Obiectiv

Obiectivul acestui tutorial este de a vă ajuta să înțelegeți cum puteți folosi modulul ‘ShiftPlanning’ pentru a crea sau gestiona orarele angajaților dumneavoastră.

Vizualizare generală

Accesați din: Computer
Se aplică la: Manageri, Supervizori, Programatori și Angajați cu permisiuni de programator

Fila ‘ShiftPlanning’ este hub-ul central unde puteți crea sau gestiona cu ușurință orarele angajaților dvs. Indiferent dacă aveți o singură locație sau mai multe, ShiftPlanning are vizualizări robuste care facilitează planificarea și vizualizarea orarelor angajaților dvs.

Ce lucruri de știut înainte de a începe:

1. Managerii/Administratorii au acces complet la aplicație pentru a crea și gestiona orarele personalului lor.
2. Supervizorii pot gestiona toate locațiile/posturile/personalul+salariile.
3. Scheduler gestionează anumite locații/posturi/salariați care au fost acordate personalului dvs. în fila Scheduler permissions.
4. Angajaților li se poate acorda permisiunea de programator pentru anumite posturi.

Scenariul prezentat în acest tutorial constă în următoarele elemente constitutive:

1. Schedule Views
2. Basic Views
3. Timeline Views
4. Filter Panel
5. Advanced Filters
6. Creating Shifts

.

7. Editarea turelor
8. Noua experiență de creare a turelor
9. Publicarea programului
10. Publicarea și republicarea programelor
11. Conflicte de programări
12. Conflicte de programări

.

13. Salvați o referință la o perioadă
14. Acțiuni de programare
15. Cercetare program
16. Note de programare
17. Blocarea cererilor de concediu pentru anumite Dates
18. ShiftPlanning Settings
19. Hot Keys

Schedule Views

ShiftPlanning tab se va deschide în vizualizarea „week” ca un comportament implicit, cu toate acestea, din partea dreaptă sus a programului, puteți schimba oricând vizualizările. Să analizăm acest lucru în detaliu.
Schedule Views vă ajută să vizualizați mai bine programul în funcție de intervalul de date și de vizualizare. Sub fila ‘ShiftPlanning’din colțul din dreapta sus, vizualizările programului pot fi modificate pe baza tipului de vizualizare și a intervalului de date. Puteți naviga în program la date diferite sub orice vizualizare selectată făcând clic pe „săgețile” care se găsesc în partea de sus, la mijlocul paginii.

Există patru tipuri de „Basic View”:

1. Employee view
2. Position view
3. Visual view
4. List view

Acestea pot fi văzute mai departe în „Timeline View” în funcție de „Basic View”:

1. Ziua
2. Săptămâna
3. 2 săptămâni
4. 4 săptămâni
5. Luna

Visualizări de bază

Visualizare angajați

Visualizarea angajaților afișează în stânga numele angajaților dvs. cu turele lor corespunzătoare în calendar.

Visualizare post

Visualizare post listează posturile personalului dvs. în stânga cu turele lor corespunzătoare pe calendar.

Dacă managementul a activat vizualizarea poziției pentru dvs. în calitate de angajat, atunci trebuie să faceți clic pe „Prezentare generală a programului” din meniul din stânga al aplicației, pentru a vă dezvălui vizualizarea poziției.
Nota: „Employee and Position view” (Vizualizare angajat și poziție) poate fi personalizată în continuare pentru a fi văzută în modul Zi, Săptămână, 2 Săptămâni și 4 Săptămâni.

Vizualizare vizuală

Vizualizarea vizuală îmbunătățește modul în care puteți vizualiza toate detaliile turei dintr-o privire.

List View

List view reprezintă programul dvs. de lucru al personalului într-o listă de sus în jos, cu poziția și ora turei.

Nota: Vizualizarea „Visual and List” poate fi personalizată în continuare pentru a fi văzută în modul Zi, Săptămână și Lună.

Vizualizări în funcție de calendar

Puteți vizualiza programul în funcție de Zi, Săptămână, 2 săptămâni, 4 săptămâni și Lună cu ajutorul butoanelor din partea stângă sus a programatorului.

