Soluțiile de gestionare a recepției permit gestionarea fluxurilor și a scopurilor vizitelor, de la contactul inițial până la serviciul oferit.
Aceste sisteme de gestionare inteligentă permit creșterea productivității și a vânzărilor și reducerea costurilor de operare, asigurându-se că clientul este servit de personalul cel mai calificat în funcție de cerere.Soluțiile de gestionare a recepției sunt, înainte de toate, o modalitate de creștere a satisfacției clienților prin reducerea timpului de așteptare perceput și real, prin crearea unui mediu plăcut și a unei recepții corecte. aceste soluții inovatoare de gestionare a recepției contribuie, de asemenea, la satisfacția echipelor de lucru prin reducerea cantității de stres și optimizarea procesării cererilor. soluțiile de gestionare a recepției permit, de asemenea, generarea de date despre modul în care clienții așteaptă și despre modul în care personalul îi poate servi cel mai bine. Acest tip de informații ajută la îmbunătățirea proceselor de organizare și la creșterea calității serviciilor oferite clienților.

Soluțiile de gestionare a recepției acoperă 6 etape:

• Informare (se poate face și prin video, SMS, Internet …)
• Alocație &direcționare (se poate face și prin video, SMS, Internet …).)
• Comunicare în așteptare & (se poate face și prin video, SMS, Internet …)
• Apel (se poate face și prin video, SMS, Internet …)
• Recepție
• Management

Pe lângă aceste etape, pentru o soluție completă de recepție, este util și eficient să se includă gestionarea programărilor, planificarea agendei și previzionarea fluxurilor și resurselor viitoare. Aceste soluții modulare, adaptabile la diverse sectoare (comerț cu amănuntul, sănătate, telecomunicații, finanțe, transporturi, sectorul public…), se pot adapta la gestionarea unei simple cozi de așteptare până la organizarea centralizată pe mai multe site-uri.

Informare / sosirea cliențilorEdit

• Informați clienții cu privire la timpul de așteptare preconizat (Video, SMS, Internet…)
• Anunțați sosirea clientului dacă acesta are o programare
• Pregătiți recunoașterea clientului prin nume, număr, cod de bare, carte de identitate etc., de către un terminal sau un recepționer.

Alocare și dirijareEdit

• Terminale dedicate într-o zonă de autoservire sau recepție care permit clienților să își ocupe locul în coada de așteptare pentru un serviciu
• Înregistrarea se poate face, de asemenea, prin intermediul internetului, al unui telefon inteligent…
• Orientare în coada virtuală corespunzătoare solicitării sale

Timpul de așteptare și comunicareaEdit

• Ajustați timpul de așteptare în funcție de importanța serviciului care urmează să fie furnizat
• Faceți ca așteptarea să fie activă și interactivă, astfel încât să fie percepută ca fiind cât mai plăcută (Video, Comunicare interactivă, Publicitate…) și eliminați așteptarea cu ajutorul unor instrumente de mobilitate (telefon, Smartphone).
• Permiteți vizitatorilor libertatea de mișcare, menținându-i în același timp informați cu privire la timpul de așteptare preconizat sau oferindu-le un „timp de primire garantat”.
• Furnizați o interfață mobilă pentru clienți care este accesibilă prin intermediul unui browser mobil. URL-ul unei astfel de interfețe este primit prin SMS de bun venit. Având o astfel de funcție, clienții pot urmări în permanență evoluția cozii de așteptare și, prin urmare, nu este necesar să se afle fizic în magazin tot timpul. Clienții sunt informați cu privire la schimbările critice din coada de așteptare (de exemplu, clientul se află pe poziția a 3-a) prin SMS și prin interfața mobilă, astfel încât clientul să se întoarcă în magazin în cazul în care este plecat. Colectarea feedback-ului se poate face, de asemenea, prin intermediul unei astfel de interfețe mobile.

