Manualul de proceduri operaționale al ARARA
iunie 2007 Pagina 3.2-1
3.2 PROCESUL VERBAL AL ȘEDINȚEI
Ce trebuie inclus: Robert’s Rules of Order, un manual pentru conducerea organizațiilor nonprofit, explică faptul că procesul-verbal este o înregistrare a ceea ce s-a făcut la ședință, nu a ceea ce s-a spus.
Cel puțin, procesul-verbal trebuie să includă:

1. Numele și tipul de ședință. Este o ședință obișnuită a consiliului de administrație, o ședință anuală, o ședință a comitetului pentru locuințe sau o ședință specială. În cazul în care este o ședință specială, atașați o copie a anunțului de ședință transmis membrului.
2. Data, locul și ora la care a început și s-a încheiat ședința.
3. Numele președintelui și secretarului sau al înlocuitorului acestora.
4. Numele membrilor cu drept de vot prezenți și dacă a fost întrunit cvorumul. Puteți să distribuiți o foaie de prezență și să o atașați la procesul-verbal.
5. Numele invitaților și tematica acestora.
6. Dacă procesul-verbal de la ședința anterioară a fost aprobat sau corectat.
7. Moțiuni făcute. Trebuie să consemnați:
   • formul exact al moțiunii
   • cine a făcut moțiunea
   • rezultatul votului
8. Raporturi. Înregistrați numele raportului, numele membrului care l-a prezentat și orice acțiune luată cu privire la raport. Dacă raportul a fost întocmit în scris, atașați-l sau indicați unde poate fi găsit. Un raport oral poate fi rezumat pe scurt.
9. Alte acțiuni, sarcini și termene limită, rezoluții și recomandări pot fi consemnate pe scurt.
10. Semnătura secretarului odată ce procesul-verbal a fost aprobat.

Rezumatul discuțiilor
Cercetarele unor consilii pot opta să meargă dincolo de elementele de bază și să includă puncte suplimentare. De exemplu,un rezumat al unei discuții poate oferi o imagine mai completă a ședinței. Acest lucru poate fi util pentru membrii care nu au putut participa la ședință și pentru cei care se uită în urmă la arhiva istorică a organizației. Rezumatele, dacă sunt incluse în procesul-verbal, ar trebui să fie echilibrate și să includă principalele puncte de vedere opuse, chiar dacă acestea nu sunt adoptate.
Ce trebuie omis
Procesul-verbal este o consemnare faptică a activității. Nu includeți:

• Opinii sau judecăți: Lăsați declarații precum „un raport bine făcut” sau „o discuție aprinsă.”
• Critici sau laude: Criticile la adresa membrilor, bune sau rele, nu ar trebui să fie inclusecu excepția cazului în care acestea iau forma unei moțiuni oficiale. Mulțumirile sau expresiile de apreciere ar trebui să fie incluse numai dacă a existat un consens clar al participanților la reuniune. (De exemplu, prin aplauze.)
• Discuții: În cazul în care organizația a optat pentru a include rezumatele discuțiilor, nu le personalizați prin consemnarea punctelor de vedere ale indivizilor.
• Rezumarea prelungită a rapoartelor: Prezentați doar punctele esențiale sau faptele cheie, în special dacă este atașat un raport scris.

Aprobarea procesului-verbal
Procesele-verbale nu devin oficiale până când nu sunt citite și aprobate prin vot formal. Acestea ar trebui să fie citite de către secretar la următoarea ședință ordinară. Președintele cere apoi corecții și completări și solicită un vot.
Membrii pot fi de acord să sară peste citirea cu voce tare a procesului-verbal dacă membrii au avut suficient timp în prealabil pentru a-l citi. Trimiteți membrilor un proiect de proces-verbal înainte de ședință.Aceasta este o modalitate bună de a economisi timp, ajutându-i în același timp pe membri să se pregătească pentru ședință.
Punct confidențial
Ocazional, o ședință necesită confidențialitate, cum ar fi atunci când se tratează chestiuni sensibile legate de personal. În acest caz, consiliul de administrație poate vota pentru a intra în ședință executivă,limitând participarea doar la membri și la invitați. Procesul-verbal al unei ședințe executive este citit și aprobat numai de către membrii care participă la ședința executivă. Dacă doresc, participanții pot opta să pună procesul-verbal la dispoziția tuturor membrilor, dar discuția trebuie să rămână confidențială. Procesele-verbale ale ședințelor executive sunt păstrate separat de procesele-verbale obișnuite.
Secțiuni relevante din Codurile Californiei:
Titlul 1: Corporații
Diviziunea 2: Legea privind corporațiile fără scop lucrativ
Partea 2: Corporații de utilitate publică fără scop lucrativ
Capitolul 13: Înregistrări, rapoarte și drepturi de inspecție
Articolul 3: Înregistrări, rapoarte și drepturi de inspecție: Drepturile de inspecție
6333. Registrele și evidențele contabile și procesele-verbale ale membrilor și ale consiliului de administrație și ale comitetelor consiliului de administrație sunt
deschise inspecției la cererea scrisă adresată corporației de către orice
membru, în orice moment rezonabil, pentru un scop legat în mod rezonabil de
interesul persoanei respective în calitate de membru.
Titlul 1: Societăți
Diviziunea 2: Legea privind societățile fără scop lucrativ
Partea 3: Societăți mutuale de utilitate publică fără scop lucrativ
Capitolul 13: Înregistrări, rapoarte și drepturi de inspecție
Articolul 3: Înregistrări, rapoarte și drepturi de inspecție
: Drepturile de inspecție
8333. Registrele și evidențele contabile și procesele-verbale ale membrilor și ale consiliului și ale comitetelor consiliului vor fi
deschise inspecției la cererea scrisă adresată corporației de către orice
membru, în orice moment rezonabil, pentru un scop legat în mod rezonabil de
interesul acestei persoane în calitate de membru.
Codurile din California pot fi găsite la următoarea adresă url:
http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/corp.html.