Modul Zi

Modul Zi este util atunci când doriți să vizualizați mai bine acoperirea pentru o singură zi. Faceți clic pe fila „Day” (Zi) din dreapta sus sau apăsați tasta de comandă rapidă „D” pentru a vizualiza programul în modul Day (Zi).

Week Mode (Modul Săptămână)

Vizualizarea în modul Săptămână este vizualizarea implicită. Ziua de început a săptămânii este setată implicit la luni. Cu toate acestea, o puteți personaliza în funcție de cerințele afacerii dvs. în ‘ ShiftPlanning Settings’. Modul Săptămână poate fi extins în continuare la 2 săptămâni sau 4 săptămâni.

Modul Lună

Vederea Lună afișează săptămânile din lună împreună cu ‘Timpii de tură’, ‘Numele personalului’ și ‘Poziția de tură’ indicate prin culoare. Puteți vedea mai multe detalii despre tură făcând clic pe tură.

Filter Panel

În partea stângă a filei ShiftPlanning (Planificare ture), veți putea vizualiza panoul de filtre cu ‘Mini Calendar’, ‘Filters’ (Filtre) și fila ‘Advanced’ (Avansat). Dacă nu reușiți să vizualizați panoul, faceți clic pe opțiunea ‘arrow’ (săgeată), de lângă caseta ‘Schedule Search’ (Căutare programări). Panoul poate fi ascuns cu ușurință făcând din nou clic pe aceeași săgeată.

După ce faceți clic pe fila ‘Filters’ (Filtre), veți putea vizualiza următoarele opțiuni:

1. Mini Calendar
2. Programul meu
3. Spectacolul general
4. Programul de concediu
5. Disponibilitatea personalului
7. Primă. numai posturi din locația principală
8. Locație și posturi suplimentare
9. Gestionați posturile

Mini Calendar

Din bara laterală din stânga, puteți face clic pe orice dată din „Mini-calendar” pentru o navigare rapidă către orice săptămână sau o anumită zi.

My Schedule

‘My Schedule’ este vizualizarea implicită atunci când angajații accesează fila ShiftPlanning pentru a-și afișa doar turele. Asigurați-vă că navigați la datele corespunzătoare pentru a vă vizualiza turele viitoare/trecute.

Angajații pot face clic pe turele lor pentru a vizualiza mai multe detalii despre tură, împreună cu opțiuni suplimentare pentru a schimba tura, a elibera tura, a renunța la tură, a trimite unitatea de lucru, a stabili disponibilitatea, a vedea notele, a vedea detaliile privind serviciul de gardă și confirmarea turei.

Managerii au, de asemenea, acces la această vizualizare din panoul de filtre din stânga de pe fila ShiftPlanning, arătându-le doar turele lor, în modul de citire.

Schedule Overview

Prin selectarea „Schedule Overview” (Prezentare generală a programului) din bara laterală din stânga, se va afișa întregul program al companiei în funcție de vizualizarea „basic” și „timeline” selectată. De asemenea, puteți selecta Poziția locației primare și Locații suplimentare pentru a filtra programul în funcție de o persoană sau de mai multe locații și poziții.

Sub ‘Schedule Overview’ (Prezentare generală a programului), puteți, de asemenea, să adăugați angajați făcând clic pe pictograma ‘Add Employees’ (Adăugați angajați), odată ce faceți clic pe ea, se va deschide fereastra pop-up în care puteți adăuga nume, prenume și poziții.

Nota: Este posibil să puteți vizualiza doar posturile din locația principală, este un comportament implicit al aplicației.

Leave Schedule

Prin selectarea ‘Leave Schedule’ din bara laterală din stânga, veți putea vedea cine din compania dvs. este în concediu. Managerii pot face clic pe un concediu ‘Aprobat’ și pe un concediu viitor ‘Neaprobat’ sau pot elimina orice concediu trecut.

