Dacă sunteți ca mine și conduceți o afacere sau o activitate secundară dintr-un birou de acasă (sau pur și simplu lucrați de la distanță uneori), atunci înțelegeți nevoia de a avea un mediu de birou de acasă fără dezordine și minimalist.

Crescând, mama îmi spunea mereu: „spațiu clar, minte clară”. Această mică pepită a rămas mereu cu mine. Eu cred în ea.

Amicul meu Joshua Becker tocmai a scris o nouă carte, The Minimalist Home: a room-by-room guide to a decluttered, focused life. În ea, el dedică un capitol biroului de acasă.

M-am gândit că este momentul perfect pentru a împărtăși câteva sfaturi despre cum să păstrez un birou de acasă minimalist, să vă ofer o actualizare cu voi despre situația biroului meu de acasă, să vă spun ce părere am despre sfaturile lui Joshua despre biroul de acasă și să vă împărtășesc planurile mele de acțiune pentru a elimina o parte din haosul dezordonat din viața mea profesională.

Știați? Potrivit partenerilor noștri de la FlexJobs:

„3,9 milioane de angajați din SUA, sau 2,9% din totalul forței de muncă din SUA, lucrează de acasă cel puțin jumătate din timp, în creștere de la 1,8 milioane în 2005 (o creștere de 115% din 2005).”

Suntem mulți dintre noi care avem spații de lucru acasă. Și tot mai mulți oameni care se alătură rândurilor noastre în fiecare zi. Haideți să ne uităm la câteva modalități (puternic inspirate de cartea de mai sus) prin care putem curăța acel spațiu și putem fi mai eficienți.

Definiți-vă spațiul de lucru de acasă

Aceasta este o etapă importantă pe care o sărim adesea atunci când încercăm să creăm un birou liniștit acasă. De obicei, mai mult decât orice altă încăpere, biroul de acasă poate fi o cameră care să reunească o grămadă de lucruri: birou (afaceri vs side hustle vs finanțe de familie), depozitare, cameră de pian, cameră de lectură, cameră de joacă suplimentară, etc.

Este în regulă ca încăperea să fie dedicată câtorva dintre aceste lucruri dacă este un spațiu mare, dar nu poate fi toate acestea. Stabiliți niște limite cu privire la ce este această cameră? Puteți muta alte activități în afara acestui spațiu?

Bottom line: nu încercați să faceți prea multe în acest spațiu unic. Haosul va duce în mod natural la dezordine.

Cum îmi definesc eu spațiul:

Biroul meu de acasă a avut mai multe iterații, dar în momentul de față este dedicat muncii mele cu acest site (am un birou vertical și un birou standard de birou – ambele le-am făcut și le folosesc), este locul în care mă ocup de unele dintre finanțele familiei noastre și este locul în care le permit copiilor mei să exerseze cu tastatura sau să se joace ocazional jocul lor preferat pe calculator – Prodigy Math. De asemenea, va găzdui, din când în când, depozite temporare legate de FinCon.

Din moment ce mă duc într-un spațiu de co-working două sau trei zile pe săptămână, cred că este în regulă ca biroul meu de acasă să fie folosit pentru tastatura copiilor sau pentru jocurile pe calculator atunci când nu sunt acolo – această activitate folosește doar două elemente suplimentare care pot fi ușor de depozitat. Dar acest spațiu nu este pentru depozitarea FinCon – am un spațiu de depozitare real pentru asta. Așa că va trebui să mă asigur că lucrurile nu se mai strecoară în acest spațiu.

Relaționat: 7 tipuri de spații de birou pentru antreprenorul începător

Dezordonați sertarele și dulapurile biroului dvs. de birou

După ce aveți obiectivul dvs. pentru acest spațiu, este timpul să dezordonați sertarele și dulapurile. Dacă aveți biroul de acasă de ceva timp, probabil că aveți câteva sertare de birou și dulapuri de arhivare care au adunat câteva lucruri.

Să le curățăm. Scoateți totul din sertare și dulapuri și puneți-le la loc doar dacă le-ați folosit în ultimul an sau dacă trebuie să le păstrați pentru arhivare. Păstrați doar câte un singur exemplar din fiecare tip de echipament sau furnitură de birou.

Puneți toate celelalte într-un teanc pentru a le vinde, dona sau arunca la gunoi. Electronicele vechi pot fi vândute pe un site precum Decluttr (citiți recenzia noastră).