Apel/recepțieEdit

Furnizează diverse opțiuni pentru stabilirea contactului:

• Vânzătorul/membru al personalului cheamă clienții și îi recunoaște după o fotografie, nume, simbol sau număr de ordine etc.
• Clienții/vizitatorii sunt chemați după nume, număr, cod etc., pe un ecran video, afișaj, sinteză vocală etc. și se îndreaptă către ghișeul sau ghișeul indicat.
• Apelul poate fi efectuat pe un telefon mobil prin intermediul unui mesaj text, al unui smartphone sau prin intermediul unui semnal sonor.

În cazul unui ghid de coadă comun pentru mai multe ghișee de preluare a apelurilor (casierie, ghișee), un ecran LED sau video în capul cozii afișează numărul apelat cu o săgeată direcțională.Numărul apelat ar trebui, de asemenea, să poată fi afișat printr-un număr, o săgeată, un plan de etaj etc. În cazul în care timpii de așteptare pot fi lungi, o primă etapă posibilă este utilizarea unui semnal sonor sau a unui mesaj text sau a unui mesaj pe smartphone* pentru a trimite clienții într-o zonă de așteptare finală, unde aceștia sunt liberi să se deplaseze în magazin sau în zonă.În cazul în care procedura de primire durează mai multe etape sau dacă este necesar un timp de așteptare suplimentar înainte de a se putea încheia furnizarea serviciului, ar trebui să fie posibil să se pună vizitatorii în așteptare pentru un tratament ulterior.

Gestionare în timp real și colectare de date pentru analiză statisticăEdit

Managerii au acces la un ecran de urmărire cu avertismente (vizuale, sonore, mesaje text sau e-mailuri) care permit monitorizarea și controlul general al sistemului de primire. Cu toate acestea, sistemul poziționează rezervele în mod automat, pentru a asigura respectarea nivelurilor de așteptare vizate pentru fiecare serviciu, în funcție de alocarea vânzătorilor/personalului pe servicii și de previziunile și sosirile reale ale clienților/vizitatorilor.

În cadrul implementării centralizate în soluția de gestionare a cozilor de așteptare de nivel enterprise, consola de gestionare permite configurarea tuturor parametrilor de funcționare a distribuitorului de jetoane, a unei tastaturi pentru ghișeu, a afișajelor, a Anunțului și a gestionării utilizatorilor.

Raportări statistice complete permit interconectarea și prezentarea de tabele și grafice ale următorilor parametri și variabile: perioade de timp, timpi de așteptare, timpi de gestiune, timpi de prezență, timpi de prezență, servicii furnizate, motive ale vizitelor etc. Aceste rapoarte sunt documente temporale configurabile pentru diferite nevoi, afișând funcții cu 1 sau 2 variabile. Ele pot fi consultate sau personalizate și trimise direct managerilor prin e-mail.

Previziuni și programăriEdit

Pentru a putea estima fluxurile viitoare de vizitatori și necesarul de resurse pe departamente și perioade de timp, în funcție de datele statistice și de desemnarea zilelor trecute și viitoare. Acest lucru permite optimizarea programării resurselor de recepție. Să poată face programări sau să anticipeze sosirea fluxurilor, prin contact direct, telefonic sau prin internet, și să îmbine programările cu vizitele fără programare folosind aceleași resurse, asigurându-se că programările sunt gestionate automat la ora planificată.

Gestionarea tradițională a cozilor de așteptare a utilizat întotdeauna chioșcuri scumpe cu ecran tactil, cu toate acestea, soluțiile tehnologice mai noi utilizează telefonul mobil al clienților. Utilizarea telefonului mobil al clientului pentru a interacționa cu acesta asigură faptul că clienții sunt liberi să facă ceea ce doresc și nu trebuie să aștepte într-o zonă de așteptare. Clientul va primi notificări pe telefonul mobil și, atunci când este gata, este chemat mai departe pentru a fi servit.

• Regula de calcul a cotei de așteptare

.