Disponibilitatea personalului

Cu această funcție de disponibilitate, managerii pot vedea disponibilitatea în calendarul ShiftPlanning în timp ce creează ture în ‘Vizualizare angajat’ numai dacă angajații și-au setat disponibilitatea. Această funcție se activează automat dacă creați turele în vizualizarea Zi sau Săptămână.
De asemenea, puteți selecta un anumit angajat pentru a filtra și vizualiza în continuare detaliile de disponibilitate.

Management Positions

Dând clic pe „Manage Positions” (Gestionare posturi), vă va redirecționa către „Staff Module” (Modul personal) pentru a crea și gestiona posturile de personal, dacă este necesar.

Filtre avansate

După selectarea filei ‘Advanced’ (Avansat), vă va permite să filtrați în continuare vizualizarea după ‘Shift Type’ (Tip de tură), ‘Remote Sites’ (Locuri de muncă la distanță), ‘Skills’ (Competențe) sau ‘Employees’ (Angajați).”

Crearea de ture

Crearea de ture nu a fost niciodată mai ușoară. Pur și simplu, dați clic pe celula de calendar corespunzătoare angajatului/postului, adăugați data și ora schimbului.

Editarea schimburilor

Dați clic pe orice schimb și se va deschide fereastra ‘Shift Edit’ (Editare schimburi), unde puteți face unele dintre cele mai robuste lucruri.

Caracteristicile ferestrei pop-up ‘Shift Edit’:

1. Modificați pozițiile turei făcând clic în partea de sus a numelui poziției
2. Adaugați titlul turei din partea de sus
3. Editați data și ora de început/ sfârșit
4. Setați o tură să se repete făcând clic pe opțiunea Repeat.
5. Setați tura să se deschidă făcând clic pe opțiunea „Set up Open Slots”
6. Asemnați locații la distanță pentru ture
7. Adaugați note suplimentare pentru tură
8. Adaugați sarcini
9. Filtrați după competențe
10. Asemnați personal pentru ture
11. Recunoașterea turei
12. În-line Shift Approval
13. Assign Staff from other positions
14. Schedule Breaks
15. Assign Work Units
16. Filter by Seniority (Citiți despre Senioritate-Based Scheduling)
17. Auto – Fill Shift
18. Shift History
19. Deleting Shifts

New Shift Creation Experience

Pentru a activa experiența de creare a turelor noi, faceți clic pe pictograma „Programare acțiune” situată lângă butonul Publicare și faceți clic pe „Afișare creare ture noi”. Aceasta a fost reproiectată, în speranța de a face mai ușoară și mai rapidă decât oricând crearea unei ture de lucru.

Publish Schedule

Ideea de a publica programele este că unii manageri doresc să aibă posibilitatea de a face modificări la program fără ca personalul lor să vadă imediat aceste modificări. Odată ce managerul este gata, el poate apoi să dea clic pe „Publish”,iar modificările vor fi publicate.
fila „Publish” este situată în partea dreaptă sus a filei ShiftPlanning. Publicarea turelor va trimite, de asemenea, notificări prin e-mail/text angajaților dumneavoastră.

Nota: Managerii pot dezactiva fila Publish (Publicare) în ShiftPlanning Settings (Setări ShiftPlanning). Dezactivarea funcției Publish (Publicare) va oferi angajaților dvs. vizibilitate instantanee asupra noilor lor ture/modificări de ture (nu este recomandat).

Publicarea și republicarea Programelor

După ce publicați un program, orice modificări ulterioare făcute la aceleași ture vor fi afișate imediat angajaților fără a fi republicat. Funcția de republicare este doar pentru a notifica personalul prin e-mail cu privire la modificări.

Schedule Conflicts

Schedule Conflicts

Fila „conflict” apare automat în partea dreaptă sus a paginii ShiftPlanning’s. Conflictele de programare pot apărea atunci când turele programate intră în conflict cu orice regulă de programare configurată. De asemenea, tura care are un conflict este evidențiată cu marginea roșie punctată a turei.

Clicând pe notă se afișează detaliile conflictului, precum și se evidențiază tura care are conflict. Managerii pot rezolva sau ignora conflictele înainte de a le publica.