Atunci ce înregistrări ar trebui să păstrați? Nu voi încerca să abordez întreaga listă aici, dar voi adăuga câteva puncte cheie:

• Căutați-vă un seif pentru acele „obiecte pentru totdeauna” fizice/în relief: pașapoarte, testamente, licențe de căsătorie, polițe de asigurare de viață, titluri, acte și certificate de naștere. Eu folosesc acest seif mic, rezistent la foc (de pe Amazon.com) și am constatat că, odată ce începe să se umple, trebuie să arunc unele lucruri. Seif mic = mai puțină dezordine.
• Păstrați toate documentele fiscale într-un dulap de arhivare sau într-o cutie de depozitare timp de cel puțin șapte ani. Iată mai multe informații de la IRS despre păstrarea evidențelor fiscale.
• Păstrați toate documentele de inițiere pentru ipoteci, împrumuturi, investiții, atâta timp cât aveți datoria sau investiția.
• Nu păstrați declarații, facturi, chitanțe, pe care le puteți obține online. Și nu păstrați nimic care este înlocuit cu o versiune mai nouă (cum ar fi o poliță de asigurare).
• În cele din urmă, digitizați cât de mult puteți. Este o idee bună să faceți chiar și o fotografie a „obiectelor pentru totdeauna” pe care să le aveți la dosar.

Sertarele și dulapurile biroului meu:

Unul dintre birourile mele are sertare și dulapuri de arhivare, așa că are o combinație de echipamente de birou (capsatoare, pixuri etc.), dosare de finanțe personale și carnete de cecuri, dosare de afaceri și carnete de cecuri, precum și câteva mici cabluri și accesorii electronice.

Am, de asemenea, câteva rafturi, ambele cu dulapuri: o parte depozitează seiful și imprimanta, iar cealaltă parte depozitează cutii aleatorii, consumabile și bunătăți FinCon.

Trebuie să-mi iau vechile mele dosare de afaceri și să am un serviciu care să le scaneze și să le organizeze pentru mine. De asemenea, trebuie să le dau o tură peste cap acelor mici accesorii electronice pentru a decide ce nu a mai fost folosit de ceva vreme.

În cele din urmă, am nevoie de un sertar complet gol, astfel încât să pot lua totul de pe birou la sfârșitul zilei și să le depozitez la distanță, departe de vedere. Vreau să am un desktop curat la sfârșitul fiecărei zile.

Relaționat: 6 beneficii financiare ale lucrului de acasă

Nici un decor suplimentar la vedere: Cărți, diplome și mobilier suplimentar

Acum că totul în spatele scenei este organizat, putem arunca o a doua privire la ceea ce este la vedere. Aveți prea multe lucruri pe pereți, pe rafturi sau pur și simplu pe podea în biroul dumneavoastră?

Amintiți-vă că v-ați angajat mai sus la obiectivul de a face din acesta cu adevărat un birou acasă.

• Să începem prin a scoate toată mobila care nu se potrivește. Găsiți un alt loc în casă pentru ea sau scăpați de ea.
• Apoi abordați pereții. În cartea sa, Joshua face referire la un „perete al ego-ului” de diplome și premii. Scăpați de orice de pe perete „care mai mult distrage atenția decât ajută”.
• În cele din urmă, scoateți toate cărțile și nu le puneți la loc decât dacă le citiți, dacă le veți citi în curând sau dacă cartea are valoare sentimentală. Luați în considerare trecerea la digital și aici. Eu folosesc Audible pentru toate „lecturile” mele în aceste zile și mi se pare mult mai productiv să ascult în mișcare și la o viteză care îmi convine.

Decorul și mobilierul meu:

Sunt vinovat de „zidul ego-ului”. În timp ce sunt mândru de educația mea și cu siguranță este frumos să fii recompensat pentru succesul tău, aceste lucruri se simt un pic învechite și nu la fel de aspiraționale sau semnificative ca ceva proaspăt și simplu.

Am și câteva instrumente muzicale în cameră care sunt mai mult decor în acest moment. Trebuie să găsesc un alt loc pentru ele sau să scap de ele. Mă descurc destul de bine cu cărțile mele și le țin reduse la un singur raft pe raftul meu de cărți.

Cred că este timpul ca diplomele și trofeele să fie date jos. Mă mai gândesc la instrumentele muzicale. Cred că chitara ar putea fi atârnată pe perete și mi-ar fi mai ușor să o iau în mână și să o strâng. Toba trebuie să fie mutată în dulapul meu sau donată.

Compromiteți-vă cu un birou curat

Dacă sunteți ca mine, biroul curat are probabil cel mai mare impact asupra sentimentului dvs. de bunăstare emoțională în mediul de lucru. Nu există nimic mai dulce decât să intru în spațiul meu de lucru și să găsesc un desktop clar, curat și lipsit de dezordine pentru a mă apuca de treabă în zilele mele de lucru. Acest lucru nu se întâmplă în mod natural, așa că va trebui să vă angajați în acest sens.

Desktop-ul dvs. este pentru lucrurile la care lucrați în prezent. Nimic mai mult. Nu stocați pe desktop lucruri care ar putea/ar trebui să fie în altă parte. Acesta este motivul pentru care numărul 2 de mai sus este atât de important. Lăsați un sertar al biroului suficient de gol, astfel încât să fie întotdeauna disponibil pentru a stoca obiectele de pe desktop pe care le rotiți în mod obișnuit.

