat, sollten diese nicht durch die Aufzeichnung der Ansichten einzelner Personen personalisiert werden.
• Ausgedehntes Aufwärmen von Berichten: Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Fakten, insbesondere wenn ein schriftlicher Bericht beigefügt ist.

Genehmigung des Protokolls
Protokolle werden erst dann offiziell, wenn sie verlesen und durch förmliche Abstimmung genehmigt wurden. Es sollte vom Sekretär bei der nächsten regulären Sitzung verlesen werden. Der Vorsitzende bittet dann um Korrekturen und Ergänzungen und ruft zur Abstimmung auf.
Die Mitglieder können sich darauf einigen, das Protokoll nicht vorzulesen, wenn sie vorher genügend Zeit hatten, es zu lesen. Dies ist eine gute Möglichkeit, Zeit zu sparen und gleichzeitig den Mitgliedern bei der Vorbereitung auf die Sitzung zu helfen.
Vertraulicher Punkt
Gelegentlich muss eine Sitzung vertraulich behandelt werden, z.B. bei sensiblen Personalangelegenheiten. In diesem Fall kann der Vorstand beschließen, eine vertrauliche Sitzung abzuhalten, an der nur Mitglieder und geladene Gäste teilnehmen dürfen. Das Protokoll einer Exekutivsitzung wird nur von den Mitgliedern, die an der Exekutivsitzung teilnehmen, gelesen und genehmigt. Wenn sie es wünschen, können die Teilnehmer das Protokoll allen Mitgliedern zur Verfügung stellen, aber die Diskussion muss vertraulich bleiben. Die Protokolle der Exekutivsitzungen werden getrennt von den regulären Protokollen aufbewahrt.
Relevante Abschnitte des kalifornischen Gesetzbuches:
Titel 1: Körperschaften
Abteilung 2: Gemeinnütziges Körperschaftsrecht
Teil 2: Gemeinnützige Körperschaften
Kapitel 13: Aufzeichnungen, Berichte und Einsichtsrechte
Artikel 3: Rechte auf Einsichtnahme
6333. Die Geschäftsbücher und Aufzeichnungen sowie die Sitzungsprotokolle
der Mitglieder und des Vorstands und der Ausschüsse des Vorstands stehen
auf schriftlichen Antrag eines
Mitglieds bei der Körperschaft zu jeder angemessenen Zeit zur Einsichtnahme offen, und zwar zu einem Zweck, der in angemessenem Zusammenhang mit
den Interessen dieser Person als Mitglied steht.
Titel 1: Körperschaften
Abteilung 2: Gemeinnütziges Körperschaftsrecht
Teil 3: Gemeinnützige Körperschaften auf Gegenseitigkeit
Kapitel 13: Aufzeichnungen, Berichte und Einsichtsrechte
Artikel 3: Rechte auf Einsichtnahme
8333. Die Geschäftsbücher und Aufzeichnungen sowie die Protokolle der Verhandlungen der Mitglieder und des Vorstands und der Ausschüsse des Vorstands sind auf schriftlichen Antrag eines Mitglieds bei der Körperschaft zu jeder angemessenen Zeit zur Einsichtnahme offen, und zwar zu einem Zweck, der in angemessenem Zusammenhang mit den Interessen dieser Person als Mitglied steht.
Die kalifornischen Gesetzbücher sind unter folgender Adresse zu finden:
http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/corp.html