Salvarea unei referințe la o perioadă

Cu această nouă caracteristică, am dorit să oferim tuturor utilizatorilor noștri o modalitate incredibil de eficientă și simplă de a putea „salva” sau „marcaje” programele de lucru anterioare, astfel încât să le poată referi cu ușurință și chiar reutiliza în orice moment.

Acțiuni de planificare

Click pe pictograma ‘săgeată în jos’ de lângă butonul de publicare din partea de sus a filei ShiftPlanning, iar o pictogramă derulantă va apărea cu o acțiune puternică.

Caracteristici ale meniului derulant ‘Schedule Actions’:

1. Print and Save
2. Copy Schedule
3. Schedule Wizard
4. Import Schedule
5. Schedule Sync
6. Clear Schedule
7. Enable Ghost Shift
8. Show Budget Mode
9. Show Forecast/Hour graph
10. Show New Shift Creation

Schedule Search

În partea stângă sus a filei ShiftPlanning, „Schedule Search” (Căutare program) este disponibilă pentru a căuta rapid turele dorite. Introduceți parametrul de căutare și apăsați „Enter” pe tastatură.

Parametrii de căutare sunt:

• Cercetare după angajat
• Cercetare după poziție
• Cercetare după detaliile turei

Note de program

Puneți note de program în programul dumneavoastră Humanity pe care le puteți folosi pentru a vă da memento-uri la locul de muncă în fiecare zi. Acum puteți să vă scrieți note atât dvs. cât și colegilor dvs. care vor fi vizibile de fiecare dată când vă uitați la programul de lucru. Acest lucru este similar cu „Sticky Notes” de pe birourile dumneavoastră sau de pe desktop-ul computerului.
Accesați pe fila „Schedule” pentru a deschide programul dumneavoastră de lucru. Pictograma ‘Notă’ se află chiar lângă datele din calendarul programului dvs. de lucru.

După ce ați salvat nota, puteți să o „publicați”, să o „editați” și să o „ștergeți” în continuare, de asemenea, dacă este necesar, cu ajutorul pictogramelor prezentate mai jos:

Blocarea cererilor de concediu pentru anumite date

Acum, în calitate de manager, supervizor și planificator, puteți bloca cererile de concediu pentru anumite date, creând o notă la data respectivă pentru care doresc să fie blocate cererile de timp liber.
După ce fereastra notei s-a deschis, pur și simplu bifați căsuța de selectare „Don’t Allow Time Off” (Nu permiteți timp liber).

ShiftPlanning Settings

Utilizatorii cu permisiuni de „Manager” au control asupra a ceea ce personalul poate acționa și vizualiza în cadrul conturilor ShiftPlanning. Pentru a vizualiza detalii suplimentare ale setărilor, puteți plasa cursorul mouse-ului deasupra unei setări, iar aceasta va apărea pe ecran.

Pentru a personaliza setările în funcție de cerințele afacerii dumneavoastră, puteți accesa fila Settings > ShiftPlanning > Advanced Settings (Setări > Setări avansate), așa cum se arată mai jos:

Hot-Keys

Hot-keys (taste rapide) sunt comenzi rapide de la tastatură care permit aplicației să crească viteza de lucru în navigarea în programări și comutarea între diverse intervale de date și vizualizări.

Pentru a schimba rapid intervalele de date din pagina ShiftPlanning folosiți următoarele taste rapide:

• Ctrl+Up: trece la intervalul de date anterior
• Ctrl+Left: mergeți la intervalul de date anterior
• Ctrl+Dreapta: mergeți la intervalul de date următor
• Ctrl+În jos: mergeți la intervalul de date următor

Schimbați cu ușurință modurile de vizualizare Shiftplanning utilizând următoarele taste:

• T: vizualizare astăzi
• W: vizualizare săptămână
• M: vizualizare lună/4Săptămâni
• D: vizualizare zi

Dacă aveți alte întrebări, nu ezitați să ne contactați la [email protected]. Programare fericită!