Situația desktopului meu:

Nu este neobișnuit ca desktop-ul meu să fie aglomerat cu corespondență, lucruri aduse acasă din călătorii, cărți de vizită, gustări, gustări, pălării, mănuși, accesorii, autocolante și bibelouri. Am tendința de a revizui procesul de curățare a desktopului meu la fiecare câteva săptămâni sau cam așa ceva.

Un lucru care m-a ajutat puțin a fost să am un coș de gunoi pe desktop și să mă angajez să păstrez totul acolo. Un alt lucru care m-a ajutat este achiziționarea acestui suport de monitor de pe Amazon care îmi oferă spațiu sub monitor pentru a-mi depozita tastatura și mouse-ul la sfârșitul zilei.

Voi încerca să găsesc spațiu în sertarele biroului meu pentru a muta acel coș de hârtii. În acest fel, singurul lucru de deasupra biroului este exact lucrul la care lucrez în acel moment. Dacă nu este nimic acolo, atunci cred că este mai puțin probabil să scap bibelouri sau cărți de vizită sau alte obiecte la întâmplare pe birou în mod continuu.

Afaceți-vă cu hârtiile primite

Biroul de acasă tinde să adune o mulțime de hârtii, așa că trebuie să creați sisteme care să vă permită să sortați aceste hârtii rapid și eficient.

• În primul rând, renunțați la cât mai multă corespondență nedorită și la cât mai multe extrase de cont puteți. Vizitați banca dvs. pentru a aborda extrasele și vizitați FTC pentru informații despre oprirea tuturor solicitărilor. Nu trebuie să primiți aceste lucruri!
• În al doilea rând, procurați-vă un coș de reciclare sau un distrugător și puneți-l lângă biroul dumneavoastră. După părerea mea, acesta este un element acceptabil pentru a avea afară, deoarece creează o acțiune rapidă. De îndată ce intră corespondența, sortați-o pe toată, apoi aruncați gunoiul și plicurile deschise în coșul de reciclare. Gata!
• Dacă este un extras de cont sau o factură sau alte documente financiare importante, arhivați-le în locul potrivit. De nouă ori din zece ori, de obicei, fac o fotografie a obiectului și trimit oricum versiunea pe hârtie la reciclare. De obicei, mă pot ocupa de el în format digital.

Cum mă ocup eu de hârtie:

Am tendința de a lăsa hârtia să se acumuleze în coșul meu de gunoi și, de obicei, o parcurg pe toată în fiecare săptămână sau la două săptămâni. Când fac acest lucru zilnic față de săptămânal, mi se pare că reușesc mai bine să țin dezordinea la distanță, desigur.

În ceea ce privește renunțarea la corespondență, am făcut și eu acest lucru acum câțiva ani și a funcționat bine. Primesc în principal lucruri de la companii pe care le cunosc. Cu toate acestea, doamna PT nu a renunțat încă și astfel primește în continuare o tonă de oferte datorită scorului ei de credit impecabil.

O s-o încurajez pe doamna PT să renunțe. În ceea ce privește hârtiile primite, o rutină săptămânală ar trebui să fie bună deocamdată, atâta timp cât acel coș de gunoi merge în sertar.

Gânduri finale despre biroul minimalist de acasă

Sperăm că luarea unora dintre acești pași va duce la o viață profesională mai fericită și mai sănătoasă pentru dumneavoastră și familia dumneavoastră.

Biroul de acasă poate fi un loc special, unde se face munca importantă, care schimbă viața. Așa că vă rog să nu-l neglijați atunci când încercați să vă creați un stil de viață minimalist.

Închei cu un citat din cartea lui Joshua care mi s-a părut deosebit de util pentru noi, cei care ne ocupăm de activități secundare:

„Cu un birou de acasă minimizat, puteți obține – și rămâne – în vârful oricărei lucrări pe care o faceți acolo. Și iată care este chestia: când ești deasupra, poți vedea mai mult… și poți începe să iei măsuri pentru a realiza mai mult. Poate că, după ce intri în biroul tău de acasă într-o sâmbătă dimineața și îți dai seama că ești complet prins cu treburile de la birou, poți planifica cum să începi acea afacere part-time la care te gândeai.”

Casa minimalistă: un ghid cameră cu cameră pentru o viață dezordonată și concentrată este disponibil pe Amazom. Este acoperită pentru a face ordine în întreaga locuință, nu doar în birou.

Și, așa cum îi place mereu lui Joshua să împărtășească, puteți pur și simplu să o rezervați gratuit la biblioteca locală dacă nu doriți să cumpărați o altă carte. Puteți afla mai multe despre Joshua ascultând acest episod de podcast pe care l-am făcut cu el.

Care sunt sfaturile dumneavoastră pentru a păstra un birou de acasă fără dezordine?

.